В какой программе вести табель учета рабочего времени

Анжелика Махно, старший бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ» Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г. Сыграйте в игру в честь 20-летия газеты – и выпустите свой
номер «Прогрессивного бухгалтера»! Расскажем, как настроить учет рабочего времени сотрудника в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Табель в «1С»

• Не суммированный (поденный, еженедельный) – поденный применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно, а еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).
• Суммированный – используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени в день (в неделю) может быть различной. Переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.

Настройка графика

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, вид учета рабочего времени зависит от настройки графиков работы сотрудников.

Табель учета рабочего времени в Excel 2021

Сначала выбирается способ заполнения графика, обращаю внимание на то, что при заполнении любого графика в нем указывается то количество времени, за которое сотрудник получает вознаграждение: вариант «по дням недели» подходит для сотрудников, которые работают по производственному календарю на графике пятидневка/шестидневка как на полную, так и на неполную ставку, в расписании работы необходимо будет указать количество рабочих часов в каждый рабочий день, а переключатель «по циклам произвольной длины» используется для сменных графиков. При данном выборе в поле «Расписание работы» необходимо будет задать цикл, то есть количество рабочих дней и выходных, которые будут чередоваться между собой, что и составит график работы сотрудника. При установке галки «при заполнении учитывать праздничные дни» программа при заполнении графика автоматически посчитает такие дни нерабочими для сотрудника и не проставит в них часы. Галка «неполное рабочее время» устанавливается тогда, когда сотрудник работает на ставку, отличную от 1, то есть на неполную.

Тут же выбирается вид неполного рабочего времени и задается по какому графику будет считаться норма. Для чего указывать такой график? Для того, чтобы при приеме на работу программа автоматически рассчитывала ФОТ от оклада. Например, в организацию на работу принимается сотрудник на 0,5 ставки на должность с окладом в 12000 руб.

И при приеме на работу нужно, чтобы программа посчитала ФОТ ровно половину от этого оклада: и она посчитает эту половину сама, если в графике, на который принимается сотрудник, будет указан график, по которому считается норма. В противном случае оклад придется корректировать вручную.

Также есть настройка по суммированному учету рабочего времени. Обычно эта настройка используется при создании сменных графиков работы, при ее установке программа автоматически при расчете заработной платы будет считать доплату за переработки, определяя норму переработок по производственному календарю, по данным этого графика (при этом варианте может и не возникнуть переработок вовсе, если не корректировать время в табеле) или же по данным другого графика. В окне «Виды времени» (свои виды тоже разрешается создавать в справочнике «Виды времени») выбирается вид времени, за который сотрудник будет получать вознаграждение.

Табель учета рабочего времени — Елена Пономарева

Индивидуальный график

Во многих организациях существует такое понятие, как индивидуальный график сотрудников. В большинстве случаев его заполняют тогда, когда у сотрудника из месяца в месяц меняется количество рабочих/выходных дней, чаще всего это происходит при сменных графиках. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.

3.1, такой график присутствует, и его можно заполнить как на основании графика, на который был принят сотрудник (основной график обязательно должен быть, в противном случае программа не позволит провести «Прием на работу»), так и вручную (раздел «Зарплата» – «Учет времени» – «Индивидуальный график»). В данной программе график служит для пересчета нормы времени, а это значит, что при его заполнении и дальнейшем расчете заработной платы, программа всего лишь поменяет норму часов, но не пересчитает саму сумму за отработанные часы, так как норма и факт будут одинаковыми. Во избежание данной проблемы необходимо все отклонения от основного графика вносить документами (переработки, сверхурочная работа, работа в выходные дни, простои, невыходы и т. п.) либо править вручную табель учета рабочего времени (доступно, если в программе в разделе «Расчет зарплаты» не стоит галка «Проверять соответствие фактического времени плановому»).

В программе любое отсутствие можно зарегистрировать при помощи документов из справочника «Все отсутствия сотрудников»: командировка, больничный лист, отпуск, отпуск за свой счет, отпуск с сохранением оплаты, простои, отгулы, отсутствие по невыясненной причине. Все данные, зарегистрированные ими, будут отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников.

Методы контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат. Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная (журнал, контроль посещаемости со стороны непосредственных руководителей) и автоматизированная (турникеты, видеокамеры, электронные карты учета рабочего времени).

Работа по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей. Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Источник: www.audit-it.ru

В чем разница между документами «Табель» и «Табель учета рабочего времени» в 1С: ЗУП ред. 3.1?

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом табель представлен в двух видах: просто «Табель» и «Табель учета рабочего времени». Не только у новичков, но и у вполне уверенных и давно работающих пользователей возникают вопросы: почему в программе два табеля? Чем они отличаются друг от друга? Более того, часто при формировании просто «Табеля» документ выходит пустой, что еще больше заводит сотрудника в тупик. В каких случаях заполняется документ «Табель», а в каких достаточно сформировать привычный нам отчет «Табель учета рабочего времени», рассмотрим в данной публикации.

Итак, где же находятся эти загадочные табели в 1С: ЗУП?

• в разделе «Зарплата» — подраздел «Учет рабочего времени» — «Табели»;

• в разделе «Зарплата»- «Отчеты по зарплате» — «Табель учета рабочего времени».

В первом варианте «Табель» — это документ, с помощью которого фиксируется отработанное время, а во втором варианте «Табель учета рабочего времени» – это отчет, который отражает отработанное время сотрудником, на основании введенных в программу данных.

Вопрос работы с табелем уже рассматривался в статье «Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С?», на примере старой версии 1С: ЗУП ред. 2.5. Теоретические аспекты темы не изменились, но изменились разделы и интерфейс программы, что вызывает затруднения пользователей.

Рассмотрим вопрос «табеля» на примере 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.

Напомним, что для учета отработанного времени может применяться два способа:

Первый вариант – это метод отклонений: когда пользователь вводит документы, фиксирующие отклонение от заданного сотруднику графика работы – это могут отгулы, неявки, отпуска, больничные и т.п. Если таких документов нет, то предполагается, что сотрудник отработал все обусловленное графиком работы время.

Второй вариант – метод сплошной регистрации: когда сотруднику вводятся не только документы отсутствия на работе, но и отмечаются его явки. Например, на предприятии действует пропускная система, и при входе на работу данный факт фиксируется. Или при сменном графике работы сотрудники меняются сменами. В этом случае также вносятся изменения в табель.

Остановимся на этих вариантах подробнее.

Отчет «Табель учета рабочего времени»

Шаг 1. Обратимся к разделу «Отчеты по зарплате».

Шаг 2. В разделе «Учет рабочего времени» перейдите по гиперссылке «Табель учета рабочего времени (Т-13)».

Шаг 3. Сформируем отчет за декабрь 2020 года по сотруднику Галкин В.Г.

Программа автоматически заполнила табель данными о работе сотрудника.

Из табеля видно, что сотрудник Галкин В.Г. отработал в декабре 2020 года 11 рабочих дней и в табеле отражены количество дней неявок:

• Невыход 1 день – 14 декабря Галкину В.Г. был предоставлен отгул — НВ;

• Больничный 8 дней – с 17 по 24 декабря в табеле отмечено Б;

• Отпуск, приходящийся на декабрь месяц – 7 дней – с 25 по 31 декабря 2020 года.

Откуда программа 1С все знает?

Предварительно, перед начислением зарплаты, пользователь фиксирует отклонения по сотрудникам путем ввода соответствующих документов.

Шаг 4. Откройте журнал «Все начисления» раздела «Зарплата». Установите отбор по сотруднику Галкин В.Г.

Из документов, фиксирующих отклонения, по сотруднику введены:

Именно эти документы и отразили дни отсутствия сотрудника Галкин В.Г. на рабочем месте и сделали соответствующие записи в «Табель учета рабочего времени». В остальные дни зафиксирована явка – «Я».

Информация о днях явки и отработанном времени берется из графика работы сотрудника, назначенного кадровым приказом. Он может назначаться и изменяться следующими документами:

• «Приказ о приеме на работу»;

• «Кадровый перевод списком»;

• «Изменение графика работы списком».

Графики сотрудников «Пятидневка» и «Шестидневка» заполняются на основании производственного календаря, подробнее о котором была статья.

Пользователь может вводить и свои индивидуальные графики работы, задавая произвольно выходные дни и создавая смены работы. При заполнении графика используются данные о выходных и праздничных днях из производственного календаря.

О создании графиков мы упоминали в публикации «График суммированного учета рабочего времени в 1С: ЗУП ред. 3.1». Если у сотрудника меняются условия работы, это отражается вводом «Индивидуального графика» в разделе «Зарплата» — «Учет рабочего времени».

Приоритет «Индивидуального графика» выше основного, заданного у сотрудника.

Так, на основании перечисленных данных программы, заполняется «Табель учета рабочего времени».

Для формирования табеля-отчета необходимо ввести документы-отклонения (при их наличии) и выполнить начисление зарплаты. Без начисления зарплаты, при отсутствии отклонений табель не сформируется и отчет будет пустой.

В случае, если введены лишь документы отклонения (отпуск, больничный и т.п.), и зарплата не начислена – не введен документ «Начисление зарплаты и взносов», дни явки также в отчете «Табель учета рабочего времени» проставлены не будут, пока пользователь не отразит начисление зарплаты.

Перейдем к другому «Табелю» — табелю-документу.

Документ «Табель»

Сразу оговорюсь, что для сотрудников, которые работают по «обычному» графику – пятидневка, шестидневка или определенный сменный график, табель не вводится. Документ табель вводится для фиксации отработанных дней при повременной оплате, при использовании на предприятии контроля явки сотрудников, при плавающем изменении графика работы, которое невозможно урегулировать обычным графиком.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — подраздел «Учет рабочего времени» — «Табели».

Шаг 2. Создайте новый документ «Табель» — кнопка «Создать».

Шаг 3. Указав месяц, подберем сотрудника Белкина Т.Е. По ее установленному графику она работает «сутки-через двое».

У сотрудника может быть задан основной график пятидневка, а заработная плата считаться исходя из фактически отработанного времени, согласно табеля. В этом случае в документе «Табель» фиксируется фактически отработанное время.

В нашем примере, Белкина Т.Е. поменялась сменами с другим сотрудником и вышла не в свою смену, о чем в табеле сделана отметка о дате ее выхода. Изменим заполненные автоматически данные.

В табеле может указываться несколько видов рабочего времени, что задается в самом графике работы сотрудника. В нашем примере у Белкиной Т.Е. зафиксированы дневные – «Я» и ночные – «Н» часы работы.

При изменении данных табеля пользователь может столкнуться с «проблемой» — программа при попытке изменения данных выдаст сообщение – «Вид времени Явка не совпадает с плановыми данными Выходные дни». Пользователь встанет в тупик… «Что же делать?»

В нашем примере, мы хотели изменить данные – Белкина Т.Е. вышла на работу 3 декабря, вместо 4, поменявшись с другим сотрудником.

Все дело в настройке программы.

Шаг 4. Перейдите в раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты».

Шаг 5. По гиперссылке «Прочие настройки расчета зарплаты», в открывшемся окне найдите пункт «Проверять соответствие фактического времени плановому» и снимите галочку.

Программа даст возможность вносить изменения в табеле.

Предварительно начисленная зарплата без изменения табеля, исходя из планового графика работы, отражала сумму начисления за 11 смен, определяя ее часовую ставку, от оклада, заданного в качестве нормы расчета при приеме на работу. Исходя из этих данных определяется и часовая ставка.

Шаг 6. Перенесем отработанный день Белкиной Т.Е. с 4 декабря на 3 декабря. И для примера изменения, добавим еще один рабочий день, т.е. Белкина отработала еще одну дополнительную смену 5-го декабря.

В результате дополнительной смены, отраженной в табеле у нее за месяц, получилось 12 смен (вместо положенных по ее сменному графику 11).

Шаг 7. Пересчитайте сотрудника Белкина Т.Е. в документе «Начисление зарплаты и взносов». Внесенные в табеле данные об изменении рабочего времени отразились в начислении. Зарплата начислена за 12 отработанных смен, согласно табеля.

Вот так, с помощью документа «Табель» фиксируется отработанное сотрудниками время.

Следует помнить, что при вводе документа «Табель» он имеет более высокий приоритет при подсчете отработанного времени над графиками работы сотрудника, т.е. если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы (отпуск, больничный, прогул и т.д.), следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным первичным данным.

Вернемся к документу «Табель».

Шаг 8. Нажмите кнопку печати – изображение принтера и надпись: «Т-13».

Пользователь может распечатать унифицированную форму №Т-13, непосредственно из созданного документа.

Обратите внимание на кнопку-скрепку – «Прикрепить файлы».

Шаг 9. Нажмите кнопку и в открывшемся окне, с помощью команды «Добавить» — «Файл с диска…» вы можете прикрепить отсканированный вариант заполненного специалистом табеля или в виде документа любого формата.

Почему табель в 1С: ЗУП пустой?

При работе с табелем и начислением зарплаты в 1С, пользователи периодически сталкиваются с ситуацией, когда «Табель» не заполняется или документ «Начисление зарплаты» не отражает отработанные дни. Такие ситуации настолько редко возникают, что пользователь забывает о причине проблемы – заполнении графиков работы на новый год.

С таким вопросом чаще всего пользователи обращаются в январе, в начале нового года.

Графики работы заполняются по заданному алгоритму на год. Конечно, пользователь может заранее «прощёлкать» года и заполнить их наперед. Но если вы этого не делали, то проверьте, заполнены ли они на текущий год, когда вы начисляете зарплату.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройка» — «Графики работы сотрудников».

Шаг 2. Откройте каждый используемый график и проверьте его заполнение.

Шаг 3. Переключите год и, если график не заполнен, нажмите кнопку «Заполнить».

После заполнения графиков работы, проблем с табелями и начислением зарплаты не возникнет.

Если у вас остались вопросы, задавайте в комментариях и обращайтесь за консультациями. Наши специалисты помогут Вам.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai

Табель учета рабочего времени 2023

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени (ч. 3 ст. 91 ТК РФ). Это нужно для расчетов с сотрудниками и налоговых целей. Для учета пользуются табелем.

Расскажем, какую форму табеля выбрать, как его составить и хранить.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13. Они утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику.

Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:

• ведут учет среднесписочной численности;
• считают и начисляют зарплату;
• рассчитывают средний заработок на период отпуска или командировки;
• начисляют социальные пособия;
• контролируют уплату НДФЛ и взносов;
• формируют статистическую отчетность

Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.

Какую форму табеля выбрать

Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.

Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.

Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.

Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.

Кто отвечает за ведение табеля

Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.

Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.

Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как вести табель

По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:

• сплошной — регистрация явок, неявок и любых отклонений от нормального режима труда, таких как работа в праздники, сверхурочные, командировки;
• по отклонениям — регистрация только неявок, сверхурочных и других отклонений от стандартного трудового режима.

На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.

Инструкция по заполнению и образец Т-13

Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.

Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.

В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.

В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.

Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.

В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.

Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Инструкция по заполнению и образец Т-12

Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.

Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.

В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.

Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.

Ответы на частые вопросы

1. Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».
2. Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».
3. Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.
4. Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».
5. Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».
6. Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.
7. Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.
8. Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).

Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.

Источник: www.b-kontur.ru