Внедрение программы аудита это

Список вопросов аудита 5S — непрерывное повышение эффективности работы лаборатории

Термин 5S		Определение		Девиз
1	Сортировка (Seiri)		Избавьтесь от ненужных предметов на рабочем месте		Если не знаете, нужна ли эта вещь, выбросьте ее!
2	Соблюдение порядка (Seiton)		Выделите специальное место для оставшихся вещей		Всему свое место!
3	Содержание в чистоте (Seiso)		Очистите и осмотрите рабочее место		Убирать и проверять!
4	Стандартизация (Seiketsu)		Сформулируйте практические рекомендации		Установите правила и выполняйте их!
5	Совершенствование (Shitsuke)		Сделайте 5S частью повседневной культуры труда. Чтобы соответствовать стандартам, проводите регулярный аудит.		Не возвращайтесь к старым привычкам!

Внутренние аудиты. Часть 3. Программа. Пример. Практика от эксперта. ИСМ. Внедрение МС/ГОСТ Р ИСО

• После первоначального внедрения 5S аудит необходимо проводить ежемесячно.
• Как только программа 5S будет отлажена, достаточно проверки каждые шесть месяцев.
• Без аудита реализовать успешную программу 5S невозможно. Как показывает опыт, в течение 3–6 месяцев лаборатория возвращается к тому, что было до реализации 5S. А чтобы повторно внедрить эти принципы, придется все начать с самого начала. Никаких компромиссов!

Выполняйте регулярные проверки лаборатории с помощью списка вопросов аудита 5S, чтобы поддерживать реализацию программы 5S в рамках непрерывного процесса совершенствования

Что входит в программу 5S?

Внутренние аудиты. Практика от эксперта. Пример. Часть 1. Списки аудиторов. Внедрение МС/ГОСТ ИСО

Программа 5S состоит из пяти этапов. Для демонстрации процесса непрерывного совершенствования их размещают по кругу. Пять шагов на букву «С»:

1. Сортировка (Seiri)

Избавьтесь от ненужных вещей на рабочем месте.

Отсортируйте, разберите, избавьтесь от лишнего и классифицируйте.

Требования аудита 5S для эффективной бережливой лаборатории
Подробнее о СОРТИРОВКЕ

Подход 5S начинается с этапа «сортировка». Сотрудники должны просмотреть все предметы в рабочей зоне лаборатории с целью определить, что нужно, а что нет. Бесполезные вещи убирают, оставляя только инструменты, оборудование, компоненты, приборы и машины, которые используются ежедневно. Когда в рабочей зоне хранятся только необходимые предметы, освобождается место.

Все легкодоступно, и проще проводить уборку. Чтобы достичь этого, каждый сотрудник должен быть готов избавиться от ненужных вещей. Для классификации предметов во время сортировки можно воспользоваться системой цветных этикеток.

Красный	Этот предмет совсем не нужен. Совет. Будьте осторожны с красными этикетками в лаборатории, поскольку они также могут указывать на то, что оборудование небезопасно или не откалибровано. В этом случае для данной категории лучше использовать другой цвет.
Желтый	Нет уверенности в том, нужно ли убрать (или выбросить) этот предмет. Совет. Соберите все вещи, которые вызывают сомнение, в желтую коробку и поставьте ее в другое место. Если позже такая вещь понадобится, ее можно будет достать. Через шесть месяцев все, что не использовалось, можно окончательно убрать или выбросить.
Зеленый	Этот предмет используется регулярно. Оставьте его на рабочем месте или положите обратно в ящик.

Рекомендации: 1. Пройдите по всем участкам лаборатории. 2. Загляните в шкафы, под лабораторные столы, внутрь защитных боксов (будьте при этом осторожны!). 3. Уберите все предметы, которые не нужны (устройства, инструменты, оборудование, химикаты, растворители и т. д.). 4. Если вещь сломана, просто выбросьте ее.

5. Более крупные предметы (мебель, приборы и т. д.), которые были отобраны как ненужные, можно пометить желтой или красной этикеткой, чтобы все сотрудники могли высказать свое мнение или предотвратить вывоз. Этот простой способ прямого общения идеально подходит для крупных организаций.

2. Соблюдение порядка (Seiton) Выделите специальное место для оставшихся вещей. Всему свое место!

Требования аудита 5S для эффективной бережливой лаборатории
Подробнее о СОБЛЮДЕНИИ ПОРЯДКА

«Соблюдение порядка» подразумевает организацию всех остальных вещей таким образом, чтобы их можно было легко найти и чтобы их расположение соответствовало логике рабочего процесса. Рабочая зона должна быть организована таким образом, чтобы у каждого предмета было свое место.

После каждого использования вещи нужно класть туда, где они хранятся, чтобы можно было легко обнаружить, когда чего-то не хватает. Это относится к аналитическим приборам, стеклянной посуде, перчаткам, пипеткам, трубкам, сетевым кабелям, химическим реактивам, растворителям, расходным материалам и т. д. В производственных помещениях пол часто размечают специальными линиями (например, желтыми), чтобы обозначить зоны стоянки тележек.

Тот же принцип можно применять в лаборатории, чтобы обозначить правильное расположение оборудования на столе. Тогда все нужные инструменты будут всегда под рукой. Как ни странно, четкая организация рабочего места сразу бросается в глаза, а эффективность заметно возрастает. Рекомендации: 1. Попробуйте повысить эффективность с помощью программы Восемь видов потерь.

2. Используйте «диаграмму спагетти», простой рисунок рабочего места или блок-схему с отдельными самоклеющимися этикетками. 3. Располагайте предметы так, чтобы улучшить эргономику рабочего места в лаборатории. 4. Используйте настенные органайзеры, наклейки, разметку пола и другие способы цветовой маркировки, чтобы действительно видеть каждый шаг. 5. Убедитесь, что ко всем рабочим станциям имеется доступ сзади. 6. Поместите изображение или список с перечнем содержимого на каждый ящик и шкаф.

Источник: www.mt.com

12 преимуществ автоматизации аудита

Источник: CaseWare В современном мире для решения большинства задач используются компьютерные технологии. Они помогают избежать механических ошибок, ускорить операции, повысить качество выполняемых работ. Происходит автоматизация производства, исследований, обучения, бизнеса, управления и других сфер. Этот процесс не обошел стороной и сферу аудита.

Автоматизации бухгалтерского учета сейчас более распространена, чем аудиторской деятельности. И в данной статье мы рассмотрим основные преимущества внедрение новейших технологий для аудиторов на примере программы CaseWare и шаблона Audit Russia.

Какие есть предпосылки для автоматизации аудита?

• Активное развитие программно-аппаратного комплекса — технических и программных средств для выполнения задач (Microsoft Office, Gnumeric, LibreOffice Calc, Statistica, SPSS Statistics, STADIA,1С, «АйТи», «Атлант –Информ», «Галактика — Парус», «ДИЦ» и многие другие)
• Компьютеризация бухгалтерского учета;
• Трудоемкость аудиторских процедур за счет обработки больших объемов информации;
• Введение единых стандартов финансовой отчетности (МСФО, РСБУ);
• Многие аудиторские задачи решаются с помощью математических моделей анализа и, следовательно, могут рассматриваться как объект автоматизации;
• Создание и использование информационно-справочных систем (КонсультантПлюс, Гарант);
• Наличие нормативно-правовой базы создания системы автоматизированной аудиторской деятельности.

Всё это говорит о необходимости внедрения программных решений, которые помогут максимально использовать достижения технического прогресса. Для этого канадская компания CaseWare International Inc. создала ряд продуктов CaseWare. Среди них можно выделить Working Papers для контроля, обработки и анализа финансовой отчетности и данных. Аудиторам предлагается использовать CaseWare Working Papers с шаблоном Audit Russia.

Какие основные преимущества автоматизации аудита с этим программным обеспечением?

1. Интуитивный интерфейс

Интерфейс легко воспринимается. Шаблоны можно настроить исходя из индивидуальных потребностей компании.

В CaseWare можно работать в документе одновременно всей командой. Это позволяет сотрудникам видеть процесс работы друг друга и обеспечивает актуальность данных, контроль ситуации каждым участником. Благодаря онлайн-работе руководители экономят время для определения статуса проекта.

Информация в программе защищена от случайных изменений.

Каждый сотрудник имеет право электронной подписи, что существенно повышает уровень ответственности. А благодаря функции фиксации даты выполнения документа, улучшается контроль качества.

1. Автоматизация всех процессов

Программное обеспечение автоматизировано и не требует бумажного документооборота. Все шаги аудита аккумулируются и могут быть перенесены на следующий период (примечания к долгосрочным документам или выполненные процедуры). За счет этого качество аудита повышается из года в год, экономится время на обработку данных от периода к периоду.

1. Автоматическое формирование рисков. RiskSpace

Модуль CaseWare RiskSpace помогает быстро выгружать информацию и идентифицировать риски. Он особенно полезен начинающим аудиторам в качестве шпаргалки рисков, которые разбиты по секциям.

1. Встроенный план счетов
2. Ведение проектов по РСБУ и МСФО

Пользователям доступно автоматическое формирование отчетности в соответствии с РСБУ и МСФО, готовые шаблоны формата отчетности, показатели эффективности, детализация данных в один клик.

Позволяет автоматически связывать баланс в соответствии со счетами.

1. Обучающие материалы в свободном доступе

Команда CaseWare старается максимально поддерживать пользователей и помогать легко осваивать программу. В доступе есть YouTube канал с видео-обучением, база знаний, учебник на трех языках, а также техподдержка.

1. Интернациональность

Продуктом пользуются компании со всего мира, в том числе из топ-20 аудиторских сетей.

За счет интернациональности и стандартизации пользователи продукта из разных уголков мира и офисов могут без труда быстро находить общий язык с командой клиента, иностранными коллегами.

Автоматизация — процесс закономерный и необходимый, так как конкуренция заставляет компании искать новые пути развития и укрепления позиций на рынке. К тому же, благодаря ей экономится время и, как результат, появляется возможность получения большей прибыли.

Выполнить эти задачи помогают инновационные технологии и программные решения, которые постоянно обновляются и модернизируются, чтобы покрывать всё возникающие запросы пользователей. Одним из них является CaseWare, более детальную информацию о котором можно узнать на сайте или обратившись непосредственно к специалистам программного обеспечения.

Источник: www.audit-it.ru

Внедрение программы аудита это

“Зачем мне нужен аудит, если я и так знаю о проблемах?” — так о своем бизнесе думает далеко не единственный заказчик. Но, на самом деле, такое убеждение — ложное.

Представьте себе: вы — владелец компании. В какой-то момент вам начинает казаться, что процесс разработки и поддержки ПО протекает неэффективно. Вы начинаете экстренно принимать меры: меняете команды разработчиков, устанавливаете точные и более жесткие сроки выполнения задач, ставите все текущие проекты на собственный контроль… А результата как не было, так и нет.

Именно в этот момент вам просто необходим взгляд со стороны. Взгляд на проблему под другим углом, который может спасти ваш бизнес. Это и называется аудит.

Начнем с понятия

Аудит — это независимая проверка и оценка деятельности компании экспертами в той же области. Проще говоря, это взгляд со стороны опытного специалиста на то, чем занимается организация.

Не в каждой компании принято впускать в свои процессы сторонних экспертов. Однако опытные менеджеры проектов знают, что проблему редко удаётся решить эффективно, не прибегая к мнению третьих лиц. В большинстве случаев выходит так, что в компании нет возможности даже выявить проблему без посторонней помощи. Именно тогда и следует всерьёз задуматься об проведении аудита.

А зачем нам это нужно?

На самом деле, цель аудита относительно проста – разобраться с тем, что в процессе разработки работает хорошо, что работает плохо, а также разработать алгоритм создания и изменения продукта при эффективном использовании ресурсов для выпуска качественных версий.

Теперь разберемся с этапами процесса проведения аудита:

• Анализ этапов процесса разработки
• Определение позитивных факторов в процессе разработки
• Определение неэффективных факторов в процессе разработки
• Определение рисков на каждом этапе с целью минимизировать их с помощью инструментов риск-менеджмента
• Составление списка ключевых регламентов и приведение их к единому виду
• Разработка поэтапного и эффективного процесса создания и изменения продукта

Для реализации этих этапов следует выполнить еще несколько шагов:

• Ознакомиться с проектом и проанализировать его
• Пообщаться с основной командой разработчиков
• Узнать, как работают смежные команды внутри компании
• Определить, как работают подрядчики на аутсорсе
• Выявить конфликты и неоптимальные решения, предложить изменения и доработать их вместе с командами
• Создать новые регламенты и разработать дорожную карту релиза

Детальное исследование специфики бизнеса заказчика поможет максимально точно выявить существующие проблемы и создать всевозможные пути для их устранения.

Проводим работу над ошибками

Итак, к проведению аудита все готово. Теперь узнаем, как выглядит сам процесс:

1. Назначаем ответственные за IT-процессы лица. Среди них будут такие профильные специалисты, как: аналитики, разработчики, тестировщики, руководители, тим-лиды и т.д.

2. Назначаем поставщиков IT-услуг, аутсорсеров, аутстаферов, участников и пользователей IT-процесса (когда таковые имеются).

3. Оцениваем степень интеграции IT-процессов в конкретные планы и управленческие механизмы компании.

4. Оцениваем действия всех участников IT-процессов.

5. Анализируем документацию по проектам, связанным с инфраструктурой IT-компании.

6. Анализируем данные в информационных системах в зависимости от рода проведения аудита.

7. Формируем детальный отчет о состоянии IT-процессов в компании с применением разных методик.

8. Формируем пакет рекомендаций по устранению негативных явлений в IT, необходимой модернизации и возможной оптимизации.

Во время аудита важно использовать инструменты, которые позволят достичь целей. Таких инструментов — великое множество, но выбираются они под конкретного заказчика в зависимости от множества факторов.

Рассмотрим базовые инструменты, применяемые при проведении аудита:

• Интервью, взятое у специалистов
• Анкетирование
• Инструменты ТОС (теория ограничений)
• Инструменты бережливого производства Lean (Кайдзен и пр.)
• Диаграммы Исикавы, Парето
• Инструменты взаимодействия с членами команды
• Документы, регламенты
• Метрики эффективности
• Ретроспективы
• Контрольные листки, стратификация данных

Соблюдение технологии проведения аудита во многом связано с порядком использования инструментов, о которых мы говорили выше. Порядок, по которому должен работать аудитор, позволяет эффективно проводить проверку и выявлять несоответствия по процессам, системе качества или результатам работы.

Четкая работа — четкий итог

Аудит процесса тестирования ПО позволяет заказчику сэкономить собственное время и ресурсы своих сотрудников, улучшив качество своего бизнеса. Слаженная работа компетентных специалистов поможет владельцу бизнеса выявить точки роста предприятия, устранить нарушения и оптимизировать деятельность.

Помните и об этом:

• Взгляд со стороны – это важно, так как аудит – это серьезный и масштабный процесс.
• Коммуникация – ключ к успеху в любых ситуациях, начиная от личных отношений и заканчивая сложными бизнес-процессами.
• Четкие параметры сравнения упрощают работу. Принимать решения проще, когда вы сравниваете одни и те же показатели или оцениваете сотрудников по одинаковым параметрам.

Приводим конкретные примеры

Думаем, что с теорией мы разобрались достаточно — пора переходить к примерам из нашей практики. Ниже вы можете ознакомиться с реальными заказчиками, которым мы в свое время предоставляли услуги аудита.

Медицинский центр

Какие работы провели:

Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями

Какой результат получили:

• Сформирован стратегический и тактический план по внедрению изменений
• Выявлены проблемные места в процессах
• Реализован план по внедрению изменений и повышению эффективности
• Исключен базовый конфликт между заказчиком и подрядными организациями в составе холдинга
• Сократилось в два раза количество ошибок на проде

Компания-разработчик программного обеспечения для банков

Какие работы провели:

Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями, управление взаимоотношениями с заказчиками, обучение руководителей и специалистов Agile управлению требованиями, тестированию

Какой результат получили:

• Сформирован стратегический и тактический план по внедрению изменений
• Выявлены проблемные места в процессах
• Повышена лояльность клиентов
• Увеличились доходы
• Снизилось число проектов с отставанием сроков
• Сократилось в три раза количество ошибок на проде

Государственная компания

Какие работы провели:

Аудит бизнес-процессов, процессов разработки и сопровождения ПО, управление подрядными организациями, управление взаимоотношениями с заказчиками, поставка и внедрение программного обеспечения для поддержки жизненного цикла разработки ПО

Какой результат получили:

• Разработаны и усовершенствованы системы управления жизненным циклом программных средств с использованием международного опыта
• Выстроена эффективная схема взаимодействия с подрядными организациями
• Выданы рекомендации по улучшению взаимодействия бизнес-заказчика и подразделений разработки
• Сократилось время отставания в выпуске релизов на 30%
• Сократилось на 25% количество ошибок на проде

Заключение

Аудит — очень важный процесс для любого бизнеса. В результате проведенных работ можно увидеть проблемные места, которые невозможно отметить без взгляда со стороны. По окончанию выполнения всех работ к владельцу бизнеса приходит понимание того, как настроить процесс так, чтоб он не требовал постоянного контроля, а все при этом делалось в срок и без раздутых бюджетов. Аудит позволяет приобрести новые знания и навыки, а также эффективные инструменты контроля за разработчиками, без стресса и постоянной замены команд. Но самое главное — аудит помогает компании найти точки роста.

Хотите узнать, какой эффект будет от аудита вашего проекта? Свяжитесь с нами, и мы подробно ответим на все ваши вопросы. До скорых встреч!

Источник: quality-lab.ru