В какой программе выставлять счета на оплату от ИП

Счет — это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Счета на оплату. Как сделать? Образец. Электронный счет на оплату. Как выставить счет на оплату? Акт

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет — это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

• Скачать образец счета от ИП на оплату без НДС.
• Скачать образец счета на оплату с НДС.
• Скачать готовый бланк в формате Word или PDF.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет — это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

1. Поставщик: ИП Козликов Михаил Иванович
2. Покупатель: ООО «Красный восток»

1. г. Москва, ул. Селезнева, дом №188
2. г. Москва, ул. Шевелева, дом №13

1. ИНН 6575849475657
2. ИНН 757564748575757, КПП 5674775757

Цена: 200 рублей

Сумма: 8000 рублей

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности, которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2023».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2023 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без — сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные.

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Правила оформления счета на оплату

Как правильно оформить счет на оплату, чтобы у плательщика не возникло вопросов? Нужно ли использовать унифицированный бланк или можно разработать свою форму? Ответы на эти вопросы мы приведем в данной статье.

• Для чего нужно оформление счета
• Как составить счет на оплату
• Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты
• Итоги

Для чего нужно оформление счета

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

• Кто и кому выставляет счет.
• За что требуется оплата.
• Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
• Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
• Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Является ли счет на оплату договором, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

• Наименование документа «Счет на оплату».
• Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
• Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
• Дата выставления счета и его порядковый номер.
• Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
• Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя.
• Печать ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно скачать ниже

Итоги

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Как выставить счет на оплату от ИП — образец по безналу

Предпринимателям, занимающимся продажей товаров и различных услуг, нередко нужно заполнять счета и отсылать их своим клиентам для оплаты. В настоящее время не существует единого формата подобных документов, ИП может составить его самостоятельно, но с соблюдением определенных норм и правил. В этом материале подробно рассказывается, как выставить счет на оплату от ИП, образец которого можно посмотреть ниже, и что нужно для этого.

Что такое счет на оплату

Стандартный платежный шаблон для оплаты — документ с платежными реквизитами, способный подтвердить, что клиент оплатил конкретную услугу либо товар. Счет такого плана выставляют предприниматели тем, с кем они заключили договоры для продажи товаров либо оказания услуг, а также клиентам, не заключавшим с ними аналогичные соглашения. Он позволяет подтвердить факт оплаты и доказать его впоследствии.

Печать индивидуального предпринимателя

Законодательством не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию такой документации. Но есть специальные стандарты, которые нужно принимать во внимание, оформляя счет от индивидуального предпринимателя либо организации. Документ оформляется при помощи специального шаблона, в котором обязательно указывают нужную информацию, и он должен выглядеть надлежащим образом:

• ФИО ИП;
• ИНН;
• данные банковской организации, с которой сотрудничает предприниматель;
• список услуг или товаров, которые приобрел покупатель;
• сумма всех платежей в целом, где должна быть выделена сумма под НДС;
• номера и даты.

Заполнение счета на оплату

Как выставляют счет на оплату от ИП

Счет от ИП, стандартный образец которого представлен ниже, со всеми нужными данными создают в программе 1С либо Excel. Также есть особые онлайн-сервисы, позволяющие подготовить его при помощи интернета без установки дополнительного ПО на компьютер. Это может быть программа для выставления счетов и актов для ИП. Во время изготовления понадобится учитывать все параметры для оформления документации. Чтобы оформить платежный счет, нужно:

1. Ввести данные об ИП в первой части шаблона, включая его ФИО, название и адрес компании, ИНН, а также телефон для связи.
2. Указать данные банковской организации, в которой зарегистрирован продавец и клиент (если это нужно).
3. Присвоить счету персональный номер. Каждый из них может включаться в перечень остальной документации и учитываться в главной системе документооборота, также ИП могут вести учет отдельно и присваивать каждому отдельный номер.
4. Перечислить в бланке весь перечень заказанных товаров или услуг в табличном формате или в виде списка, указав для каждого количество, цену, сумму НДС и полную сумму для оплаты.
5. Дополнительные важные сведения, к примеру, фиксированные платежные сроки либо период, на протяжении которого будут оказывать услугу либо доставлять товары.
6. Подпись и печать ИП при необходимости, если документацию представят в электронном формате, то они не потребуются.

Образец шаблона счета без НДС

Каждому ИП необходимо знать, как правильно заполнять образец счета для ИП без НДС.

Обратите внимание! Такой документ будет непременно соответствовать нужным параметрам и включать все требуемые реквизиты.

Ниже представлен пример для заполнения и готовый бланк с уже внесенными данными для предпринимателей и ООО.

Образец счета на оплату

Такие меры помогут избежать проблем, в том числе и со стороны налоговой. Это связано с тем, что нередко покупатели совершают ошибки, внося платеж и указывая, что в сумму уже включен НДС. После во время проверок специалисты из налоговой будут считать, что продавец получил оплату с НДС и должен вносить этот налог в счет бюджета.

Обратите внимание!Для доказывания факта отсутствия такого налога понадобится смотреть все старые накладные и счета-фактуры. По этой причине продавцу лучше присылать покупателям документы, где уже будет отсутствовать НДС.

Также желательно указывать, что товары и услуги не будут облагаться таким налогом, чтобы точно знать, что платежное поручение заполнят без ошибок. ИП понадобятся такие же реквизиты, как и в примере, указанном выше, но возле графы со стоимостью лучше добавить примечание, что цена будет без налога на добавленную стоимость.

Программа для выставления

Существуют специальные программы, способные облегчить процесс заполнения счетов. Большинство из них можно использовать в удобном режиме онлайн, чтобы быстро заполнить все нужные поля и отправить документ клиенту. Ниже представлено несколько примеров таких программ, разработанных специально для бизнеса. С их помощью счета будут выставляться гораздо быстрее.

Контур.Бухгалтерия

Этот сервис позволяет быстро выставлять счета, имеет пошаговые инструкции и поддерживает возможность отправки документов клиентов при помощи электронной почты. В нем есть дополнительные опции, предназначенные для бухгалтеров, например, оформление расчетных листов в автоматическом режиме, расчеты зарплаты или отпускных, а также многое другое. Для него необходима регистрация, также на нем можно найти пример шаблона нужного счета.

kub-24.ru

Это программа, позволяющая выставить счет в режиме онлайн. С ее помощью можно настраивать загрузку логотипов, подписей руководителей в электронном формате, а также печатей организаций автоматически. Готовые документы сразу направляются на электронные ящики покупателям. Ее можно настроить под себя и добавить нужные функции.

выставить-счет.рф

Этот сервис также работает в удобном режиме онлайн, помогает выставлять счета, оплачивать их и вести бухгалтерскую документацию, в том числе и первичную. С его помощью создают самые различные документы, например, счета и акты, товарные накладные, квитанции и многое другое.

Обратите внимание!Готовую документацию можно сохранять, распечатывать или отправлять по почте с учетом целей и потребностей.

В каких случаях это необходимо делать

Сделать и предоставить платежный счет от любого ИП, образец которого есть в материале, можно, когда в этом есть необходимость. Обычно в процессе сотрудничества клиента и продавца заключается договор обычного типа, где подробно указываются нужные данные, включая объемы и сроки для поставок, а также цену, которую необходимо оплачивать. Но если покупатели иногда делают заказы товаров в разных количествах, лучше выставлять стандартный или транспортный счет для каждой отдельной сделки и указывать цену покупки.

В таких случаях также понадобится заключать договор, при этом указывая в нем только основные сведения о сотрудничестве. Его не относят к первоначальной документации, он не регулируется законодательно и не должен отражаться в бухгалтерском учете. Его цель состоит в уведомлении заказчика о необходимости вносить платежи и фиксировать сумму, а также предоставлять платежные реквизиты. Возникают ситуации, когда счет действительно срочно необходим.

• Если отсутствует договор, заключенный между компанией и ИП.
• При наличии договора, где нужно прописать необходимость составлять счета.
• При отсутствии установленной суммы оплаты в документе.
• Если сделка относится к конкретному виду деятельности, например, услугам электричества или связи.
• Если контрагент уже внес предоплату.

В других случаях во время перечисления средств обычно ориентируются на накладные, акты и договоры, также обходятся без документов-оснований, указывая названия товаров и услуг в сведениях о платежах. Но поскольку счета для оплаты предназначены для наведения порядка в бухгалтерии, лучше использовать их в работе. Этот процесс можно поручать бухгалтерам в офисе или на аутсорсе, чтобы составить персональный список счетов.

Распространенные ошибки при выставлении счета

Каждый образец счета на оплату услуг без НДС от ИП может содержать ошибки, допущенные из-за невнимательности, наличия неподходящих бланков или по другим причинам. Если ошибка была замечена специалистами организации, составлявшими счет, они могут исправлять ее в тексте. Для этой цели достаточно зачеркнуть неправильные данные и внести правильные. Каждое внесенное изменение нужно заверить подписью руководителя и печатью при необходимости, а также указать дату. В список основных ошибок входят следующие недочеты:

• отсутствие расшифрованных подписей от одной или другой стороны;
• выставление счета уже после истечения пяти дней, когда товар был выгружен, а услуга уже оказана;
• клиент не получил документ в тот период, когда необходимо было вычесть НДС;
• ошибки в датах, стоящих на экземплярах документов клиента или продавца;
• ошибки, допущенные при формировании шапки бланка в документе.

Как его отправлять

Любой счет юридическому или физическому лицу всегда выписывается сотрудником отдела бухгалтерии. Когда документ будет полностью и правильно заполнен с учетом всех необходимых полей, его передают директору компании, который должен поставить на нем свою подпись. Также можно добавить печать, но это необязательно, поскольку с 2016 года предприниматели и юр. лица при желании могут не пользоваться печатью.

Важно! При наличии ошибочных данных в документе лучше не исправлять их, а выписать новый. Это поможет избежать путаницы в дальнейшем, включая бухгалтерские ошибки.

Оформлять такой документ нужно в двух копиях, одну из них направляют лицу, оплатившему услугу или товар, второй должен остаться у организации или предпринимателя, которые его выписали. Счет заполняют на обыкновенном листе А4 или фирменном бланке от организации, используя правильный шаблон. Второй вариант гораздо лучше, потому что он не требует постоянно добавлять информацию о предприятии.

Шаблон не считается унифицированным, поэтому каждый ИП и компания могут создать свою индивидуальную форму и использовать ее в виде персонального образца. Если компания либо ИП давно работают в своей сфере, у них уже есть стандартная форма такого бланка, в которой будут меняться только сведения о получателях, а также названия услуг и товаров.

В большинстве случаев счет заполняют и направляют клиенту в электронном формате. Но каждый бухгалтер должен на всякий случай распечатать документ в бумажном формате и отправить контрагенту один экземпляр с подписью директора по обыкновенной почте. Второй будет храниться в папке, где должны находиться все остальные счета.

Сроки оплаты

Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.

Обратите внимание!Бывают ситуации, когда банковские реквизиты, принадлежащие клиенту, указывают с ошибкой, в этом случае нужно быстрее предупредить об замене данных подрядчика, направив ему письменный запрос. Это поможет продлить сроки по документу и исправить ошибки.

Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей. Чтобы не допустить ошибок при составлении счета, лучше поручать эту работу бухгалтеру или другому специалисту, контролирующему бухгалтерию и расчетные операции в компании.

Источник: samsebeip.ru