Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.
Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.
Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров.
Как вести учет товаров и материалов на складе или магазине. Складской учет в Гугл таблицах
Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого — найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.
Программный продукт по управлению кадрами позволяет:
- оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
- организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
- наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
- вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.
На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями. Стоимость таких систем варьируется от нескольких сотен гривен до сотен тысяч долларов.
Определение цели проекта автоматизации
Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.
Многие пытаются пойти обратным путем — сначала выбрать информационную систему управления кадрами, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».
Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация (и нужна ли она вообще), какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.
Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации
Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.
Обычно среди автоматизируемых функций — основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном — представительства иностранных компаний).
Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях — «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача — наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).
Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация управления кадрами не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве украинских компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.
Определение категории программного продукта
Программные продукты различают по функциональным характеристикам. Например, возможность анализа профессиональных навыков сотрудника, планирование обучений и тренингов для его продвижения по карьерной лестнице существует в западных кадровых системах, но редко встречается в отечественных.
Промышленные системы управления персоналом разрабатываются не один год и имеют как заложенные в системе функциональные возможности, так и ограничения. Разработка дополнительной функциональности для соответствия бизнес-процессам компании часто невозможна ввиду ограничений в архитектуре системы и высокой стоимости данной разработки. Поэтому во время демонстрации системы управления кадрами не следует полагаться на слайды Microsoft Power Point, полностью доверяя словам менеджера по продажам об успешном опыте специалистов по реализации задач любой сложности. Демонстрация возможностей рабочей системы определит ее функциональные возможности, а практические примеры подтвердят или опровергнут перспективы успешного использования программного продукта для реализации задач отдела кадров вашей компании.
Поиск решения для автоматизации управления кадрами — это не только выбор программного пакета, хотя система управления персоналом в компании и строится именно на основе функциональных возможностей программного продукта. Поэтому необходимо убедиться, соответствует ли данная функциональность требованиям к системе. Следует внимательно относиться к заявлениям о том, что некоторые требования к системе являются нецелесообразными, поскольку они часто основываются на том, что на основе конкретного программного продукта реализовать их невозможно.
Программные продукты, существующие на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие группы.
Модули управления кадрами в составе комплексных информационных систем. Подобные модули могут работать как в составе комплекса (например, ERP-систем), так и автономно. Кроме стандартных функций кадрового учета и расчета зарплаты, эти системы поддерживают все элементы кадрового менеджмента: подбор, обучение, оценку, мотивацию, управление проектами и другие.
Кроме того, эти информационные системы предоставляют возможность формировать и контролировать бюджеты кадровой деятельности, осуществлять кадровое планирование, Internet-поддержку, обратную связь и многое другое. В качестве примера таких комплексных систем можно привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (западные), Галактика, Парус, 1С, БОСС, Бэст-Про (российские). Количество установок российских систем исчисляется сотнями и тысячами, западных — единицами и десятками. В финансовом смысле положение обратное: объемы продаж российских производителей измеряются, в лучшем случае, десятками миллионов долларов, западных — десятками миллиардов.
Бесспорными лидерами на украинском рынке являются программы московской фирмы «1С» («1С:Управление персоналом 8.0», «1С:Зарплата и кадры 7.7»). Они адаптированы к законодательству Украины и имеют хорошую поддержку со стороны фирмы-разработчика (обновление, консультации, развитие функционала). Хорошо зарекомендовала себя система HRB компании Robertson
В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.
Источник: hr-portal.ru
Удобная программа для автоматизации бизнеса
Готов к работе сразу после регистрации Интуитивно понятный интерфейс, запуск программы без программистов, 7 дней бесплатно для тестирования.
Быстрее обрабатывает заказы Позволяет экономить до 20 минут времени на 1 заказ, что для 100 заказов составляет 33 часа экономии!
Генерирует документы на печать Создавайте собственные шаблоны документов, печатайте их прямо из браузера. Печатайте чеки через фискальный регистратор.
Показывает, кто звонит, и записывает звонки Настройте интеграцию с IP-телефонией, чтобы фиксировать все звонки и прослушивать записи разговоров, звонить клиентам из RemOnline и видеть информацию о клиенте во время входящего звонка.
Ведет базу клиентов Автоматически запоминает всех ваших клиентов и позволяет выгрузить их в Excel.
Контролирует сотрудников Вы всегда будете знать, кто создал заказ, осуществил продажу из магазина, внес деньги в кассу.
Ведет складской учет запчастей Ведите оперативный учет товаров и запчастей на ваших складах. Продавайте товары через магазин.
Уведомляет клиентов о завершении работы Автоматически отправит SMS клиенту о завершении работ над заказом, а менеджера уведомит по email о ходе работы над заказом.
Источник: remonline.app
Кадровый учет в ООО с нуля – пошаговая инструкция
Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.
Группы кадровых документов
Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:
- Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
- Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).
Виды
Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:
- Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
- Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
- Переписки по службе (внутренние).
- Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
- Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).
Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.
Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:
- Положение о структуре предприятия.
- Установленные стандарты в работе.
- Цель создания ООО.
- Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
- Указание о командировках.
- Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
- Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
- Инструкции по работе.
- Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
- Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
Унифицированные формы по учету кадров
Основные унифицированные формы по учёту кадров:
- T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
- T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
- T-3 «Штатное расписание».
- T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
- T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
- T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
- T-7 «График отпусков».
- T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
- T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
- T-10 «Командировочное удостоверение».
- T-11 «Указ о поощрении работника».
- T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
- T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
- T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
- T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
- T-11а «Указ о поощрении рабочих».
- T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
- T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
- T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
- Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
- Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
- Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
- График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
- Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
- Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
- Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
- Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
- Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
- Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
- Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
- Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
Штрафы за неведение кадрового учёта
Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.
На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!
Источник: consultwork.ru