В какой программе вести учет товара в розничном магазине

В розничной торговле крайне важно оперативно обслужить каждого клиента, отслеживать все нити бизнес-процессов, учитывать все расходы и доходы. Можно делать это по старинке, доверившись бухгалтеру и его тетрадке, а можно автоматизировать торгово-розничные процессы при помощи специализированного программного обеспечения.

Нет времени читать? Позвоните нам, и мы расскажем про автоматизацию за 5 минут!

Для чего используется ПО в торговле

Многие операции в магазине однообразны, поэтому можно помочь сотрудникам, доверив выполнение рутинных действий специальной программе. Внедрение комплекса автоматизации поможет на следующих этапах:

• Прием наличных и безналичных расчетов от посетителей, а в случае возврата товара — выдача денежных средств;
• Приемка товара и учет его перемещения на всех этапах;
• Учет внутренней и внешней документации, бухгалтерский и налоговый учет;
• Кадровый учет;
• Ведение данных о сотрудниках, покупателях, контрагентах;
• Различная аналитика (эффективность продавцов, спрос на товары, количество продаж и многое другое).

Предлагаем разобрать каждый этап более подробно.

Как вести учет в Excel / Учет товара в Эксель

Денежные операции с покупателями

Согласно 54-ФЗ, каждая продажа должна быть сопровождена кассовым чеком, зафиксирована в кассовой книге, отражена в соответствующих регистрах налоговой и бухгалтерского учёта.

В магазине без применения автоматизации путь продажи выглядит так:

• Кассир пробивает чек вручную, затратив время на оформление продажи, внесение записи в кассовую книгу;
• Передаёт информацию о продажах в отделы снабжения и бухгалтерии для формирования остатков и отчетности.

На каждом этапе кассир обязан знать розничные цены на товар, количество доступных для продажи остатков, составлять отчеты о продажах. Всё это требует дополнительных трудозатрат, увеличивает время обслуживания одного покупателя.

Теперь давайте разберём преимущества, которые нам даст внедрение автоматизированной информационной системы.

Сокращение времени, потраченного на обслуживание одного покупателя

Для осуществления продажи кассиру достаточно лишь отсканировать товар. Программа автоматически добавит необходимые позиции в чек, посчитает общую стоимость покупок, отправит чек на печать. Нет необходимости вручную добавлять цены, наименования товаров.

Простор для маркетинга

Можно легко «удерживать» постоянных покупателей, привлекая их скидками или бонусными баллами. Устраивайте различные акции, например «Товар дня», выделив его приятной ценой, а программа сама рассчитает конечную стоимость. Кроме того, можно добавлять информацию об акциях в чек. К вам обязательно вернутся за повторной покупкой!

Увеличьте продажи прямо сейчас! Оставьте заявку по телефону

Ускорение взаимодействия между отделами

Не нужно беспокоиться о составлении отчётов продаж, списании проданного товара: кассовая программа сама отправит все данные в отделы бухгалтерии и снабжения.

Учет Товаров — Простой Склад — приложение для Андроид

Ценники и контроль цен

Торговое ПО избавляет вас от необходимости вручную заниматься ценниками на каждой торговой точке: все цены устанавливаются централизованно, в любой момент можно распечатать необходимое количество ценников, вести общий учёт цен.

Учёт товара

Используя программу для ведения учёта в магазине, можно снизить нагрузку на сотрудников, автоматизировав движение товара от поставщиков в магазин. Программа автоматически оформит поступление на склад, сформирует необходимые документы.

В любой момент времени можно посмотреть полную информацию о товаре на складах, управлять ассортиментом торговых предложений.

Если от поставщика пришёл некачественный товар, можно сразу же оформить возврат. Эта информация сразу же отразится в отчётности и документах.

Кассовый модуль автоматически передаст информацию в базу о совершённых сделках, автоматически спишет проданные товары. Это позволяет экономить время, потраченное на актуализацию товарных остатков.

Программа учёта поможет систематизировать номенклатуры для магазина. Больше не надо путаться в многообразии товаров, все данные представлены в удобном и систематизированном виде.

Источник: pttperm.ru

Учёт товаров и контроль качества

Рассказываем, как правильно принимать и хранить товары, вести товароучёт и какие программы для этого использовать.

Общие правила хранения вещей на складе и в магазине

Хранение одежды, обуви и аксессуаров не требует строгих условий, например соблюдения специального температурного режима. Однако и здесь есть некоторые правила.

Для хранения вещей используются стеллажи, полки, вешалки. Некоторые товары просто складывают в стопки и кладут на полки или оставляют в коробках.

При продаже вещей в магазине одежды нужно соблюдать правила:

• Одинаково оформлять ценники. Следите, чтобы указанная стоимость соответствовала реальной: по закону о защите прав потребителей покупатель может купить вещь по стоимости, указанной на ценнике.
• Следить за тем, чтобы в зале присутствовал весь размерный ряд популярных вещей.
• Распродавать или утилизировать вещи из прошлых коллекций.

Товары условно можно разделить на группы:

• Одежда, которую можно хранить в сложенном виде. Это футболки, майки, трикотажные платья, джинсы и т.д.
• Верхняя одежда. К ней относятся дублёнки и шубы, куртки, меховые изделия, пальто, плащи и костюмы из натуральных тканей. Она поступает в магазин в подвешенном виде и собственной упаковке и нуждается в наиболее бережном обращении. Такую одежду нельзя мять и нужно сразу развесить.
• Обувь. Её, как правило, хранят в собственных коробках на специально отведённых стеллажах.
• Аксессуары. К ним относятся сумки, ремни, солнечные очки, бижутерия и ювелирные украшения. Каждый аксессуар должен храниться в индивидуальной упаковке, чтобы избежать царапин и других повреждений.

Перед тем как выложить вещь в зале, ей нужно вернуть идеальный товарный вид. Оборудуйте магазин отдельной гладильной комнатой.

Для этого закупите:

• утюг,
• гладильную доску,
• отпариватель — пригодится для верхней одежды и костюмов.

Как правило, вещи приводят в порядок сами продавцы, но можно нанять для этого отдельного сотрудника.

Нельзя принимать и продавать товар:

• в повреждённой упаковке,
• с браком,
• ненадлежащего вида (испачканные, порванные вещи).

Бывает так, что товар привозят в нормальном состоянии, но во время примерки посетители ведут себя неосторожно и портят вещь. Например, могут случайно порвать или оставить след от губной помады на платье. Это нужно отслеживать и вовремя убирать из зала испорченные вещи. В противном случае другой посетитель откажется от покупки или вернёт вещь, когда обнаружит изъян дома.

Есть несколько вариантов, как поступить с испорченной вещью.

• Отдать в химчистку. Этот вариант подойдёт, если пятно на вещи можно отстирать. После того как ей вернут первоначальный вид, вещь можно снова вывесить в зал.
• Отдать в ателье. Если на платье расходится молния или отлетела пуговица, профессионалы могут это починить.
• Если испорченную вещь нельзя отстирать или починить, её нужно списать. Чтобы не выкидывать вещи, их можно отдать на благотворительность или предложить сотрудникам магазина забрать их себе, если изъян не бросается в глаза.

Хранение вещей с учётом сезонности

В магазине одежды, обуви и аксессуаров важно обеспечить условия хранения летней и зимней одежды и подготовить для этого помещение. Периодически его нужно переоборудовать: например, зимой в ассортименте обычно больше верхней одежды, которая должна висеть на вешалках.

Как правило, дважды в год магазины одежды устраивают сезонные распродажи. В этот период число продаж увеличивается, соответственно возрастают скорость и объёмы обработки товаров. Если спрос на вещи со скидкой большой, договоритесь с поставщиками о дополнительных поставках в этот период.

Какие документы нужны

На все товары должны быть документы, подтверждающие качество товара: сертификаты соответствия или декларации о соответствии. Их должен предоставить поставщик.

• Сертификат соответствия понадобится, если вы продаёте одежду первого слоя: нижнее белье; корсетные, купальные, чулочно-носочные изделия; топы, футболки, майки, шарфы и платки, головные уборы.
• Декларация о соответствии понадобится на всю остальную одежду.

Все поставщики продукции также должны быть зарегистрированы в системе «Честный знак».

Учёт товаров

Товарный учёт — это отражение операций с продукцией: покупка или производство, хранение, реализация, возврат. А также информация:

• когда товар поступил по накладной от поставщика;
• сколько заплатили поставщику;
• как перемещали между складами и магазинами;
• когда продали на кассе;
• какую выручку получили.

Для чего вести учёт

• Отслеживать операции с товарами
  Предприниматель будет знать дату поступления и реализации товара, полученную выручку. Можно отслеживать движение товарных позиций на всех этапах или просто фиксировать их число.
• Планировать закупки
  Благодаря вовремя проведённому учёту не возникнет дефицита — предприниматель будет знать, сколько вещей осталось и по какой цене, какие позиции нужно докупить. В долгосрочной перспективе по данным учёта можно анализировать спрос: какие товары пользуются популярностью, а от каких нужно отказаться. По количеству возвратов можно понять, какой из поставщиков чаще всего привозит неликвидный товар, и прекратить сотрудничество.
• Сократить недостачи и пересортицу
  При оперативном учёте в реальном времени отслеживается нехватка товаров или их излишки. Это сократит убытки.
• Минимизировать риск кражи
  Без учёта есть риск воровства. Недостачу можно обнаружить уже после увольнения сотрудника.
• Увеличить рентабельность бизнеса
  Благодаря оптимизации закупок товары не залеживаются на складе. При правильном учёте можно понять, сколько товаров нужно, и снизить затраты на аренду склада. Поставщик привозит товары в нужном объёме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ.

Способы ведения товароучёта

Тимофей, эксперт по товароучёту

Ручной : в тетради или таблице Excel.

Подойдёт для владельцев совсем небольшого бизнеса. Во всех остальных случаях ручной учёт может привести к неразберихе.

эксперт по товароучёту

В таблицу вносят данные:

• характеристики товара: производитель, вес, цена, упаковка;
• количество принятого товара;
• количество продаж;
• остатки каждого вида товара;
• данные о возвратах и списанном товаре.

Плюсы: данные можно оперативно корректировать.

Минусы: придётся покупать платные шаблоны, таблицу невозможно интегрировать с кассой, сложно вбивать данные вручную при каждом поступлении товара.

Автоматизированный: при помощи товароучётной программы или облачных сервисов.

• Программа складского учёта: устанавливается на компьютер. В ней можно создавать первичные документы, отслеживать остатки, резервировать товар, вести расчёт с покупателями и поставщиками, считать прибыль.
• Облачный сервис: имеет функционал складской программы, но не требует установки на компьютер. Предприниматель платит провайдеру за пользование сервисом и может работать с любого устройства, подключённого к интернету.

эксперт по товароучёту

Программы для учёта товаров

Самые популярные программы товароучёта:

• Мой кассир
• iiko
• Идеалист
• Мой склад
• 1С
• ЕКАМ
• Контур.маркет
• Litebox
• CloudShop
• АТОЛ

Ирина Кузнецова,
соосновательница универмага современных дизайнерских украшений Poison Drop

Все программы различаются ценой и функционалом. В программах есть пошаговые инструкции по установке и рекомендации по использованию. Но почти всё можно установить самостоятельно, не привлекая специалиста. Исключение — 1С.

соосновательница сети магазинов одежды INSPIRE

Подключение к системе

При подключении к системе внесите все данные о торговой точке: ИНН, банковские реквизиты и другие. После этого загрузите товарные номенклатуры — вручную или в полуавтоматическом режиме: настройте импорт из Excel-файла.

Если в магазине есть склад, создайте в программе два слота — для торговой точки и складского помещения. Так все остатки будут фиксироваться в разных ячейках.

Для приёмки и продажи товара понадобится сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД) — планшет с камерой и экраном. Магазины поменьше могут обойтись сканером, магазинам с широкой матрицей нужен терминал. Устройства подключаются к кассе или компьютеру, сканируют штрихкоды и автоматически выгружают данные в систему товароучёта.

Этапы учёта

1. Поступление товаров

Когда предприниматель принимает поставку, он берёт накладные от поставщика. В них должны быть указаны данные о производителе, поставщике и товаре, закупочная цена, сумма НДС. Удобнее вести учёт по отпускным ценам: получаете товар, делаете торговую наценку и информацию вносите в таблицу или в систему учёта.

Это можно настроить в системе товароучёта: один раз внести процент наценки, и в дальнейшем система будет рассчитывать сама.

Когда товар поступает на склад, внесите в систему данные о поставщике и товаре — счёт-фактуры, УПД, товарные и транспортные накладные.

эксперт по товароучёту

Можно попросить поставщика предоставлять накладные в электронном виде, так как все системы товароучёта имеют возможность выгрузки из Excel. Система автоматически заполнит накладные, останется только проверить и нажать кнопку «Принять».

2. Перемещение товаров

После приёмки товар поступает на склад. Ответственное лицо фиксирует вид товара, его количество и стоимость партии, которая хранится на складе.

Каждый раз при перемещении товара создавайте в программе расходные накладные. В этом случае все остатки будут правильно отображаться в системе.

3. Продажа и возврат товара

Учитываются все варианты выбытия товара: продажа, порча, кража, возврат поставщику. Продажа товара оформляется чеком. Выручка за смену — в приходно-кассовом ордере.

Ежедневно сводятся подсчёты остатков на складе и в торговом зале. Когда товаров меньше, чем по документам — это недостача, больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица.

Основной фактор появления излишков — это продажа не того товара и формирование пересортицы. Например, сотрудник случайно пробил однотонный джемпер, а покупателю продал цветной.

Пересортица может произойти из-за ошибки во время приёмки товара. Допустим, в магазин приехало 10 пар обуви, а в систему случайно вбили 20. Так, по документам оказалось в два раза больше коробок, чем есть на складе.

Инвентаризация

Чтобы избежать пересортицы, недостачи и излишков, нужно периодически проводить инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта.

Без ручного пересчёта невозможно понять, все ли остатки соответствуют документам. Система не может сверить фактическое наличие товара с тем, что числится в программе. Чем чаще будете проводить инвентаризацию, тем меньше вероятность пересортицы и недостачи.

эксперт по товароучёту

В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все джемперы, понять, каких не хватает, и после этого поменять в программе позиции. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.

эксперт по товароучёту

При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.

эксперт по товароучёту

В программе можно отсортировать минусовые позиции. Нужно пересчитать все позиции, понять, чего не хватает, и после этого поменять их в программе. Чтобы оформить это документально, составляются инвентаризационные описи и акты о проведении пересорта.

соосновательница сети магазинов одежды INSPIRE

При инвентаризации нужно созывать ревизионную комиссию, издавать указ о проведении и формировать итоговую ведомость. Все документы передаются в бухгалтерию.

соосновательница сети магазинов одежды INSPIRE

Законодательно ответственности за непроведение инвентаризации нет. Но налоговая инспекция может оштрафовать за недостоверность данных учёта и отчётности. Если неверные данные повлекли за собой неуплату налогов, максимальный штраф — не менее 40 000 рублей.

Главное

1. Для хранения одежды, обуви и аксессуаров используйте стеллажи, полки, вешалки.
2. Выполняйте требования к хранению вещей: Одинаково оформляйте ценники.
   — Следите, чтобы указанная стоимость соответствовала реальной.
   — Следить за тем, чтобы в зале присутствовал весь размерный ряд популярных вещей.
   — Распродавайте или утилизируйте вещи из прошлых коллекций.
3. Для отражения операций с продукцией начните вести учёт товаров.
4. Выберите подходящий для вашего бизнеса способ ведения товароучёта: ручной или автоматизированный.
5. Определитесь с программой для товароучёта: они различаются ценой и функционалом.
6. Изучите основные этапы учёта, чтобы избежать ошибок: поступление товаров, перемещение товаров, продажа и возврат товара, подсчёт остатков
7. Периодически проводите инвентаризацию — подсчёт всех позиций вручную и сравнение с документами и данными в системе учёта. Это поможет избежать пересортицы, недостачи и излишков.

Источник: www.sberbank.ru

Как вести учет товаров в рознице

От того, насколько хорошо ведётся учёт товаров, зависит успех бизнеса. Если запутаться и не пополнить ассортимент вовремя, можно получить отток клиентов и значительный убыток. А если непонятно, сколько продукции осталось на складе, недобросовестные работники смогут её похитить. Так что учёт нужно вести в любом случае, и знать, как это делать.

Изображение на Freepik

Особенности учёта товаров в розничной торговле

Розница — область, в которой продавец выступает посредником между производителем и потребителем, заключая разные сделки с поставщиками и покупателями. Все операции должны фиксироваться в разных областях товарооборота:

• закупка у поставщиков;
• хранение на складе;
• транспортировка в магазин;
• внутреннее перемещение товаров;
• продажа потребителю.

Кроме того, владелец бизнеса должен фиксировать и контролировать торговые надбавки (в том числе НДС), возвраты, претензии и другие моменты товарооборота.

Для чего нужен товарный учёт

Следить за товарами нужно для многих задач бизнеса:

• контроля качества;
• оформления товарных операций;
• получения информации о денежном балансе;
• контроля движения продукции по складу;
• обнаружения залежавшихся товаров;
• управления ценообразованием;
• своевременного заказа новых поставок;
• профилактики хищений;
• правильного расчёта дохода;
• бухгалтерской отчётности.

Учёт товаров нужен в любых торговых точках, но особенно необходим в магазинах с широким ассортиментом. Чем полнее информация, которая фиксируется, тем легче ориентироваться и принимать решения о развитии бизнеса.

Можно записывать только наличие продукции на складе и на полках в магазине, а можно отслеживать перемещение на каждом этапе.

Виды учёта в магазине

Разные виды связаны между собой: оперативный, бухгалтерский, статистический и складской. Отдельно также выделяют аналитический и суммовой.

Оперативный

Любой торговой точке нужна актуальная аналитика, которая показывает эффективность работы за короткий промежуток времени: день, неделю, месяц. Эта информация помогает в краткосрочном планировании закупок, отслеживании прибыли и денежного баланса.

Бухгалтерский

Розничный бизнес должен вести бухгалтерский учёт, включая сведения о запасах организации. Эта деятельность регламентируется стандартом ФСБУ 5/2019. К запасам относятся:

• сырьё;
• материалы;
• комплектующие:
• полуфабрикаты;
• топливо;
• инструменты, инвентарь, тара и другие аналогичные объекты, необходимые для производства;
• готовая продукция;
• товары, приобретённые у других лиц.

Учёт ведётся по разным категориям: наименованию, количеству, месту хранения, материально ответственным сотрудникам. Бухучёт показывает, насколько эффективно работает магазин, и помогает избежать убытков.

Если предприятие небольшое, с этой задачей можно справиться самостоятельно, используя онлайн-бухгалтерию, которая сама собирает данные, формирует отчёты и направляет их в налоговую.

Статистический

На основе данных бухгалтерского и оперативного учётов, можно вести статистический, который показывает, как меняются результаты работы магазина за более продолжительный период — от квартала до года. Статистика помогает выявить сильные и слабые стороны бизнеса, определить векторы развития, а также оценить будущие доходы и расходы.

Складской

Изображение на Freepik

Без него сложно что-либо планировать. Нужно понимать, какая продукция хранится на складах, когда её нужно отправлять в торговую точку, а когда — пополнять запасы на складе.

С помощью складского учёта бизнес контролирует остатки товаров и денежных средств, своевременно обновляет ассортимент, избавляется от неликвидной продукции.

Аналитический

Аналитикой не пользуются постоянно, но именно она даёт более полную картину эффективности предприятия. С помощью этих данных можно понять, какие товары лучше всего продаются и в какое время.

В нескольких торговых точках аналитика позволяет сравнить их работу и выяснить, в чём причина разницы в прибыли. Можно получать информацию о работе конкретных сотрудников и принимать кадровые решения, вводить систему вознаграждений и отслеживать их эффективность.

Главная проблема аналитического учёта — сложность его ведения. С ним лучше всего справляются автоматизированные программы, которые собирают данные и сводят их в единую систему. Но чтобы получить правильные выводы, иногда нужно провести мозговой штурм.

Суммовой

Небольшие магазины с маленьким ассортиментом иногда используют этот вид учёта, в котором отслеживается движение средств внутри бизнеса. Это очень простой способ сбора статистики: фиксируются расходы, продажи, выручка и прибыль. Это общая информация, которая не отражает сезонность и популярность товаров. Но при самостоятельном управлении магазином, дополнительная информация может быть не нужна.

Операции товарного учёта

Для полноты нужно фиксировать поступление продукции, её перемещение, продажу, возврат и остатки. Делать это следует пошагово.

Поступление

Есть два способа отмечать поступление товаров: по себестоимости (закупочной цене) и по стоимости реализации (отпускной цене). Розничные магазины чаще выбирают второй способ, так понятнее и удобнее. При поступлении вся информация записывается в базу данных, включая наценку, куда входят налоги, логистика, стоимость аренды помещения, зарплатный фонд и другие параметры расходы.

При учёте по себестоимости все составляющие отпускной цены прописываются отдельно. Это усложняет ведение базы данных, зато даёт полную информацию и возможность гибкого управления ценами.

Перемещение

При закупке товара у поставщика, продукция не всегда сразу и в полном объёме попадает на магазинные полки. Чаще всего она некоторое время хранится на складе. На этом этапе ведётся складской учёт, когда фиксируется, какой товар, в каком объёме и на какую сумму есть на складе.

Выбытие

Это продажа, возврат, списание или кража продукции. Продажа фиксируется кассовым чеком, списание и порча сопровождаются отдельным документом. Кража обнаруживается после выявления недостачи. На этих основаниях составляются специальные акты.

В базе данных нужно указывать, какой товар выбыл, в каком количестве и на какую сумму. Выбытие фиксируется каждый день, и на основе этих данных определяется размер выручки.

Остатки

Для планирования закупок, следует каждый день подсчитывать остатки. Для этого нужна статистика поступлений, перемещений и выбытия товаров. Также периодически надо делать инвентаризацию, которая помогает выявить недостачу.

Как вести учёт товаров в магазине розничной торговли

Все операции должны быть внесены в базу данных. Для этого есть несколько способов:

• вручную в электронном документе (например, в Excel);
• вручную на бумаге;
• автоматически с помощью товароучётной системы.

Записи от руки практически не используются, только если в очень маленьких магазинах. При этом очень сложно составлять налоговую и бухгалтерскую отчётность.

Между собой конкурируют заполняемые вручную электронные таблицы и товароучётные системы, автоматизирующие все процессы.

Товароучётная система — это программа, которая интегрируется в другие системы бизнеса. Она получает и фиксирует данные с платёжных терминалов, товарного и складского оборудования, онлайн-касс и платёжных сервисов.

Товароучётные системы могут сами составлять аналитику на основе продаж и значительно упростить отслеживание товаров, напоминая о необходимых закупках.

Использование такого софта стоит недорого, существуют сервисы, которые предлагают бесплатные тарифы для начинающего бизнеса, правда, только для одного сотрудника и одной товарной точки. Например, бесплатные тарифы есть у систем «Антисклад», «Бизнес.ру» и «МойСклад».

Платные тарифы открывают доступ ко всем функциям без ограничений по количеству пользователей и магазинов.

Примеры товароучётных систем для розничной торговли

Они бывают локальными и облачными. Первые устанавливаются на торговое и складское оборудование, все данные хранятся на нём. Поломка оборудования может остановить учёт и затруднить ведение бизнеса.

Облачные системы хранят данные на сервере поставщика услуги, который обеспечивает их защиту. Доступ к софту, статистике и аналитике можно получить из любой точки мира по логину и паролю. Всегда нужен интернет.

В таблице три примера товароучётных систем.

Источник: yookassa.ru