База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.
Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.
Для Access обязательным является определение ключевого поля для таблицы. Для его определения достаточно выделить поле и выбрать команду Ключевое поле меню Правка. Если требуется определить составной ключ, но необходимо выделить требуемые поля при нажатой клавише Ctrl, а затем выбрать командуКлючевое поле.
При определении ключевого поля автоматически создается уникальный индекс, определяющий физический порядок записей в таблице. Этот индекс является первичным индексом для таблицы и имеет зарезервированное имяPrimaryKey. Для составных ключей существенным может оказаться порядок образующих ключ полей, так как упорядочение записей будет проводиться вначале по первому полю, затем по второму и т.д. Для внешних полей при создании связи также происходит автоматическое создание индекса (в данном случае вторичного).
Поиск повторяющихся записей в запросах Access
Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица — информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём полеФамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность — в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания — в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись.
В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типаСчётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудник и Адрес.
Виды индексированных полей в MS Access, примеры
Свойство «Индексированное поле» (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.
Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку «Индексы» на панели инструментов. Будет открыто окно индексов.
Что такое ключевые поля и индексы в БД Microsoft Access
Вкладка Подстановка на бланке свойств поля используется для указания элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. После выбора элемента управления на вкладке Подстановка выводятся все дополнительные свойства, необходимые для определения конфигурации элемента управления. MicrosoftAccess задает значения этих свойств автоматически, если в режиме конструктора таблицы для поля в столбце «Тип данных» выбирается «Мастер подстановок». Значения данного свойства и относящиеся к нему типы элементов управления влияют на отображение поля как в режиме таблицы, так и в режиме формы.
Рассмотрим некоторые из этих дополнительных свойств:
Свойство «Тип элемента управления»(DisplayControl) содержит раскрывающийся список типов элементов управления, доступных для выбранного поля. Для полей с типами «Текстовый» или «Числовой» для данного свойства возможен выбор поля, списка или поля со списком. Для логических полей возможен выбор поля, поля со списком или флажка.
Свойства «Тип источника строк» (RowSourceType), «Источник строк» (RowSource) определят источник данных для списка или поля со списком. Например, для того чтобы вывести в строках списка данные из запроса «Список клиентов», следует выбрать для свойства Тип источника строк значение «Таблица/запрос» и указать в свойстве Источник строк имя запроса «Список клиентов». Если список должен содержать небольшое число значений, которые не должны изменяться, можно выбрать в свойстве Тип источника строк (RowSourceType) «Список значений» и ввести образующие список значения в ячейку свойства Источник строк (RowSource). Элементы списка отделяются друг от друга точкой с запятой.
Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 4211 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.net
Ключевые и уникальные поля
Создание базы данных следует начинать с детальной разработки структуры ее таблиц. Эта структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Уже имеющиеся данные, должны быть доступны для выбора при добавлении новой записи с идентичными полями. Если ручной ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, то структуру базы необходимо изменить, придумав другой набор связанных таблиц, устраняющий этот недостаток.
Для надежной работы связей между всеми таблицами базы данных и быстрого поиска по данным из одной таблицы всех связанных с ними записей в других таблицах, необходимо предусмотреть так называемые уникальные поля.
Уникальное поле-это поле, значения в котором не могут повторяться.
Поле Фамилияв таблицеАвторвполне может содержать нескольких Ивановых, Петровых или Сидоровых, точно также как полеИмяможет пестрить различными Аланами, Эдуардами и Робертами. Это означает, что эти поля не являются уникальными и поэтому их нельзя использовать для связи между таблицами. ПолеНазвание- более удачный кандидат на почетное звание уникального поля, но не тут то было. Многие современные авторы очень любят называть свои произведения в точности так, как это делали Пушкин, Лермонтов или Толстой. Что же тогда остается делать?
Выход всегда есть! Если ни одно поле в Вашей таблице не приемлемо как уникальное, то его можно создать искусственно. Например, введя в таблицу шифр записи. Это могут быть буквы (например, первые буквы слов названия кники), цифры или их комбинация, но самое главное — они не будут повторяться, а значит, станут уникальными для каждой записи в таблице.
Скорее всего, поле Шифрокажется уникальным и позволит создать связи между таблицами, но было бы хорошо, если бы компьютер сигнализировал нам в том случае, если вдруг записи в этом поле повторяться. Для этого вводится понятиеключевое поле. При создании структуры таблиц, можно одно поле (или одну комбинацию полей) сделать ключевым. С такими полями компьютер работает особо.
Он автоматически проверяет их уникальность и значительно быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле в этой ситуации становится очевидным кандидатом для создания связей между таблицами. Иногда такое поле еще называютпервичным ключом.Если при создании таблицы Вы не задали ключевое поле, то СУБД вежливо напомнит о том, что первичный ключ не задан и предложит создать такое поле.
Часто в качестве уникального поля создают поле, имеющее тип Счетчик(см. типы полей в»Шаг 3 — Свойства и типы полей»). Ввести два одинаковых значения в такое поле просто невозможно. Приращение значения этого поля происходит автоматически, при добавлении новой записи в таблицу, независимо от желания создающего эту запись. Компьютер сам следит за этим полем и не позволит вносить туда какие-либо изменения.
Объекты Access
После запуска программы Access, Вам будет предложено три возможных варианта дальнейших действий. Можно выбрать из списка уже существующую базу данных (созданную в прошлых сеансах работы), создать новую базу (действуя, что называется с «нуля»), либо воспользоваться мастером создания баз данных. Для начала, просто создадим пустую базу, установив переключатель в положениеНовая база данныхи нажав кнопкуОК.
Далее СУБДзапросит имя будущей базы и сохранит ее в виде .mdbфайла, в папке указанной при помощи вспомогательного окна проводника (по умолчанию дляMS Officeэто папкаМои документы, но желательно хранить базы в отдельной, специально созданной для этих нужд папке). Имя базы данных должно описывать ее содержимое. Это необходимо для дальнейшего более простого ориентирования в массе созданных Вами файлов.
После выполнения всех подготовительных работ будет сформирована совершенно пустая БД. Исходное окно содержит шесть вкладок, представляющих шесть видов объектов, с которыми в дальнейшем и будет работать программа.
- Таблицы- это основные и самые необходимые объекты любой БД. Их назначение уже рассматривалось в»Шаг 4 — Связь между таблицами». Напомню, что именно в таблицах хранятся все данные, и чтореляционная БДможет содержать целый набор взаимосвязанных таблиц.
- Запросы- это специализированные структуры, создаваемые для осуществления обработки базы данных. С помощью запросов можно упорядочить данные, произвести их фильтрацию, объединение, отбор или даже изменение.
- Формы- это объекты, позволяющие вводить в базу новые данные или просматривать уже существующие, в удобной для пользователя форме (виде, представлении).
- Отчеты- эти объекты говорят сами за себя. Они выдают данные на принтер или другое устройство вывода (это может быть и монитор), в удобном и наглядном виде. Например, в виде бланка или счета.
- Макросы- это набормакрокоманд. Когда возникает необходимость частого выполнения одних и тех же операций с БД, имеется возможность сгруппировать набор команд в одинмакрос. После чего, инициализацию его выполнения закрепляют за определенной комбинацией клавиш клавиатуры. Простыми словами, нажатие этой комбинации при работе с базой, приводит к выполнению всей последовательности действий записанных в макрос.
- Модули- это программы созданные средствами языкаVisual Basic. Позволяющие дополнить стандартные средстваAccess, если уже имеющихся не хватает для удовлетворения всех требований к работеСУБД. Программист под заказ, может расширить возможности системы, дописав необходимые модули и добавив их в Вашу БД.
Источник: studfile.net