Виды автоматизированных бухгалтерских программ

Исторически именно системы автоматизации бухгалтерского учета появились в России первыми. Значительный рывок в развитии бухгалтерских ИС произошел с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с информацией непосредственно, минуя посредников.

Бухгалтерские комплексы.

Первые бухгалтерские системы представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор.

Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

Что такое автоматизированная система

В настоящее время комплексы используются, прежде всего, для автоматизации складского учета, учета и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные и средние предприятия с большим оборотом хозяйственных средств многочисленным персоналом.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно выделить: “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма “Фолио”), “Торговый склад” (фирма “Инфин”), “Парус – Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1 С – зарплата” (фирма “1 С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

Современный бухгалтерский комплекс представляет собой несколько программ по различным участкам учета, объединенных с помощью так называемой сводной программы, “подводящей итоги”.

Мини-бухгалтерии.

В начале 90-х годов появление в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились так называемые мини-системы или мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам самой разной квалификации.

К данному классу относятся программы, предназначенные главным образом для бухгалтерий с численностью 1-3 человека без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы на малый бизнес, реализуют функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (а не управленческий). Среди этой группы наибольшее распространение получили: “Интегратор-Соло” (фирма “Инфософт”); “ДиаСОФТ BALANS” (фирма “Диасофт”); “АУБИ-мини-бухгалтерия” (фирма “О’Стрим”); “Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма “Информатик”) и другие.

Бухгалтерский баланс — просто о сложном

Комплексные или интегрированные бухгалтерские системы.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских ИС расширенных возможностей

и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей бухгалтерских информационных систем – квалифицированных бухгалтеров – была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились комплексные или интегрированные бухгалтерские системы, такие, как “ABACUS”, рассчитанные на бухгалтерию в 50-60 человек. К этому классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций и разделов. Интегрированные бухгалтерские ИС в основном ориентированы на средний бизнес и служат для работы на одном компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При этом на каждом персональном компьютере отображается, как правило, вся система. Наиболее распространены программные пакеты фирм ПАРУС (“Парус-предприятие” – вариант для крупных и средних предприятий), ИНФОСОФТ (“Интегратор”), “Интеллект Сервис” (“БЭСТ” – для комплексной автоматизации предприятий), “Ланкс” (“Суперменеджер”), “Диц” (“Турбобухгалтер”) и других.

11. Виды и особенности программ автоматизации бухгалтерского учета

Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгалтерского учета, подготовки финансовой отчетности и финансового анализа деятельности предприятия. Из-за несовместимости отечественного бухгалтерского учета с зарубежным в нашей стране используются почти исключительно отечественные бухгалтерские программы.

На рынке программных средств получили широкое распространение следующие программные комплексы.

Мини – бухгалтерии – программы — «ИнфоСофт». «Инфин»

Универсальные системы (интегрированные бухгалтерии)- программы — «1-С:», «Инфин».«ИнфоСофт». «Атлант», «БЭСТ»

Комплексные системы- программы «Парус», «Новый Атлант». «Галактика». БЭСТ

Управленческие системы- программы «Новый Атлант», «Цефей», SAP, Oracl.

Для предприятий, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, достаточно применение относительно простых и недорогих программ, позволяющих вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность.

Для предприятий с большими объемами хозяйственных операций требуются более широкие возможности учета , которые обеспечивают ведение складского учета, контроль за выполнением договоров, отслеживание взаимоотношений с дебиторами и кредиторами , управленческий учет, финансовый анализ и др.

Для предприятий, совершающих сотни и тысячи хозяйственных операций в день, использование одного компьютера для обеспечения их ввода становится невозможным. В таких случаях требуются сетевые или распределенные бухгалтерии, когда ввод и корректировка бухгалтерских данных производится одновременно на нескольких компьютерах, что обеспечивает разделение труда учетных работников.

Такие системы: позволяют автоматизировать все участки учета, могут использоваться на разных предприятиях, что характеризует их универсальность, предназначены для работы в разных операционных системах. Разделяются на программы, работающие под управлением MS- DOS, MS — Windows, OS2. Пользователям предлагается стандартная настройка программ, включающая настройку – плана счетов, справочников аналитического учета, первичных документов и стандартных форм отчетности, программы располагают сервисными возможностями адаптации к изменяющемуся законодательству, структуре производства и другим изменениям.

В программах данного типа реализован принцип привязки к журналу хозяйственных операций. В каждом модуле программы собраны все функции по соответствующему участку учета. В результате каждый АРМ обеспечивает их выполнение, не требуя перехода в другой АРМ.

Такие системы обеспечивают:

Автоматизацию всех участков бухгалтерского учета,

-полную настраиваемость, возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, формы отчетности,

-автоматическую печать разрабатываемых документов,

— автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций,

-возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере

системы «1-С: ГАРАНТ, Правовая поддержка»,

Источник: studfile.net

Автоматизация бухгалтерского учета

Высокая конкуренция и стремление повысить прибыль стимулируют компании искать решения, которые упрощают работу сотрудников и освобождают управленцам время на стратегическое развитие. Одно из них — автоматизация бухгалтерского учета.

Что это?

• проведение расчетов (например, налогов и сборов);
• хранение данных (проводки, справочники контрагентов, договоров и пр.);
• создание сводных отчетов и выборок;
• заполнение бланков (счета, накладные).

Классификация бухгалтерских информационных систем

Бухгалтерские системы классифицируются:

1. По отрасли применения

Например, системы, актуальные для туризма, гостиничного бизнеса, торговли, общественного питания, страховой или управленческой деятельности и т. д.

• ручные системы. Они выполняют различные задачи при помощи специалиста (оператора);
• автоматические системы. Функции учета выполняются программным обеспечением, полностью исключая ручные операции;
• автоматизированные системы. Однотипные задачи выполняются, совмещая ручной труд и использование ПО.

Зачем нужны системы автоматизированного бухгалтерского учета

• заполнение бланков и реквизитов, без ошибок и необходимости корректировки;
• обработку информации;
• ведение расчетов;
• представление аналитики в виде таблиц, графиков и диаграмм – все подсчеты ведутся по формулам, без риска просчета;
• создание учетных регистров;
• обмен информацией между филиалами компании, партнерами и т. д.;
• передачу данных в финансовые и государственные органы;
• контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия;
• оперативное изменение системы в случае изменений в законодательстве РФ.

Кому необходима автоматизация бухгалтерского учета

1. Руководителям компаний. Автоматизация позволяет сократить затраты на обработку документов и исключить ошибки. Благодаря программам, руководители и собственники компании владеют информацией о выручке, количестве продукции на складе, могут отслеживать расчетные и хозяйственные операции в режиме реального времени. Осуществляя регулярный контроль, владельцы предприятий снижают риски злоупотреблений и повышают качество управленческих решений.
2. Штатным бухгалтерам. Сотрудники автоматизируют свои рутинные задачи: заполнение бланков, проведение расчетов, составление ведомостей. Вместо этого бухгалтеры выполняют более важные операции, которые нельзя привести к шаблону или математической модели. Например, оптимизация отдела, обучение персонала и т.д.
3. Всем сотрудникам компании. Они могут оперативно получать необходимые справки и выписки, а также иные документы.
4. Клиентам. Они получают акты и счета, подписанные электронной подписью, в удаленном режиме, исключаются простои на производстве и задержки отправки документации.

Какие участки учета можно автоматизировать

1. Бухгалтерский учет. Программы дают возможность автоматизировать оформление первичных документов, работать с выписками из банков и платежными поручениями.
2. Работа с документацией. Программы для бухгалтерского учета содержат шаблоны для создания договоров, счетов и других документов. Достаточно выбрать нужный и ввести свои данные. Их можно загрузить в Excel, сохранить и провести в учетной системе.
3. Отчеты и налоги. Отчеты формируются автоматически, по информации, которую вводит бухгалтер. Их проверка также автоматизирована. Специалист только вносит дополнительные данные и добавляет электронную подпись. Программы самостоятельно следят за актуальностью форм и обновляют их.
4. Электронный документооборот. Автоматизированные системы позволяют подписывать документы при помощи электронной подписи и обмениваться ими. Благодаря ПО можно управлять договорами, упростить документооборот внутри компании и упорядочить документацию при хранении — потеря бумаг исключается, поиск ускоряется.
5. Проверка контрагентов. Автоматизация бухгалтерского учета позволяет снизить риск блокировки счетов, избежать проблем с налоговыми службами. Программы проверяют партнеров по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
6. Коммуникация с банковскими организациями. Интеграция программы с банками позволяет ежедневно экономить много рабочего времени. Платежи можно отправлять в банк и загрузить из клиент-банка.

Программное обеспечение для автоматизации учета

Какие программы позволят автоматизировать бухгалтерский учет?

1. Программы “1С”. Их возможности

Автоматизация процессов заложена в базовую версию “1С: Бухгалтерия”. Регулярно выходят обновления.

• наличие многоуровневого плана счетов;
• возможность ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета;
• возможность вести количественный, многовалютный (по неограниченному количеству валют) учет;
• возможность вести бухгалтерский учет нескольких организаций в одной базе;
• условия для работы со сложными проводками;
• автоматическое формирование проводок при проведении документов;
• автоматическое заполнение большого количества регламентированных отчетов;
• возможность формирования статистических отчетов;
• обмен данными с контрагентами;
• автоматическая отправка отчетов в налоговые органы и фонды.

Автоматизация корпоративной отчетности

На базе “1С” можно настраивать или использовать готовые дополнительные модули. Например, модуль, который позволяет вести параллельный учет по плану счетов (GAAP, IFRS). Он позволяет в оперативном режиме получать необходимые данные в другой системе учета.

2. Программы для электронного документооборота

Сегодня многие компании предлагают электронный документооборот, например, такие так «СБИС», «Контур» и другие. Обмениваться электронными документами можно и с персоналом предприятия, и с контрагентами. На данный момент большинство документов и отчетов можно отправлять и получать в цифровом виде.

3. Программы для автоматизированной обработки бумажных первичных документов

На данный момент есть множество программ на рынке, которые позволяют автоматизировать обработку первичных бумажных документов. Например, Jetlex, Entera, Efsol и другие.

• исключение ошибок ручного ввода и дублирования документов;
• сокращение временных затрат на ввод документов в систему;
• удобный доступ к документам непосредственно из “1С”;
• экономия времени на проверку корректности отражения регулярно встречающихся расходов и доходов.

4. Возможности для интеграции с системами складского учета и интернет-магазинами

Стандартный функционал “1С: Бухгалтерии” позволяет настроить автоматический обмен данными с системами складского учета и расчета зарплаты “1С” (“1С: УТ” и “1С: ЗУП” соответственно).

При настройке обмена с “1С: УТ” первичные документы (поступления, реализации, платежи) потребуется вводить только в одной системе. Далее они автоматически будут выгружаться в бухгалтерскую систему. Аналогичным образом проводки по начислению зарплаты, зарплатных налогов и взносов могут автоматически загружаться в бухгалтерскую систему.

Возможности платформы “1С” позволяют при участии программистов настроить обмен данными с сайтами и складскими системами, построенными не на базе системы “1С”.

5. Индивидуальные решения

Такой вариант больше подойдет крупным компаниям с особенностями и спецификой в работе. Можно самостоятельно подобрать готовое решение для автоматизации специфики деятельности вашего предприятия или заказать его реализацию у разработчика. Вы можете лично обратиться к опытному IT-специалисту, чтобы тот познакомился с вашей учетной системой и предложил наиболее удачные способы автоматизации процессов.

Как автоматизировать бухгалтерский учет?

1 этап – подготовительный. Он включает в себя анализ всех потребностей компании, внутрифирменных факторов и т. д.

На данном этапе необходимо изучить специфику работы компании, особенности учета, учетную политику, план счетов, внутреннюю отчетность, должностные инструкции сотрудников и т.д. Затем проанализировать порядок документооборота, распределение служебных обязанностей, маршруты информации.

Такая предварительная подготовка необходима для того, чтобы определить масштабы нововведений. Например, какие службы нуждаются в общей базе, а какие – в автономных. Также выявляются сильные и слабые стороны работы бухгалтерии в вашей компании, принимается решение о необходимости изменений, реорганизации и т.д.

• расходы на покупку, внедрение и сопровождение ПО;
• возможность интеграции с используемыми системами (если интеграция необходима);
• наличие оборудования и специализированного ПО, которые необходимы для работы системы бухгалтерского учета;
• необходимость работы в базе большого числа пользователей;
• возможность и стоимость обучения сотрудников;
• наличие в регионе обслуживающих компаний (они обеспечивают обновление ПО, поддержку);
• соответствие потребностям предприятия;
• возможность масштабирования.

3 этап – внедрение программы. Это установка, настройка ПО согласно разработанному техническому заданию, настройка обменов с другими системами. На этом этапе возможна модернизация оборудования под требования внедряемой системы.

4 этап – обучение сотрудников. После подключения инструментов автоматизации бухгалтерского учета необходимо научить персонал пользоваться данной системой. Все сотрудники должны работать с новой программой, чтобы не было рассинхронизации данных. Назначьте ответственных за процесс обучения или обратитесь к производителю.

5 этап – проведение тестового периода. Тест позволит сотрудникам попробовать систему автоматизации, выявить ее недостатки в конкретной бизнес-среде и сделать необходимые донастройки.

BDO Unicon Outsourcing занимается автоматизацией учетных бизнес-процессов в организациях разного размера: от небольших представительств, до крупных производственных компаний. Мы обеспечиваем полную конфиденциальность и безопасность ваших данных, переход на новые инструменты работы плавно и без потерь. У наших сотрудников большой опыт работы с информационными технологиями и программными платформами для разных отраслей бизнеса.

Почему BDO Unicon Outsourcing?

• Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов. Наши ИТ-специалисты внедряют и настраивают ИТ-решения для финансов, кадров, производства и менеджмента. Мы работаем со средним и крупным бизнесом, с российскими и международными компаниями.
• Наша система информационной безопасности соответствует стандарту ISO/IEC 27001:2020 и ФЗ-152.
• В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
• Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению бизнес-процессов для клиентов.

Поделиться:
Подпишитесь на наши материалы