Работая в больших и крутых компаниях регионального разлива, я часто встречался с проблемой игнорирования планирования. Причем мы часто не успевали в сроки, но планирование считали бесполезной тратой времени. Когда же я стал тимлидом, то эта тема стала важна и вот я нырнул в пучину.
321 просмотров
Я решил эту сложную тему разделить на части. Мини-сериал, ага. Где во время обучения буду внедрять практики из книг и писать фидбек что получилось и что к чему привело.
Но начну с самого простого. С убеждения для чего нужно планирование. Поехали
Зачем нужно планирование
Планирование — это всё. Планы — ничто
Фельдмаршал Хельмут фон Мольтке
Когда я прочитал это, то первым делом я спросил себя: «Что это за бред?». Зачем нам планировать, если планы в 90% случаях полетят в мусорку?
А потом всё же очень просто. Нужно не бояться планирования и быть максимально гибким на любое изменения.
Процесс планирования сложен, а планы нередко получаются далекими от реальности. Как результат, команды зачастую впадают в одну из двух крайностей: они либо полностью отказываются от планирования, либо тратят столько сил на составления планов, что начинают верить в их правильность.
Кайдзен планирование V/S список дел To-Do
Нужно выдержать золотую середину: не выкидывать планы совсем и не надеяться только на импровизацию, и не переусердствовать с планированием, ограничив себя в рамки и заковав в убеждения своего безошибочного расчета.
Зачем нужно планирование?
Если оценка и планирование настолько трудны и если точную оценку невозможно получить вплоть до последней фазы выполнения проекта, то зачем этим заниматься?
Оценка и планирование — это не просто определение сроков или календарных графиков. Планирование, особенно непрерывное планирование итераций, — это поиск стоимости.
Планирование представляет собой попытку найти оптимальное решение всеобъемлющего вопроса разработки продукта: что мы должны создать? Ответ на этот вопрос нельзя найти одномоментно. Его ищут итерационно, шаг за шагом.
Хороший процесс планирования поддерживает такой подход, обеспечивая:
- сокращения риска;
- снижение неопределенности;
- создание условий для принятия более качественных решений;
- формирование доверия;
- распространения информации
Сокращение риска
Планирование повышает вероятность успеха проекта, обеспечивая идентификацию проектных рисков. Одни проекты настолько рискованны, что лучше не браться за них.
На обсуждениях поднимаются вопросы, которые позволяют выявить подводные камни проекта.
Снижение неопределенности
Самым серьезным риском большинства проектов, является риск создания несоответствующего продукта. Проект, имеющий все предусмотренные в первоночальном плане функциональности, не обязательно успешен. Пользователи продукта и клиент вряд ли будут довольны, если хорошие новые функциональности будут принесены в жертву средненьким просто потому, что те заложены в первоначальный план.
Как создать удобную систему планирования в Notion с нуля
Условия для принятия более качественных решений
Многие решения, принимаемые в процессе планирования проекта, являютчя компромиссными. Например, в любом проекте неизбежно приходится искать компромисс между временем разработки и затратами.
Частая надежная поставка обещанной функциональности рождает доверие между разработчиками и заказчиками продукта. Достоверные оценки обеспечивают надежность поставки. Оценки нужны клиенту для распределения приоритеттов и принятия компромиссных решений.
Распростронение информации
План дает предстваление об ожиданиях и показывает, что может произойти в процессе выполнения проекта. План не гарантирует получения точного набора функций в точную дату, он содержит информацию и устанавливает набор базовых ожиданий. Планы, к сожалению, зачастую сводятся к определению конкретной даты, а все допущения и ожидания, которые привели к появлению на свет этой даты, забываются
Что делает план хорошим?
Хороший считается такой план, который по мнению заинтересованных сторон, является достаточно надежным для того, чтобы на его основе принимать решения.
В заключение скажу, что само определение планирование помогает стать настроить мышление на гибкость и постоянному изменению. Эта установка помогает укрепить доверие в команде и лучше понимать суть неизбежных изменений, которые появятся на пути.
Источник: vc.ru
Программа для планирования работы организации
Практически каждая программа планирования работы производства или компании учитывает особенности проектной деятельности — важно в общем массиве задач не потерять информацию об отдельных этапах. В этом состоит принципиальное отличие такого ПО от большинства планировщиков и онлайн-календарей, которые применяют для планирования личных и рабочих дел. Здесь не обойтись стандартным списком задач со статусами «Нужно сделать» и «Сделано».
Программы для планирования работы доказывают свою эффективность в различных сферах бизнеса. Согласно данным, которые опубликовала платформа Cflow, 73% лидеров мировой IT-индустрии связывают с автоматизацией от 10 до 50% экономии времени при выполнении задач. И CRM — основной инструмент этой автоматизации бизнес-процессов.
Когда речь идет о программе планирования работы организации, нужна более емкая и функциональная платформа, которая покажет не только на какой стадии находятся отдельные задачи, но и какие есть ресурсы для их выполнения. Поэтому, прежде чем выбрать нужное приложение, стоит составить список важных преимуществ — все они должны быть отражены в программе.
В зависимости от специфики компании список преимуществ может различаться, поэтому плюсы, указанные выше, могут дополняться различными пунктами — это уже зависит от сферы, в которой используется программа планирования и выполнения работ.
В ряде случаев программа планирования задач для работы немыслима без определенной базы данных — это могут быть контакты клиентов или хранилище проектных документов. Иногда важны такие опции, как:
- фильтр для поиска отдельных задач;
- среда для коммуникации персонала — ветки комментариев под задачами, чат, система личных сообщений;
- инструмент для учета рабочего времени;
- учет затрат — обычно такой функционал предлагают программы для планирования строительных работ.
Разумеется, стандартный планировщик, работающий по принципу канбан-доски, не подойдет — в таком ПО не предусмотрен обширный функционал. Поэтому многие пользователи, которым нужна программа планирования графика работ и ведения проектов, останавливают выбор на CRM.
Программа для планирования работы
По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.
Повышение эффективности работы менеджеров
Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов
Сокращение оттока клиентов
Оставить заявку
Преимущества CRM
Несмотря на то, что CRM изначально ориентированы на выстраивание отношений с клиентами, их можно рассматривать и как полноценные программы для планирования работы сотрудников компании. Особенно такие решения можно рекомендовать пользователям, которым нужна программа планирования проектных работ — CRM за счет своего функционала идеально подходят для ведения многоэтапных задач, для выполнения которых нужно задействовать различные отделы организации. В этом помогает ряд особенностей таких платформ.
Использование CRM упрощает не только планирование. Помимо этого, становятся доступны отчеты и аналитические инструменты. Это существенно экономит время и руководителям, и рядовым сотрудникам — нужную сводку можно составить автоматически.
Какую CRM выбрать
Если нужна функциональная программа для планирования работы, бесплатно ее вряд ли получится использовать – ни один разработчик не станет предоставлять свободный доступ к продукту, на создание которого потрачено много усилий, денег и времени. Исключением являются небольшие компании-пользователи — таким абонентам иногда не приходится платить за пользование ПО. Но не все разработчики финансово лояльны к малому бизнесу, поэтому расходы, которые повлечет программа для планирования работ по проектам, стоит включить в бюджет.
Если нуждаетесь в платформе, созданной для эффективного планирования, обратите внимание на Мегаплан. Это зарекомендовавшая себя CRM, которая занимает одну из лидирующих позиций на рынке. Функционал программы подразумевает возможность использование в различных сферах, от строительства и тяжелой промышленности до здравоохранения. Программа оснащена всеми необходимыми инструментами, которые упрощают и оперативную постановку задач, и долгосрочное планирование.
При необходимости можно интегрировать Мегаплан с онлайн-календарем, чтобы данные синхронно отображались на обеих площадках. При назначении исполнителей на задачи CRM сразу покажет занятость сотрудников — это поможет избежать накладки, выбрав исполнителя, который в этот период будет в отпуске.
Мегаплан обеспечивает многоэтапную работу, при которой задача переходит между отделами. В этом помогает система уведомлений — сотрудники получают уведомления в браузере, мобильном приложении или с помощью электронной почты. Исполнитель не пропустит приближающийся дедлайн, потому что программа ему напомнит о сроках. При необходимости можно посмотреть статистику по каждому пользователю, чтобы узнать сколько задач у него в работе и есть ли среди них просроченные.
Если пользуетесь услугами подрядчиков, пригодится такая опция, как гостевой доступ. Такой доступ помогает работать в единой информационной среде, когда все лица, причастные к реализации проекта, могут наблюдать за его развитием. При этом программа проста и интуитивно понятна — с работой в ней справятся даже те пользователи, которые ранее не сталкивались с CRM.
Вопросы и ответы
Где скачать программу для планирования работы?
Большинство программ, созданных для этой цели, — это облачные решения. То есть вам не придется ничего скачивать. Достаточно открыть программу в браузере и ввести логин и пароль, чтобы попасть в аккаунт, через который будет идти работа.
В нашей компании сотрудникам приходится заполнять много отчетов. Как CRM поможет в этом?
Такую часть работы, как отчеты, можно автоматизировать. Для этого достаточно настроить формирование отчетов по определенным критериям, а также указать дни, когда будет сформирована отчетность. После этого файлы будут приходить на адреса электронной почты, указанные в настройках.
Существует ли возможность ограничить доступ пользователей к конкретному проекту?
Да, такая возможность есть. В этом помогает система настройки доступа — благодаря ей каждый сотрудник видит задачи только из того сегмента, который определен администратором. Это помогает не перегружать рабочее пространство избыточным списком задач.
Источник: megaplan.ru
Планирование: суть процесса, принципы и методы
Не секрет, что люди, тщательно продумывающие план заранее, добиваются больших результатов в личной жизни и карьере. Но легко ли освоить такой навык, как планирование и всем ли следует учиться им пользоваться? Какие принципы и методы рекомендуется знать, чтобы своевременно достигать поставленные цели? Необходимо ли владеть всеми? Разберемся в вопросах вместе.
Основные методы планирования
Рассмотрим наиболее популярные методы планирования. Не нужно пытаться внедрять сразу все. Попробуйте поочередно привнести каждую методику в жизнь, затем отберите среди них самые полезные и удобные для использования в компании или личных целях.
1. SMART
Одна из самых популярных методик планирования в мире, успешно применяется для определения целей и постановки разнообразных задач. Прекрасно подходит как для организации рабочих вопросов, так и для личного развития человека.
Суть методики:
Называется по аббревиатуре из слов, расшифровывается следующим образом: S — specific (конкретный), M — measurable (измеримый), A — assignable (назначаемый), R — realistic (реальный), T — time related (связанный временем).
Таким образом, все цели, которые перед собой ставит человек, должны:
- быть четко сформулированы и конкретизированы;
- иметь измеримость и достижимость;
- соотноситься с другими задачами;
- обладать четко установленными временными рамками на исполнение.
Данные факторы позволяют не только правильно составить план, но и определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть все возможные факторы, иметь возможность отслеживать собственный прогресс.
2. ABC
Простой прием, позволяющий классифицировать задачи по степени их важности. В основе лежит знаменитый принцип Парето, сущность которого гласит, что 20% всех дел приносят 80% результатов, тогда как оставшиеся 80% дел приносят по итогу 20% результатов.
Суть методики:
Планирование подразумевает деление текущих дел на три категории, среди которых бывают:
- категория А — самые важные поручения (15%), которые требуют первоочередного разрешения и приносят до 65% результатов;
- категория В — важные задачи (20%), также полезны для выполнения и приносят около 20% результатов;
- категория С — задания, не имеющие особой важности (65%), приносящие не более 15% результатов.
При планировании рабочего дня по данной системе необходимо обращать внимание на задачи, обозначенные в первой категории. В большинстве случаев они требуют меньших усилий и выработки, нежели дела из категории С, однако приносят большую пользу и нуждаются в скорейшем разрешении.
3. GTD (Getting Things Done)
В переводе на русский язык методика дословно означает «Доведение дел до завершения» («Как привести дела в порядок»). Первым о ней заговорил американский эксперт по тайм-менеджменту и консультант по личной продуктивности Дэвид Аллен. Техника отлично подходит для ведения настольного ежедневника и позволяет качественно концентрироваться на реализации поставленных задач.
Суть методики:
Планирование предполагает записывание стоящих перед человеком целей в деловой дневник. При этом каждое дело начинается с обозначения особыми символами:
- пустой кружок — задача для выполнения;
- перечеркнутый круг — выполняемое на данный момент поручение;
- закрашенный наполовину кружок — не полностью выполненная задача;
- закрашенный круг — выполненное задание;
- кружок с крестиком внутри — отмененная задача;
- закрашенный круг со стрелкой — делегированная миссия;
- восклицательный знак — проблема с приоритетом;
- кружок с точкой внутри — задача, о которой необходимо постоянно помнить.
Данная методика с отслеживанием показателей отлично вписывается в моментальное планирование дел, но не очень подходит для долгосрочного. Поэтому технологию GTD лучше использовать в качестве дополнения, чтобы отсматривать приоритетность имеющихся целей в бизнесе или личной жизни.
4. Метод 1 — 3 — 5
Универсальная технология, очень популярная среди адептов личной продуктивности. Имеет разнообразные формы и вариации. Вписывается в жизнь любого человека и организации, подходит для составления планов на день, неделю, месяц, год и более.
Суть методики:
Предусматривает ежедневное выделение девяти дел из полного списка. При этом требует обязательного ранжирования: 1 задание — ключевое, имеет глобальный приоритет; 3 задачи — дела, которые следует решить в течение рабочего дня; 5 — мелкие поручения, выполняемые по мере возможности.
Количество дел не должно превышать девяти, иначе метод считается неэффективным и нерабочим. Этого правила сложно придерживаться в те дни, когда список необходимых заданий сильно разрастается. Однако плюс данной технологии заключается в том, планирование деятельности отсеивает большинство ненужных дел само собой, в списке автоматически остаются только важные.
5. Метод Эйзенхауэра
Основоположником данного популярного метода тайм-менеджмента являлся американский генерал, 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Будучи занятым человеком, он оптимизировал собственный рабочий график с помощью последовательности специальной матрицы.
Ее смысл заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять задачи в течение дня, отличать важные и срочные задания в череде множества несрочных и неважных дел. Подходит для руководства и подчиненных, для личных и профессиональных планов.
Суть методики:
Управленческая технология предполагает деление дел на четыре количественные категории, среди которых:
- А — важные и срочные задания;
- В — важные и несрочные задачи;
- С — неважные и срочные дела;
- D — неважные и несрочные задания.
Первая категория должна выполняться в быстром темпе, как только в ней появляются какие-либо поручения. Если их становится слишком много, то это сигнализирует о неорганизованности, неправильной расстановки приоритетов и лени человека.
Наибольшее внимание рекомендуется уделять категории среднесрочных дел, т.к. они зачастую являются самыми приоритетными и перспективными. От них зависят карьера и личная успешность индивидуума. Однако именно их люди откладывают чаще других, забывают планировать. Сюда относятся спортивные тренировки, занятия иностранным языком, повышения квалификации, различные курсы, все варианты саморазвития.
Дела из категории С следует делегировать, чтобы достигать больших результатов в жизни (к примеру, починку микроволновки, замену лампочки). А дела из категории D и вовсе необходимо избегать, т.к. они не несут никакой пользы, лишь отнимают время. К ним обычно относятся разговоры по телефону, просмотр социальных сетей, игры в компьютер и т.д.
Проложение ЛидерТаск — успешное командное и стратегическое планирование
Бумажные носители по-прежнему используются абсолютным большинством людей в качестве планировщиков. Лишь немногие ценители тайм-менеджмента предпочитают применять специальный софт для постановки задач и планирования дел. А ведь электронный подход значительно упрощает постановку заданий, обеспечивает дальнейшее их выполнение лично и на предприятии.
Например, отечественная разработка — сервис ЛидерТаск — состоит из целого комплекса инструментов, функций и средств для индивидуального и командного планирования и организации деятельности с помощью компьютера или мобильного телефона. Приложение подходит для работы в любом направлении: в отделах продаж, строительстве, туризме, бьюти-сфере, научной и образовательной деятельности.
С помощью программы в онлайн- или оффлайн-режиме можно создавать записи для запланированных задач и подзадач, заметок, различных файлов, чек-листов. Изменять порядок дел, удалять достигнутые цели, корректировать условия или менять даты. А также вести базу списков, документов, контактов, проектов в разных категориях, темах, цветах.
Встроенный ежедневник позволяет отслеживать расписание по шкале времени, устанавливать часы рабочего дня, составлять план на день, неделю, месяц или любую выбранную дату в будущем. Визуализацию проектов можно осуществлять на канбан-досках. Всплывающие уведомления и напоминания помогают не забывать о встречах и датах, невыполненных делах.
Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни. Выберите предложенный метод. Записывайте цели, будьте четкими и краткими. Используйте для фиксации и напоминаний онлайн-сервис ЛидерТаск. Никогда не откладывайте дела на потом, выполняйте важное и проводите срочное в начале дня.
И тогда успеха не избежать! Удачи!
Что такое планирование и почему оно важно?
Михаил Калашников
Планирование — это определение целей, разработка стратегий и действий для их достижения. Это важный этап управления проектами и бизнесом, позволяющий снизить риски неудач, улучшить качество работы и сократить затраты. Планирование также помогает управлять проектом, оптимизировать производительность команды, снижать вероятность неожиданных проблем и оценивать риски.
Какие инструменты можно использовать для планирования?
Михаил Калашников
Для планирования могут использоваться таблицы Excel, проектные менеджеры (ЛидерТаск, Trello, Asana), календари Google и Outlook, специальные инструменты (Microsoft Project, GanttProject) и инструменты для совместной работы (Slack, Zoom). Выбор инструментов зависит от целей проекта и доступности участников.
Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!
Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.
Источник: www.leadertask.ru