Виды деятельности, которыми приходится заниматься руководителю проекта или группе управления проектом для обеспечения его успешного выполнения, можно разделить на следующие области:
- Управлениеи качеством. В эту область входят четкое определение целей проекта , его точного содержания ( project scope — что именно должно быть сделано в его рамках, какие результаты должны быть получены, включая все промежуточные, и какие работы должны быть проведены для этого), определение критериев качества результатов, процедур его обеспечения и контроля, выполнение этих процедур, а также критерии завершения проекта и действия по его завершению.
Определение любой процедуры, которое вырабатывается в ходе одной из деятельностей в рамках управления проектом, должно включать определение условий ее запуска, входных документов и материалов, действий, которые необходимо выполнить, указание возможных способов их выполнения, условий окончания и выходных документов. В ходе проекта все установленные процедуры должны выполняться при достижении условий их запуска.
Управление проектами для чайников. Введение
Далее подробнее будут рассмотрены перечисленные области деятельности, кроме последних трех. Некоторые вопросы, относящиеся к последним трем, более техническим областям, будут освещены в рамках других областей.
Большинство действий, связанных с определением содержания проекта , должно быть проведено уже на этапе подготовки к нему, еще до официального начала, — иначе не будет достаточных данных для принятия решения о запуске проекта.
Начинать определение содержания проекта надо с выяснения его целей . Основная цель должна описываться одной фразой и делать понятным предназначение проекта, очерчивать реальные потребности некоторых лиц и организаций, для удовлетворения которых предназначены его результаты.
После определения целей можно уточнять общие требования к продуктам или услугам, которые должны быть получены в результате проекта, основные ограничения на возможные решения, способы получения решений, включающие несколько альтернатив.
Основные элементы содержания проекта следующие.
- Целевые критерии проекта. Эти критерии определяют ряд показателей и их значения, означающие успех проекта, а также другие значения, говорящие о необходимости его закрытия. Цели проекта обязательно должны иметь составляющие, ориентированные на клиентов и пользователей его результатов, иначе даже самый успешный внутри организации проект может привести к созданию продуктов, которые не будут использоваться.
увеличить изображение
Рис. 16.2. Пример структуры работ проекта, построенной на основе декомпозиции задач
Обе составляющие содержания проекта , конечно же, требуют подтверждения у заинтересованных лиц . Только после определения этих двух элементов можно проводить обоснованное планирование работ и ресурсов для их выполнения, определение конфигураций проекта, необходимых для его выполнения инструментов и технологий и возможных рисков. Пропуски в структуре работ выливаются в неожиданные работы и возрастание затрат как времени, так и денег на проект в целом.
7 Cамых Эффективных Инструментов Управления Проектами
При разработке структуры работ можно взять за основу набор задач, полученных декомпозицией целей и задач проекта в целом, или набор промежуточных результатов ( deliverables ), передаваемых заказчику , который позволит постепенно получить необходимые итоговые результаты. Пример структуры задач для гипотетического проекта разработки ПО управления радаром аэропорта, построенный первым способом, показан на рис. 16.2. Аналогичный пример, построенный вторым способом, показан на рис. 16.3.
Управление качеством тоже становится возможным, когда выявляются все результаты, которые нужно получить в ходе проекта, и все работы, которые необходимо выполнить. Оно включает выделение ключевых показателей качества для всех результатов, окончательных и промежуточных, а также выполняемых работ. Должны быть определены используемые метрики качества, целевые значения, которые должны быть достигнуты по этим метрикам в ходе проекта, техники, которые позволят обеспечить достижение этих показателей, способы проверки того, что они достигнуты, а также процедуры устранения обнаруженных дефектов.
увеличить изображение
Рис. 16.3. Пример структуры работ проекта, построенной на основе поставляемых результатов
Источник: intuit.ru
▲ Группы процессов управления проектами
процессов управления проектами (или группы процессов):
- Группа процессов инициации. Процессы, которые выполняются для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения разрешения для начала проекта или фазы.
- Группа процессов планирования. Процессы, требуемые для определения
- Группа процессов планирования
- Сбор требований
- Определение целей и содержания
- Создание ИСР (иерархической структуры работ)
- Определение операций
- Определение последовательности операций
- Оценка ресурсов операции
- Оценка длительности операций
- Разработка расписания
- Оценка затрат
- Определение бюджета
- Планирование качества
- Разработка плана трудовых ресурсов
- Планирование коммуникаций
- Планирование управления рисками
- Идентификация рисков
- Выполнение качественного анализа рисков
- Выполнение количественного анализа рисков
- Планирование реагирования на риски
- Планирование закупок
▲ Функции управления проектом
Источник: studfile.net
Основные этапы создания проекта
Чтобы ориентироваться в проектном менеджменте, каждый PM специалист должен хорошо разбираться в его терминологии. Все проекты уникальны. Но, есть кое-что общее, что их объединяет. Они имеют свои жизненные циклы, разделённые на отдельные этапы. Каждый этап завершается ключевой точкой, от успешного прохождения, которой во многом будет зависеть успешность реализации проекта.
В нашем обзоре мы подробнее рассмотрим основные этапы проекта. Разберёмся, какие действия нужно совершать на каждом из них, чтобы получить запланированный результат.
Понятие проекта гораздо шире идеи или цели. Это – набор определённых действий, в результате последовательного выполнения которых получается готовый продукт. Отличительные особенности проекта:
- У него есть начало и конец.
- Он состоит из сложных заданий, которые выполняются в определённом порядке.
- Его результатом является абсолютно новый, ранее не существовавший продукт или результат, который можно представить заказчику.
- Для его реализации необходим определённый набор ресурсов.
- Его бюджет и ресурсы ограничены.
- В его реализации принимает участие большое количество людей.
Задачи в рамках проекта выполняются ответственным исполнителем или группой исполнителей по списку, задающему последовательность действий. Несколько проектов могут объединяться в программы. В качестве примера можно привести космическую программу США, включающую несколько крупномасштабных проектов, в том числе, Challenger.
Жизненным циклом проекта называют последовательно сменяющие друг друга этапы, в ходе которых совершаются определённые действия, преобразующие идею в конкретный результат. Получив знания об этих процессах, команда, работающая над проектом, получает возможность действовать рационально и осознанно. Благодаря этому:
- Работа над проектом будет структурированной, организованной и эффективной.
- Задачи в рамках проекта можно отслеживать на каждом этапе.
- Проект быстрее завершится, так как все непредвиденные препятствия будут минимизированы в ходе предварительного и текущего планирования.
Используя преимущества концепции жизненного цикла проекта, можно избежать расходования денег впустую, на задачи, не соответствующие изначальным целям.
Этапы работы над проектом
Итак, мы определились, что жизненный цикл любого проекта состоит из отдельных этапов. Они следуют друг за другом. Чтобы достичь желаемого результата, нужно двигаться последовательно. Чтобы понять, как это сделать правильно, рассмотрим основные этапы работы над проектом. Разберёмся, что происходит на каждом этапе.
Как конечный результат каждого из них влияет на успешность и сроки реализации проекта.
В проектном менеджменте выделяют пять этапов управления проектом:
- Инициацию.
- Планирование.
- Выполнение.
- Мониторинг.
- Завершение.
На каждом из данных этапов остановимся подробнее.
Что такое инициация проекта
Любой проект начинается с этого этапа. Он начинается, когда проект находится на стадии утверждения. Его цель – выяснить целесообразность проекта. Решить для себя, стоит ли приступать к его реализации. Для этого выполняются следующие действия:
- Составляется бизнес-сценарий.
- Определяется выгода от его выполнения.
- Уточняются необходимые ресурсы.
- Формируются критерии, по которым он будет оцениваться.
- Назначается куратор.
- Уточняются цели, границы.
- Утверждается список процессов.
- Производится согласование устава и плана проекта.
На этой стадии составляется подробное описание проекта, изучается бизнес-среда, в которой он будет осуществляться, выбирается путь его реализации с объяснением причины такого решения. Определяются результаты и выгоды, которые будут достигнуты при успешном завершении проекта.
После тщательного анализа всех факторов, влияющих на проект, делаются выводы о возможности и перспективности его осуществления. При положительном решении нужно переходить к следующему этапу. Если по проекту принимается отрицательное решение, необходимо вернуться к фазе обсуждения и найти возможные способы решения проблемы. Для этого можно воспользоваться шаблоном карты проекта.
Особенности планирования
Планирование начинается с момента запуска проекта и продолжается вплоть до его завершения. Даже если вам не терпится приступить к работе, игнорировать этот этап нельзя. От точности, скрупулёзности планирования во многом зависит успешность реализации проекта. Хорошо составленный план поможет избежать многих ошибок и предотвратить провал проекта из-за неточности оценок и плохо налаженных коммуникаций. На данном этапе необходимо ответить на следующие вопросы:
- С какой целью создаётся проект?
- Как будут определяться его показатели эффективности (KPI)?
- В какой области он будет реализован?
- Какие задачи нужно выполнить исполнителям?
- Кто будет над ним работать?
Также на стадии планирования уточняется бюджет проекта, рассчитываются его риски, контрольные точки.
Одним из важных разделов планирования является управление рисками. К ним относят факторы, способные повлиять на ход реализации проекта. Риски делят на категории по вероятности возникновения (случится или нет) и по влиянию на процесс (низкое или высокое). Для минимизации последствий рисков резервируют часть ресурсов.
Если их слишком много, стоит задуматься о целесообразности проекта. На стадии планирования определяют критический путь проекта – перечень работ, которые невозможно выполнить, не завершив предыдущую задачу.
При использовании итеративного подхода управления проектом составляется план управления событиями (вехами), помогающий установить ориентиры достижения целей на каждом этапе. Веха – это результат, достигнутый к установленному времени. Обычно вехами считают точки, в которых выполнение каких-то действий даёт значимый и заметный результат.
Для определения конечной цели проекта используют систему SMART, основанную на принципах конкретности, достижимости, измеримости, уместности и ограничения во времени. В ходе планирования разрабатывается детальное руководство к действию, составляется календарный план выполнения работ. Результатом данного этапа должен стать чёткий график или план с задачами для каждого исполнителя.
Выполнение проекта
Когда подробный план проекта составлен, пора приступать к выполнению задач, поставленных каждому участнику. При этом выполняются следующие действия:
- Подбирается команда специалистов, обладающих необходимыми знаниями и навыками для выпуска нового продукта.
- Выбираются поставщики ресурсов, необходимых для выполнения проектных работ.
- Уточняются параметры, определяющие качество произведённого продукта или услуги. Для этого разрабатываются стандарты производства и взаимодействия с клиентами. Их включают в систему обучения персонала компании.
- Организуются коммуникации между участниками рабочих процессов, их руководителями и клиентами.
- Продолжается работа по развитию и обучению команды. Проводятся мероприятия по сплочению её участников, поддержанию корпоративного духа, поддержки в коллективе.
- Формируются эффективные каналы передачи информации.
Мониторинг проекта
В процессе выполнения проекту необходим контроль движения в соответствии с планом. На данном этапе важно отследить, как выполняются поставленные задачи:
- Сдаются ли они в срок.
- Как справляются со своими заданиями исполнители.
- Насколько эффективно расходуется бюджет.
Для мониторинга используются различные инструменты и методики. Например, внезапные проверки совместно с руководителями групп, ежедневные собрания или еженедельные совещания с подробным разбором текущих рабочих процессов. На основе информации, поступающей из всех этих и других источников, вносятся необходимые корректировки.
Проведение регулярных планёрок поможет держать всю команду «в тонусе». Поможет устранить препятствия для решения поставленных задач на начальном этапе их возникновения. Для документальной фиксации обсуждаемых тем разрабатывается шаблон протокола еженедельного собрания. При выявлении отклонения от плана у руководителя проекта будет возможность изменить направление работы или скорректировать начальный план в соответствии с новыми обстоятельствами. Для упрощения мониторинга используется программное обеспечение, обеспечивающее централизованное хранение информации.
На данном этапе выполняются следующие действия, влияющие на ход проекта:
- Осуществляется мониторинг групп и рабочих процессов на критическом пути.
- Выявляются возможности для повышения производительности.
- Сопоставляются фактические и плановые затраты по проекту.
- Анализируются риски и подбираются пути для их устранения или снижения.
Мониторинг или планомерное, систематическое наблюдение за всеми участниками и процессами проекта направлено на выявление любых отклонений от целей. Для этого используются критерии, зафиксированные в бюджетах, календарных планах, нормативных и финансовых документах, утверждённых в ходе планирования.
В самом начале проекта определяются возможные отклонения от плана. В исследовательских проектах отклонения могут составлять до 20 %. Из-за высокой доли неопределённости план таких проектов обычно бывает приблизительным и корректируется по ходу выполнения.
Контроль проекта
Совместно с этапом мониторинга осуществляется контроль над реализацией проекта. Он бывает:
- предварительным.
- текущим;
- заключительным.
Задача предварительного контроля – обеспечение соблюдения установленных правил и процедур. Он действует до начала фактических работ по проекту. Затрагивает материальные, финансовые и трудовые ресурсы. В ходе предварительного контроля определяются требования к качеству материалов и оборудования, происходит отбор поставщиков.
Изучаются профессиональные навыки и знания исполнителей. Устанавливаются лимиты по расходованию средств на каждом этапе.
Текущий контроль необходим для отслеживания рационального расходования времени (достижения определённых результатов к намеченным срокам), бюджета и ресурсов. Цель заключительного контроля – обобщение полученного опыта для последующих разработок и реализации проектов аналогичного плана.