Workflow программа что это такое

§ 2. Системы workflow – понятия и определения

Технология автоматизации деловых процессов(workflow) — это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий.

Система автоматизации деловых процессов(система класса workflow) — программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т. п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка — WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразии системы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее — все они направлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии. Собственно говоря, такие системы нельзя рассматривать как одиночные приложения. Их с уверенностью можно отнести к средствам интеграции деловых процессов предприятия.

§ 3. Поддержка основных функций управления средствами workflow

Идеология систем автоматизации деловых процедур основывается на утверждении, что большинство деловых процессов в аппарате управления обладает следующими характеристиками:

• деловой процесс состоит из конечного набора задач, выполняемых предписанным образом;
• в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью ответственности;
• деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке и передаче информации в различных представлениях, а не только в форме документов;
• деловой процесс имеет некоторую цель, возможно, не очевидную всем его участникам.

Источник: studfile.net

Современная workflow-система. Возможности, инструменты, Value Stream

Компании несут убытки из-за неэффективности рабочих процессов. До появления необходимого ПО люди организовывали, контролировали и стандартизировали этапы работы вручную. Даже сегодня компании часто ведут документацию и отчетность на бумажных носителях. Однако новые бизнес-технологии помогают ускорить процессы и повысить их эффективность. Одним из этапов цифровой трансформации компании может стать внедрение системы Workflow. Далее расскажем про современные модификации таких систем, а также поговорим о перспективах развития технологии в рамках ITIL 4.

Это технология управления и автоматизации, при которой потоки работ организованы в последовательность шагов в соответствии с набором правил. Она направлена на организацию повседневных задач персонала. Система Workflow координирует рутинные процедуры, упрощает и ускоряет их выполнение. При этом фокус направлен на роль конкретных людей и автоматизацию их действий на каждом этапе бизнес-процесса. Workflow — удобный инструмент для координации работы отделов, когда нужно четко определить, кто, что и когда должен сделать.

Концепция появилась в 1990-х параллельно с развитием идеи об управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). Однако не стоит их путать. BPM — комплексный подход, который концентрируется на стратегических задачах, в то время как Workflow направлена на решение задач тактических. Управление бизнес-процессами работает над всей цепочкой взаимодействия с клиентом, а не только над отдельными этапами и видами процедур. Поэтому внедрение BPM требует более сложных изменений, чем Workflow.

Возможности workflow-систем

По мере того как компании становятся более ориентированными на клиентов, цифровая трансформация бизнес-процессов становится необходимостью. Независимо от сложности каждая система Workflow должна поддерживать 3 главных типа функций.

Создание и модификация workflow-процессов. В системе должны быть конкретные инструменты для их моделирования и изменения. Также важно реализовывать принцип If This Then That («если это, тогда то»), чтобы понимать, при каких условиях предпринимаются следующие шаги.

Реализация workflow-процессов. К этой функции относится маршрутизация документов (их перемещение исполнителю и сбор информации об их статусе); управление задачами (их создание и назначение ответственному лицу); управление состояниями (контроль за изменениями, которые вызвал процесс) и уведомление о событиях.

Мониторинг workflow-процессов. Система должна быть прозрачной, чтобы пользователи могли отслеживать состояние запущенных процессов и вносить в них изменения. Также в ней должны быть инструменты для формирования единых отчетов.

В дополнение к этим основным функциям, системы Workflow могут взаимодействовать с популярными пакетами офисных приложений, интегрироваться с системами управления контентом и другим корпоративным ПО. Также они должны обеспечивать конфиденциальность данных. Комплексные системы Workflow помогают организациям соблюдать отраслевые и правительственные правила, например о хранении информации или водяных знаках.

Low Code и No Code Workflow

По мере того как организации переживают цифровую трансформацию, их главным приоритетом становится модернизация процессов. Пользователям без опыта в разработке нужно быть гибкими, чтобы настраивать и модифицировать процессы для удовлетворения быстро меняющихся потребностей рынка.

Речь идет не столько о работе со сложными схемами и диаграммами рабочих процессов, сколько об ускорении небольших, но трудоемких повседневных задач. Повсеместная диджитализация привела к появлению систем Low Code Workflow. В них заложены готовые сценарии и шаблоны, которые адаптированы к каждому типу рабочих процессов. Это требует от сотрудников минимальных технических навыков.

Еще более прогрессивная концепция — системы No Code. Их разработали для того, чтобы пользователи без знаний в ИТ автоматизировали процессы и повышали эффективность за счет экономии на масштабе. Системы Low Code и No Code позволяют своевременно реагировать на постоянно меняющуюся рыночную среду, быстро создавая и корректируя рабочие процессы.

Система Workflow на практике

Workflow-процессы состоят из ряда последовательных действий, таких как создание новых записей, уведомление пользователей или выполнение определенных сценариев. Каждая система Workflow — это интерфейс для создания и изменения рабочих процессов путем добавления и соединения между собой отдельных операций.

Это своеобразный графический редактор, который изображает систему workflow-процессов в виде блок-схемы. Операции представляют собой поля с дополнительной информацией, а переходы от одного действия к другому обозначены линиями. У пользователей системы может быть разный уровень доступа. Одни могут только создавать новые workflow-процессы, у других есть также возможность изменять и удалять их.

Workflow-система позволяет настроить такие параметры, как область применения каждого процесса, условия его запуска, расписание, входные данные и временные метрики. Также она содержит данные об авторе workflow-процесса и историю действий по каждому из них.

Современные workflow-системы: новый этап эволюции управления услугами

ITIL 4, последняя версия библиотеки лучших практик управления ИТ-услугами, была выпущена в 2019 году. Один из основных компонентов ее фреймворка — это сервисная система создания ценности (Service Value System, SVS). Ее основная идея заключается в том, что все процессы в организации направлены на достижение одной главной цели: предоставить ценный продукт конечному потребителю.

Основа SVS — это цепочка создания ценности (Service Value Chain, SVC). Эта операционная модель объединяет различные виды деятельности для предоставления услуг. Их можно комбинировать разными способами, что позволяет создавать гибкие потоки создания ценности (Value Stream, VS). Правильно настроенная workflow-система может в этом помочь.

Для того чтобы конечный потребитель получил максимально качественную услугу или продукт, каждому участнику процесса необходимо полностью видеть свою роль и обязанности в потоке создании ценности. Это помогает сотрудникам оперативно решать свои задачи и вносить свой вклад в создание ценности.

Большинство workflow-систем построены по схожему принципу: пользователи могут сформировать процесс, связанный, например, только с инцидентом или же только с проблемой. Несмотря на это, сквозной поток создания ценности можно реализовать с помощью бизнес-правил и запуска Workflow по связанным сущностям. При этом участники процесса благодаря связям ITSM-объектов могут ориентироваться в сквозном потоке и осознавать распределение обязанностей.

Преимущества использования систем Workflow

Согласно исследованию McKinsey, в 2020 году автоматизацией занялось две трети опрошенных компаний по сравнению с 57% двумя годами ранее. Организации, которые включают внедрение workflow-системы в список своих приоритетов, видят следующие позитивные изменения.

• Экономия времени. Упрощение обмена данными и отправки уведомлений ускоряет рабочие процессы.
• Повышение производительности. Когда сотрудники сами создают и изменяют рабочие процессы, они выполняют свою работу более эффективно.
• Увеличение прибыли. Инструменты для мониторинга процесса продаж помогают быстрее закрывать сделки.
• Сокращение затрат. Оптимизация и автоматизация сокращает объем бумажной работы и экономит средства для других целей.
• Снижение рисков. Контроль за рабочими процессами и доступ к отчетам снижает риск несоблюдения требований.
• Сокращение числа ошибок. Стандартизация и автоматизация повторяющихся процессов минимизирует сбои.

Для достижения всех этих целей и удовлетворения других потребностей организаций разработано множество различных систем Workflow (Low Code, No Code). Область управления услугами постоянно меняется и развивается, и сегодня перед workflow-системами стоит новая задача — стать частью потока создания ценности.

Источник: it-guild.com

Что такое воркфлоу. Объясняем простыми словами

Воркфлоу (англ. workflow — «поток работы») — принцип организации рабочих процессов, в соответствии с которым повторяющиеся задачи представлены как последовательность стандартных шагов.

Идея в том, что все процессы должны быть отрегулированы и зафиксированы, отмечает CEO BPIUM Виктор Никитин. Например, клиент обращается в службу поддержки. В таком случае воркфлоу будет примерно следующим.

1. Обработать заявку.
2. Определить проблему.
3. Определить, как можно решить проблему.
4. Решить проблему.
5. Закрыть тикет.

Эти этапы и называются воркфлоу для этой функции предприятия. Они рутинные, механические и постоянно повторяются изо дня в день.

Воркфлоу может быть представлен в виде блок-схемы или как IT-решение. Такой подход позволяет выработать чёткий алгоритм действий, благодаря которому сотрудник тратит меньше времени на каждый этап задачи и не раздумывает о том, что делать дальше.

Воркфлоу регламентирует обмен сообщениями между сотрудниками, документооборот, последовательность действий сотрудников.

Для организации воркфлоу существуют специальные IT-решения, а элементы workflow внедряются в системы электронного документооборота: автоматизация способствует более чёткому следованию регламенту, ведь в электронной почте или мессенджере нужный документ может просто потеряться.

Пример употребления на «Секрете»

«Закопал два месяца усилий, посмотрел, что ничего не изменилось, и сказал: давайте попробуем сделать вот такой эксперимент — и вдруг показатели начинают расти. И дальше встаёт задача перевести все технологии службы поддержки в режим чата. Это на самом деле абсолютно другая структура распределения тикетов.

Например, когда ты отвечаешь последовательно и развёрнуто на каждый вопрос, ты можешь просто идти тикет за тикетом. А в режиме чата у тебя всегда открыто несколько активных бесед, ты всегда разговариваешь с пятью-десятью людьми. Это совершенно другой workflow для сотрудников, совершенно другой продукт, и нам пришлось попотеть».

(Основатель компаний Mobio и Getloyal Алексей Писаревский — о службе поддержки для водителей.)

Ошибки в употреблении

Не нужно путать воркфлоу с BPM — управлением бизнес-процессами. В основе BPM лежит целый бизнес-процесс, то есть вся цепочка взаимодействия. Воркфлоу фокусируется на отдельных этапах этого бизнес-процесса. Он улучшает конкретный и ставит его на конвейер.

Нюансы

Плюсы воркфлоу — непрерывное совершенствование процессов. Новым сотрудникам легче адаптироваться к работе. Сами процессы становятся быстрее, результативнее, а ошибки случаются реже.

Главным минусом можно назвать необходимость жёсткой координации сотрудников руководителем, отметил Виктор Никитин.

Источник: secretmag.ru

В чем различие между BPM и Workflow?

Автоматизация бизнеса и отдельных процессов проводится с целью повышения эффективности работы предприятия и его отдельных структур. Поэтому важно правильно выбрать тип внедряемой системы. В этой ситуации многие используют BPM или Workflow, считая их похожими. Но при заказе легко совершить ошибку. Ведь эти программы — вовсе не синонимы, и у них есть ряд существенных отличий.

BPM vs. Workflow

BPM (Business Process Management) — более комплексная и объемная система, направленная на управление бизнес-процессами и всеми их составляющими. Программа сфокусирована не на отдельных задачах, а на всех этапах труда. При этом она контролирует ход выполнения работы и взаимодействие процессов на предприятии. Основная цель внедрения BPM — повышение эффективности компании в целом, а не автоматизация отдельных задач.

Workflow — это управление потоком работ, позволяющее автоматизировать повторяющиеся задачи и документооборот. Программа ориентирована на сотрудников и определенный регламент труда. При этом в Workflow прописана роль каждого специалиста в пределах координируемого процесса, что ускоряет и упрощает работу. Эта программа помогает организовать выполнение ограниченного объема ежедневных задач.

Важно: термины Workflow и BPM часто путают, что вполне обосновано. Ведь обе программы управляют потоком работ. Просто для Workflow — это полный функционал, а для BPM — лишь небольшая часть возможностей.

Разница между BPM и Workflow на примере

Только по терминам сложно понять: чем же отличаются программы. Поэтому приведем пример. Для автоматизации производственного предприятия используют BPM. Эта программа управляет всеми процессами: закупками, складским учетом, бухгалтерией, перемещениями, изготовлением, остатками и т. д. Но если на производство внедрить Workflow, можно автоматизировать только определенную задачу.

К примеру, закупку материалов. Другие процессы программа выполнять и координировать не сможет.

5 основных различий между понятиями

Для наглядной демонстрации, отличия представлены в удобной таблице.

WorkflowBPM

Количество процессов	Управляет списком задач для выполнения 1 процесса.	Управляет сразу несколькими рабочими процессами полностью.
Структура	Состоит из ограниченного списка задач, которые принадлежат разным людям.	Включает задачи, отчеты, бланки, формы, сбор данных, уведомления, наборы сведений и полную структуру всех бизнес-процессов предприятия.
Классификация задач	Допустимы задачи для человека и для системы.	Программа содержит многоуровневую классификацию задач, команд и процессов, открывая принципиально новые возможности для эффективного управления.
Цель	Workflow направлена на полную обработку 1 элемента в максимально сжатые сроки.	BPM устанавливают для эффективного управления всеми процессами сразу.
Ориентация	Программа ориентирована на улучшение и организацию 1 определенной задачи.	Система ориентирована на оптимизацию работы компании в целом, и на организацию всех бизнес-процессов.

Как выбрать между BPM и Workflow

Чтобы установить оптимальный тип системы, следует учитывать такие факторы:

1. Цель автоматизации. Если это оптимизация 1 процесса или задачи, можно выбрать программное обеспечение Workflow. Система упорядочит и облегчит работу конкретных сотрудников. Если же важно повысить эффективность компании в целом, стоит выбрать BPM.
2. Количество процессов, требующих автоматизации. Workflow подходит для выполнения определенной задачи строго ответственными сотрудниками. BPM позволяет управлять бизнесом более глобально, создавая скрипты и взаимосвязи для каждого процесса и его элементов.
3. Размер компании. Малому бизнесу часто достаточно Workflow. Но если ваша организация динамично развивается и расширяется, стоит задуматься над внедрением более масштабной и эффективной BPM.

Учитывая эти аспекты, вы с легкостью сделаете правильный выбор.

Выводы

Выбор системы зависит от целей вашего бизнеса. Если вы стремитесь к развитию, и желаете создать детализированную карту бизнес-процессов для повышения эффективности работы компании в целом, стоит выбрать BPM. Система поможет упорядочить задачи, проконтролировать их выполнение, выявить и устранить ошибки. Это масштабируемое и рациональное программное обеспечение, разработанное для полноценного ведения бизнеса.

Источник: bpm-systems.ru

Полный контроль выполнения задач при помощи WorkFlow

В предыдущей статье об аккаунт-менеджере была затронута тема систематизации процессов, в частности, такое понятие, как WorkFlow.

Хотелось бы подробнее рассказать об этом мало используемом инструменте и, конечно, привести наглядные примеры.

Примечание: WorkFlow (поток работ) – полная или частичная автоматизация бизнес-процессов в организации, при которой документы, информация, задачи или задания передаются от одного участника бизнес-процесса к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил в предусмотренное тайминг-планом время.

Синхронирование процессов

Любая система Workflow служит связующим инструментом между клиентом и организацией , а точнее между задачами, выполняемыми в процессе взаимодействия сторон.

Воркфлоу предоставляет возможность не только значительно увеличить объем получаемой информации, но и руководить процессом как внутри организации, так и вне ее, напрямую активно взаимодействуя с клиентами, поставщиками и партнерами.

Ранее мы говорили о том, что главным препятствием синхронной коммуникации является одновременность человеческого общения. Workflow видоизменяет процесс таким образом, что общение может происходить в любое время.

Огромные плюсом организации процессов является самоадаптация. То есть даже если в начале система была построена не слишком верно, со временем все встанет на свои места. Это происходит потому, что даже несмотря на то, какой вид и ресурс вы используете для WorkFlow, будь то ПО, Exсel или настенную доску со стикерами, главным героем этой системы является человек. Человек использует инструмент, а не инструмент человека.

Минусом является тот факт, что на определенном этапе возможно понадобится минимизировать процессы. Делегирование и разделение труда хорошо, но в разумных пределах. Иначе ваша организация превратится в конвейер, что плохо скажется на коммуникации с клиентами из-за слишком большого количества звеньев в цепочке процессов.

Примечание: WorkFlow может представлять собой любую абстракцию реальной работы, выделенной в процессе деятельности.

Формирование общей картины жизненного цикла организации

Концепция workflow предполагает наличие центра управления. Каждому руководителю нужно представление реальной работы в организации для планирования и прогнозирования деятельности по развитию, или, например, описания циклично-повторяющихся последовательностей действий. Для того, чтобы это сделать нужна обратная связь от более низшего звена организации. (От аккаунт-менеджера в случае ConvertMoster). Так вот, еще одной функцией Workflow является взаимодействие с высшим руководством .

Посредством систематизации процессов можно отследить реакцию рынка в рабочей нише на внедрение у себя новых принципов управления предприятием и перехода от функционально-ориентированной системы управления к процессной.

Примечание: хотя ConvertMonster относит себя скорее к агентству с проектным управлением, нежели с процессным.

Чуткий контроль качества

Система workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с обработкой информации.

Примечание: ConvertMonster использует назначение статусов для обозначения места процесса в общем потоке задач.

Workflow позволяет управлять качеством, что в свою очередь порождает необходимость в постоянном обмене информацией и координации действий на уровне двусторонних контактов.

Систематизация процессов выступает как описание последовательности действий, например, таких как работа человека, работа простого или сложного механизма, работа группы людей, работы сотрудников организации или машин и механизмов. Удобно, что контроль может происходить на каждом уровне. Вопрос в надобности.

Важно:

Системы WorkFlow автоматизируют процессы, а не функции.

Определяя и подбирая для себя правильную систему раскладки процессов, взаимодействий между ними и вокруг них, вы получите:

• снижение стоимости жизнедеятельности предприятия в 1,5 раза;
• сокращение издержек и сроков производственных циклов за счет полного контроля;
• улучшение качества обслуживания клиентов за счет плотной коммуникации;
• на 40% повысится оперативность реагирования на новые задачи;
• появляются новые возможности отслеживать информацию о состоянии запросов и упрощается доступ к представителям компании.

Примечание: Для полного счастья ConvertMonster хватает всего нескольких правильно составленных таблиц в Excel: Проекты в работе, Получение оплат, Ежедневный отчет производства и Воронка продаж. Ведение этих таблиц помогает нам планировать и прогнозировать финансы и процессы, контролировать исполнение задач, и кратко и емко составлять отчетность для высшего руководства.

И помните: «время – деньги», любое начальство ценит соблюдение этого правила

Источник: convertmonster.ru