Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
ТОП-7 трудовых прав, о которых вы НЕ ЗНАЕТЕ
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись.
Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас.
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.
В порядке исключения.
Ввиду особых обстоятельств.
В связи с завершением работ по.
В связи с принятием решения о.
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.
По взаимной договоренности между.
Согласно Вашей заявке.
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.
Практикум по организационному и документационному обеспечению деятельности организации учебное пособие
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Скачать 5.18 Mb.
Тема
2.1.
Оказание
помощи
руководителю
в
планировании
рабочего
времени
Цель
–сформировать и закрепить навыки оказания помощи руково- дителю организации в планировании его рабочего времени.
Задачи
:
● уметь осуществлять правильный выбор формы планирования и оформ- лять планировщик (органайзер) руководителя;
●
проводить анализ причин дефицита рабочего времени и находить пути решения данных проблем;
●
научиться определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
●
вносить информацию в планировщик (органайзер) и согласовывать с руководителем временные планы;
●
выбирать оптимальные способы информирования партнеров, кли- ентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о плани- руемых мероприятиях.
Задания
:
1. Подумайте и заполните таблицу «Почему рабочего времени не хва- тает?» аналогично примеру:
Причина дефицита рабочего времени
Описание проблемы
Неоправданная спешка
Руководитель постоянно торопит- ся сам и поторапливает подчинен- ных. В результате важные задачи выполняются поверхностно
Большое скопление неоконченных дел Отсутствие четкого плана и при- вычка браться за несколько дел сра- зу приводят к нагромождению ра- боты
63 2. Рекомендуется иметь отдельный план для каждого временного пе- риода рабочего времени руководителя (день, неделя, месяц, год). Попро- буйте составить еженедельный план – список наиболее важных дел гене- рального директора строительной компании:
Время
Понедельник Вторник
Среда
Четверг
Пятница
9:00–10:00 1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
10:00–11:00 1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
3. Соотнесите формулу и метод планирования времени.
Формула
Метод планирования времени
60:40, где 60 % – рабочее время, а 40 % – свободное
Принцип Парето
20:80, где 20 % рабочего вре- мени дает 80 % результата
Матрица Эйзенхауэра
Все дела можно разделить на
четыре категории:
А – срочные и важные;
B – важные, но несрочные;
C – неважные, но срочные;
D – неважные и несрочные
Метод «Альпы»
4. Рассмотрите делегирование полномочий как важную составную часть работы руководителя, необходимую в процессе планирования рабо- чего времени. Выберите правильные ответы на следующие вопросы:
4.1. При делегировании полномочий руководитель продумывает, как повысить ответственность подчиненного за порученное дело. Какие дейст- вия руководителя могут этому помешать:
●
раскрывает подчиненному значимость цели и меру ответственно- сти при движении к ней;
●
дозирует передачу полномочий;
●
участвует в принятии решений вместе с подчиненным;
●
продумывает способы стимулирования.
4.2. Хороший руководитель умеет передавать часть своих функций другим работникам. Какую работу он не должен делегировать своим под- чиненным:
●
рутинную работу;
64
●
частные вопросы, которые могут мотивировать сотрудника и спо- собствовать росту его профессионализма;
●
установление целей;
●
экспертизу качества выпускаемой продукции.
4.3. Руководитель делегирует свои полномочия непосредственно своим подчиненным. Кому в первую очередь он может передать часть сво- их полномочий:
●
самым талантливым сотрудникам;
●
сотрудникам, способным взять дополнительную работу или имею- щим свободное время;
●
подчиненным, чьи способности надо проверить или раскрыть шире;
●
работникам, которые хотят взять на себя трудные задачи и желают приобрести соответствующий опыт.
5. Для планирования рабочего времени руководителю необходимо иметь ежедневник. Помощник руководителя может вести карту рабочего времени, он должен знать стандартный распорядок дня своего начальника.
Определите последовательность приведенных ниже этапов планирования рабочего времени:
●
Выделить время на отдых и приемы пищи.
●
Сделать отметки о степени важности всех дел.
●
Определить стандартный распорядок дня.
●
Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
●
Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благо- даря чему руководитель сможет избежать спешки.
●
Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести их в ежедневник в порядке очередности исполнения.
●
Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
Задание
для самостоятельной работы
Составьте примерный перечень дел (план на день) начальника отдела материально-технического снабжения промышленного предприятия (про- изводство детских игрушек из пластмасс). В разработанном плане укажите дела, которые желательно делегировать, и дела, которые необходимо деле- гировать. Определите, кому конкретно следует делегировать каждое из этих дел (по должности).
65
Проверь
себя
Выполните тест (выберите варианты ответа):
1. Как называется процесс постановки целей и задач с оптимальным
распределением ресурсов, которые потребляются для их достижения?
а) планирование; б) прогнозирование; в) анализ; г) делегирование.
2. Как называется процесс передачи части функций руководителя
другим сотрудникам для достижения конкретных целей?
а) прогнозирование; б) анализ; в) делегирование; г) планирование;
3. Что выберет секретарь для записи каждодневных сведений и те-
кущей информации?
а) самоклеящийся блок для записей; б) тетрадь; в) календарь на целый месяц; г) органайзер / ежедневник.
4. Выполнение каких дел целесообразно планировать на первую поло-
вину рабочего дня?
а) короткие и непродолжительные мероприятия; б) трудоемкие и ответственные мероприятия.
5. Краткосрочное планирование – это планирование:
а) в пределах календарного месяца; б) в пределах календарного года; в) на период, превышающий календарный год.
Тема
2.2.
Планирование
рабочего
дня
секретаря
Цель
– изучить структуру и главные правила планирования рабочего дня секретаря.
Задачи
:
●
научиться осуществлять правильный выбор формы планирования и оформлять планировщик (органайзер);
66
●
уметь эффективно распределять рабочее время (на день, неделю, перспективу);
●
правильнорасставлять приоритеты, выделять важное и срочное
(очередность выполнения работ);
●
выбирать оптимальный ритм работы;
●
анализировать причины невыполнения задач и их переноса на дру- гой срок.
Задания
:
1. Составьте конспект рассматриваемой темы по плану:
●
Важнейшая задача секретаря при планировании рабочего дня.
●
Время, наиболее благоприятное для творческих и трудных заданий.
●
Оптимальный ритм работы. Цикл рабочей недели (по дням).
●
Правила планирования рабочего дня.
●
Виды планирования.
●
Рекомендации по планированию рабочего дня.
●
Последствия неправильно организованного рабочего дня.
2. Для эффективного планирования рабочего дня нужно понять, сколько времени уходит на ту или иную традиционную ежедневную опе- рацию. Фотография рабочего дня позволяет изучить распределение време- ни конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документиро- вания всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих опера- ций в течение рабочего дня. Подумайте и заполните таблицу «Фотография рабочего дня секретаря»:
Текущее время
Затраты рабочего времени
Время, затраченное на операцию, мин
9:00–9:07 Начало наблюдения. Приход секретаря на ра- бочее место
7,0 9:07–9:15 Включение компьютера и другой оргтехники
8,0
…
67 3. После заполнения «Фотографии рабочего дня секретаря» оформи- те предложения – перечень мероприятий, цель которых – повышение эф- фективности рабочего дня секретаря.
4. Попробуйте распределить рабочее время секретаря на завтрашний день с помощью матрицы Эйзенхауэра. Для этого заполните следующую схему:
B
A
D
C
Важные дела
Неважные дела
Срочные дела
Несрочные дела
Задание
для самостоятельной работы
Составьте примерную схему рабочего времени секретаря-референта генерального директора большой международной компании по производ- ству сыра.
Проверь
себя
Выполните тест (ответьте на вопрос или выберите вариант(ы) ответа):
1. Как можно охарактеризовать работу секретаря-референта в те-
чение каждого рабочего дня?
а) сложная и простая; б) срочная и несрочная; в) повторяющаяся и неповторяющаяся.
2. Перечислите 3 основных фактора, которые необходимо учиты-
вать при разработке схемы рабочего дня секретаря.
___________________________________________________________
3. С какой целью проводятся ежедневные беседы руководителя
и секретаря?
___________________________________________________________
4. Какие временные периоды можно выделить в рабочем дне секре-
таря?
а) первая и вторая половины дня;
68 б) утро, день и вечер; в) начало, первая половина, вторая половина и конец рабочего дня.
5. При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченно-
го плана секретарь должен:
а) переделать план работы на день; б) проинформировать об изменении плана руководителя; в) во чтобы то ни было выполнить план работы на день; г) предложить вариант решения проблемы.
Тема
2.3.
Организация
телефонных
переговоров
руководителя
Цель
–научиться пользоваться современными средствами телефон- ного общения, правильно организовывать телефонные переговоры, прово- дить фильтрацию телефонных звонков.
Задачи
:
●
изучить правильность ведения и использования в работе базы дан- ных телефонных контактов руководителя;
●
научиться обеспечивать руководителя необходимыми материалами для телефонных переговоров;
●
сформировать знания и навыки ведения учетных регистрационных форм, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
●
правильно устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и раз- вивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров;
●
уметь соблюдать служебный этикет, сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
●
знать способы получения необходимых сведений и передачи санк- ционированной информации по телефону.
Задания
:
1. Проведите следующие телефонные переговоры:
Ситуация 1. Вы звоните новому (старому) клиенту, потребности и вкусы которого Вам неизвестны (известны). Вам необходимо располо- жить к себе клиента и убедить его сделать заказ. Спроектируйте Ваш раз- говор.
69
Ситуация 2.Начальнику структурного подразделения, секретарем ко- торого Вы являетесь, звонит генеральный директор с важным вопросом, а Вашего руководителя нет на месте. Спрогнозируйте несколько вариантов ответов.
Ситуация 3.Вам нужно позвонить в другой город и уточнить сроки и программу командировки Вашего руководителя, а также предупредить о времени его приезда и месте остановки. Спроектируйте Ваш разговор.
2. Заполните таблицу, ответив на следующие вопросы:
Вопрос
Ответ
Какие звонки секретарь должен пе- реадресовать подчиненным или в дру- гие подразделения?
Какие сведения секретарь может по- лучить непосредственно у абонента?
С какими лицами секретарь не дол- жен соединять руководителя?
Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту?
3. Составьте и правильно оформите телефонограмму, в случае необ- ходимости добавьте недостающую информацию.
В Вашу образовательную организацию позвонил секретарь министра образования с краткой информацией о мастер-классе «Современные педа- гогические технологии», который будет проходить 2 апреля текущего года в 15:00 по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 55. Необходимо участие одного представителя от Вашей организации.
4. Ответьте на вопросы:
4.1. Кто первый прекращает разговор или прощается?
4.2. Кто должен перезвонить, если связь прервалась?
4.3. Какова продолжительность деловой беседы?
5. Перечислите важнейшие функции современной мини-АТС. Приве- дите примеры их использования в профессиональной деятельности секре- таря.
70
Задание
для самостоятельной работы
Найдите и исправьте ошибки в оформлении телефонограммы:
Проверь
себя
Выполните тест (ответьте на вопрос или выберите вариант(ы) ответа):
1. Основная задача секретаря в работе с телефоном:
а) прием телефонных вызовов; б) соединение руководителя с абонентом; в) освобождение руководителя от вызовов, к нему не адресованных; г) решение оперативных вопросов по телефону.
2. Дайте название следующей форме документа:
___________________________________________________________
71
3. Что такое телефонограмма?
а) документ, передаваемый по каналам телеграфной связи; б) обобщенное название различных по содержанию документов, вы- деляемых в связи с особым способом передачи текста – по почте; в) обобщенное название различных по содержанию документов, вы- деляемых в связи с особым способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
4. Трубку телефона рекомендуется снимать после … звонков:
а) после 1-го; б) после 3–4; в) после 5–6.
5. Выберите правильную форму первой фразы на входящий звонок:
а) «Приемная генерального директора, добрый день!» б) «Приемная генерального директора, секретарь, добрый день!» в) «Приемная генерального директора, секретарь Ольга Владими- ровна Семенова, добрый день!» г) «Приемная, добрый день!»
Тема
2.4.
Организация
командировок
руководителя
Цель
– изучить и сформировать навыки по организации служебных командировок руководителя.
Задачи
:
●
проанализировать структуру всех документов, необходимых для оформления служебной командировки / визы / заграничного паспорта;
●
изучить процесс заказа (покупки) железнодорожных и авиабиле- тов, бронирования гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;
●
уметь правильно организовывать встречи руководителя с принима- ющей стороной, оформлять программу поездки, уточнять особенности протокола планируемых мероприятий.
Задания
:
1. Дайте определение понятия «служебная командировка».
2. Как оформляется передача полномочий руководителя на время его командировки?
72 3. Ознакомьтесь с правилами подготовки служебных поездок, запол- ните таблицу:
Вопросы, которые необходимо согласовать с руководителем
Вопросы, которые необходимо согласовать с приглашающей стороной
Даты (день, месяц) приезда (отъезда)
Даты (день, месяц) приезда (отъезда)
Список сопровождающих сотрудни- ков, руководитель группы (ФИО, должности)
Предварительная программа – инфор- мация обо всех официальных и не- официальных мероприятиях (при не- обходимости внести изменения и уточ- нения в планы руководителя)
Оплата проезда и проживание
Возможность оказания помощи в бро- нировании гостиницы, обязательность встречи в аэропорту, обеспечение пе- редвижения по городу (машина с во- дителем)
Необходимость оформления визы
Специальные пожелания
Способ передвижения (машина, са- молет, поезд), удобное время при- бытия (отправления), форма оплаты билета (наличный, безналичный рас- чет, кредитные карточки)
Бронирование мест в гостинице (уро- вень гостиницы, тип бронируемого номера, форма оплаты – наличный, безналичный расчет, кредитные кар- точки)
Предварительная программа пребы- вания
Предварительный список участников
Необходимость подготовки реклам- ных или информационных материа- лов
4. Опишите алгоритм бронирования гостиницы через Интернет.
5. Составьте пакет документов, необходимых для оформления ко- мандировки сотрудников организации.
73 6. Заполните форму заявки на бронирование мест в гостиничном ком- плексе для генерального директора ПАО «ФИНАНСРУССКОМП» И. В. Ива- нова, в случае необходимости добавьте недостающую информацию:
Источник: topuch.com
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
Цель командировки — примеры ее формулирования мы рассмотрим в статье — как правило, отражается в служебном задании, которое может послужить и формой для составления краткого отчета сотрудника о поездке. Изучим, какие именно цели могут отражаться в командировочном отчете и каким образом.
Вам помогут документы и бланки:
- Зачем нужен отчет о командировке
- Сведения в отчете о командировке: цели поездки
- Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
- Отчет о командировке: прочие сведения
- Применение отчета Т-10а: нюансы
- Проверка и организация хранения отчета: нюансы
- Где можно скачать образец отчета по командировке
- Итоги
Зачем нужен отчет о командировке
В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.
В текущей редакции постановления 749 от 29.07.2015 отсутствуют нормы, регламентирующие применение командировочного отчета. Таким образом, данный документ перестал быть обязательным для работодателей.
Однако во многих фирмах обязанность по составлению подобных отчетов установлена для работников на уровне локальных нормативов. Это может быть связано, в частности, с тем, что в таких организациях успели сформироваться привычные сотрудникам механизмы документооборота и внутренней отчетности, предусматривающие составление командировочных отчетов как источников исключительно значимых для руководства и бухгалтерии предприятия данных.
В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а. Например, как приложение к Положению о служебных командировках организации.
Изучим теперь, какие именно сведения могут отражаться в рассматриваемом отчете.
Сведения в отчете о командировке: цели поездки
Если в качестве формы отчета о командировке применять документ № Т-10а, то нужно знать, что отчетные (отражающие результат выполненной работы) сведения указываются в нем соотносительно с изначально поставленными целями командировки.
Узнать больше об особенностях ведения бухгалтерского учета при командировке вы можете в статье «Какие бывают проводки для учета командировочных расходов».
Строгих критериев к формулированию целей законодатель не устанавливает (равно как не устанавливал и ранее — в период действия предыдущей редакции постановления 749). Таким образом, цели командировки могут быть как самыми общими, так и достаточно детальными.
Если говорить об определенной детализации целей командировки — примеры их формулирования могут звучать так:
- подписание договора поставки крепежа с ООО «Контрагент»;
- участие в конференции «Инвестиционные инновации» и выступление на тему «Энергоэффективность в легкой промышленности»;
- внеплановая проверка филиала в Нижнем Новгороде на основании аудиторского заключения № 1 от 17.02.2023;
- участие в судебном заседании по делу № А111222333 в качестве представителя истца.
Поскольку юрлицо вправе самостоятельно разработать форму отчета, утвердив определенные показатели с учетом специфики своей работы, в данной статье мы будем опираться на данные унифицированной формы № Т-10а.
Изучим подробнее, в каких формулировках могут отражаться результаты (исходя из целей) в отчете по форме № Т-10а.
Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
Предположим, что в кратком отчете (отчетах нескольких сотрудников) приведены цели участия работника в командировке, что рассмотрены нами выше. В этом случае в документе могут содержаться формулировки:
1. Если цель поездки — участие в переговорах с контрагентом (инвестором, кредитором):
«По итогам переговоров подписан договор поставки крепежа № 1 от 18.02.2023. Копия договора прилагается к настоящему отчету».
2. Если цель поездки — участие в деловой конференции:
«Командированный выступил с докладом «Энергоэффективность в текстильной промышленности» и стал лауреатом премии «Лучший спикер» от организаторов конференции».
3. Если цель поездки — проверка деятельности филиала:
«Командированным проверена бухгалтерская отчетность филиала в Нижнем Новгороде за 2022 год, а также ряд первичных документов (по перечню, указанному в Приложении № 1 к настоящему отчету). По итогам проверки в адрес руководства филиала вынесен ряд предписаний».
4. Если цель поездки — участие в судебном заседании:
«Командированным даны показания по делу № А111222333, позволившие суду открыть ряд новых существенных обстоятельств спора. По причине обнаружения данных обстоятельств и необходимости их детального изучения сторонами суд назначил новое слушание на 18.04.2023».
В отчете, кроме целей поездки командируемого и их результатов, могут отражаться иные важные сведения. Изучим их.
Отчет о командировке: прочие сведения
В отчете по форме № Т-10а, не считая целей и результатов поездки, предполагается указание следующих сведений:
1. Названия фирмы-работодателя и фирмы, оплатившей командировку (как правило, это один хозяйствующий субъект).
2. Наименования документа (оно может быть тем же, что приведено в унифицированной форме — «Служебное задание для командировки и отчет о его выполнении»);
3. Ф. И. О., табельного номера работника, его должности, структурного подразделения, в котором он работает.
4. Сведений о поездке:
- места назначения (государство, город, хозяйствующий субъект);
- даты начала и окончания командировки;
- длительности командировки в днях (не считая времени в пути);
- документа — основания направления работника в командировку.
- командированным работником;
- его непосредственным руководителем;
- директором фирмы-работодателя.
В отчете также может присутствовать заключение непосредственного руководителя сотрудника о выполнении служебного задания. В случае успешного достижения целей здесь можно написать «Задание выполнено в полном объеме». Если составление отчета — одно из условий назначения сотруднику премии, то можно добавить формулировку «По итогам командировки работник заслуживает материального поощрения в виде премии».
Если сотруднику не удалось достичь поставленных целей командировки, то в таком случае его руководитель может отразить в отчете:
- факт невыполнения служебного задания;
- адресованное командированному сотруднику предписание составить докладную записку с разъяснениями.
Докладная записка при этом обычно направляется директору.
Применение отчета Т-10а: нюансы
Алгоритм применения рассматриваемого отчета устанавливается каждой организацией самостоятельно. Но общераспространенной можно назвать следующую схему применения документа:
1. Руководством (директором или непосредственным руководителем командируемого) принимается решение о командировке (плановой или внеплановой) и документируется в установленном порядке.
2. Сотруднику, которого решено отправить в поездку, направляется служебная записка о необходимости подготовки к отъезду.
Можно отметить, что документального согласия от работника на поездку не требуется, если он не относится к категории граждан, которых запрещено отправлять в командировку в соответствии с ТК РФ.
3. Служебное задание по форме Т-10а заполняется в части целей, сведений о поездке, о работодателе и сотруднике. Заполняют документ в этой части и подписывают директор и непосредственный руководитель сотрудника.
4. На основании формы Т-10а издается приказ директора фирмы о направлении работника в поездку, а также оформляется командировочное удостоверение (опять же если оно предусмотрено локальными нормативами — поскольку, как и отчет, о котором идет речь, не является обязательным документом).
5. По завершении командировки работник заполняет отчет в части сведений о достижении целей. В документе непосредственным руководителем командированного отражается оценка результатов работы подчиненного и заверяется подписью.
Таким образом, рассматриваемый документ в отличие от многих других внутрикорпоративных отчетов может заполняться работником не единолично.
Проверка и организация хранения отчета: нюансы
Как только отчет заполнен работником и заверен руководством, что делать с документом дальше?
Ранее основным назначением отчета о командировке было удостоверение целевого расходования денежных средств, которые бухгалтерия выделила работнику на участие в поездке. Удостоверение целевого расходования средств организации — один из элементов внутреннего контроля, который хозяйствующий субъект обязан осуществлять в соответствии с п. 1 ст. 19 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ.
Сейчас по законодательству подтверждение экономической обоснованности расходов осуществляется с применением других документов — прежде всего, авансового отчета (п. 26 постановления 749), а также проездных и гостиничных документов. Основным назначением рассматриваемого документа может быть, как мы отметили выше, документирование результатов выполнения сотрудником задания, которые влияют на назначение премии.
Поэтому основным адресатом при сдаче отчета может быть в общем случае руководство фирмы. На основании формы Т-10а директор издаст приказ о назначении премии сотруднику, который, в свою очередь, передается в бухгалтерию на исполнение.
Вместе с тем, конечным пунктом размещения отчета должен быть архив организации. Дело в том, что такие документы подлежат хранению в фирме в течение 5 лет. А если командировка была зарубежной — 10 лет (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236).
Подробнее о новых сроках хранения документов мы рассказывали в этом материале.
Отметим, что сроки хранения документов, определенные приказом 236, обязательны не только для государственных и муниципальных структур, но и для частных фирм (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).
Где можно скачать образец отчета по командировке
Загрузить заполненный образец отчета по командировке вы можете на нашем сайте — по ссылке ниже.
