В программе 1с бухгалтерия 8 документ авансовый отчет может формировать бухгалтерские проводки

Поэтому, чтобы помочь вам, мы возьмем наиболее распространенный случай и вместе создадим этот документ шаг за шагом. В целом, в программе 1С существует огромное количество операций, которые необходимо знать бухгалтеру. Чтобы профессионально разбираться в них нужно повышение квалификации на курсах для начинающих бухгалтеров.

Или можете обратиться к полезным статьям в нашем разделе бухучета и налогообложения. Например, Закрытие месяца в 1С 8.3. Рекомендации для начинающего бухгалтера или Счет на оплату. Порядок заполнения. Формируем счет в 1с 8.3.

Для полного понимания необходимости составления авансового отчета обратимся к теории, так как многие слушатели курсов образовательного центра РУНО задают такие вопросы:

• что такое выплата подотчет от организации,
• что такое расчеты с подотчетными лицами,
• какими документами должно отчитаться подотчетное лицо,
• кому можно выдавать деньги под отчет.

Постараемся максимально разобраться во всем. Итак, сотрудник получил деньги под отчет для хозяйственных нужд.

Авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8

СДЕЛАЙ ПЕРВЫЕ ШАГИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ!

Экспресс-курс «Основы бухгалтерского учета + 1С 8.3» — за 499 руб.

ФИНАНСОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ, ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ, УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, БАЛАНС, УЧЕТ НДС

Цели выдачи денег в подотчет

Рассмотрим, на какие цели выдают деньги в подотчет. Это могут быть:

• командировочные,
• приобретение материалов или канцтоваров,
• оплата ГСМ и прочие административно-хозяйственные нужды.

Сотрудник обязан отчитаться за использование полученной суммы в течение трех дней со дня:

• возвращения из командировки,
• истечения срока выдачи денежных средств,
• выхода на работу после отпуска или болезни при условии, что срок истек в данный период.

Отчетность за израсходование авансовых денег должна быть оформлена документом авансовый отчет по форме АО-1.

Итак, приступаем непосредственно к практикуму.

06 января бухгалтер организации выдала сотруднику Пригожину наличные денежные средства на оплату поставщику за услуги связи в сумме 10 000 руб.

08 января сотрудник предоставил подтверждающие документы и отчитался о потраченной сумме 6 000 руб.

Выдача подотчетной суммы

Сначала делаем выдачу денег в подотчет в программе 1С.

Нажимаем кнопку Выдача

Заполняем расходный кассовый ордер

Заполняем все строки, указываем полностью ФИО подотчетного лица, его реквизиты, вид операции, статью расходов, основание выдачи авансовых средств. Заполнив, нажимаем кнопку Провести.

Как отразить в программе 1С Бухгалтерия Документ авансовый отчет

После проведения документа, проверяем сформированную проводку:

Операция характеризует образовавшуюся за сотрудником задолженность по Дт сч. 71.01

За выдачу денег сотрудник должен был расписаться в расходном кассовом ордере.

Отчет сотрудника

Теперь сотрудник должен отчитаться о денежных средствах и предоставить документы, подтверждающие, на что он их потратил. Заходим в меню Банк и касса — Авансовые отчеты.

Создать новый документ.

Проставляем дату. Выбираем нужное подотчетное лицо. Сразу после его выбора появляется предварительный документ аванса.

Кликаем на нужный нам документ по сотруднику в открывшемся окне.

Сотрудник принес чек, чтобы отчитаться. Информация вносится в программу.

Обратите внимание! Cчета проставляются автоматически.

Не забываем нажать кнопку Провести. И проверяем проводку.

Теперь можем распечатывать документ, предварительно проверив его.

Вот так выглядит лицевая сторона авансового отчета:

И оборотная сторона с перечнем документов расхода.

Таким образом мы сформировали с вами авансовый отчет в программе 1С.

Наш профессиональный совет!

Как видите, работать в программе 1С 8.3. легче, чем кажется! И, согласитесь, что с практическим примером усваивать материал гораздо удобнее!

Именно таким образом и построен курс-практикум Работа в программе 1С: Бухгалтерия 8.3. Учет хозяйственных операций., который включает в себя все участки бухгалтерского и налогового учета.

Вы будете уметь:

• вводить операции по начислению и выплате зарплаты
• формировать операции по движению материалов, основных средств
• вести расчет НДС, формировать регистры, совершать регламентные операции
• проводить операции по операциям с контрагентами, проводить сверку платежей
• формировать прочие отдельные операции по всем участкам бухгалтерии

Источник: cpb-runo.ru

Как заполнить авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия 8

Авансовый отчет является кассовым документом и составляет неотъемлемую часть соблюдения кассовой дисциплины. Оформление авансового отчета позволяет проконтролировать расходование денежных средств, выданных сотрудникам, и оформить финансовые операции, подтверждающие расходы организации.

Несмотря на кажущуюся простоту оформления документа, у бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно оформить авансовый отчет в 1С.

В этой статье специалисты компании «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» разберут наиболее часто встречающиеся вопросы и подскажут, как просто оформить, провести и распечатать авансовый отчет в программе 1С.

Создание типового авансового отчета в 1С

В идеале ситуация оформление авансового отчета выглядит следующим образом:

• сотрудник получает денежные средства;
• покупает товары или материалы;
• сдает ТМЦ на склад или в иное подразделение;
• возвращает остаток денежных средств.

Но все прекрасно понимают, что в реальной финансово-хозяйственной деятельности возникает множество нюансов, которые требуют специфического подхода.

Рассмотрим оформление стандартного авансового отчета в 1С. Создать документ можно, зайдя во вкладку «Банк и касса». В разделе «Кассовые документы» находится ссылка на создание нового документа.

Стоит обратить внимание, что, прежде чем создавать авансовый отчет в 1С, если денежные средства были выданы заранее, их выдачу следует оформить документально.

При выдаче наличных денежных средств оформляется расходный кассовый ордер с назначением выплаты «Под отчет» (Кт 50 – Дт 71). При перечислении аванса на карту подотчетного лица в расходном банковском документе дебетуется 71 счет.

В авансовом отчете открывается вкладка «Авансы», с помощью кнопки «Добавить» бухгалтер вносит туда кассовые или банковские документы, отражающие выдачу денежных средств (рис. 1).

Пример

По расходному кассовому ордеру сотруднику были выданы денежные средства в сумме 5 000 руб. с целью приобретения материалов. Заполняем авансовый отчет.

1. В бухгалтерии оформляется РКО на имя сотрудника с назначением платежа «Под отчет». Программа 1С автоматически формирует проводку в документе: Кт 50 – Дт 71.
2. Формируется авансовый отчет. В поле «Подотчетное лицо» проставляется Ф.И.О. сотрудника. Затем с помощью кнопки «Добавить» подбирается соответствующий РКО.
3. Сотрудник предоставил в бухгалтерию документы на приобретение 8 швабр по 500 руб. за штуку.
4. На вкладке «Товары» бухгалтер оформляет поступление ТМЦ (рис. 2) с оформлением проводки. В зависимости от отнесения затрат это может быть:

Таким образом, у сотрудника образовался остаток денежных средств, выданных под отчет, в сумме 1 000 руб.

1. В бухгалтерии оформляется приходный кассовый ордер на сумму 1 000 руб. по основанию «Возврат подотчетных сумм» и с корреспонденцией счетов Дт 50 – Кт 71.

Счет 71 – закрыт.

Проверить правильность оформления авансового отчета можно, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по сотрудникам. В вышеприведенном примере и по дебету, и по кредиту счета 71 отражается сумма 5 000 руб. и нулевое сальдо.

Внимание

При оприходовании товаров по авансовому отчету никаких дополнительных документов на поступление ТМЦ в 1С оформлять не нужно. Программа сама сформирует приходный ордер по форме М-4. Если с документами поступила счет-фактура, следует поставить галочку на кнопке «НДС» и выбрать порядок учета налога «НДС в сумме» или «НДС сверху» и при оприходовании товара заполнить данные счета-фактуры. Программа автоматически примет налог к вычету.

Это идеальная ситуация. Рассмотрим другие случаи, когда требуется оформить авансовый отчет и как его заполнить.

Товары, материалы или услуги приобретаются непосредственно организацией, а сотрудник их только оплачивает

Если рассматривать весь спектр деятельности организации, часто возникают случаи, когда непосредственно с поставщиком контактирует сотрудник, а документы по приобретению поступают непосредственно в организацию.

Например, сотрудник произвел предоплату за медосмотр по карте, а поликлиника договор, счет и чек оформила на организацию.

Пошагово процесс заполнения авансового отчета будет выглядеть следующим образом:

1. Оформляется оприходование услуг от поставщика, кредитуя счет 60.1 или 76 и дебетуя счет соответствующих расходов.
2. На сотрудника оформляется документ – авансовый отчет.
3. На вкладке «Оплата» авансового отчета с помощью кнопки «Добавить» подбирается документ поступления, в котором указан контрагент, договор, номер и дата (рис. 3).

1. Проставляется сумма, фактически оплаченная сотрудником, и программа автоматически проводит оплату контрагенту (Кт 71 – Дт 60 или Кт 71 – Дт 76).

Таким образом, в отношении сотрудника по счету 71 числится кредитовое сальдо – перерасход.

1. Из кассы (Кт 50 – Дт 71) или путем перечисления на банковскую карту (Кт 51 – Дт 71) перерасход возмещается. В назначении платежа следует указать «Возмещение расходов по авансовому отчету».
2. Оформление в авансовом отчете билетов и командировочных расходов.

При работе с версией 1С:Бухгалтерия 8 релиза 3.0.81 трудностей с оформлением использования сотрудником билетов не возникает, так как в программе предусмотрено заполнение отдельного документа «Авансовый отчет по командировке» с вкладкой «Билеты», на которой можно внести данные о перевозчике, стоимости и прочих реквизитах электронного билета, приобретенного организацией.

Если же такой вкладки нет, придется использовать счет 73.03 «Прочие расчеты с персоналом». Тогда операции в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

Дт 60 – Кт 51 – приобретены билеты на транспорт;

Дт 73.03 – Кт 60 – билеты выданы сотруднику;

Дт 71 – Кт 73.03 – оформлено командировочное удостоверение;

Дт 20 – Кт 71 – списаны расходы по командировке.

Многие бухгалтеры могут возразить, что задействовать счет расчетов с персоналом совсем не обязательно и проще провести использование билетов и прочих документов строгой отчетности просто как оплату поставщику, но специалисты компании «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» считают, что такой алгоритм проведения документов позволяет более тщательно контролировать сотрудников.

Могут возникнуть ситуации, когда сотрудник не до конца израсходовал талоны на ГСМ или не использовал предоставленный билет. В этом случае дебетовое сальдо по счету 73 поможет разобраться в ситуации.

Суточные расходы и оплата услуг сторонних организаций при отправке сотрудника в командировку по правилам заполнения авансового отчета отражаются на вкладке «Прочее» (рис. 4). Командировочные расходы списываются на соответствующие счета учета расходов.

Важно

Бухгалтеру необходимо помнить, что в конце месяца на суточные, полученные сотрудником во время командировки, начисляется НДФЛ.

Оформление авансового отчета на предоставление услуг почтовой связи и прочее

Вкладка «Прочее» используется не только при оформлении затрат на командировку. Эту вкладку удобно использовать, если расходы относятся непосредственно на коммерческие, управленческие затраты или издержки производства.

Например, денежные средства, потраченные секретарем на отправку почтовых отправлений, совсем не обязательно проводить с использованием поставщика «Почта России» и расписывать каждое отправление как товар.

Вполне достаточно на вкладке «Прочее» внести данные документа (наименование, номер, дату) и статью расходов.

Запись на вкладке будет выглядеть следующим образом:

Документ – чек ГПО

Наименование расхода – почтовые расходы

Сумма затрат дебетуется на соответствующий счет учета затрат: 20, 26, 44 или 76.

Контроль перерасхода или остатка средств по авансовому отчету

Суммарные средства, выданные под отчет, и произведенные расходы видны в подвале документа, когда бухгалтеры оформляют авансовый отчет. Это позволяет контролировать, остались ли у сотрудника деньги, выданные под отчет, или потратил большую сумму.

В поле «Получено авансов» суммируются все денежные средства, выданные подотчетному лицу. В поле «Израсходовано» отражается сумма всех денег, потраченных на приобретение ТМЦ, услуг, командировки и т. п. В поле «Остаток» бухгалтер видит сумму остатка выданных денежных средств. Если по остатку отражается цифра со знаком «минус» красного цвета, значит, возник перерасход денег.

Но в подвале виден остаток только по конкретному документу. Чтобы проконтролировать движение подотчетных денег, целесообразно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71. Дебетовое сальдо по счету покажет остатки подотчетных денег, числящиеся на сотрудниках, кредитовое сальдо покажет задолженность компании перед сотрудниками за излишне потраченные суммы (рис. 5).

Если перерасход не был возмещен или остаток не возвращен в кассу, сумма отразится в печатной форме следующего авансового отчета (рис. 6).

Зачастую возмещение расходов или возврат денег происходит после распечатки авансового отчета. Тогда в бухгалтерии данные документа по движению денежных средств вручную заносятся в бланк авансового отчета.

Печать авансового отчета

После заполнения всех полей документа, оформления и записи документа его нужно распечатать для утверждения у руководства. Это сделать достаточно легко, нажав на кнопку «Печать» и выбрав нужную печатную форму.

На первый взгляд, оформлять авансовые отчеты с использованием 1С:Бухгалтерия сможет даже новичок, но у бухгалтеров при столкновении с нестандартными ситуациями возникают вопросы. Они неправильно формируют документ, а потом жалуются, что автоматически формируются неправильные проводки (в частности, по учету НДС).

Чтобы избежать ошибок и не тратить время на самостоятельное преодоление трудностей, рекомендуем обратиться к специалистам «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» по номеру +7 (499) 956-21-70, которые быстро и грамотно разъяснят все нюансы работы с программой 1С. Или напишите в чат справа.

По этой теме

14.11.2022 — 24.11.2022
Курс повышения квалификации
15.11.2022 — 16.11.2022
Подписаться на рассылку

Поздравляем! Вы успешно подписались на рассылку

У вас уже есть обслуживаемая система КонсультантПлюс?

Получите полный доступ к КонсультантПлюс бесплатно!

Вы переходите в систему КонсультантПлюс

• Калькуляторы
• Производственный календарь
• Путеводители
• Удаленная поддержка
• Приложение Информер
• Помощь Информер
• Тесты

• Вакансии
• Контакты
• О нас
• Политика конфиденциальности
• Новости законодательства

• Прайс-лист 1С
• Записаться на семинар
• Большой тест-драйв
• Купить Консультант Плюс
• Купить 1С

ежедневно, c 9:00 до 19:00
127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56

Согласие на обработку персональных данных

Физическое лицо, ставя галочку напротив текста «Я даю согласие на обработку персональных данных» и/или нажимая на кнопку отправки заполненной формы на интернет-сайтах — https://www.4dk.ru/, https://4dk-consultant.ru, https://4dk-reg.ru, https://meprofi.ru, https://cpk4dk.ru (далее — Сайты), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее — Согласие).

Действуя свободно, своей волей и в своем интересе, а также подтверждая свою дееспособность, физическое лицо дает свое согласие ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ», местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, ЭТАЖ 3, КОМ. 307, ОГРН 5137746191941, ИНН 7714923575 (далее — Оператор), на обработку своих персональных данных со следующими условиями:

1. Согласие дается на обработку персональных данных, с использованием средств автоматизации.

2. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:

• • фамилия, имя, отчество;
• • место работы и занимаемая должность;
• • адрес электронной почты;
• • номера контактных телефонов

3. Оператор осуществляет обработку полученной от Пользователей информации в целях оказания услуг в соответствии с уставной деятельность, в том числе предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайтов; связи с Пользователем, путем направления уведомлений, запросов и информации, касающихся оказываемых услуг, исполнения соглашений и договоров; обработки запросов и заявок от Пользователя, а также проверки, исследования и анализа данных, позволяющих поддерживать и улучшать сервисы Оператора.

4. Основанием для обработки персональных данных является: статья 24 Конституции Российской Федерации; устав Оператора; настоящее согласие на обработку персональных данных.

5. В ходе работы с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, передачу (распространение, предоставление, доступ), хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.

Пользователь дает свое согласие на передачу своих персональных данных при условии обеспечения в отношении передаваемых данных целей использования, предусмотренных п.3, следующим лицам, являющимся партнерами Оператора:

• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ СИСТЕМА»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, вн.тер.г. муниципальный округ Савеловский, ул. Мишина д.56. Этаж/комн 6/617
  ИНН 7714469778; ОГРН 1217700112080.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ»
  Местонахождение: 127083 г. Москва, ул. Мишина д.56, комната 306
  ИНН 7714378062; ОГРН 1167746252728.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ АУДИТ»
  Местонахождение: 127083 г. Москва ул. Мишина д.56, этаж 5, комната 509
  ИНН 7714948185; ОГРН 5147746225798.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ КВАЛИФИКАЦИЯ»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56
  ИНН 7714349600; ОГРН 1157746706523.
• ООО «ЧДВ»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д. 56, этаж 6, ком.609
  ИНН 7714988300; ОГРН 1177746359889.
• ООО «СЕРВИС СОФТ»
  Местонахождение: 430030, Республика Мордовия, город Саранск, ул. Васенко, д.13,этаж 4, помещение 7
  ИНН 1327032250/ОГРН 1181326002527.
• ООО «ЧТО ДЕЛАТЬ РЕШЕНИЕ»
  Местонахождение: 127083, г. Москва, ул. Мишина, д.56, офис 308
  ИНН 7714986720 / ОГРН 1177746340617.

6. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона 152-ФЗ.

7. Согласие действует все время до отзыва субъектом согласия на обработку персональных данных.

Источник: www.4dk.ru

Заполнение авансового отчета в 1С

Авансовый отчет — это способ подтверждения работником (подотчетным лицом) израсходованных денег, которые ему выдали авансом. Аванс выдается на такие цели как: покупка товара, материалов и т.п.; приобретение возвратной тары; расчеты с поставщиками; командировочные расходы. Все операции отражаются в соответствующих вкладках.

Для чего нужен авансовый отчет?

Рассмотрим для наглядности ситуацию с командировкой. Авансовый отчёт как раз и нужен для того, чтобы сотрудник мог подтвердить командировочные расходы, и отчитаться за них точно и подробно. Работодателю этот отчёт дает возможность вести учет всех расходов.

Итак:

1. Подотчётное лицо получает определенную сумму для будущих затрат: оплата жилья, питания, действий, которые относятся к исполнению задач командировки, а кроме того исполнение каких-либо других хозяйственных или операционных целей.

2. В учетной политике, приказе организации утверждается: перечень лиц, которым выдадут эти деньги, периоды (сроки, пребывания), цели командировки, способ выдачи средств.

3. Бывает, что работник берет материальные ценности, при этом с ним не оформлен договор о материальной ответственности, в таком случае ему необходимо выдать разовую доверенность о передаче ценностей.

Сроки авансового отчёта

Предприятие утверждает сроки сдачи авансового отчета приказом. Для того, чтобы выдать средства необходимо командировочное удостоверение. Эту процедуру упростили и теперь, чтобы сделать расчет командировочных в 1С не надо выдавать служебные задание и удостоверение.

Подтверждение расходов

Сотрудник оформляет отчет о потраченных средствах и подтверждает расходы чеками не позже трёх рабочих дней с даты окончания срока аванса, либо после того, как командировка закончилась, и сотрудник прибыл на предприятие. Работнику надо передать бухгалтерам авансовый отчёт, где подтверждаются все расходы, это станет основанием для окончательного с ним расчета. Авансовый отчёт оформляют в одном экземпляре.

Размер суточных

Сумма расходов за сутки пребывания прописывается в учётной политике или в приказе. Этот размер и берется в расход при расчёте по налогу на прибыль. Законодательно размер суммы суточных не утвержден.
Но есть нормативы, в рамках которых суточные не облагаются НДФЛ: на территории России это 700 руб., за пределами Российской Федерации — 2500 руб.

Заполнение авансового отчета в 1С Бухгалтерия

Итак, как проводить авансовые отчеты в 1С:

1. Открыть раздел «Банк и касса» → группа документов «Касса» и нажать «Создать». Появится новый документ.

2. Установить дату, обозначить подотчётное лицо.

3. Отчёт заполняется в валюте, в которой подотчетное лицо получило деньги. Изменить в отчете валюту можно в окне «НДС», в сумме – «Редактировать цену и валюту». В программе, по умолчанию, все оформляется в отечественной валюте.

4. В форме есть следующие вкладки:

«Авансы»

В ней находятся документы, на основе которых выдали аванс: выдача денежных документов, наличных; расчетный счет, с которого было проведено списание.

«Товары»

Здесь надо отразить документы, переданные сотрудником. Вносим сведения: чеки, накладные, счета-фактуры на приобретённые материальные ценности. Если необходимо — оформляет приход на склад. К примеру, подотчетный передал счёт-фактуру поставщика, тогда вносим реквизиты, счета учёта автоматически заполняются.

«Оплата»

В этой вкладке отражаем погашение задолженности предприятия перед контрагентом.

«Прочее»

Здесь необходимо отразить суточные, затраты на покупку билетов. Следует внимательно посмотреть на субконто «Представительские расходы» — по завершению месяца 1С нормирует расходы организации, после этого станет возможным начисление налога на прибыль, вот почему нужно без ошибок заполнить субконто на затратном счёте.

Итак, вы внесли всё, что предоставил сотрудник. Проводим документ, при этом формируются входящие счета-фактуры, и программа сама сделает все проводки. Нажав на «ДтКт» проверяем заполнение всех пунктов. Теперь отчёт (АО-1) можно распечатать и дать на подпись подотчётному лицу.

Неизрасходованный остаток

Если при всех вышеописанных операциях в конце выявился остаток, то сотруднику необходимо отчитаться и внести его в кассу в срок до 3-х дней.

Оформить это легче всего из авансового отчёта: «Создать на основании» → «Поступление наличных».

Все заполняется автоматически, следует только уточнить дату и статью движения денежных средств. Для этого выбираем «Прочие поступления по текущим операциям».

Источник: mastersoft.ru