Программы электронный документооборот что это и как работает

Электронный документооборот, или ЭДО — это система работы с документами, которая включает их создание, заверение, хранение, обмен внутри компании и с другими организациями.; Простыми словами ЭДО — это обычный документооборот, только в электронном виде. Все цифровые документы при этом имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги.;

ЭДО позволяет обмениваться самыми разными документами: бухгалтерскими, финансовыми, страховыми, юридическими, налоговыми. Этот вид документооборота помогает существенно повысить эффективность бизнеса, обеспечивает безопасность и сохранность важной для бизнеса информации.

Как работает ЭДО

В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:

1. Приобрести электронную подпись.
2. Подключиться к оператору данных.
3. Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.

Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:

ЭДО в 1С: практические примеры (электронный документооборот)

• Создание документа отправителем.
• Заверение документа электронно-цифровой подписью.
• Направление документа контрагенту.
• Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Зачем бизнесу коллтрекинг: как работает и что дает отслеживание звонков

Как у любой медали есть две стороны, так и в любой системе можно найти недостатки. К минусам ЭДО можно отнести:

1. Риск потери информации . Возникает при сбоях программ, при неполадках сервиса у компании-оператора данных.
2. Отсутствие части функциональности без интернета . Если интернет-соединение по каким-либо причинам установить невозможно, доступа к документам либо не будет совсем, либо с файлами можно будет работать только локально. Пересылка возможна только при наличии интернета или локальной вычислительной сети.
3. Смешанный документооборот . Если часть контрагентов компании еще не перешли на систему электронного документооборота, придется вести смешанный документооборот — электронно-бумажный. Это серьезно усложняет рабочие процессы.
4. Затратный переходный период . Переход к ЭДО потребует затрат: оформление электронно-цифровых подписей, подключение к оператору, обучение сотрудников работе по новым правилам. Экономия будет, но позже.;

Системы ЭДО: какие бывают и как перейти на ЭДО

Система электронного документооборота может быть внутренней и внешней. Внутренняя — это работа с цифровыми файлами в пределах самой компании, внешняя — обмен документами в цифровом виде с партнерами по бизнесу, клиентами, государственными учреждениями, включая Федеральную налоговую службу.

Чтобы перейти на работу с цифровыми файлами, необходимо:

1. Сообщить контрагентам о введении системы цифрового документооборота.
2. Приобрести ЭЦП для сотрудников компании, которые будут подписывать документы, в специальном удостоверяющем центре. Центр в обязательном порядке должен иметь аккредитацию Министерства связи России.

ЭЦП — электронная цифровая подпись, цифровой аналог личной подписи от руки.

Электронный документооборот: что такое, как работает и чем полезен

1. Выбрать компании-оператора ЭДО и заключение договора на обслуживание.
2. Получить доступы к корпоративному аккаунту.
3. Загрузить сертификат о полученных электронно-цифровых подписях в раздел администрирования.
4. Подключить к системе контрагентов.

После этого можно работать с любыми документами, не переводя их на бумагу.

В принципе для работы с цифровыми файлами компании могут самостоятельно настраивать прямые каналы связи с партнерами и клиентами, но это масштабная, сложная и затратная работа. Поэтому компании, как правило, обращаются к оператору ЭДО, у которого уже есть весь необходимый для защищенного обмена цифровыми файлами программный комплекс.

Всего сегодня на территории нашей страны работают 90 операторов ЭДО, одобренных и рекомендованных Федеральной налоговой службой России.

Как выбрать оператора электронного документооборота

Первое и главное, на что необходимо обратить внимание — одобрение ФНС.

1. Лицензия SLA (соглашения об уровне качества ). Лицензия — это гарантия безопасности обмена цифровыми файлами между всеми участниками процесса.
2. Интеграция с системой «Честный знак» . Это дает возможность передавать коды маркировки различных товаров.
3. Функционал системы. Большинство операторов предоставляют не только возможности создавать, подписывать, хранить и при необходимости отправлять документы в печать, но и отслеживать статусы каждого файла и создавать совместный доступ к ним для коллективной работы.
4. Возможность интеграции. Если выбранная система будет легко интегрироваться с наиболее распространенными бухгалтерскими и учетными системами, это создает дополнительное удобство.
5. Возможность роуминга. Можно наладить обмен цифровыми файлами с компаниями, работающими с другими операторами данных.
6. Тарификация . Обращайте внимание на то, что входит в базовый пакет обслуживания, а за что придется доплачивать отдельно.

1. Демо-доступ . Часть операторов данных дают его на несколько дней, чтобы менеджмент компании смог оценить, насколько легко и удобно работать с выбранной системой цифрового документооборота.
2. Работа на российских платформах . Этот параметр приобрел особую актуальность в 2022 году. Из крупных операторов полностью на отечественных решениях работают, например, компании «СберКорус», «Контур.Диадок» и «Такском».
3. Отзывы о компании. Всегда полезно посмотреть в открытых источниках отзывы о работе с тем или иным оператором данных. Например, на сайтах-отзовиках пользователи часто пишут развернутые мнения с конкретной информацией о том, что им понравилось, а что — нет.

Как правильно работать с негативными отзывами в интернете

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО

Мы подготовили чек-лист, который поможет понять, нужна ли вам эта система:

• В вашей компании больше 100 сотрудников.
• У компании есть филиалы/отделения.
• У компании больше 10 клиентов.
• Вам важно получать оплату в день выставления документов.
• Вы намерены уменьшить риски, связанные с потерей документов.
• Вы хотите с минимальными усилиями обмениваться документами с ФНС.
• У компании есть крупные заказчики, работающие только с ЭДО.
• Вы замечаете, что сотрудники слишком долго ищут нужные документы.
• Вам важно легко и быстро находить подписанные оригиналы документов.
• Вы хотите видеть, какие из отправленных цифровых файлов уже подписаны контрагентами, а какие еще нет.

Если хотя бы на 2-3 вопроса вы дали положительный ответ — пора подумать об ЭДО. В конце концов, сегодня это один из признаков зрелого бизнеса.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.

Источник: kokoc.com

Что такое электронный документооборот и как с ним работать

Документы можно подписывать на бумаге и в электронной форме. Но если исполнителей становится больше 1000, отправлять им всем документы почтой — невозможно. Тут поможет электронный документооборот (ЭДО) : с ним документы легко собирать и подписывать, он экономит время кадровых сотрудников и расходы компании.

Прежде чем перейти на электронный обмен документами нужно разобраться в законодательстве и все правильно оформить – это может быть сложно и непонятно. Разобрались во всех нюансах ЭДО и рассказываем, как перейти на него безболезненно.

Кому нужно переходить на ЭДО

Сначала нужно понять, нужно ли вам вообще ЭДО и будет ли с ним удобно работать. Если у вас ИП и несколько контрагентов, то пару договоров и счетов можно подписать и отправить вручную, электронные документы скорее всего будут лишней тратой денег.

На ЭДО стоит обратить внимание, если в компании:

• Теряются договоры и закрывающие документы, контрагенты забывают их отправить;
• Бухгалтерия не успевает проконтролировать документы, а чтобы найти нужный акт или счет нужно потратить в архиве больше получаса;
• За документооборот отвечают больше двух сотрудников, а процесс согласования занимает недели.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс, при котором с клиентами, контрагентами и даже госорганами документы заключаются в электронной форме.

Электронный документ — обычный документ в пдф или ворд, его можно открыть в любом редакторе. Чтобы документ имел силу, его нужно подписать. Для этого придумали электронную подпись (ЭП) — код или ключ, которые показывают, что документ подписан именно вами и имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ.

Вот как это работает простыми словами:

1. У вас в компании есть курьер, который развозит документы контрагентам. Он — внештатный исполнитель и имеет статус самозанятого. Чтобы начать с ним сотрудничать, нужно подписать договор оказания услуг. Вы составляете договор с данными исполнителя и всеми нужными условиями.
2. С помощью электронной подписи подписываете его и отправляете исполнителю.
3. Исполнитель получает документ и ставит на нем свою электронную подпись — ничего не нужно печатать и потом сканировать.
4. Договор заключен и теперь есть у обеих сторон — и у вас, и у исполнителя. После этого в договор уже нельзя внести никакие исправления.

Виды ЭП и для чего их можно использовать

Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая электронная подпись (ПЭП)

С простой электронной подписью (ПЭП) мы сталкиваемся ежедневно, это, например, логин и пароль для авторизации в приложении банка. Такая электронная подпись подтверждает, что именно вы совершаете то или иное действие — списываете деньги с карточки с помощью кода из СМС или пользуетесь Госуслугами.

ПЭП создается в сервисе или программе, которыми вы пользуетесь. И каждый раз, когда вам нужно что-то подписать, в программе будет приходить проверочный код. ПЭП — это не постоянный набор символов, каждый раз формируется новое подтверждение.

Звучит не очень безопасно, но некоторые сервисы добавляют дополнительные шаги для того, чтобы убедиться, что документ точно подписываете вы. Например, «Консоль» выдает ПЭП автоматически после регистрации на платформе, вот так это происходит:

При регистрации «Консоль» запрашивает данные паспорта, СНИЛС и ИНН — это нужно для того, чтобы точно знать, кто подписывает документ.

Нужно пройти авторизацию по паспорту и дать согласие на выдачу ПЭП.
Нужно пройти авторизацию по паспорту и дать согласие на выдачу ПЭП.

Чтобы точно знать, кто подписывает документ, мы просим исполнителя пройти проверку по видео — покрутить головой перед камерой в режиме реального времени. Так мы проверяем, совпадает ли фото в паспорте и человек, который регистрируется на платформе.

А в личном кабинете «Консоли» можно указать только один номер телефона, на который будет приходить код ПЭП — так мы точно знаем, что код ПЭП получает человек, который зарегистрировался на платформе.

Источник: konsol.pro

Электронный документооборот: что это и как работает?

Несмотря на то, что электронный документооборот широко используют организации самых разных сфер деятельности, информация о нём разрознена. Мы составили словарь, в котором уточняем термины и систематизируем информацию о том, что такое электронный документооборот и как он работает.

Документооборот — система создания, приёма, обработки, передачи и архивирования документов, включающая также инструменты контроля за их движением и исполнением.

Электронный документ (ЭД) — цифровой файл, аналог бумажного документа, созданный средствами компьютерной обработки информации. ЭД может сохраняться на различных носителях, для обмена ЭД используются цифровые каналы передачи информации.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность процессов по работе с электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимы компьютеры и специализированное программное обеспечение.

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, реализующее электронный документооборот. Современные СЭД не требуют от пользователя специальных знаний, их интерфейс интуитивно понятен. Начать работать с программой можно сразу после её установки, при этом специальные встроенные инструменты позволяют гибко адаптировать СЭД к особенностям деятельности любой организации.

Преимущества электронного документооборота:

Экономия времени и быстрота обмена документами

Для создания электронных документов можно использовать готовые шаблоны. Регистрацию входящих документов, атрибутирование, контроль исполнения и другие стандартные процедуры делопроизводства можно автоматизировать. Пересылка электронных документов любому количеству пользователей осуществляется мгновенно.

Сокращение издержек на делопроизводство

Электронный документооборот позволяет сократить бумажное делопроизводство до минимума, что резко снижает канцелярские расходы. При необходимости документ можно распечатать в нужном количестве экземпляров.

База данных ЭДО занимает места в десятки и сотни раз меньше, чем хранилище бумажных дел — это экономит необходимые офисные площади.

Существующий в организации архив также можно перевести в электронную форму.

Конфиденциальность и безопасность информации

Данные хранятся в системе электронного документооборота в зашифрованном виде. Уровень доступа в систему для каждого сотрудника регулируется. Информация защищена от некомпетентных действий пользователя.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) обеспечивает подлинность электронного документа и придаёт ему юридическую значимость.

Возможность удалённой и коллективной работы

С одним и тем же документом могут одновременно работать сразу несколько сотрудников. Это резко упрощает и ускоряет процесс согласования решений.

Возможен удалённый доступ к системе. Многие СЭД дают возможность работать с документами при помощи любого устройства, подключённого к интернету — никаких специальных программ не требуется, достаточно стандартного браузера.

Гарантия сохранности документов

Сохранность и надёжность функционирования базы данных СЭД гарантируется благодаря использованию резервного копирования, в том числе автоматического. Информация может храниться на различных носителях, включая облачные хранилища.

Источник: atlas-soft.ru

ЭДО: что это и как работает

У каждого взрослого человека в РФ есть зловещая папка с документами. Раз в полгода мы обещаем перебрать эту кипу бумаг, выкинуть наконец договоры от старых банковских карт и разложить всё по отдельным файликам. А теперь умножим эту папку на масштаб компании или ИП. Страшно? Нам тоже.

Елизавета Прибыткова

Что такое электронный документооборот

Представим секретный почтовый ящик, в котором можно хранить все документы и отправлять в два клика нужному человеку. Примерно так работает система электронного документооборота. Облачный сервис защищен зашифрованными алгоритмами — украсть из него файлы почти невозможно. А все документы заверены цифровой подписью, поэтому имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.

А теперь сложными словами, если метафоры не убеждают Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам связи. Этот обмен происходит через систему оператора ЭДО, одобренного ФНС.
Для использования ЭДО компании нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи, выбрать оператора, установить специальное программное обеспечение и подключить контрагентов. В сервисе Сам.Бизнес эта процедура устроена проще: подробнее расскажем ниже.

Как работает электронный документооборот

1. Отправитель создает документ или заполняет готовый шаблон, ставит электронную подпись и отправляет контрагенту.
2. Получатель утверждает документ или отклоняет. Отправителю приходит уведомление о том или ином действии.
3. Подписанный документ возвращается отправителю. Если в нем есть ошибки или замечания, документ высылается повторно и алгоритм повторяется.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Теперь подробнее о том, как ЭДО повлияет на работу компании.

Преимущества электронного документооборота

Было: к очевидным затратам на чернила, конверты и особенно бумагу добавляется курьерская или почтовая доставка документов. Если прикинуть стоимость одного документа, то на его отправку уходит от 100 до 700 рублей.

Стало: с ЭДО эта сумма приближается как минимум к двузначному значению, а то и к нулю, даже подпись и печать — электронные.

Было: сотрудник должен вести отдельный учёт документооборота.

Стало: статус документа можно увидеть в любой момент: у кого находится, кто должен подписать, когда заканчивается срок действия.

Было: сотрудник составляет документ, проверяет, распечатывает и отправляет на подпись руководителю, уточняет адрес доставки, идёт на почту или вызывает курьера.

Было: документы не защищены от изменений, подделывания подписи и механических повреждений. А ещё они могут банально потеряться.

Стало: документы передаются по защищённым каналам связи, поэтому конфиденциальная информация не сможет попасть к злоумышленникам.

А теперь о том, с какими трудностями можно столкнуться при переходе на электронный документооборот

ЭДО есть не у всех

Если партнёров и контрагентов много — не факт, что все из них работают с ЭДО или подключены к другому оператору. В этом случае какое-то время придется совмещать бумажный и электронный вариант.

ЭДО высвобождает много ресурсов, но не избавляет от трат на переобучение сотрудника, который будет пользоваться системой.

ЭДО включает в себя подписание в электронном виде самозанятым любого типа документов. Например, подтверждающих выполнение работ, что позволяет сразу производить выплату. Бизнес получает необходимые подтверждения, а самозанятый оплату своего труда без задержек

Сергей Спевак
Архитектор ПО

Как подключить ЭДО

Электронный документооборот от Самозанятые.рф интегрирован в сервис Сам.Бизнес. Он помогает российским и зарубежным компаниям автоматизировать работу с самозанятыми:

• находит исполнителя, проверяет его статус и вносит в базу компании,
• заключает договор и формирует сопроводительные документы,
• проводит выплаты самозанятым и физическим лицам,
• систематизирует и контролирует работу с исполнителями.

Компании всё чаще нанимают самозанятых, одна из причин — экономия на налогах, ведь платит их не заказчик, а сам исполнитель. Но вслед за этой тенденцией приходит другая: налоговая активнее проверяет бизнес на предмет подмены трудовых отношений.

В спорах с налоговой главным доказательством становятся договоры и сопроводительные документы. Поэтому мы, официальные партнёры ФНС, предлагаем сервис Сам.Бизнес и ЭДО, с которыми беспокоиться о налоговых проверках не нужно.

Мы составим и проверим документы, вовремя отправим оплату и сформируем чек с правильными данными. А если что-то пойдет не так — наши консультанты помогут разрешить проблему.

Подключение к электронному документообороту

Чтобы использовать ЭДО, достаточно подключиться к сервису Сам.Бизнес. Никаких дополнительных действий совершать не надо: документооборот уже предусмотрен программой.

В системе есть два варианта обмена электронными документами с самозанятыми:

1. Прямой документооборот — компания формирует нужный документ и вручную отправляет его самозанятому.
2. Автоматический документооборот — компания подписывает с самозанятым договор, а все сопутствующие документы генерируются автоматически с указанными данными.

В сервисе уже хранится база самозанятых, с которыми работает компания, поэтому дополнительно тратить время на заполнение данных не нужно. А если это новый исполнитель — достаточно отправить ему ссылку для регистрации в системе.

В чём преимущества перехода на электронный документооборот от Самозанятые.рф:

• Простая электронная подпись. Никаких специальных навыков контрагенту не понадобится: заказчик отправляет документ в формате pdf — самозанятый подписывает его с помощью кода из СМС.

• Прозрачность и скорость документооборота.

• Консультации и помощь специалистов.

В программу можно загрузить свои шаблоны документов или воспользоваться готовыми вариантами. В любом случае специалисты сервиса будут на связи и помогут составить документ в соответствии с требованиями платформы и законодательства.

При желании бизнес может внедрить автоматическое подписание документов со стороны самозанятого. Для этого контрагенту нужно дать соответствующее разрешение в дополнительном соглашении к оферте. В этом случае самозанятому не нужно даже заходить в приложение, чтобы подписать акты выполненных работ. Сами акты генерируется автоматически на основе загруженного шаблона

Источник: xn--80aapgyievp4gwb.xn--p1ai