По статистике, только 30% проектов можно назвать успешными. Существует много причин провала стартапов, одна из них — не использование инструментов проектного управления. Они наводят идеальный порядок в работе. С их помощью вы, как основатель, всегда будете в курсе, кто и чем занимается в вашей команде. Существует множество систем, в Базе знаний Венчурного Акселератора разберемся, какие программы для управления проектами подходят стартапам.
Для чего нужны системы управления проектами?
Чтобы более эффективно:
1. Распределять ответственность между участниками проектов;
2. Планировать задачи в соответствии с сроками;
3. Контролировать выполнение плана, например разработки.
Представьте себе ситуацию, когда вам и вашей команде нужно к определенному сроку сделать определенный результат. Вас несколько человек, у каждого не менее 10 задач, задачи связаны друг с другом. Какие-то из них не могут быть начаты, пока не завершатся другие. При этом также существуют множество мелочей, которые могут негативно повлиять на выполнение этих задач. Что, в целом, плохо скажется на конечном результате.
MS Project за 15 минут. Планирование проекта в Microsoft Project [живая запись] Управление проектами
Столько мелочей в голове не удержать, что-то обязательно будет упущено с контроля и высок риск завершить проект неудачей.
На помощь нам приходят специальные подходы и программные инструменты — в виде систем проектного управления.
Что такое система управления проектами?
Система проектного управления — это такое специализированное программное обеспечение, которое позволяет повысить эффективность работы с проектом. Системы предназначены для групповой работы, в которой участники проекта могут планировать работы, указывать исполнителей, сроки, вести обсуждения по своим задачам. А также контролировать сроки исполнения работ. Проектные системы берут на себя функцию слежения за сроками.
Пример таких сервисов: trello, asana, wrike, битрикс24
Управлять маленькими проектами можно на бумаге или в Экселе. Но в какой-то момент по проекту будет такое количество информации, что больше времени будет тратиться на обновление записей, чем на саму работу. Если в вашей команде больше двух человек и срок вашего проекта больше двух недель, специальная система уже будет полезна.
Такая система нужна не только для контроля над существующим проектом, но и для хранения информации по уже сделанной работе. Чем мы занимались в прошлом месяце? Делали мы такую задачу? Сколько времени мы делали такую же задачу? Подобные вопросы постоянно возникают, и система помогает найти на них ответ быстро.
Где управлять проектами?
На рынке представлено большое количество разных решений для автоматизации проектов.
Это и огромные системы, рассчитанные на несколько тысяч сотрудников, со сложными функциями и интерфейсами, для работы с которыми требуется проходить специальное обучение и сертификацию.
Так и небольшие интернет-сервисы, типа Trello, Asana или Basecamp, более простые и понятные, позволяющие запустить проект в течение получаса. Один из таких сервисов мы и будем рассматривать.
«Чем сложнее представляется проблема, тем проще должно быть ее решение» — Элияху Голдратт.
Как управлять проектами?
Рассмотрим работу с такой системой на примере Trello.
Допустим, вашей команде нужно разработать сайт. У нас в команде есть дизайнер, два программиста и тестировщик.
Нами были сформулированы 10 задач. Процесс выглядит следующим образом: над задачей работает дизайнер, передает программистам, свободный программист берет задачу в работу, после завершения передает тестировщику. Если тестировщик одобряет, то задача считается завершенной.
Давайте, для примера, попробуем создать задачу в трелло.
Первое, что нужно сделать, это создать задачу с названием “Подключить платежную систему”.
- Открыть задачу и сформулировать ее максимально подробно, чтобы ответственный, прочитав это, понял, что именно нужно сделать.
- Назначить ответственного.
- Указать крайний срок.
- Закрыть форму задачи.
- Передвинуть задачу в следующую колонку.
- Открыть задачу добавить комментарий “Когда сможешь показать результат?”
В итоге, вы сможете увидеть полностью все задачи, на каком они этапе и все ли идет по плану. Просроченные задачи будут выделены красным.
Кто ответственный по управлению проектами?
В соответствии с методологией проектного управления за проект отвечает руководитель проекта. Его задача — управлять ресурсами проекта для того, чтобы достичь цели.
Руководитель должен спланировать проект, контролировать исполнение плана.
Он назначает задачи, и следит за тем, чтобы они выполнялись вовремя.
Сколько стоят программы по управлению проектами?
Стоимость решений на рынке разная. Большие системы управления проектами могут стоить несколько миллионов долларов, включая стоимость самих программных продуктов, а также стоимость внедрения и обучения работы с ними.
Такие сервисы, как Trello, обладают небольшой функциональностью, достаточной для стартапов. Пользоваться ими можно бесплатно.
Поделиться ссылкой —
ЗАРЕГИСТРИРУЙТЕСЬ В БЕСПЛАТНОМ ОНЛАЙН-АКСЕЛЕРАТОРЕ, СОЗДАЙТЕ СТАРТАП ПОД РУКОВОДСТВОМ НАСТАВНИКА И ПОЛУЧИТЕ ИНВЕСТИЦИИ
Источник: 1va.vc
MS Project: область применения, особенности работы, достоинства и недостатки
Microsoft Enterprise Project Management (EPM) – это программный комплекс управления проектами (Project Management) в крупных компаниях, который разработан в соответствии со всеми международными стандартами в области управления проектами.
На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project, тем больше отличий вы заметите.
Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.
Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно книгу размером с ту, что находится в ваших руках. Конечно, этот пользователь не будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не сможете получить план, пригодный для реализации проекта.
Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project, то без изучения теории управления проектами и функциональных возможностей программы вам не обойтись.
Применение Microsoft Enterprise Project Management обеспечивает:
календарное планирование и контроль проектов;
ресурсное и бюджетное планирование и контроль проектов;
проектный документооборот и управление рисками;
проектные коммуникации в географически распределенных командах;
отчетность по проектам и портфелю проектов.
Microsoft Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.
Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.
Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:
Microsoft Project Standard — однопользовательская версия для небольших проектов
Microsoft Project Professional — корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью Microsoft Project Server.
Microsoft Project Web Access — Web-интерфейс для отчетности о выполнении задач, а также просмотра портфелей проектов
Microsoft Project Portfolio Server — продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей
Корпоративная редакция Microsoft Project вместе с методикой внедрения на базе Microsoft Solution Framework составляет решение по управлению проектами от корпорации Microsoft под названием Microsoft Enterprise Project Management Solution (MS EPM).
Корпоративная версия Microsoft Project в отличие от стандартной версии требует квалифицированного персонала для внедрения. Microsoft ведет ряд сертификационных программ по MS Project для проверки квалификации аналитиков.
Метод критического пути — эффективный инструмент планирования расписания и управления сроками проекта.
В основе метода лежит определение наиболее длительной последовательности задач от начала проекта до его окончания с учетом их взаимосвязи. Задачи лежащие на критическом пути (критические задачи) имеют нулевой резерв времени выполнения и в случае изменения их длительности изменяются сроки всего проекта. В связи с этим при выполнении проекта критические задачи требуют более тщательного контроля, в частности, своевременного выявления проблем и рисков, влияющих на сроки их выполнения и, следовательно на сроки выполнения проекта в целом. В процессе выполнения проекта критический путь проекта может меняться, так как при изменении длительности задач некоторые из них могут оказаться на критическом пути.
Диагра́мма Га́нта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма, график Ганта) — это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Широко используется в веб-приложениях по управлению проектами, например, таких как Basecamp или KommandCore.
Диаграмма Ганта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.
На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня».
Часто диаграмма Ганта соседствует с таблицей со списком работ, строки которой соответствуют отдельно взятой задаче, отображенной на диаграмме, а столбцы содержат дополнительную информацию о задаче.
Портал MicrosoftProject.SU представляет первый в русском интернете глубокий анализ новых функций Microsoft Project 2010.
Решение проблем с безопасностью сервера, учитывая, что теперь права доступа можно делегировать и их может настраивать руководитель проекта самостоятельно и индивидуально для каждого проекта.
Одной из «фишек» нового сервера является передача прав управления безопасностью самому руководителю проекта, что позволяет весьма гибко решать ситуации с нестандартными ролями в проектах типа роли «Куратор» или «Администратор проекта». Однако то, что руководитель проекта сам может раздавать такие полномочия, может усложнить жизнь администратора.
Кроме того, в новой системе есть функция «делегирования» своих прав на время отпуска или иного отсутствия. «Делегат» может полностью работать от имени своего «избирателя» (кроме документов в портале), но это может существенно усложнить понимание, кто является инициатором того или иного события и «разбора полетов», особенно если учесть, что «делегатов» может быть одновременно несколько и они могут работать в системе параллельно с «избирателем».
А значит, нужно обучать руководителей проектов администрированию безопасности на сервере.
Microsoft Project на сегодняшний день является лидером мирового и российского рынка программного обеспечения в области проектного менеджмента.
Список использованной литературы
1. «Инспектор+ : интеллектуальный охранный комплекс» 2005 г.
Источник: kazedu.com
Основные настройки системы MS Project Pro
Видео материала «Основные настройки системы MS Project Pro»
Описание особенностей настройки системы управления проектами MS Project Pro
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Общие настройки MS Project Pro
Для установки основных параметров системы MS Project Professional:
- Для установки основных настроек перейдите на пункт меню «Файл» и подпункт «Параметры»
- В открывшимся окне «Параметры Project» перейдите на пункт «Общие»
- В поле «Представление по умолчанию» Вы можете выбрать представление системы загружаемое по умолчанию.
- В поле «Формат даты» Вы можете установить формат вывода дат проекта.
- В поле «Имя пользователя» указывается имя и фамилия пользователя.
Настройка валюты проекта в MS Project Pro
В MS Project Professional может быть использована единая валюта для всего проекта. Для настройки валюты проекта:
- Зайдите на пункт меню «Файл» и подпункт «Параметры».
- В открывшемся окне «Параметры Project» выберите пункт «Отображение».
- Вы можете установить параметры валюты для любого открытого проекта. Выберите проект «Параметры валюты для этого проекта»
- В поле «Валюта» указывается значение валюты. При установке валюты все остальные параметры устанавливаются автоматически.
- В поле «Символ» введите символ валюты если он не совпадает стандартным символом валюты системы.
- В поле «Расположение» укажите где должен располагаться символ валюты.
- В поле «Десятичные знаки» укажите сколько знаков после запятой должно быть при выводе валют. Для валют которые на практике не используют копейки укажите нулевое значение.
Свойства проекта в MS Project Pro
Вы можете указать дополнительные сведения о Вашем проекте. Для этого необходимо перейти на вкладку «Файл» в пункт меню «Сведения». На открывшейся странице выберите пункт «Сведения о проекте» и подпункт «Дополнительные свойства». В результате откроется окно «Свойства» со следующими закладками:
- Общие
- Документы
- Статистика
- Состав
- Прочие
Описание организатора в MS Project Pro
Организатор – механизм настройки основных элементов системы. Организатор помогает настроить систему под специфические потребности пользователя. В файле системы global.mpt система сохраняет все настройки системы.
Данный файл привязан к локальной версии программного продукта, так что при переносе плана проекта с одного компьютера на другой, уникальные представления могут не переноситься. Так же при открытии нового плана-графика не перенесенные элементы не отображаются. При создании новых элементов в системе необходимо перенести данные элементы в файл global.mpt.
В организаторе можно сохранять: Представления, Таблицы, Модули, Поля, Группы, Календари, Панели инструментов, Схемы, Формы, Фильтры.
Для доступа к организатору зайдите на страницу «Файл» и выберите пункт «Сведения» и на открывшейся странице нажмите на кнопку «Организатор». Для работы с элементами системы откроется окно «Организатор»:
- Для сохранения элементов выделите элемент и нажмите на кнопку «Копировать >>», кнопка работает в обе стороны.
- При нажатии на кнопку «Переименовать…» Вы можете изменить название элемента.
- Для того чтобы удалить элемент нажмите на кнопку «Удалить…».