Процедура установки защиты базы данных Access на уровне пользователей автоматизирована, ее можно выполнить с помощью Мастера защиты базы данных, однако воспользоваться им смогут только пользователи группы Admins.
Чтобы защитить базу данных на уровне пользователей с помощью мастера:
- Откройте базу данных, которую требуется защитить.
- Выберите команду Сервис, Защита, Мастер (Tools, Security, User-Level Security Wizard).
- Следуйте инструкциям мастера.
Мастер защиты базы данных на уровне пользователей позволяет создать или изменить существующий файл рабочей группы (рис. 16.4). Рекомендуется создать новый файл рабочей группы и не использовать системный файл рабочей группы System, mdw. Для того чтобы изменить существующий файл рабочей группы (для защиты базы данных), необходимо зарегистрироваться с именем любого пользователя (кроме пользователя Admin), обладающего административными правами доступа к базе данных. Если зарегистрироваться с именем пользователя Admin, который по умолчанию включен в группу Admins и обладает административными правами, с помощью Мастера защиты можно будет только создать новый файл рабочей группы и нельзя будет изменить существующий.
КАК и ЗАЧЕМ использовать мастер подстановок в Microsoft Access
Рис. 16.4. Первое диалоговое окно Мастера защиты базы данных
Мастер защиты позволяет:
- выбрать объекты базы данных, которые требуется защитить;
- указать пароль для защиты программного кода на VBA;
- выбрать группы из списка групп с типичными правами доступа;
- предоставить ограниченные права доступа группе Users;
- создать учетные записи пользователей;
- определить вхождение пользователей в группы..
Мастер создает новую защищенную базу данных и импортирует в нее все объекты исходной базы данных, сохраняя резервную копию незащищенной базы данных с прежним именем (по умолчанию), но с расширением bak вместо mdb. После завершения работы мастера на экране отображается отчет о защите базы данных, содержащий всю указанную в окнах мастера информацию, необходимую для восстановления файла рабочей группы.
Этот отчет рекомендуется распечатать или сохранить в формате снимка отчета, чтобы по сохраненной информации потом можно было восстановить файл рабочей группы в случае его повреждения (см. разд. «Создание и восстановление файла рабочей группы»гл. 20 и разд. «Снимки отчетов»гл. 6).С помощью мастера в файл рабочей группы Domination.mdw, созданный для «Игры в доминирование», были добавлены учетные записи пользователей, перечисленные в табл. 16.8.
| Имя пользователя | Пароль | Код пользователя | Группы, в которые входит пользователь |
| Флинт | пиастры | Adk j 7uLn61 8 4 FTAwopW | Admins, Users |
| Джим | без пароля | jAv06BLSS2d6KnN5X80 | Users |
| Ливси | без пароля | 4yF3yNprLXhlzmS3iBC | Users |
| Треллони | без пароля | QfnFceqtWpVTbWRnSOq | Users |
| Admin | game | Users |
Первое знакомство с базами данных Microsoft Access
Таблица 16.8. Пользователи приложения «Игра в доминирование»
Мастер защищает все выбранные на определенном этапе объекты базы данных, отбирает у группы Users все разрешения на доступ к этим объектам либо оставляет данной группе заданные ограниченные права доступа, а затем зашифровывает базу данных. Межтабличные связи и любые связанные таблицы воссоздаются в защищенной базе данных.
С этого момента только пользователи, входящие в группу Admins, учетные записи которых сохранены в файле рабочей группы, созданном или присоединенном с помощью мастера, будут иметь полный доступ к защищенным объектам в базе данных. А текущий пользователь, обладающий административными правами, становится владельцем базы данных и всех ее объектов. Для того чтобы управлять доступом к защищенным объектам, следует предоставить соответствующие разрешения учетным записям пользователей и/или групп.
Если понадобится изменить параметры защиты, Мастер защиты можно использовать неоднократно. Еще раз отметим, что для применения Мастера защиты необходимо обладать административными правами доступа к базе данных.
Источник: www.taurion.ru
Мастера Access
Мастер — это небольшая программа, которая задаёт вам вопросы, о том, что бы вы хотели сделать. Затем на основе ваших ответов программа создаёт таблицу, отчёт, запрос и т. д. Каждый раз при создании нового объекта, например таблицы, вы можете либо самостоятельно создать её с нуля, либо использовать для этого мастер.
Планирование базы данных
Перед тем, как приступить к созданию базы данных, вам необходимо обдумать следующие вопросы:
Какие данные вы собираетесь хранить и как их организовать наилучшим образом? Это определит, какие вам потребуются таблицы.
Какие действия с входными данными вы собираетесь производить в ходе повседневной работы? Это определит то, какие вам понадобятся формы.
Какая нужна информация о состоянии дел? Это определит то, какие вам понадобятся отчёты.
Минимум, который необходим для функционирования базы данных — это одна таблица. Но это самая распространённая ошибка, которую допускают пользователи при работе с Access. Другая распространённая ошибка — это то, что пользователи стараются, чтобы каждая таблица выглядела, как хороший отчёт. СУБД Access — это реляционная база данных. При работе с Access вы можете работать с большим количеством таблиц и устанавливать между ними связи.
Существуют правила, определяющие то, как в реляционной базе данные должны группироваться в таблицы (отношения). Это правила нормализации.
Нормализация отношений — это формальный аппарат ограничений, который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение (ввод, корректировку) базы данных. База данных, построенная на основе нормализованных отношений, удовлетворяет следующим требованиям:
1. Отсутствие повторяющихся полей.
Допустим, вы хотите хранить информацию о своих заказчиках и обо всех заключённых с ними сделках. Если бы вы хранили данные в одной таблице, то вам бы пришлось каждый раз при вводе новой записи повторять название, номер телефона, адрес заказчика. Более удобно хранить данные в двух таблицах: сведения о заказчиках и сведения о сделках. При этом целесообразно каждому заказчику присвоить свой код и ввести это поле в обе таблицы.
2. Каждая запись в любой таблице должна быть уникальной. Это означает, что значение некоторого поля или некоторых полей не повторяются ни в одной записи таблицы. Это поле называется первичным ключом.
Каждая таблица должна иметь первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей.
3. Для каждого значения первичного ключа набор значений в столбцах данных должен относиться к объекту таблицы и полностью его описывать.
4. Независимость полей. Вы должны иметь возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ) без воздействия на данные других полей.
Связи между таблицами
Если ваша база данных состоит из нескольких таблиц, необходимо сообщить Access, как они связаны друг с другом. В дальнейшем Access сможет связывать эти таблицы при их использовании в запросах, формах, отчётах.
В большинстве случаев любые две таблицы связаны отношением «один — ко — многим». Это означает, что любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй. Однако, любая запись второй таблицы связана при этом только с одной записью первой.
Иногда возникает необходимость разбить таблицу на более мелкие. Проблема может быть вызвана тем, что какие-то данные не предназначены для общего использования (например, заработок сотрудника). В этом случае обе таблицы имеют один и тот же первичный ключ, а связь между двумя таблицами имеет тип «один- к- одному».
Начальный запуск СУБД Access
— последовательностью выбора команд Пуск/Программы/Microsoft Office/Micro-soft Access;
— щелчком левой клавиши мыши по ярлыку СУБД Access на рабочем столе.
На выводимом программой при первом запуске Microsoft Access вспомогательном окне требуется выбрать один из трех возможных вариантов: создать новую базу вручную, запустить мастер разработки баз данных или открыть уже существующую базу. Порекомендовать тут что-либо определенное трудно, однако если вы видите Microsoft Access впервые, то лучше выбрать самый первый пункт меню. При этом программа задаст всего один дополнительный вопрос — как вы желаете назвать новую базу данных и где она будет храниться. Впоследствии, каждый раз при запуске Microsoft Access станет активизировать именно этот проект. Весьма удобно и практично, позволяет сэкономить немного времени на путешествии по структуре каталогов жесткого диска.
Выполнив все эти первоначальные манипуляции, Microsoft Access входит в штатный рабочий режим, с которым вам и предстоит в дальнейшем постоянно иметь дело. Рабочий экран состоит из шести областей, каждая из которых обозначена собственным корешком: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Согласно введенному разработчиками правилу, одноименные элементы СУБД должны находиться в едином месте. С одной стороны, такое правило позволяет лучше организовывать разнородные элементы проекта любого рода, но с другой — налагает дополнительные требования на выбор наименований для этих элементов.
Далее вступают в силу практически все соглашения, уже известные вам по другим пользовательским приложениям Microsoft Windows. Все действия, команды и операции распространяются только на тот элемент, который в данный момент активен. Все возможности Microsoft Access сведены в два меню и одну инструментальную панель.
Первым меню является системное, расположенное в верхней части рабочего окна Microsoft Access. Это файл, правка, вид, вставка, сервис, окно и помощь. Вторым пользовательским меню является контекстно-зависимое, вызываемое “к жизни” нажатием правой клавишей мыши.
Постоянного содержания это меню не имеет, оно формируется из тех или иных режимов, в зависимости от того, на что конкретно указывает маркер мыши. Параллельно с меню существует панель инструментов. Вообще говоря, таких панелей в Microsoft Access две. Одна уже на экране и содержит экранные кнопки, дублирующие операции, наиболее часто используемые разработчиками.
Вторая инструментальная панель содержит дополнительные средства, необходимые для работы в Интернет. По умолчанию “интернетовская” панель на экран не выводится, но в любой момент ее можно активизировать вручную.
Каждая область рабочего экрана содержит три кнопки: открыть, создать и конструктор. Кнопка “ Открыть” предназначена для активизации выделенного элемента из имеющихся в данном проекте. Открываясь, эти элементы предстают в том виде, который используется для его просмотра. Таблицы и запросы открываются в виде таблицы.
Формы и отчеты — в том виде, в котором они должны представать перед пользователем. Лишь макросы и модули открываются в виде для редактирования. В том случае, если вам требуется сразу получить возможность изменить что-либо, например, в принципе работы запроса или в исходном коде модуля, лучше сразу воспользоваться кнопкой “ Конструктор”. Естественно, когда вам нужно по ходу работы создать новый элемент того или иного вида, то следует нажимать “ Создать”.
Источник: studopedia.ru
Мастера Access
Конструктор — режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей).
Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новые форма и отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.
Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой [Автоформат].
Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок. Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню ВставкаСтолбец подстановок. Созданный в данном поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.
Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных MicrosoftAccess в текстовые файлы.
Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных MicrosoftAccess в текстовые файлы.
Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей.
Мастер по разделению базы данных позволяет разделить ее на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, имея общий источник данных, смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных, по своему усмотрению.
32. Ввод, модификация и удаление данных в СУБД Access. Сортировка и фильтрация записей.
В СУБД Access данные храняться в таблицах. Таблица имеет поля и записи. Ввод данных можно осуществлять добавлением записей непосредственно в таблицу или при помощи форм и запросов.
Для ввод данных в таблицу выделите таблицу в окне базы данных и щелкните по кнопке Открыть. Появляется таблица. В верхней части таблицы выведены имена поей базы данных. Внизу таблицы расположены кнопки навигатора для перемещения по записям базы данных. Если данные не умещаются в окне таблицы, то появляются горизонтальные и вертикальные линейки прокрутки.
Для удаления записи из таблицы необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по полю находящемуся слева от первой колонки. При этом выделится вся запись (строка). После правого клика на выделенной строке появится контекстное меню, там нужно выбрать «Удалить» (тоже самое делает клавиша «Delete»).
Сортировка и фильтрация записей. Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и из пункта меню Записи выбрать команду Сортировка или нажать на панели соответствующую кнопку.
Термин фильтрация означает вывод на экран только тех записей, которые удовлетворяют условиям пользователя. Совокупность заданных условий обозначается терминами критерии отбора или, коротко, фильтр. Основные варианты фильтров: по совпадению, по условию, параметрический, по маске.
33. Инструментальные средства разработки форм, отчетов в СУБД Access. Элементы управления и их свойства.
Форма представляет собой электронный бланк, в котором есть поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в поля формы, и они автоматически заносятся в таблицы.
Причины использования форм:
1)Предоставление доступа к таблицам БД только высококвалифицированному персоналу;
2)Наличие уровней доступа к информации в таблицах;
3)Выполнение первичной проверки данных;
4)Уменьшение количества ошибок и снижение утомляемости персонала путем приближения вида экранных форм к виду бумажных бланков, с которых происходит ввод данных.
Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора.
В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для формы.
В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления.
Отчеты – это программы, которые подготавливают информацию к выдаче на принтер в удобном для восприятия виде. Для создания отчета можно в команде Отчеты→ Создать воспользоваться вариантом Конструкто р или же выбрать один из стандартных шаблонов (Автоотчеты, Мастер отчетов), и потом немного подправить его.Команды корректировки в конструкторе отчетов аналогичны командам конструктора форм.
В стандартных вариантах отчетов, как правило, приходится корректировать следующие элементы:
– подписи к полям с информацией: те, что использованы разработчиком базы, не всегда понятны пользователю базы. Их следует заменять понятными осмысленными текстами;
– размеры, форматирование и положение областей, отведенных под ту или иную информацию: их компоновка и оформление на странице не всегда удачны;
– иногда желательно дополнить имеющуюся информацию расчетными величинами и пояснительными текстами;
– иногда приходится применять дополнительную сортировку, так как порядок записей в отчете не всегда совпадает с тем, что предусмотрен в запросе.
В режиме конструктора на экране появляется бланк отчета с размещенными на нем элементами управления – прямоугольными рамками, которые показывают, что будет выведено на бумагу в данном месте. Название выделенного элемента можно увидеть в первом поле панели инструментов Форматирование.
Области Нижний колонтитул и Верхний колонтитул повторяются на каждой странице отчета. В них размещают, например, заголовки длинных таблиц, бланков, номера страниц.
Элементы управления и их свойства. Элементом управления называют любой объект формы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.
Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.
Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.
Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.
Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов, которая автоматически появляется при работе с формой или отчетом в режиме Конструктора. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши.
В автоформах обычно присутствуют элементы управления двух типов: связанное поле и присоединенная надпись. Содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но это можно и изменить.
Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.
Например, создадим с помощью Мастера форму на основе какой-нибудь таблицы БД «Какая-нибудь БД». Мастер не заполняет раздел заголовка. Поэтому, перетащив вниз разделительную границу между заголовком и областью данных, можно освободить место для создания надписи. На панели элементов управления для создания заголовков существует элемент Надпись. Выбрав его и установив в нужном месте раздела заголовка, получим текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст.
Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка, которая содержит восемь маркеров (по углам и по центрам сторон рамки). Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая вид открытой ладони.
В этот момент рамку можно перемещать. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования, доступные через соответствующую панель инструментов MSAccess. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления.
Для создания связанных полей используется элемент Поле на панели инструментов. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления – Присоединенная надпись. Она перемещается вместе со связанным полем и образует с ним единое целое. Оторвать поле от присоединенной надписи позволяет левый верхний маркер рамки, при наведении на который указатель мыши принимает форму указательного пальца. В этот момент связанное поле можно оторвать от присоединенной надписи и перемещать отдельно.
Если перемещать элементы управления и изменять их размеры с помощью мыши не очень удобно, то используют для этой цели клавиши перемещения курсора в комбинации с SHIFT или CTRL. В первом случае (с SHIFT) происходит изменение размеров элемента управления, а во втором (с CTRL) – изменение его расположения. Чтобы элементы управления располагались в форме ровными рядами, существуют специальные команды выравнивания. Сначала надо выделить группу элементов управления (группа выбирается при нажатой клавише SHIFT), а потом применить команду Выровнять и выбрать метод выравнивания.
Кроме рассмотренных выше элементов управления, существуют следующие:
1) Переключатель (группа переключателей) – с ними можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию;
2) Флажок –действуют аналогично переключателям, но, в отличие от них, допускают множественный выбор, удобны для управления режимами сортировки данных;
3) Список –может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц, позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка;
4) Полесосписком –применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка по кнопке выбора;
5) Кнопка – с каждой можно связать команду, например, команду поиска записи, перехода между записями и др.
6) Вкладки –позволяют разместить много информации на ограниченной площади, на них размещают другие элементы управления;
7) Поле объекта OLE – служит для размещения внешнего объекта, соответствующего принятой в Windows концепции связывания и внедрения объектов. Объектом, как правило, является иллюстрация, например фотография, но это может быть и видеозапись, и музыкальный фрагмент, и голосовое сообщение.
Существуют два типа полей для размещения объектов OLE: свободная рамка объекта и присоединенная рамка объекта. В первом случае рамка не связана ни с каким полем таблиц БД. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблицы. В ней отображается содержимое этого поля.
Это содержимое может меняться при переходе от одной записи к другой.
Как правило, выбор любого элемента управления и перемещение его на форму сопровождается появлением соответствующего Мастера.
34. Общие сведения о запросах. Виды запросов. Создание простого запроса выбора с помощью Мастера.
Запросы позволяют выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц сразу. В отличие от реальной таблицы набор записей – результат запроса физически не существует в БД. MSAccess создает его из данных таблиц только во время выполнения запроса.
Все запросы можно разделить на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.
Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующиезапросы. Запрос к связанным таблицам – позволяет производить выборку данных из связанных таблиц. Условный запрос – позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.
Запрос с вычисляемым полем – позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса. Итоговый запрос – производит математические вычисления с помощью встроенных статистических функций и выдает общий результат. Параметрический запрос – позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр непосредственно при вызове запроса. Перекрестный запрос – отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.
Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. Эти запросы называют еще запросами на изменение и выделяют четыре типа: Запросы на создание таблицы – создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса. Запросы на добавление записей – позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом. Запросы на обновление – изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием. Запросы на удаление – удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.
Для создания запросов при помощи Мастера имеются следующие мастера: Мастер создания простого запроса; Мастер создания перекрестного запроса; Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей; Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.
При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.
Источник: studopedia.info