Задачи для подчиненных программа

Давайте посмотрим, из каких этапов состоит постановка задач.

Предлагаю следующий алгоритм:

1. Передать информацию.

2. Произвести обратную связь – убедиться, что подчиненный верно понял ваши указания.

3. Добиться однозначных обязательств по выполнению.

4. Сообщить о процессе текущего и окончательного контроля и учета.

5. Довести перечень мер, которые надо предпринять в случае выявления каких-либо отклонений от первоначального плана. То есть, сказать о плане «Б».

Что может быть лучше показательной порки?! Положительные примеры! К ним и обратимся.

Передать информацию

Можно передать информацию коротко.

Пример. Руководитель отдела продаж разговаривает с менеджером попродажам. Нужно за неделю выполнить план по звонкам новым клиентам.

Можно воспользоваться моделью SMART. Наверняка помните расшифровку данной аббревиатуры. SMART – это характеристики постановки цели и задачи. Каждая цель и задача в соответствии с данной концепцией должна быть:

3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудниками

• S (Specific) – конкретной.
• M (Measurable) – измеримой.
• A (Achievable (Ac), Ambitious (Am) – достижимой, с одной стороны, и амбициозной, с другой.
• R (Relevant) – соотносимой с другим целями.
• T (Time bound, Trackable) – определенной во времени и отслеживаемой.

Понимаю ироничную улыбку некоторых читателей. Мне однажды участниктренинга в качестве обратной связи так и сказал: «Спасибо большое за то, что на тренинге не было SMART и SPIN»! Да, эти схемы многим известны. Но всем ли? И те многие, кто о них читал или слышал, применяют ли они их в полной мере? Это как знать о том, что бег полезен, и бегать каждый день по 3-5 км.

Разные вещи, не так ли?

Так что обратимся к примерам. Руководитель отдела закупок ставит задачу менеджеру по закупкам. Буквами в скобках буду помечать характеристики SMART. Нужно исследовать двух непосредственных конкурентов за неделю к 10-00 следующего вторника (M, T). Что нам надо знать?

• Первое – цены по десяти выборочным позициям и возможные скидки в зависимости от объемов (S, M).
• Второе – отсрочка (S, M).
• Третье – сроки доставки (S, M).
• Неделя – срок небольшой (Am), но достаточный (Ac).
• Данная информация позволит нам понять, насколько выгодно мы работаем, во-первых (R).
• А, во-вторых, мы сможем получить лучшие условия у действующих поставщиков (R, Am)

Сразу скажу, что существуют и другие расшифровки данных букв. Более того, модель – не панацея. Вы можете использовать свои собственные характеристики задач. Главное, чтобы эти характеристики были. Потому что, если руководитель говорит своему новому подчиненному при постановке задачи средней степени сложности «Работу надо сделать хорошо, давай делай», то такой вариант, мягко говоря, не является удовлетворительным.

Я предлагаю вам свою авторскую технологию постановки задач подчиненным (да и к самому себе при целеполагании это можно применять) – МАРСОВ. Мнемоническое правило запоминания МАРСОВ: русская фамилия от планеты Марс.

Итак. В каждой задаче должно быть:

1) Мотивация для подчиненного.

2) Алгоритм выполнение задачи, если она не супертворческая.

3) Результат, четко сформулированный, ожидаемый, понятный.

4) Средства решения задачи и их доступность.

5) Обоснование реальности (и, возможно, необходимости) выполнения, если задача новая и/или сложная.

6) Время выполнения.

Пример: Руководитель отдела ставит обучающую задачу своему подчиненному.

Мотивация для подчиненного

• «Тебе же значительно легче будет работать».
• Другой вариант мотивации: «Твои достигнутые цели – это твои деньги в будущем».
• И пример эмоционально-негативной мотивирующей фразы: «Если ты не справишься, то какой же ты профессионал!?».

Алгоритм выполнения задачи (в случае если задача не творческая)

• Первое. Изучаешь информацию.
• Второе. Спрашиваешь у других, с какими сложностями они столкнулись.
• Третье. Прописываешь пять шагов системы МИТ для себя.
• Четвертое. Обсуждаешь со мной.
• Пятое. Заучиваешь наизусть.
• Шестое. Применяешь.

Результат

Нужно освоить новую систему МИТ, чтобы применять ее каждый день. Как я понимаю, в этой системе пять шагов. Каждый шаг надо уметь делать и понимать, к чему он ведет.

Средства решения задачи и их доступность

Можешь почитать эту книгу, чтобы лучше разобраться. Можешь зайти на тот сайт, где также есть подсказки. Еще можно пообщаться с коллегами.

Обоснование реальности выполнения (и необходимости, если нужно)

• «В других компаниях это уже введено. Мы что, хуже!?»
• Или такой вариант. «Чтобы это сделать, нужно уделить свое пристальное внимание и время. Надо постараться».
• А можно и так. «Этому можно выучиться за 10 дней».

Время выполнения: «Нужно сделать в течение месяца до 30 декабря».

Итак, все, что мы сейчас делали, – это сообщали информацию подчиненному. Мы привели два развернутых примера сообщения информации во время постановки задачи: модель SMART и модель МАРСОВ. Теперь перейдем к следующим шагам алгоритма постановки задачи.

Обратная связь – убедиться, что указания поняты верно

Нужно обязательно проверить, насколько человек понял свое задание. Для кого-то вы можете применить военный метод: «Расскажи, что ты понял?», для кого-то более мягкий и доверительный: «Скажи, пожалуйста, с какими сложностями мы можем столкнуться?». Предлагаю и другие примеры:

1) «Расскажи, какие сложности ты видишь?».

2) «С чего ты сейчас начнешь?».

3) «Расскажи, пожалуйста, что ты будешь делать?».

Только не спрашивайте у подчиненного, особенно у нового, «Ты понял?», потому что есть высокая вероятность, что вы услышите «Да», за которым скрывается «Нет». В любом случае, будьте с подчиненным в диалоге, разговаривайте, обсуждайте, убеждайте и приказывайте.

Добиться однозначных обязательств по выполнению

Задача предполагает ее выполнение. А выполнение предполагает обязательства. А обязательства необходимо взять:

2) «Это тебе по силам? Сможешь?».

3) «К какому сроку ты все сделаешь?».

Если подчиненным вам отвечает «Постараюсь», значит, он не берет на себя обязательств. Можно ему парировать «Постараешься или сделаешь?».

Сообщить о процессе текущего и окончательного учета и контроля

Контроль мотивирует на выполнение. И знание о том, что его будут контролировать, также воздействует на подчиненного.

1) «Один раз в неделю во вторник или в среду подходишь ко мне и рассказываешь, что уже сделано!».

2) «Тебя будет проверять Василий Сергеевич, к нему подходишь два раза в неделю и рассказываешь, а он комментирует».

3) «Смотри, я могу в любое время тебя проверить, будь начеку».

Довести перечень мер, которые надо предпринять в случае выявления каких-либо отклонений от первоначального плана

Расскажите подчиненному о том, что ему делать, если задание не получается, все не так, из рук вон плохо. Сообщите ему о плане «Б» на случай непредвиденных сложностей:

1) «Если что-то действительно не получается, звони мне или подходи, будем обсуждать».

2) «Если поймешь, что не получатся, обратись к Василию Сергеевичу».

На связи: Малинина Ольга Эксперт HR inspire

Написать экспресc-сообщение с вопросами или узнать стоимость Вашего проекта:

Источник: hr-inspire.ru

Программа для постановки задач и контроля поручений

Начните ставить сотрудникам задачи онлайн прямо сейчас.

7-дневный бесплатный доступ для всей компании

Тарифы

Первые 7 дней бесплатно всем без ограничений
стоимость в месяц

от 200 руб.

На одного пользователя
Коробочная версия
единоразовый платеж

от 35 000 руб.

На 20 пользователей
*По вопросам приобретения коробочной версии звоните 8 800 700 66 56

** Предоставляется услуга «Частное облако». Мы подбираем для вас оптимальный виртуальный или выделенный сервер. Тарифы на размещение приобретенной у нас Программы в частном облаке устанавливаются Дата-центрами в зависимости от конфигурации сервера.

Цены

Обзор модуля «Поручения»

Работа компании станет эффективнее на 70%

До внедрения таск менеджера

Поручения забываются и не выполняются
Долго и трудно составлять отчеты
Задач много и нет понимания текущей ситуации
Конфликты из-за некорректного поставленных задании и сорванных сроков

После внедрения таск менеджера

Все записано. Забыть невозможно
Отчеты уже готовы и доступны в любое время
Четкий список задач со сроками, ответственными и историей исполнения
Работа с заданиями не вызывает споров, так как все шаги зафиксированы

6 причин использовать программу А2Б

Простой и удобный
Полный контроль
24 часа в сутки 7 дней в неделю
Удобно работать
из электронной почты
Планировщик дел
в мобильном приложении

Готовый отчет
с возможностью выгрузки в Excel
Просмотр истории
работы с поручением в любой момент
Работает через Интернет
Доступ в любое время из любой точки мира
Работает на любом устройстве

Бесплатные обновления и техподдержка

Простые шаги работы в программе

1. Зарегистрируйтесь
сервис будет доступен 7 дней бесплатно
2. Добавьте сотрудников
указав их электронные адреса
3. Создайте поручение
добавьте ответственного и срок исполнения
4. Отправьте задачу в работу
следите за ходом выполнения

Управление задачами сотрудников

• отслеживание хода исполнения поручения (трекер задач);
• уведомление о новых и ближайших поручениях;
• готовые отчеты;
• постановка задач онлайн любому сотруднику.

Дополнительно могут быть подключены

• корпоративный портал;
• программа для управления проектами;
• СЭД (электронный документооборот);
• CRM программа;
• система сбора идей.

Поддержка пользователей и администратора

• по телефону;
• по электронной почте;
• по скайпу;
• через сервис технической поддержки;
• бесплатные обновления.

Дополнительные функции

Программа программа постановки задач и контроль их выполнения (другие возможные названия таск-менеджер, трекер задач, планировщик дел, задачник, система управления задачами и т.д.) в современном мире важна для любой организации, будь то промышленное предприятие, небольшая студия или государственные органы – везде важно своевременное и качественное выполнение задач сотрудниками и четкое понимание руководством загрузки персонала.

Наша система контроля исполнения поручений считается одной из самых функциональных. Ее настройки позволяют максимально учесть существующие бизнес-процессы в компании и идти на компромиссы при внедрении программы.

Так среди возможных настроек в программе постановки задач и контроля их выполнения можно включить или отключить следующие функции:

— предоставление гостевого доступа – позволяет выдавать поручения и выполнять контроль задач внештатным сотрудникам, т.е. пользователям, которые не заведены в систему;

— делегирование поручений – позволяет привлекать для решения задач других сотрудников компании, при этом не снимая с первоначального исполнителя ответственности;

— возможность указать дату начала – с помощью этой функции можно создавать отложенные во времени задачи;

— повторяющиеся поручения – создаются по расписанию автоматически. Например, подготовка отчета к оперативному совещанию каждый понедельник в 10.00;

— разделение запрос/поручение – не в каждой компании позволено ставить руководителям от подчиненных сотрудников. Мы предлагаем в этих случаях подчиненным направлять запросы в адрес руководства (например, предоставление отгула или отпуска);

— шаблоны поручений – для однотипных заданий есть возможность создать шаблон и далее использовать его в нужный момент для максимально быстрой постановки задачи;

— группы поручений – возможность объединения поставленных задач в общую папку позволяет управлять небольшими проектами просто «накидывая» задачи и дальнейшим контролем их исполнения;

— возможность взять в работу поручение – используется, когда необходимо подтверждать принятие задачи. В программе постановке задач автору поручения уходит уведомление о том, что исполнитель начал выполнять работу;

— возможность ставить поручения на несколько исполнителей – функция включается, когда необходимо чтобы по одной задаче отчитывались несколько исполнителей одновременно;

— блокировать возможность отклонить поручение/запрос – эта настройка позволяет отключить базовую возможность отклонять задачу исполнителем в тех случаях, если она была поставлена ошибочно ли не по адресу;

— возможность создавать поручение на отдел – когда непонятно кто должен выполнить задачу, то в качестве исполнителя можно указать целое подразделения, а свободный сотрудник уже сам примет задачу в работу;

— возможность передавать поручение другому исполнителю – хотите просто «отфутболить» задачу другому сотруднику? Да, это возможно, если администратор модуля «Поручения» в настройках установит такое разрешение;

— представление в виде канбан досок – возможно 2 режима отображения интерфейса: в виде классических списков задач разделенных по автору, исполнителю либо по группам; в виде д осок – планируемые задачи, в работе, просроченные, завершенные;

— настройка уведомлений по задачам на электронную почту пользователя, а так же в виде push-уведомлений в мобильном приложении;

— возможность создавать планируемые поручения – постановка задачи без указания срока исполнения и конкретного исполнителя. К такой «подвешенной» задаче можно вернуться позже и указать срок исполнения и исполнителя;

— интеграция с почтой – можно задать правила формирования задач из входящей электронной почты.

Источник: a2b.su

Управление задачами

IT Audit – программа по управлению задачами позволяет ставить задачи сотрудникам и помогает эффективно организовать контроль исполнения поручений.

IT Audit позволяет организовать дистанцинную работу сотрудников

Создание и контроль задач в IT Audit производится через различные устройства и приложения:

• Desktop-приложение на компьютере под Windows
• Web-интерфейс для работы через Интернет-браузер
• Приложение на Android и iOS для работы на iPhone и iPad

Видеоролик. Программа по управлению задачами IT Audit

Постановка задач сотрудникам

Задание сотрудникам может быть создано несколькими способами:

Создание поручения

По заданию приводится детальное описание поставленной задачи и прикрепляются файлы в карточке задачи.

Карточка поручения. Детальное описание задачи

После создания задачи руководитель нажимает на кнопку В работу и исполнитель получает уведомление о новой задаче.

Уведомление о новой задаче
Никаких ежемесячных платежей!
Платите только один раз и становитесь владельцем бессрочной лицензии

Создание повторяющихся задач

В программе могут автоматически создаваться повторяющиеся задачи. Период повторения может настраиваться по дням недели, месяцам, годам.

Повторяющиеся поручения

По заданию могут быть созданы подзадачи. Полученное задание может быть делегировано и (или) распределено между несколькими соисполнителями.

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit
Проведем online-презентацию через Zoom. Ответим на вопросы
Заявка на online-презентацию программы
Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Уточнение исполнителем поставленной задачи

Исполнитель имеет возможность в карточке задаче в режиме чата задать инициатору поручения или контролирующему лицу возникающие вопросы. Инициатору поручения будет направлено уведомление о наличия комментария к поручению.

Выполнение задачи исполнителем в программе управления задачами

Получив уведомление о создании задания и ознакомившись с поставленной задачей исполнитель приступает к ее выполнению. Чтобы инициатор знал, что исполнитель приступил к выполнению задачи, исполнитель в карточке задачи нажимает кнопку Начать выполнение. Инициатор поручения и контролирующее лицо получит уведомление о начале исполнения поручения.

Уведомление о работе наз задачей

По завершению выполнения поручения исполнитель имеет возможность прикрепить к выполненному поручению необходимые файлы и внести свой комментарий. Как только задача выполнена, исполнитель нажимает кнопку Выполнено. Автор задания получит уведомление о завершении выполнения поручения.

Выполнение поручения завершено
Уведомления в IT Audit направляются на e-mail и показываются в программе

Проверка руководителем выполнения поставленной задачи

Как только исполнитель выполнит задание, инициатор и контролирующее лицо получит сообщение. Полностью выполненное задание принимается инициатором и снимается с контроля. Для этого в карточке поручения руководитель нажимает кнопку Завершить.

Принятие и снятие поручения с контроля

Если поручение требует доработки, выполнение поручения может быть отклонено и направлено на доработку с указанием причин, по которым его исполнение не принято.

Список задач в программе управления задачами

Созданные в программе поручения приводятся в виде списка задач.

Список задач

Управление задачами | посмотреть видеоролик

Список задач в программе IT Audit может быть представлен в виде Диаграммы Ганта.

Источник: xn--e1agocehv6a5e.xn--p1ai