Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений всегда было и есть отдельной заботой руководящего состава. Традиционно для этого используют разные способы: бумажные приказы и инструкции, сообщения электронной почты и мессенжеров. И часто потом трудно отследить, как точно была поставлена задача и была ли она исполнена в срок.
Сегодня поговорим именно об этом.
1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы их исполнения, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию об исполнении задач.
Постановка задачи
Новую задачу можно создать на вкладке “Совместная работа”, пункт ”Задачи от меня”.
Нажимаем кнопку “Создать” на панели действий.
Задачи, которые можно решить с помощью «1С:Документооборота»
Существует несколько видов задач и у каждой свое предназначение:
- Согласование — предназначен для согласования документа с одним или несколькими лицами (коллегами)
- Исполнение — используется для выдачи поручений одному или нескольким сотрудникам с возможностью определения порядка, настройки контроля и проверки результата выполнения.
- Рассмотрение — используется для автоматизации рассмотрения документов. Рассматривающий сотрудник оставляет резолюцию по итогам рассмотрения.
- Ознакомление — используется для отправки материалов одному или нескольким коллегам на ознакомление, при этом автор не получит результата ознакомления. Если автору необходимо получить результат ознакомления, рекомендуется использовать процесс «Исполнение» или «Рассмотрение».
- Регистрация — используется для передачи на регистрацию входящего, исходящего или внутреннего документа.
- Утверждение — используется для передачи исходящего или внутреннего документа на утверждение руководителю или другому сотруднику.
- Приглашение — используется для приглашения на мероприятие, встречу, совещание или любое другое собрание.
- Комплексный процесс — предназначен для автоматизации составных процессов. Состоит из произвольного количества запланированных действий (типовых процессов), которые выполняются по заранее настроенному порядку и при определенных условиях.
Рассмотрим вид задачи — исполнение, жмем “Создать процесс”.
Далее выполняем следующие действия:
- Пишем название нашей задачи, при необходимости, можем дать подробное описание задачи,
- выбираем исполнителя,
- определяем общий срок исполнения,
- кто будет контролировать и проверять исполнение
Выполнение задачи
После старта процесса сотруднику стразу прилетает задача от постановщика на покупку канцелярских изделий. Её можно посмотреть на начальной странице программы в блоке “Задачи мне”.
Или на закладке “Совместная работа” в пункте “Задачи мне”.
Теперь нам необходимо принять наше задачу к исполнению.
При необходимости можно задать уточняющий вопрос, или поставить одновременно задачу другому сотруднику. При выполнении задания жмем “Исполнено”.
Контроль и проверка поручения.
Как только поручение выполнено сотрудником, постановщику поступает задача проверить выполнение поручения.
Есть 2 варианта развития событий:
- Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».
- Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.
При этом есть возможность отследить действия сотрудников в процессе выполнения задачи. На вкладке “Совместная работа”, пункт “Все задачи” выбираем нужную нам, открываем и на закладке “Ещё” выбираем пункт “Открыть процесс”.
На закладке “Задачи” видны все процессы задачи, выполненные в процессе выполнения поручения.
Этот механизм легок и очень удобен, не нужно никуда ходить, звонить или отсылать письма по почте, которые очень части попадают в спам.
Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.
Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.
Программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя!
Источник: info-line.ru
1С:Документооборот – это электронная папка
со всеми рабочими документами, которая всегда под рукой.
Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации полного цикла работы с документами, для упорядочивания взаимодействия между сотрудниками, а также для контроля за использованием рабочего времени.
Документооборот 1С – это современный продукт фирмы «1С», который может полноценно работать сразу после установки, если вам будет достаточно стандартного функционала. В помощь пользователям системы автоматизации документооборота в 1С предлагают более четырех десятков готовых маршрутов согласования документов, настроенные роли пользователей, более двух десятков шаблонов документов, соответствующих требованиям ГОСТов.
Автоматизация документооборота с помощью 1С:Документооборот обеспечит безопасное и централизованное хранение данных. Программа для документооборота подходит для предприятий малого, среднего и крупного бизнеса. Из главных преимуществ – оптимизация бизнес-процессов, минимизация рисков, снижение затрат предприятия и, соответственно, рост прибыли. Также важно: система автоматизации делопроизводства и документооборота улучшает трудовую дисциплину, повышает скорость работы и ответственность сотрудников.
Автоматизация документооборота
Ключевые функции
Работа с договорами
Для облегчения работы сотрудников различных служб с договорами есть возможность настроить процесс согласования/подписания в удобном для всех формате, предусмотреть шаблоны, которые наиболее востребованы в данной компании. В программе документооборота есть возможность формировать договора, документы, распоряжения в пару кликов по предварительно настроенному шаблону.
Мгновенный доступ к файлам
Автоматизация документооборота — это виртуальный архив данных, из которого можно в любой момент выгрузить скан договора, распоряжения, прочего (входящая/исходящая корреспонденция). Доступ к файлам с различных устройств. Предоставляется бесплатный мобильный клиент. Можно также работать на планшетах. Существует возможность подключиться к программе через веб-браузер и удаленно работать без привязки к стационарному месту работы.
Электронное согласование всех документов
Можно построить маршруты согласования как простые (версия ПРОФ), так и сложные (версия КОРП).
Настраиваемая конфиденциальность
Автоматизация работы с документами предусматривает быстрый доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь контактирует с документами, к которым у него есть персональный доступ.
Корпоративная почта
В Документооборот 1С встроена полноценная корпоративная почтовая система, которая включает в себя весь традиционный функционал. Вся почта хранится на сервере 1С:Документооборота надежно, централизованно, по единым правилам. Внешняя почта доставляется через внешний почтовый сервер, внутренняя – не выходит за границы системы. Письма являются такими же учетными единицами, как акт или договор.
Планирование и учет рабочего времени
В Документооборот 1С широкий функционал: общие и личные календари, ежедневные отчеты, хронометраж рабочего времени, статистика пропусков. Если вести календарь, то можно видеть загруженность, планы на рабочий день по сотрудникам. Можно ставить задачи сотрудникам напрямую в программе Документооборот 1С и контролировать их выполнение. Делегирование полномочий — когда кто-то идет в отпуск, то его полномочия (согласование, задачи, прочее) переходят заместителю или коллеге.
Ведение проектов и контроль исполнения
Исполнение и планирование проектных задач, отчетность, учет данных в разрезе проектов, загрузка из MS Project, диаграмма Ганта, учет трудозатрат по проектам, контрольные точки проекта.
Инструменты для совместной работы
Можно готовить внутренние, внешние и протокольные мероприятия. Например, при сборе совещания программа будет показывать, кто в отпуске/командировке, для того чтобы можно было это учесть. С помощью программы можно резервировать переговорную, давать отдельным сотрудникам задачи на совещания (подготовить отчет, прочее). Программа автоматизации документооборота позволяет организовывать коллективные голосования и обсуждения на форуме
Интеграция со всеми решениями 1С:Предприятие
Бесшовная интеграции с информационными системами и решениями 1С, помогает использовать возможности 1С:Документооброт в интерфейсе любых других конфигураций. Важно, что настраивается автоматическая синхронизация данных.
Интеграция с облачным хранилищем
Синхронизация файлов пользователя Документооборот 1С с облачными сервисами. Это дает возможность создавать и редактировать файлы на любых устройствах в любой точке мира, онлайн или офлайн.
Версии программы для документооборота
1С:Документооборот 8 ПРОФ
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» подходит для компаний с простой структурой организации и документооборотом. Эта версия без отраслевой специфики, ее можно эффективно использоваться для автоматизации документооборота как в бюджетном секторе, так и в коммерческих предприятиях. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации
1С:Документооборот 8 КОРП
«1С:Документооборот 8 КОРП» подходит для крупных компаний со сложным процессом документооборота и сложной структурой. Автоматизация документооборота на предприятии с помощью этой версии в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
С:Документооборот государственного учреждения 8
«1С:Документооборот государственного учреждения 8» — идеальный помощник для госструктур и крупных муниципальных учреждений. Автоматизированный документооборот позволяет организовать работу с документацией в полном соответствии с делопроизводственными стандартами, ГОСТами и нормативно-правовыми актами. Решение автоматизирует учет и регистрацию всей корреспонденции, процессы рассмотрения документов и упрощает исполнение обращений граждан в муниципальных и государственных учреждениях. Более того, все данные надежно хранятся в безопасных массивах, что исключает риски потери информации.
Читайте подробнее о программе ТУТ
Закажите консультацию
и наш специалист свяжется с Вами в течение 10 минут
Наши преимущества в
автоматизации работы с документами
Для качественного внедрения программы документооборота и получения консалтинговых услуг фирма «1С» рекомендует в первую очередь обращаться за услугами к партнерам со статусом «Центр компетенции по документообороту» (ЦКД).
Компания «Кодерлайн» с 2016 года является сертифицированным «Центром компетенции по документообороту». Этот престижный сертификат фирма «1С» выдает только тем компаниям-франчайзи, которые подтверждают наличие компетенций, с помощью которых клиенту смогут обеспечить качественную автоматизацию документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8». В «Кодерлайн» работают сертифицированные специалисты 1С, у нас большой опыт внедрений, качественное сопровождение и профессиональное обучение пользователей. Также есть дополнительное преимущество: личная благодарность от фирмы «1С» за активное участие в «проекте по внедрению программного продукта «1С:Документооборот» в качестве субподрядчика».
Источник: www.koderline.ru
Задачи в 1С:Документооборот ред. 3.0
В списке Задачи сотрудник может посмотреть все работы, которые поставлены как ему, так и от его имени – и для обработки документов, и простые поручения.
В списке отображается вся информация о задаче: состояние, сроки, исполнители, дата создания, присоединенные файлы, подзадачи, вопросы по задаче и пр.
Из списка можно: выполнить задачу, приложить отчет об исполнении, добавить картинку и комментарии, задать вопрос, перенаправить, создать подзадачу и запись
календаря, вывести сводку работ и другие отчеты, сгруппировать данные.
Список в разных вариантах открывается из меню разделов Документы и файлы, Совместная работа и через виджеты рабочего стола.
Общее количество задач и количество задач, требующих внимания сотрудника, отображаются в шапке списка.
Отчеты по задачам отрываются из меню Анализ на командной панели списка. У отчетов новый интерфейс.
Появились новые возможности, например, теперь доля от общего значения в колонках отображается графически; выделяются переносы сроков: какие они и сколько их было.
Во всех вариантах списка Задачи в меню Еще доступен единый набор группировок. В каждой из них теперь есть подсчет количества задач.
В списке есть Быстрый поиск – доступен по ссылке на командной панели.
Новый интерфейс и у отчетов об исполнении. Теперь к отчету можно приложить файл.
В варианте списка Задачи мне теперь можно использовать дополнительные реквизиты, которые настроены для точки маршрута.
Появилась единая карточка задачи, которая теперь подстраивается под каждый тип задачи.
В поле описания задачи теперь отображаются все ее реквизиты и результаты.
Появилось графическое отображение жизненного цикла задачи: когда создана, кто выполнял, с какими результатами, в каком состоянии сейчас находится.
При создании задач на основании писем (через меню Создать на основании – Задача) в заголовок и текст письма попадает в описание задачи, письмо – в приложение.
В списке по команде Создать можно ставить «простые» задачи без привязки к какому-либо предмету. Таким образом в ознакомительной версии: источником задач могут выступать либо процессы (автоматически созданные задачи), либо вручную созданные задачи без источника. В финальной версии этот список может быть расширен.
В качестве подчиненных задач в ознакомительной версии можно создать только «простые» задачи.
Посмотрите видеообзор по работе с задачами в 1С:Документооборот 3.0
Источник: www.1c-kpd.ru