В какой программе вести учет путевых листов

Цифровизация грузовых автоперевозок продолжается. Перевозчикам разрешили оформлять путевой лист не только на бумаге, но и в электронном виде. Сведения, которые должен содержать путевой лист, перечислены в новой редакции Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

В связи с этим Минтранс планирует обновить состав сведений путевого листа и доработал проект соответствующего приказа.

Когда нужен путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

• зарплату водителя;
• надбавки водителям за разъездной характер работы;
• затраты на ГСМ;
• затраты на запчасти;
• затраты на парковку;
• компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

Программа для бесплатного ведения путевых листов

Как будет выглядеть электронный путевой лист

Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

К весне будут утверждены:

• порядок оформления электронных путевых листов;
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

Кроме путевого листа, в электронном виде можно будет оформить электронную транспортную накладную, договор фрахтования, заказ и заявку. Для того чтобы подписывать электронные перевозочные документы, необходима усиленная квалифицированная электронная подпись.

Что должно быть в путевом листе

В доработанном тексте приказа содержится список сведений, которые нужно будет указывать в электронном путевом листе, когда приказ будет подписан.

Путевой лист должен содержать следующие сведения:

• о сроке действия путевого листа;
• о лице, оформившем путевой лист;
• о транспортном средстве;
• о водителе;
• о виде перевозки;
• о виде сообщения.

1. Тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа).
2. Государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев).
3. Дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4. Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
5. Показания одометра (полные километры пробега):
6. при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства;
7. при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
8. при приёме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

1. Фамилия, имя, отчество (при наличии);
2. Дата (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).

1. Коммерческие перевозки:
2. регулярная перевозка пассажиров и багажа;
3. перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
4. перевозка пассажиров и багажа по заказу;
5. перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
6. организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);
7. Перевозки для собственных нужд;
8. Работа специальных транспортных средств.

1. Городское
2. Пригородное
3. Междугородное

По желанию собственник автомобиля сможет включать в ПЛ иные дополнительные сведения.

Ролик «Путевые листы в 1С:Бухгалтерия»

Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам

В проекте приказа предложен новый порядок заполнения электронных путевых листов. Если приказ подпишут в существующем виде, то оформлять ПЛ будет необходимо по следующим правилам.

Путевой лист оформляется в электронном виде до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.

Путевые листы оформляет владелец ТС на каждый автомобиль, который используется в пассажирских и грузоперевозках в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Даты, время и результат проведения медосмотра водителя в путевом листе указывает медицинский работник, проводивший осмотр, и подписывает своей УКЭП.

В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в электронном ПЛ предусмотрены следующие отметки:

• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — проставляется в случае отсутствия заболеваний и следов алкогольного или наркотического опьянения;
• «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — проставляется при обнаружении заболевания или признаков опьянения с указанием этих признаков;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения не выявлены»;
• «прошёл послесменный, послерейсовый медицинский осмотр, выявлены признаки воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения» — в этом случае указываются выявленные признаки.

Дата и время предсменного техосмотра и выпуска автомобиля на линию проставляются лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, и подписываются его УКЭП.

В результате проведённого техосмотра в путевом листе указываются отметки:

• «выпуск на линию разрешён», если ТС соответствует требованиям, закреплённым в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
• «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре ТС обнаружились несоответствия этим требованиям.

Показания одометра также проверяет и проставляет уполномоченный сотрудник и подписывает своей УКЭП. Этот же сотрудник проверяет и вносит в ПЛ показания одометра при приёме-сдаче, если на одно ТС оформляется нескольких путевых листов на каждого водителя.

В случае использования электронного путевого листа при приёме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты. Для этого перевозчик направляет грузоотправителю файл обмена ПЛ, подписанного УКЭП, через оператора ЭДО.

Помимо обмена сведениями между участниками грузоперевозки, сведения из ЭПЛ должны передаваться в информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Поэтому обмениваться ЭПД удобнее всего в сервисах от ГК «Астрал».

ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)

1С-ЭПД
Решение работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учетную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами.

Платформа ЭПД
Интеграционное решение встраивается в информационные системы Заказчиков для бесшовной работы с электронными документами.

Источник: astral.ru

Путевой лист в 1С: Бухгалтерия

С релизом 74 в 1С: Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) в силу вступили изменения для компаний, которые пользуются служебными автомобилями. В программе появились: путевой лист, справочник Транспортные средства, новые счета, а в документе Поступление теперь можно пользоваться операцией Топливо. Проведем небольшую экскурсию по нововведениям и попробуем составить путевой лист.

С релизом 74 в 1С: Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) в силу вступили изменения для компаний, которые пользуются служебными автомобилями. В программе появились: путевой лист, справочник “Транспортные средства”, новые счета, а в документе “Поступление” теперь можно пользоваться операцией “Топливо”. Проведем небольшую экскурсию по нововведениям и попробуем составить путевой лист.

Что нажимать и как это работает?

Перед созданием путевого листа нужно подготовить программу. Заходим в меню “Администрирование”, “Функциональность”. В новом окне выбираем раздел “Запасы”.

Поставьте галочку напротив строки “Путевые листы”.

Документ доступен для пользования, но предварительно рекомендуем познакомиться с новым справочником: “Справочники”, “Транспортные средства”.

Здесь нам нужно ввести информацию по служебному автомобилю, она будет автоматически добавляться при заполнении путевого листа.

Теперь заполним информацию по водителю: “Справочники”, “Физические лица”.

Выбираем соответствующего сотрудника и открываем его карточку. Кликаем по гиперссылке “Все документы”. В графе “Вид документов” указываем — “Водительское удостоверение”. Заполняем поля документа. Теперь мы можем составить путевой лист.

Путевой лист: оплата по кассовому чеку

В путевом листе отображается расход и оплата топлива. Бензин приобретается по кассовому чеку или по транспортной карте. Способы имеют небольшое различие, поэтому мы рассмотрим оба варианта. Начнем с чека. В этом случае наш водитель Алексей оплатил покупку бензина картой или наличными. Заходим в меню “Банк и касса”, “Выдача наличных”

В строке “Вид операции”, укажите — “Выдача подотчетному лицу”. В документе добавьте организацию, сотрудника, сумму выдачи наличных и статью расходов “Оплата товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов”.

Проводим документ и смотрим, что получилось.

Переходим к самому путевому листу: “Покупки”, “Путевые листы”. В верхней части документа мы стандартно заполняем информацию об организации, водителе и автомобиле. Табличная часть состоит из двух разделов: “Топливо” и “Маршрут”. В первом мы указываем количество литров бензина, которое было куплено, и потраченные деньги. Программа сама выдаст стоимость литра бензина.

Рассчитаем затраты на маршрут. Нам нужно вбить потраченное время, расход бензина на километр и расстояние. В соответствии с этими данными будет указано сколько было израсходовано топлива.

Теперь мы можем провести документ. Со счета 10.03.2 списывается средняя сумма. Она корректируется при закрытии месяца с помощью функции “Корректировка стоимости номенклатуры”.

Путевой лист: оплата по топливной карте

Путевой лист-2023. Готовимся к электронному формату

Путевой лист – первичный документ для контроля работы транспорта и водителя. С 2021 г. «путевку» на машину оформляют, даже если в авто не было ни грузов, ни пассажиров, а ездил только водитель. Пусть даже для собственных нужд организации. Согласно ФЗ от 06.03.2022 №39-ФЗ, с марта 2023 г. путевые можно оформлять в электронном виде. Что это значит для бухгалтера?

Как будет выглядеть электронный путевой лист

Основные правила заполнения электронного путевого листа будем смотреть в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.

Минтранс к следующей весне утвердит:

• порядок оформления электронных путевых листов,
• порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.

Кроме путевого листа в электронном виде можно будет оформить договор фрахтования, заказ и заявку. Обязательное требование – усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись.

Требования к содержанию путевого листа в этом и следующем году

Нет утвержденной формы путевого листа, прописаны только обязательные реквизиты. Организации сами разрабатывают форму «путевки», включая туда обязательные реквизиты. Вот они (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368):

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе;

6) сведения о перевозке.

Как заполнять путевые листы в этом и следующем году

Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.

Путевые листы разделяют на однодневные и многодневные, со сроками начала и окончания. Максимального срока действия путевого листа нет.

Собственником (владельцем) транспортного средства может быть юрлицо или ИП – от его имени и заполняем документ.

Исчерпывающую информацию приводим в графе «Сведения о ТС»:

• тип ТС,
• марка и модель (при наличии прицепа – марка и модель прицепа),
• государственный регистрационный номер (при наличии прицепа – госномер прицепа),
• дата и время предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС,
• дата и время выпуска ТС на линию и его возвращение.

В реквизитах о водителе указываем ФИО, дату и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров.

При разработке формы путевого листа можно предусмотреть дополнительные реквизиты, которые зависят от особенностей деятельности организации (ИП).

Как хранить путевые листы

Оформленные путевые листы отражаем в журнале регистрации. Такой журнал уже сейчас можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный вариант журнала нумеруем и шнуруем. Электронный – визируем усиленной квалифицированной подписью. Путевые листы храним 5 лет.

Учет путевых листов автоматизирован в программе 1С:Бухгалтерия 8 , которая доступна в нашем сервисе аренды программ 1С. Версия в облаке за счет возможности работы онлайн и доступа в любое время 24/7 позволит еще больше повысить эффективность бизнеса.

Поделитесь с друзьями!

Обсудить

Евгений 6 февраля 2023 16:04
В какой программе будет выписываться электронный путевой лист?
Эльчин 27 апреля 2023 12:06
в программе 1С:Бухгалтерия поддерживается учет путевых листов