Давайте обсудим эту тему просто. Не будем залезать в технические дебри и пугать специальной терминологией. Остановимся на том, что нужно знать об интеграции систем, для принятия решений, если вы не «великий и ужасный» ИТ-директор, а предположим, скромный генеральный.
Начнем с того, что такое «1С:Документооборот» и почему тема интеграции особенно актуальна применительно именно к его использованию?
«1С:Документооборот» — система, которая позволяет объединить и организовать системно:
- внутренние бизнес-процессы компании,
- кругооборот документов и задач,
- групповую работу.
Очевидно, что потребность в решении перечисленных проблем обычно возникает в компании не в первые дни и даже годы ее функционирования. Даже ИТ-система компании — а именно Автоматизированная Система Управления (АСУ) — начинает строиться с других составляющих.
Интеграция «1С Документооборот» + «1С Бухгалтерия 3.0 ПРОФ» — основной функционал.
Обычно все начинается с внедрения программ, предназначенных для «обязательной» автоматизации — продуктов для бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Одновременно или чуть позже предприятие приобретает программы для автоматизации торговой деятельности, складского учета.
Обычно еще позже приходит черед программ для автоматизации основной деятельности — предоставления разнообразных услуг, производственных процессов.
Все это время компании растет и развивается: усложняются бизнес-процессы, увеличивается количество сотрудников, растет управленческая культура.
В конце концов, даже помещений становится больше! И те вопросы, которые раньше решались простым кивком коллеге за соседним столом, теперь скапливаются в почте, теряются между совещаниями, пылятся на столе в кипах незавизированных документов.
В один прекрасный день, кто-то восклицает: «Так жить больше невозможно!» — и начинает поиск такого программного продукта, который может ликвидировать организационный беспредел.
В общем и целом, в компании возникает потребность повышения эффективности, когда достигнут некий солидный уровень результативности.
Вот в этот момент обычно топ-менеджеры компании узнают о существовании «1С:Документооборота».
Функционал программы как правило восхищает людей, уже давно забывших, что значит согласовать договор или заявку на расход денежных средств без трех звонков-напоминаний в три отдела или как жить, не записывая на бумажке, что и когда должен сделать каждый из подчиненных.
Но обычно эйфория сменяется тягостными сомнениями.
У всех на памяти кошмары предыдущих внедрений. Никто не хочет учиться работать с еще одной программой. Да и чем лучше стопки бумажек еще одна программа, о которой также надо помнить и регулярно открывать?
Вот тут-то и пора начинать разговор об интеграции!
Естественно, программный продукт, который интегрирует бизнес-процессы и документооборот компании должен быть интегрирован с другими ИТ-ресурсами компании как можно теснее.
Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот. Вебинар от 23.12.21
Фактически «1С:Документооборот» имеет возможность почти полностью раствориться внутри программ, которыми вы уже пользуетесь каждый день в оперативной работе.
Бесшовная интеграция. Без сучка, без задоринки
Бесшовная интеграция — использование возможностей «1С:Документооборота» из интерфейса других конфигураций.
Что это значит на практике? Вы находитесь в привычной «офисной» программе, которой может быть и торговая, и бухгалтерская, и комплексная программа.
В интерфейсе вы видите дополнительные объекты и функции «1С:Документооборота».
Например, вы можете отправить на согласование документ или поставить поручение, или отправить письмо, или посмотреть собственные задачи.
Вы находитесь в интегрированной программной среде.
Возможность бесшовной интеграции обеспечена веб-сервисом «1С:Документооборота», который включен в типовую поставку.
Благодаря ему, данные «1С:Документооборота» становятся доступными внешним программам так же, как и некоторые функции «1С:Документооборота».
На стороне интегрируемой конфигурации работает «Библиотека интеграции», которая тоже входит в дистрибутив «1С:Документооборота».
Библиотека интеграции — отдельная конфигурация, которая может встраиваться в любую конфигурацию и уже встроена во многие типовые конфигурации.
Если библиотека уже встроена в конфигурацию, то связь с «1С:Документооборотом» может быть настроена даже пользователем по инструкции.
В другом случае потребуется помощь программистов.
Интеграция может использоваться в разном объеме.
Минимальный объем: использовать ДО как файловое хранилище.
- вести учет трудозатрат по документам, с которыми активно работают пользователи;
- отправлять документы на согласование;
- создавать поручения;
- утверждать документы;
- отправлять письма из документооборота на основании объектов интегрируемой системы.
Обмен данными: ручной и автоматический
Во многих случаях бесшовная интеграция не нужна, если речь идет о подгрузке данных из системы в систему для дальнейшего использования автономно.
В таком случае используются механизмы синхронизации данных между программами.
Если синхронизация имеет регулярный и типовой характер, то настраивается автоматический обмен:
- определенными данными,
- в определенное время.
В комплект поставки «1С:Документооборота» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8».
Используя эти правила и обработку «Универсальный обмен данными XML», можно выполнять обмен общей нормативно-справочной информацией. Например, сведениями о контрагентах (корреспондентах), контактных лицах, организациях, физических лицах и пользователях. Обмен запускается вручную по вашей инициативе.
Нет нерешаемых задач
Интеграционные возможности программ фирмы «1С» для бизнеса все время развиваются.
Это касается не только интеграции 1С‑программ между собой, но и с прочими программными продуктами разного предназначения.
Уже сегодня «1С:Документооборот» интегрируется с почтовыми программами, прочими системами электронного документооборота, офисными приложениями и техникой с помощью типовых решений.
Но даже если ваша задача нестандартна, это не значит, что она нерешаема.
Под занавес нашего небольшого обзора предлагаем вам маленький, но забавный кейс из опыта работы проектной команды «1С‑Рарус».
В одном из учреждений было проведено внедрение системы «1С:Документооборот». Сотрудники привыкли работать с новым инструментом. Все, кроме главы этого учреждения, привыкшего визировать и исправлять документы вручную. К тому же директор проводил много времени в командировках и разъездах, так что часто работал в походных условиях.
Без решения этой проблемы использование «1С:Документооборота» сильно теряло в привлекательности для всех сотрудников, поскольку процесс согласования важных решений и документов тормозился на самом верху и не мог быть ускорен никаким способом.
Специалисты «1С‑Рарус» разработали специальное мобильное приложение для директора, где он мог работать в привычном режиме с помощью стилуса. Документы в это приложение поступали через бесшовную интеграцию с «1С:Документообортом». Препятствие в потоке документов было блестяще устранено без причинения дискомфорта пользователям.
Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Источник: rarus.ru
Варианты использования и возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP
В этой статье мы поговорим о бесшовной интеграции, позволяющей получать доступ к документам, бизнес-процессам в системе 1С:Документооборот, не выходя из основной учетной системы. При этом учетная система 1С может быть любой, типовой или самописной. Мы рассмотрим бесшовную интеграцию на примере 1С:ERP.
Возможности бесшовной интеграции
Бесшовная интеграция позволяет объединить возможности разных систем: объекты учетной системы можно связать с объектами 1С:Документооборот. Например, на скриншоте «Заявка на расходование денежных средств» в 1С:ERP связана с документом «Заявка на оплату» в 1С:Документооборот. Они соответствуют друг другу по реквизитному составу, и пользователи видят документ в актуальном состоянии в той системе, в которой работают. Этот принцип работает и в обратную сторону: на основании документа в системе 1С:Документооборот может быть создан объект 1С:ERP. Связать можно новые и уже существующие документы.
Кроме того, у объектов с настроенной связью реквизита произойдет автоматическое обновление при внесении изменений в любой из систем.
Еще одна возможность бесшовной интеграции – работа с бизнес-процессами: согласование, утверждение, ознакомление, подписание и другие процессы можно провести в системе 1С:ERP: в документе в подменю появляется пункт «Документооборот. Процесс..».
Кроме того, в 1С:Документооборот можно усложнять бизнес-процессы: создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, сроки.
Если в 1С:ERP подключен функционал почтового клиента, то письма можно интегрировать с 1С:Документооборот: их можно зарегистрировать, пронумеровать по правилам делопроизводства, указать место хранения.
Также 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище. Прикрепленный к документу в 1С:ERP файл будет автоматически размещен на файловых или сетевых ресурсах по правилам, которые были настроены в 1С:Документооборот: разные тома на диске с распределением по расширению или объему файлов, по наполняемости томов и так далее. Такое упорядоченное хранение минимизирует дублирование файлов.
В системе 1С:ERP есть возможность использовать функционал 1С:Документооборот по учету трудозатрат: пользователи могут вносить количество времени, которое они потратили на выполнение задачи.
Преимущества бесшовной интеграции учетной системы 1С:ERP с 1С:Документооборот
- Использовать функционал программы 1С:Документооборот работая в привычной учетной системе. Например, запустить в 1С:ERP документы по сложным бизнес-процессам, подписывать, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП);
- Упрощение взаимодействия по документообороту между сотрудниками;
- Сокращение времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса: данные первичных документов подставляются автоматически в 1С:Документооборот;
- Контролируемый доступ к бизнес-процессам и документам с мобильных устройств: задачи по документу и прикрепленные файлы можно посмотреть и принять решение;
- Разграничение доступа пользователей. Сотрудникам, которые должны иметь доступ к документам только на одном этапе бизнес-процесса, например, согласовании или утверждении, можно не давать доступ к системе 1С:ERP. С доступом к 1С:Документооборот пользователи увидят только то, что им нужно;
- Упорядоченное хранение файлов, экономия серверных ресурсов. При использовании бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот минимизируется количество дублей, и пользователи не тратят время на поиск актуальной версии файла.
Как настроить бесшовную интеграцию?
В системе 1С:ERP есть справочник правил интеграции, в каждом из которых указывается, какие объекты нужно интегрировать.
Если в системе интегрируются документы, то необходимо указать вид документа и как будут сопоставляться реквизиты. Есть три способа заполнения:
- Один к одному. Например, поле «ИНН контрагента» в 1С:ERP и в 1С:Документооборот будет заполнено одинаково.
- Из указанного значения: реквизит в системе-приемнике будет заполняться конкретным значением.
- Из выражения на встроенном языке: можно задать произвольный алгоритм, который проанализирует регистры, связанные справочники, документы и выведет значение, которое нужно заполнить в системе-приемнике. Этот способ может быть настроен в обе стороны: из 1С:Документооборот в учетную систему и наоборот.
Опыт работы с бесшовной интеграцией 1С:Документооборот и 1С:ERP типовыми средствами системы
На скриншоте приведен справочник «Контрагенты», который есть в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот. Мы их связали в единый, используя типовые правила интеграции: они уже преднастроены, и система сама заполняет реквизиты.
Также мы настраивали бесшовнуюинтеграцию для типового документа 1С:ERP «Заявка на расходование денежных средств» . В 1С:Документооборот это внутренний документ вида «Заявка на оплату», в него передавалась сводная информация о контрагенте, объекте оплаты и сумме. При обратном получении данных -из 1С:Документооборот в 1С:ERP у документа «Заявка на расходование денежных средств» изменялся статус.
Наш опыт бесшовной интеграции с адаптацией системы
Справочник «Банковские счета» присутствует в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот, но его нельзя интегрировать с помощью типового функционала. Наши специалисты сделали сопоставление реквизитов и доработали автоматическую передачу всех банковских счетов, когда идет интеграция по контрагенту. Это было важно для заказчика, поскольку список и реквизиты актуальных банковских счетов необходимы для корректного проведения оплаты.
Кроме того, мы сделали бесшовную интеграцию для нового нетипового объекта системы – это документ «Лот закупки лекарственных средств».
На скриншоте представлена табличная часть «Стороны», в ней можно указать стороны договора: организацию и несколько контрагентов. Наши специалисты доработали автоматическое заполнение реквизитов банковских счетов в учетной системе из табличной части в 1С:Документооборот, что было необходимо заказчику.
Интеграция «1С:Документооборот» — что нужно об этом знать?
Обсудим эту тему простыми словами – так, чтобы все было понятно всем заинтересованным, а не только IT-специалистам. Поговорим о том, что действительно важно знать об интеграции применительно к «1С:Документообороту».
Но сначала определим, когда и зачем бизнесу нужен «1С:Документооборот».
Когда и почему организации выбирают «1С:Документооборот»?
Посмотрите на «1С:Документооборот» изнутри!
Закажите бесплатную демонстрацию интерфейса программы!
«1С:Документооборот» позволяет объединить и организовать системно:
- внутренние бизнес-процессы компании;
- кругооборот документов и задач;
- групповую работу.
Перечисленные выше вопросы возникают не в начале деятельности организации, а спустя годы работы. В первое время компания автоматизирует различные виды учета, свою торговую и складскую деятельность, далее – производственные процессы, и только в последнюю очередь – внутреннюю кухню.
Спустя долгие годы развития, в компании растет число сотрудников, усложняются бизнес-процессы, увеличивается кругооборот документов и задач. И зачастую практически на грани коллапса руководство организации начинает искать решение, которое бы оптимизировало внутреннюю кухню и упростило работу с документами.
Узнав о существовании «1С:Документооборот», руководство организаций отмечает преимущества программы для своего бизнеса, и это не удивительно. Тем более, если говорить о возможностях новой усовершенствованной редакции «1С:Документооборот» 3.0.
Хотите оценить функционал «1С:Документооборот» бесплатно?
Убедитесь в пользе программы самостоятельно – закажите тестовый доступ к «1С:Документооборот» на 30 дней!
Зачем нужна интеграция «1С:Документооборота» с другими программами в компании?
Когда руководство убеждается в пользе функционала программы для решения жизненно важных задач компании, наступает этап сомнений. Неужели придется учиться и учить сотрудников работать с новой программой? На это уйдет немало времени и создаст еще больше проблем. Но всем этим сомнениям уже есть решение.
На этом этапе начинается разговор об интеграции «1С:Документооборота». Ведь очень удобно, когда программа, которая упорядочивает бизнес-процессы компании, интегрирована как можно теснее с другими уже используемыми IT-системами.
Простыми словами, интеграция – это способ объединить «1С:Документооборот» с другими программами такими образом, что пользователям практически не придется изучать что-то новое, а работа продолжится в оперативном ритме.
Что такое «бесшовная интеграция» с «1С:Документооборот»?
Бесшовная интеграция – это возможность использовать функционал программы «1С:Документооборот» из интерфейса других конфигураций.
Все предельно просто и удобно. Пользователи работают в своей привычной программе, будь то торговая или бухгалтерская. При этом в интерфейсе уже знакомой офисной программы, которую сотрудники используют ежедневно, появятся дополнительные объекты и функции «1С:Документооборота». Можно будет отправить на согласование документ, отправить письмо, поставить поручение. Таким образом, обеспечивается интегрированная программная среда.
Бесшовная интеграция осуществляется при помощи специального веб-сервиса «1С:Документооборот», который включен в типовую поставку.
Что такое «синхронизация данных между программами»?
Бывают случаи, когда бесшовная интеграция «1С:Документооборот» не нужна. Например, если речь идет о подгрузке данных из системы в систему для автономного использования. Для этого можно использовать синхронизацию данных между программами.
В случае, если синхронизация необходима на регулярной основе и в типовом режиме, то настраивается автоматический обмен. Выбираются определенные данные и определенное время обмена.
Правила обмена данными между «1С:Документооборотом» и другими конфигурациями «1С» включены в комплект поставки программы.
Хотите настроить интеграцию с «1С:Документооборот»?
Обратитесь за помощью к нашим специалистам. Для этого заполните форму ниже.
Источник: gendalf.ru