В какой программе вести расходы

Зачем предпринимателю вести учет расходов и доходов

Обычно единственный вид учета доходов и расходов в небольшом бизнесе — это налоговый учет. Его ведут, чтобы делать отчисления в бюджет и фонды и сдавать отчетность в ФНС. Однако это не позволяет реально оценить доходность бизнеса. Тем более что предпринимателям, которые работают на УСН «Доходы» и на патенте, вести учет расходов, кроме страховых взносов, необязательно.

Бывает, у предпринимателя немалые обороты по расчетному счету, по декларациям прибыль, налоги платить нужно, а в реальности постоянно приходится выкручиваться и искать деньги на аренду, оплату поставщикам, взносы. То есть бизнес работает, но не развивается и дохода фактически не приносит.

Финансовый учет позволяет получить информацию, которая делает бизнес понятным и управляемым.
Кроме того, учет доходов и расходов нужен, чтобы:

1. Объективно оценить расходы. Как правило, учитываются только крупные затраты: аренда, материалы, закупка товара, зарплата и прочее. В то время как мелкие неочевидные расходы недооцениваются, хотя в общем объеме затрат могут достигать 30%. Чаще всего это затраты на интернет, мобильную связь, канцелярию, комиссии банков.
2. Контролировать убыточные направления и развивать прибыльные. Иногда основной продукт продается в ноль, зато сопутствующие товары и услуги, доход по которым не учитывается, наоборот, приносят прибыль.
3. Избежать кассового разрыва. Это временная нехватка денег для покрытия текущих расходов. Например, предприниматель не может рассчитаться за аренду, потому что покупатели не перечислили вовремя деньги за товар.
4. Посчитать финансовые показатели: реальную себестоимость, выручку, точку безубыточности, запас прочности компании, то есть выяснить, сможет ли бизнес работать без убытка, если вырастут налоги, стоимость материалов, арендная плата. Все расчеты финансовых показателей проводятся на основании данных о доходах и расходах. Чем полнее они учитываются, тем точнее будут расчеты.
5. Планировать развитие бизнеса. Для этого нужно определить, какое направление стоит развивать в первую очередь; рассчитать, сколько необходимо потратить на рекламу, новое оборудование и прочее.

Telegram Деловой среды

Как вести учет ДОХОДОВ и РАСХОДОВ в EXCEL? Как вести учет в EXCEL

Больше пользы для вас и вашего бизнеса каждый день в нашем Telegram-канале

Как правильно учитывать доходы и расходы

Изначально нужно понимать, что налоговый учет доходов и расходов будет отличаться от финансового. Это связано с тем, что при исчислении налогов есть утвержденный законодательством список поступлений и затрат, которые можно принять для расчета.

В финансовом учете предприниматель фиксирует всю реальную выручку и расходы, чтобы наиболее объективно рассчитать доходность бизнеса.

Учет доходов

Нужно вести учет отдельно по каждому направлению, чтобы определить, что приносит больше прибыли:

• выручка от продажи основной продукции;
• выручка от дополнительных или сопутствующих товаров, услуг;
• выручка от неосновной деятельности, например доход от продажи основных средств, которые предприниматель не использует, или от продажи излишков материалов.

Как я записываю расходы

Как правильно вести бухгалтерский учет

Бухгалтерия

Учет расходов

Как правило, затраты для учета делятся на постоянные и переменные.

Переменные расходы — это затраты, величина которых напрямую зависит от объемов производства. Например, фирма занимается пошивом и продажей постельного белья. Чем больше комплектов белья надо будет произвести, тем выше окажутся затраты на ткань и швейную фурнитуру.

К переменным расходам также относятся: зарплата рабочих на сделке, расходы на доставку, хранение, упаковку, электроэнергию для производства и прочие.

Постоянные расходы. Их предприниматель несет даже в том случае, если ничего не производит. Например: фиксированная часть страховых взносов за ИП, налог в виде патента, расходы на обслуживание расчетного счета, зарплата бухгалтера.

Обычно состав и размер таких расходов примерно одинаковый каждый месяц.

Чем выше объем производства, тем меньше доля постоянных издержек в себестоимости единицы продукции.

За какой период вести учет: неделя, месяц, год

Чтобы данные не терялись, необходимо записывать их ежедневно, особенно когда оплаты проходят не только через расчетный счет, но и наличными.

Например, предприниматель сам доставляет свою продукцию покупателям, рассчитывается за бензин наличными и нерегулярно отмечает эти затраты в учете.

В итоге чеки теряются, ИП не помнит, сколько денег было потрачено на доставку. Неучтенные расходы занижают фактическую себестоимость продукции, а значит, предприниматель может работать в убыток.

После того как все доходы и расходы записаны, по ним проводится анализ:

• какие затраты выросли и почему,
• на чем можно сэкономить,
• откуда пришло больше денег,
• как изменилась себестоимость.

Совет
Аналитику можно проводить еженедельно или ежемесячно. Это зависит от цикла сделки: чем он короче, тем оперативней нужно отслеживать показатели.

Где брать данные о доходах и расходах

Обычно их собирают из выписок по расчетному счету; отчетам онлайн-касс; отчетам сотрудников, которым выдаются деньги; зарплатным ведомостям и прочим внутренним документам.

Как и зачем рассчитывать точку безубыточности

Точка безубыточности — это показатель нулевой рентабельности, когда вложенные в бизнес деньги вернулись, но прибыли еще нет. В точке безубыточности доходы предпринимателя равны расходам.

Данные, которые понадобятся, для расчета точки безубыточности

Постоянные расходы	Затраты, которые не зависят от объема производства и реализации.
Переменные расходы	Их размер зависит не только от объемов производства и реализации, но и от вида продукции. Например, в пекарне переменные затраты на производство разных видов хлеба, булочек и пирожных будут разными.
Переменные расходы на единицу товара	Затраты на единицу товара необходимо учитывать максимально точно в рублях и копейках. В расчете на единицу суммы кажутся незначительными, в то время как в общем объеме производства расхождения могут быть серьезными.

Например, ИП не учел в затратах на производство нарезного батона 4 рубля. В день в среднем пекарня продает 120 батонов. Значит, неучтенные расходы в месяц составят 14 400 рублей, в год — 172 800 рублей, и это только по одному виду продукции.

Формулы расчета маржинальности

Рассчитывается обычно для одного продукта. Если есть флагманский продукт и несколько сопутствующих, то маржинальность рассчитывается для главного товара, услуги.

При большом ассортименте маржинальность нужно посчитать для среднего чека.

Пример
Средний чек продажи у флориста — 2150 рублей. Переменные затраты на один букет в среднем — 1170 рублей. Значит, маржа на единицу товара составит 980 рублей.

Маржинальность в процентах считается на основании данных о выручке и переменных затратах за месяц.

Пример
ИП торгует детскими товарами. Его выручка за месяц составила 432 700 рублей, переменные расходы — 281 900 рублей. Значит, маржинальность к выручке будет 35% = (432 700 – 281 900) / 432 700) х 100.

Как рассчитать точку безубыточности

Если предприниматель продает один вид товара, то ТБ рассчитывается в единицах продукта, так сразу понятно, сколько штук нужно продать, чтобы выйти в ноль.

Пример расчета для ИП, который занимается установкой пластиковых окон:

Показатель	Расшифровка	Расчет	Итог
Выручка	Цена х количество установленных окон	55 900 рублей х 35 штук	1 956 500 рублей
Постоянные затраты	Аренда офиса, зарплата бухгалтера, реклама, интернет	12 000 + 23 400 + 6000 + 1200	42 600 рублей
Переменные затраты на одно окно	Себестоимость, зарплата установщика, зарплата замерщика, транспортные расходы	51 990 + 900 + 500 + 400	53 790 рублей

1. Необходимо рассчитать маржинальность на единицу товара:
   55 900 – 53 790 = 2110 рублей.
2. Теперь определим точку безубыточности в натуральном выражении:
   42 600 / 2110 = 20 единиц.

То есть чтобы в ноль закрыть постоянные и переменные расходы, в месяц нужно установить минимум 20 окон. После этой точки каждая последующая установка будет приносить прибыль.

Когда ассортимент большой, удобнее рассчитывать точку безубыточности в рублях.

Пример расчета для фотостудии:

Показатель	Расшифровка	Расчет	Итог
Выручка	Цена х количество фотосессий	3 700 рублей х 63 единицы	233 100 рублей
Постоянные затраты	Аренда, реклама, интернет, программное обеспечение	34 000 + 18 700 + 1200 + 650	54 550 рублей
Переменные затраты	Зарплата фотографа, визажиста, осветителя	54 000 + 26 000 + 22 600	102 600 рублей

1. Рассчитаем маржинальность в процентах к выручке:
   (233 100 – 102 600) / 233 100 х 100 = 56%.
2. Определим точку безубыточности в рублях:
   54 550 / 56% = 97 411 рублей.

Найденную сумму нужно будет заработать фотостудии, чтобы выйти в ноль.

Чтобы вычислить точку безубыточности, можно воспользоваться нашим шаблоном.

Сервис для быстрого старта бизнеса

Зарегистрируйте бизнес без визита в налоговую и госпошлины — через сервис от Деловой среды

Как анализировать данные

На основе расчетов ТБ можно проводить финансовый анализ бизнеса.

Если объемы продаж ниже точки безубыточности. Это свидетельствует о том, что предприниматель работает в убыток. Необходимо либо искать дополнительные пункты реализации продукции, либо увеличивать цены на нее.

Чем позже в течение месяца достигается точка безубыточности, тем меньше прибыли получает бизнес. Так, обычно предпринимателю удается добраться до точки безубыточности на 23-е число месяца. Это значит, что 23 дня он работает только на то, чтобы закрыть расходы, и в среднем 7–8 дней, чтобы получить фактический доход.

Чем выше доля переменных затрат в общем объеме издержек, тем устойчивей бизнес. Чтобы повысить запас прочности и избежать убытков, необходимо проанализировать, какие постоянные затраты возможно перевести в переменные.

• отказаться от аренды офиса, перевести часть сотрудников на удаленку и пользоваться услугами коворкинга;
• перевести внутренние службы — бухгалтерию, логистику и другие — на аутсорс с оплатой за объем работ;
• привлекать фрилансеров в качестве сотрудников отдела сбыта с оплатой за процент от продаж.

Бизнес-хак. Как снизить расходы и не ухудшить качество продукта

Бизнес-процессы

В каких ситуациях может понадобиться расчет точки безубыточности

Вывод бизнеса из кризиса или его масштабирование. Расчет ТБ и анализ расходов позволит оценить, реально ли увеличить объем продаж, сократить издержки, какие направления и линейки продукции наиболее доходные, а какие приносят убыток.

Расчет минимальной цены и объемов продаж. Некоторые предприниматели снижают цену в надежде поднять продажи, однако не всегда эта цель достижима из-за ограниченного спроса. Расчет точки безубыточности позволяет оценить целесообразность такой стратегии.

Открытие нового бизнеса. Можно заранее рассчитать, сколько необходимо продавать товаров, чтобы не работать в убыток. Далее нужно проанализировать каналы продаж онлайн и офлайн, уровень спроса и предложения конкурентов. Это позволит понять, удастся ли в данных условиях выполнить план продаж.

Разработка франшизы. Чтобы ее продать, необходимо предоставить франчайзи развернутый анализ всех финансовых показателей своей бизнес-модели с расчетами времени окупаемости и точки безубыточности.

Вступайте в клуб Деловая среда Премиум и получите знания по развитию бизнеса

Как правильно вести финансовый учет

Чтобы оперативно получать реальную информацию о состоянии своего бизнеса, учет необходимо вести регулярно и в полном объеме. Не получится держать руку на пульсе, если доходы и расходы будут учитываться от случая к случаю, а некоторые из них и вовсе станут теряться.

Какие инструменты использовать для ведения учета, будет зависеть от масштабов бизнеса.

Таблицы Excel или Google подойдут для предпринимателей с небольшим количеством операций в месяц.

Желательно сохранять данные в облачных хранилищах Яндекс.Диск, Google Диск или других, тогда они будут доступны с любого устройства и не потеряются, если компьютер сломается.

Совет
Можно самостоятельно разработать для себя таблицу на основе нашего шаблона или использовать бесплатные программы и сервисы.

В таблицах удобно прописать формулы, чтобы показатели рассчитывались автоматически, но более глубокий анализ придется делать самостоятельно.

Банковские сервисы, которые привязаны к расчетному счету. Удобно использовать, если нет времени вручную вносить в учетные таблицы все операции по приходу и расходу.

Например, сервис Бизнес-аналитика от Сбербанка автоматически собирает данные о поступлениях и списаниях по расчетному счету, онлайн-кассам, позволяет получить аналитику по периодам, контрагентам, операциям, контролирует выполнение финансового плана и предупреждает о возможном кассовом разрыве.

Бухгалтерские программы вроде «1С» подходят для ведения учета средним и крупным бизнесам. Есть также облачные или онлайн-бухгалтерии, но они в первую очередь служат для подготовки отчетности и ведения налогового учета доходов-расходов, поэтому не всегда поддерживают финансовую аналитику либо не предоставляют ее на эконом-тарифах.

Онлайн-бухгалтерия: преимущества для бизнеса

Бухгалтерия

Как не работать в убыток

Чтобы вести бизнес не интуитивно, а на основе цифр, необходима актуальная информация о реальном положении дел. На начальном этапе не нужны сложные программы для учета затрат и доходов, можно воспользоваться нашими шаблонами или разработать свои.

Учет доходов и расходов. Необходимо ежедневно записывать приход и расход в таблицы и сравнивать с фактическим движением денег на расчетном счете и в кассе.

Финансовый календарь нужен, чтобы заранее планировать бюджет, избежать кассового разрыва и необоснованных расходов.

В календаре важно отмечать наличие средств на начало месяца, распределять предстоящие платежи и поступления по датам. Так заранее будет понятно, достаточно ли средств, чтобы закрыть все расходы.

Планирование и анализ. На основе расчета точки безубыточности необходимо ежемесячно составлять план продаж и отслеживать его выполнение. Кроме того, регулярно проводить анализ соотношения затрат и прибыли, чтобы выявить, какие вложения приносят больший результат.

Моделировать бизнес-ситуации с точки зрения инвестиций и окупаемости удобно с помощью финмодели. Как это сделать, подробно рассказали в отдельной статье.

Сервис для быстрого старта бизнеса

Источник: dasreda.ru

Как настроить понятный учет доходов и расходов: пошаговая инструкция

Первое, с чего предприниматель начинает вести учет — с фиксации доходов и расходов. Причем совсем неважно, где это делается: на салфетке, в блокноте, в Excel или в заметках телефона. Главное, как потом с этой информацией обращаются.

Часто эти записи так и хранятся неразобранным архивом банковских операций. Чтобы работать с такими данными было проще, их нужно систематизировать — разделить на группы.

Правильно составленный список доходных и расходных статей вашего бизнеса поможет найти самое выгодное направление, оптимизировать расходы, предупреждать кражи или нецелевое расходование средств компании, получать больше чистой прибыли.

Дальше расскажем, как за 5 шагов составить грамотную структуру расходов и доходов. Спойлер: это проще, чем кажется.

Шаг 1. Составьте список статей

Возьмите выписку из банка за последний месяц, в которой содержатся все совершенные приходные и расходные операции. Если банков несколько, лучше взять выписку из каждого, чтобы ничего не упустить.

Для начала выпишите все статьи расходов и доходов, которые кажутся вам очевидными.

Шаг 2. Укрупните категории

Посмотрите на получившийся список статей – есть ли среди них похожие по целям или назначению? Например, оплата интернета, электричества и услуги клининга – это всё коммунальные расходы, а контекстная реклама и SMM — расходы на рекламу.

Важное правило: не плодить статьи под каждую банковскую операцию – это затруднит дальнейший анализ.

Если вам кажется, что каждая операция самостоятельна и объединять нечего – отложите на время список и вернитесь к нему позже.

Шаг 3. Создайте группы статей

Группа статей – это еще более крупная категория, куда входят созданные на прошлом шаге объединения. Например, коммунальные платежи, аренда и закуп канцелярии – это всё расходы на офис, а рекламные бюджеты, услуги фрилансеров и подписки на сервисы аналитики – маркетинг.

Групп должно быть меньше, чем статей. Оптимально выделить 5-7 таких категорий – это поможет при дальнейшем первичном анализе расходов. Захотели узнать, сколько получится сэкономить, если всех сотрудников перевести на удаленку – открыли группу «Расходы на офис» и все сразу стало понятно.

Шаг 4. Распределите операции и создайте категорию «Прочее»

Пришло время банковской выписки: распределите все операции за прошлый месяц по созданным статьям. Если остались операции, которые не подходят для придуманных категорий, доработайте структуру. Но помните – слишком увлекаться не стоит, а то получите ту же банковскую выписку, только в другой «обертке».

Если нераспределенных операций совсем немного и они не носят системный характер, постарайтесь отнести их к существующим статьям или создайте статью «Прочее» на экстренный случай.

Шаг 5. Разделите ваши финансовые потоки

Теперь осталось разделить финансовые потоки по видам деятельности. Такая градация поможет понимать, как дела у компании и откуда в нее действительно поступают средства.

Есть три основных вида деятельности:

• операционная;
• финансовая;
• инвестиционная.

Операционная деятельность — это доходы и расходы, связанные с основным видом деятельности. Например, когда вы продали товар покупателю, оплатили сырье или аренду.

К финансовой деятельности относятся кредиты, дивиденды и займы для финансирования бизнеса. С кредитами будьте внимательны. К финансовой части можно отнести только оплату тела кредита — вы просто вернули то, что вам дали. А проценты — это уже операционная деятельность, ведь их вы платите из своих денег.

Инвестиционная — обслуживание и покупка оборудования или основных средств, обучение сотрудников или консалтинг.

На этом этапе не помешает создать регламент разнесения операций по статьям, особенно если этим занимается несколько человек. Так вы избежите ситуаций, когда вы относите уборку к расходам на офис, а ваш офис-менеджер записывает ее в хозяйственные расходы.

Что теперь с этим делать?

Структура расходов и доходов создана — осталось понять, как применять эту информацию. Тот процесс, который мы описали в пошаговой инструкции – это основа для отчета о движении денежных средств или ДДС. Он показывает, на что компания тратит деньги и с чего зарабатывает, а также помогает отслеживать актуальные остатки средств на счетах.

Составить отчет ДДС можно в таблицах – вот тут писали, как это сделать, или использовать специализированный сервис, например, Adesk. Второй вариант сэкономит вам кучу времени и нервов – нужно просто один раз внести нужные статьи, настроить правила их применения (тот же регламент, только не для коллег, а для сервиса) и подключить интеграцию с банком.

После этих простых манипуляций:

• Операции со всех подключенных банков будут попадать в сервис автоматически.
• Каждой операции будет присваиваться нужная статья расхода или дохода.
• На основании всех проведенных операций будет автоматически строиться отчет о движении денежных средств.

Фиксировать расходы и доходы проще с Adesk

Пройдите простую регистрацию, настройте структуру расходов и доходов бизнеса и получите готовый отчет ДДС на основе ваших данных. Быстро, просто и бесплатно на 14 дней.

Источник: adesk.ru

В какой программе вести расходы

Отчет о движении денежных средств (ДДС) — инструмент управленческого учета, который показывает:

• откуда и сколько денег поступило;
• на что и в каком размере потратили денег;
• сколько денег осталось на сегодняшний день.

Это один из самых важных отчетов, но при этом один из самых простых: вносишь выбытия и поступления в таблицу — и сразу видишь всю картину.

У нас есть удобный шаблон ДДС в Google-таблицах, и мы готовы им делиться. Заодно покажем, как его настроить под нужды конкретного бизнеса, чтобы учет денег стал легким и приятным.

1 шаг. Скачайте шаблон ДДС

В него уже «зашиты» формулы, так что вам не придется ничего настраивать — только создать копию на свой диск и внести необходимые изменения перед началом работы.

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

2 шаг. Отредактируйте всё под себя

Заполняем кошельки во вкладке «ДДС: настройки». Кошелёк — это там, где лежат деньги. Например, расчетный счёт, касса, сейф, карман. То есть всё, откуда вы берёте деньги на бизнес и куда их кладете. Это самое важное — учёта не будет, если не будет кошельков.

Заносим направления и контрагентов во вкладке «Справочники». Направления — аспекты вашего бизнеса. Представим кондитерскую. Они пекут торты на заказ. Это одно направление.

Ещё они пекут булочки, пирожные, пироги и продают в розницу. Это уже второе направление.

Контрагент — тот, кому мы платим или кто платит нам. Человек, у которого вы арендуете помещение, — контрагент. Человек, который пользуется вашими услугами или покупает ваш товар, — тоже контрагент.

Редактируем статьи и субстатьи во вкладке «ДДС: статьи». По факту эта вкладка — подсказка для всех, кто будет работать с таблицей. Давайте по порядку разберём все её сущности.

Статья ДДС — группа поступлений или выбытий. Если проще: откуда нам могут прийти деньги или куда они могут уйти. Например, «Аренда офиса», «Офисные расходы» и др.

В статью можно вынести всё, что хотите, но советуем всё-таки объединять по группам. Иначе в отчете будет слишком много информации и проанализировать его будет слишком сложно.

Субстатья ДДС — подробное описание статьи ДДС. Например, в статье пишем: «Аренда торговых точек», а в субстатье расписываем: «Платежи за аренду и коммунальные услуги торговых точек». В статье пишем: «Офисные расходы», а в субстатье расписываем: «Покупка воды, канцелярии, оплата уборки».

Группа — тут всё просто: либо выбытие, либо поступление денежных средств.

Видов деятельности — три. Каждый опишем отдельно:

1. Операционная деятельность — всё, что связано с основной деятельностью компании: поступления от клиентов, оплата поставщикам, выплата заработной платы и так далее.
2. Финансовая деятельность — выплата дивидендов и привлечение денег в компанию, например, кредиты и займы.
3. Инвестиционная деятельность — покупка и продажа основных средств, поступления от вложений в другие проекты.

Техническая операция — перевод денежных средств между кошельками компании.

3 шаг. Пользуйтесь

После того, как все настроено, можно приступать к ведению учета. Для него отдельная вкладка — «ДДС: месяц».

В идеале — заполнять её каждый день. Это занимает 10-20 минут. Если забить и всю неделю не заполнять, придется вспоминать все операции, искать чеки и заполнять таблицу несколько часов. И советуем делегировать заполнение менеджеру, чтобы не возиться с отчетом самостоятельно.

За чем важно следить по ходу заполнения отчета:

1. Проверяйте сходимость. Количество денег в отчетах и количество денег на реальных счетах должно совпадать.
2. Следите, чтобы поступлений было больше, чем выбытий. Это главный признак того, что компания может генерировать положительный денежный поток.
3. В выбытиях ставьте знак минус. Так таблица поймет, что деньги ушли, и зафиксирует, что это выбытие.

Жёлтые ячейки заполняем, а в белые всё подтянется автоматически.

Подобные шаблоны — удобный инструмент по учету и аналитике движения денежных средств, который поможет вам и в опреационной деятельности, и в стратегическом планировании.

Фото на обложке: Mikhail Nilov / Pexels

Фото в тексте: Предоставлены автором

Источник: rb.ru