Внедрение программы что это

Содержание

Внедрение 1С

Когда предприятие хочет автоматизировать управление и учет, на помощь приходит внедрение 1С и сопутствующих продуктов, которые отвечают текущим потребностям компании. Зачем нужно внедрение 1С на производстве, предприятиях торговли или услуг? Продукты этого разработчика систематизируют ведение бухгалтерии, учета заработной платы, торговых операций, произведенной продукции и тем самым помогают автоматизировать рутинные процессы, которые отнимают много ресурсов организации: временных, человеческих и материальных.

Переход или учет по-новому?

Поводов для внедрения новой программы учета может быть несколько, но основных только два.

1 На предприятии уже ведется учет, но используемое ПО в корне не устраивает Заказчика (причины могут быть разными);
2 На предприятии не ведется учет в специализированном ПО (максимум – присутствуют в работе разрозненные таблицы Excel).

Кто принимает решение о том, что компании жизненно необходимо внедрить 1С:Предприятие? Эти вопросы решаются на уровне руководящего состава. Инициатором изменений может стать начальник подразделения, руководитель участка, логист или закупщик, топ-менеджер, генеральный, коммерческий или технический директор, главный бухгалтер.

Управление проектом Внедрение ERP системы Как проходит процесс внедрения

Когда нужно и не нужно внедрять 1С

Вначале рассмотрим ситуации, когда внедрение 1С 8.3 или другой версии ПО — однозначное благо для организации.

1 Компания только начинает работать на рынке. В таком случае удобно с самого начала наладить учет с помощью специально предназначенного для этого программного обеспечения;
2 Организация открывает новое направление работы или масштабируется. В таком случае программные продукты известного разработчика помогают закрыть новые потребности, которые появляются в процессе;
3 Имеющаяся система морально устарела, ее сложно поддерживать (например, на рынке недостаток программистов с нужными знаниями по имеющемуся ПО), в работе возникают серьезные проблемы;
4 Отчетность в старой программе не даёт прозрачной аналитики, в результате руководители принимают неправильные управленческие решения (или не принимают решений тогда, когда они необходимы). Иногда, в этом случае, есть возможность доработать имеющийся учетный продукт 1С.

Внедрение 1с в организации

А в каких случаях внедрение 1С 8.3 не обязательно и не изменит ситуацию с эффективностью бизнеса? Основная ситуация в данном случае одна: если старая учетная система стабильно работает и закрывает все или большинство потребностей предприятия и в компании есть резервирование по поддержке данной системы.

Выгоды от перехода на 1С

Чтобы окончательно выбрать ориентир на переход к автоматизированной программе учета в организации, важно понимать плюсы такого решения:

Вы избавитесь от рутинных операций, появится время на развитие приоритетных направлений;
Упростится документооборот, появится порядок в деловых бумагах и отчетах;
Вы оптимизируете работу с финансами и бухгалтерский учет в организации;
Уменьшится количество экономически необоснованных мероприятий;
Вы получите инструменты для контроля над бизнес-процессами;
Повысится прозрачность ведения и эффективность бизнеса;
Предприятие станет более гибким и управляемым;

Внедрение 1с

В большинстве случаев вы увидите первые результаты автоматизации через несколько недель после официального запуска. Если в это время будут обнаружены ошибки или вопросы, требующие доработки, обращайтесь к IT-специалистам, которые занимались внедрением программного продукта.

Три подхода к внедрению 1С

Внедрение 1С в организации можно организовать различными способами, у которых много общего. Все начинается с оформления заявки, дальше происходит непосредственно установка, настройка, тестирование продукта. В финале – обучение сотрудников работе с новым ПО. Мы практикуем эффективный подход и выделяем три базовых варианта: стандартное, проектное и SCRUM-внедрение. Рассмотрим каждый из них детально.

Стандартное внедрение

Наиболее быстрый способ, так как он подразумевает, что заказчику подойдет типовая конфигурация. Часто имеются в виду популярные продукты 1С: Предприятие, это: Управление торговлей, Управление нашей фирмой, Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом и т. п. Это востребовано у малого и среднего бизнеса, доступно по цене и требует минимальных затрат времени. Клиент получает такие услуги: установка приложения, настройка основных функций, перенос данных и обучение пользователей.

Детальнее процесс можно разделить на такие этапы:

1 Предварительное обследование. Клиент выдвигает требования, исполнитель их изучает и анализирует. На этом шаге согласовывают контрольные примеры и вводят их в типовую конфигурацию;
2 Подготовка техзадания. На основе данных, собранных на первом этапе, системный интегратор составляет и согласовывает с заказчиком подробное техническое задание, опираясь на контрольные примеры;
3 Составление плана работ. Системный аналитик, на основе вводных затрат от программистов, разрабатывают план, согласно которому будет выполняться внедрение конфигурации 1С;
4 Разработка и адаптация программы. Это непосредственно разворачивание ПО и его доработка под потребности клиента;
5 Обучение на рабочих местах. Сотрудники предприятия получают базовые знания и навыки работы с новой программой учета. Обучение проводится на территории заказчика или на выезде, занятия проводятся индивидуально или для групп пользователей;
6 Сопровождение. Гарантийное и послегарантийное обслуживание продуктов 1С. Помощь в решении вопросов, которые возникают в процессе использования автоматизированных средств учета.

внедрение конфигурации 1с

Проектное внедрение

В отличие от предыдущего случая, здесь создается комплексная концепция учета и управления бизнес-процессами в организации. Такая услуга востребована у крупных предприятий со своей спецификой работы и многочисленными нюансами, которые необходимо учесть на стадии проектирования. Готовая система адаптируется под конкретную организацию для получения выраженного экономического эффекта. В этом случае очередность работ будет следующей:

1 Составление целей проекта и перечня требований. Бизнес-объект обследуют, собирают пожелания его сотрудников (преимущественно начальников подразделений, топ-менеджеров предприятия), составляют заявку на разработку проекта и описывают бизнес-процессы;
2 Разработка концепции. Бизнес-процессы подробно изучают, на основе полученных материалов разрабатывают несколько вариантов концепции, которые теоретически подойдут заказчику;
3 Составление технического задания. Полученная информация анализируется, формируются пункты ТЗ;
4 Разработка эскизного проекта. Создается на основе предварительных проектных решений;
5 Разработка технического проекта. Строится на базе эскизного проекта с детальной проработкой ключевых элементов программного комплекса. На этом этапе разрабатывают и оформляют документацию на поставку оборудования для будущей компьютерной платформы;
6 Подготовка технической документации. Разрабатывают и адаптируют программу 1С, готовят под нее официальную техдокументацию;
7 Начало работы. Систему тестируют и, если результаты положительные — вводят в эксплуатацию. Далее обучают сотрудников компании и ее руководящее звено. По результатам опытной эксплуатации проект принимают и подписывают соответствующие документы;
8 Сопровождение. Гарантийное и послегарантийное обслуживание.

SCRUM-внедрение

Еще один случай, когда внедрение 1С:Предприятие занимает минимум времени и других ресурсов. Такой вариант подходит компаниям, у которых есть техническая возможность дорабатывать автоматизированный комплекс учета по ходу эксплуатации. Работа выполняется в несколько этапов и в конце каждого из них заказчик получает на 100 % готовый блок, от применения которого можно получить видимый экономический эффект. Пошагово это выглядит следующим образом:

1 Формирование ожиданий к проекту. Здесь важно осознать, какие результаты заказчик планирует получить в финале и на промежуточных шагах. Специалисты компании-интегратора составляют план работ и совместно с клиентом присваивают им приоритет;
2 Постановка техзадания. Требования клиента формализуют и представляют в виде, удобном для дальнейшей обработки;
3 Подготовка решения. Программисты со стороны исполнителя предлагают несколько вариантов решения задачи;
4 Выполнение задачи. Выбирают оптимальный вариант и реализуют его на практике.

внедрение 1с 8

Далее внедрение 1С:Предприятие 8 происходит циклично, повторяясь с этапа постановки нового блока задач. Количество таких блоков задач не ограничено, процесс может занять сколько угодно времени. Первоначальный список из блоков задач и приоритеты могут меняться в результате развития компании: масштабирования бизнеса, открытия новых направлений, офисов и т. п.

Все способы подразумевают, что в процессе работ вам нужна разработка, внедрение 1С и дальнейшее сопровождение системы в комплексе. Иногда шаги меняют местами или добавляют отдельные этапы, чтобы получить наибольшую отдачу. Например, в одном случае рекомендуется использовать детальное обследование существующей компьютерной системы, а в другом – обойтись экспрес-аудитом, который проводится на этапе пресейла.

Демонстрация контрольного примера не обязательна, но желательна: так у заказчика будет возможность заранее увидеть, как будет работать программа учета, узнать больше о ее функциях. Интеграция данных (загрузка справочников, остатков, истории взаимоотношений) понадобится, если организация раньше вела где-то автоматизированный учет, но он по каким-причинам ее больше не устраивает.

Какой способ подойдет вам?

Выбрать правильный вариант легко, если четко понимать, что следует получить на выходе, каких размеров компания и какой у нее документооборот. Если с помощью учета придется решать нестандартные задачи, экспресс-варианты не помогут, но подойдет проектная разработка. То же относится к объемному документообороту. Но если в приоритете скорость и доступная стоимость, плюс потребности легко закроет типовая конфигурация 1С, можно рекомендовать первый (стандартный) вариант.

На SCRUM-внедрение сложно решиться большим неповоротливым компаниям, которые придерживаются традиционного подхода в модернизации компьютерных систем. Небольшим и средним, которые открыты новому (в том числе технологиям и методам работы), наоборот, проще воспользоваться этим популярным на Западе и уже частично в России методом управления проектами.

Независимо от выбранного варианта специалисты компании-интегратора выполнят работу так, чтобы хозяйственная деятельность заказчика не остановилась из-за перехода на иную или выбора новой системы учета. Работу считают успешно завершенной, если достигнуты цели, поставленные на начальном этапе.

Дополнительные услуги

Допустим, вы решили внедрить 1С и заказали это как отдельную услугу. В идеальных условиях это хорошее решение, но ваша ситуация может оказаться нестандартной. Большинство интеграторов включает в услугу быстрый аудит, но если проблем и ошибок в прежней системе много, а планируется ее полное обновление, понадобится их детальный разбор и оперативное устранение.

Если требуемый функционал невозможно получить с помощью типовой конфигурации, нужна проектная разработка. Часть кода придется написать отдельно, под запросы компании-заказчика.

И, наконец, любой программный продукт 1С нуждается в технической поддержке. Специалисты оперативно решат вопросы, которые возникнут по ходу работы с автоматизированной системой, и не допустят появления серьезных проблем.

Узнайте, как внедрение системы 1С:Предприятие поможет вашему бизнесу. Получите консультацию эксперта в продуктах 1С по выбору подходящего инструмента для учета и его интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру в чате или по номеру, указанному на сайте.

Источник: stekspb.ru

Кто должен внедрять в компании новый программный продукт

Перед вами стоит задача: адаптировать стандартное IT-решение к потребностям своего бизнеса. С чего начать внедрение программного продукта, чтобы заставить его эффективно работать?

Уже давно вы мечтали приобрести программный продукт, который решит многие проблемы вашего бизнеса. Вы работаете достаточно долгое время на рынке, есть успехи, вы расширяетесь, но чего-то не хватает. Эффективной аналитики, правильного прогнозирования, качественного контроля. И вот спустя какое-то время вы нашли программный продукт, провели тендер, сравнили аналоги и выбрали то, что вам «по карману».

Если вы собственник, то спланировав покупку, вы захотите, чтобы выбранная вами программа окупилась в короткий срок, и не стала очередным «дорогим калькулятором» для ваших сотрудников. Для этого, как только вы приняли решение о приобретении, стоит задуматься о процессе внедрения. Заметьте, не после покупки, а до того, как вы только приняли решение и спланировали бюджет.

Самое первое, о чем вы должны задуматься – это о «движке» процесса внедрения. Я называю «движком» специалиста, который будет владельцем всех процессов, связанных с внедрением приобретенного программного продукта.

Этим специалистом должен быть не просто выбранным вами по занимаемой должности (например, начальник IT-отдела), или не сильно занятый в данный момент сотрудник, который более-менее понимает задачи, для приобретения которых вы купили программу. Во-первых, это должен быть специалист, который имеет опыт именно внедрения программ.

Во-вторых, он должен понимать проблемы, которые должна решить данная программа. Он должен знать обо всех процессах внутри компании, которые связанны с решением задач при покупке программы. И конечно же, он должен «гореть». Под словом «гореть» я подразумеваю, что он должен как никто другой в компании понимать, что программа – это лучшее решение поставленных перед ним задач.

Что при правильном внедрении компания получит эффективный инструмент, который облегчит работу многих, и в результате компания поднимется на ступень выше в своем развитии. И свой огонь этот внедренец должен уметь передавать не только топ-менеджерам, но и всем в компании.

Хочу оградить вас от распространенной ошибки, которую совершают собственники или топ-менеджеры, выбрав таким человеком IT-специалиста. Не спорю, любой IT-специалист разбирается в программах, знает все связи в них, сможет прописать дополнительный код. И все мы привыкли, что если IT-отдел нашел программный продукт, был ответственным за его приобретение и после покупки был связующим звеном в настройках связей, то и внедрением должен заниматься IT-специалист. Это неправильно!

Выбранный вами внедренец должен быть связующим звеном между разработчиком программы, IT-отделом и заказчиком программы внутри компании (в моем случае это, например, коммерческий отдел). И простыми словами должен понимать нужды заказчика программного продукта (коммерческого отдела), а после этого суметь правильно написать техническое задание для IT-отдела и разработчика программы. На своем опыте скажу, более правильно будет распределить задачу написания технического задания специалисту по внедрению. Расскажу на примере, почему.

Если написание технического задания на начальной стадии поручить IT-отделу, то специалисты отдела не всегда до конца понимают потребности коммерческого отдела. Например, какие показатели должны отображаться в планируемой программе, и на основании каких экономических формул данные показатели рассчитываются.

Если написанием технического задания займется коммерческий отдел, то грубо говоря, разработчики, получив такое задание, будут переспрашивать по десять раз, пока не поймут, что хотят специалисты коммерческого отдела от программы в будущем. Ну и конечно, самый большой плюс в пользу написания технического задания специалистом по внедрению, который не относится ни к IT-отделу, ни к коммерческому подразделению, заключается в следующем.

Как внедрять программу — самостоятельно или заказать проектное внедрение?

Ну, наконец-то. Этап мучительного выбора пройден, нужная программа закуплена. Позади остались бесконечные презентации, запросы коммерческих предложений и сравнение несравнимого 🙂 Вот она, заветная желтая коробочка, большая и красивая, лежит на полке, ждет своего часа.

Хочется уже запустить ее в работу. Как же сделать это просто, быстро и без серьезных проблем?

Почему бы не внедрить ее собственными силами? Да, в общем случае такое возможно, но только если внедрение происходит по плану. Как минимум, определены цели, команда, сроки и бюджет проекта. Если же на предприятии не сложилась проектная культура, внедрение сложной программы с большой вероятностью провалится. При спонтанном внедрении:

1) Не определены цели и границы проекта. Никто толком не знает, что должно получиться в результате. Непонятно, какие отделы и функции должны быть автоматизированы, а какие — нет. В результате границы проекта «плывут», постоянно возникают новые идеи и требования, и не видно конца и края работам.

2) Не определен состав проектной команды и полномочия членов команды. Не ясно, кто несет персональную ответственность в случае провала. В результате множество людей чем-то заняты, но нет ни результатов, ни виноватых. Часто виноватой назначают «неподходящую программу».

3) Не определены сроки проекта, и не выделен бюджет на мотивацию членов команды выполнить проект в срок. Бывает и такое, что кто-то получает премию, а кого-то увольняют только потому, что так захотел начальник.

Рассмотрим примеры спонтанного внедрения из нашей практики.

1. В теплосети одного города на Урале пробовали собственными силами запустить программу «1С:Управление теплосетью 2» (УТ2), просто установив программу и купив учебные курсы. О проектах внедрения заказчик не слышал в принципе. «Мы купили программу, а что бы она заработала – нужно ещё заплатить?!». Это всё равно, что купить небольшой самолёт и удивляться, что летать не получается. Хотя все мы знаем, что для полета нужно заплатить за лицензию пилота и оборудовать аэродром. В этом случае внедрение не происходит вовсе, и программа не запускается.
2. Другой пример, в одной из из теплосетей Сибири. Третий год коллеги пытаются запустить программу УТ2 собственными силами, обращаясь к нам только за небольшими доработками. Но программа все никак не перейдет в промышленную эксплуатацию. Что же там происходит? Правильно — спонтанное внедрение. Установили программу.

Посадили штатного программиста – внедряй, ты же программист! За что мы тебе деньги платим? Цель – чтобы всё работало. Срок – в ближайшее время! Тут мы имеем дело с неопределенными целями проекта, размытой проектной командой и отсутствием сроков.
Проектное внедрение по договору с компетентным подрядчиком решает перечисленные проблемы. Цели внедрения, сроки и бюджет определяются в момент заключения договора, заказчику есть с кого спросить. А подрядчик заинтересован в том, чтобы проект был успешным еще больше, чем заказчик, иначе он просто ничего не заработает. Поэтому всегда начинает внедрение с приказа, определяющего проектную команду, и заранее обсуждает премирование сотрудников заказчика по результатам проекта.

Рассмотрим пример успешного проектного внедрения.

Первое внедрение программы УТ2 было осуществлено в теплосети города-милионника. Проект длился 4 месяца и окончился к концу 2018 года. Работы выполнялись смешанной проектной командой. Руководителя проекта выделила фирма-партнёр 1С. А основную работу выполняли пятеро специалистов ИТ-службы заказчика, имевшие опыт подобных проектов.

Конечно, не все теплосети могут себе позволить собственную команду ИТ-специалистов. В небольших ресурсоснабжающих предприятиях IT-отдел представлен одним сисадмином. Он и программист, и заправщик принтеров, и специалист техподдержки, и методолог. Он же Гога, он же Гоша. Тут уже никак не обойтись без договора на внедрение с компетентной фирмой.

Лучше всего привлечь разработчика отраслевого решения.

Устав проекта и приказ о внедрении программы .

Итак, мы поняли, чем проект отличается от «занятий внедрением». Четкие цели, границы проекта, определение требований, сроков и бюджета проекта. Описание проекта заносится в его устав. Типовой устав проекта внедрения содержит следующие разделы:

Обоснование проекта
Содержание проекта, его цели
Сроки и бюджет проекта
Организация проекта, план коммуникаций
Границы и допущения проекта
Риски проекта

Календарно-сетевой график проекта.

Предположим, заказчик все же принял решение внедрять программу собственными силами. И даже выпустил приказ, определивший цели и границы проекта, состав и полномочия проектной группы. Но при этом ответственные специалисты заказчика не составили и не утвердили на уровне директора план внедрения.

При отсутствии такого плана внедрение неизбежно растягивается. Почему такое происходит? Дело в том, что сильно занятые текущей работой сотрудники не уделяют достаточного времени проекту.

Например, один из заказчиков приобрел программу УТ2 еще в 2018 году. На наши вопросы, как идут дела, отвечают: «Мы вовсю внедряем, приказ был. Но пока работаем на старой программе». Программа имеется и директор приказал ее внедрить, определил срок, и сами сотрудники очень хотят. Но у «выделенных» специалистов нет времени на новую программу.

Ручная работа съедает всё время.

В случае, если Заказчик заключает с нашей компанией договор на внедрение, процесс идет строго в соответствии с календарно-сетевым графиком проекта (КСГ).

Руководитель проекта со стороны компании Софт-портал планирует работы и следит за выполнением работ, причём следит не только за своими коллегами. Этот же руководитель контролирует команду заказчика, следит за правильностью ввода данных и проверки результатов. Документирует запросы на изменения и работает с отклонениями.

Тот факт, что КСГ составляется экспертом фирмы-разработчика, гарантирует адекватность графика. План учитывает трудоёмкость каждого этапа, загрузку специалистов заказчика. В нем есть буфер времени на возможные проблемы и риски, позволяющий сдвигать отдельные этапы, сохраняя общий срок проекта. Таким образом под контроль берутся сложные и трудноуправляемые процессы.

Например, на согласование описания контрольного примера закладывается трудоемкость 24 часа, но срок определяется в 7 рабочих дней. Мы понимаем, что большая часть работы в это время будет выполняться заказчиком, а члены проектной команды со стороны исполнителя переключатся на другие работы.

Автоматизация бизнес‑процессов: цели и этапы внедрения

С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.

Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.

Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.

Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.

Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:

позволяет восстановить контроль над бизнес-процессами;
способствует улучшению коммуникаций;
сокращает количество ошибок;
высвобождает время и ресурсы, позволяя сотрудникам сосредоточиться на основной работе, избавляет их от утомительных и повторяющихся задач.

Цели и преимущества автоматизации бизнеса

Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.

Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.

Маркетинг и поддержка клиентов. Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.

Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.

Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.

Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.

Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом. Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.

Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.

Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.

Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.

Более эффективные коммуникации. Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.

Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.

Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать

Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.

Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.

Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.

Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.

Анализ

Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса.

Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.

Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов:

рассылка;
процесс общения с клиентами;
процесс планирования и разработки маркетинговой кампании;
процесс найма;
процесс разработки ПО;
совместная работа в команде;
отслеживание и улучшение результатов;
распространение и хранение отчетов;
фиксирование и решение проблем в службе поддержки клиентов;
расчет заработной платы.

После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса.

Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.

Внедрение

На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа.

Интеграция

На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.

Сопровождение и техподдержка

Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.

Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.

Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса

Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.

Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.

Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.

С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени.

Подберите организации, которым подходит ваш товар или услуга. Исключите неплатежеспособных. Выгрузите базу в Excel или CRM.

Источник: kontur.ru

Внедрение программы что это

Внедрение 1С

Переход или учет по-новому?

Когда нужно и не нужно внедрять 1С

Популярные проблемы с внедрением продуктов 1С

Программа 1С некорректно выбрана изначально

Программа 1С неправильно настроена

Возникли проблемы с загрузкой БД

Внедрение ПО саботируют сотрудники

Появились проблемы с интеграцией в имеющуюся ИТ-инфраструктуру

Выгоды от перехода на 1С