Эксперт по командообразованию и запускам Ольга Кварацхелия рассказывает о сервисах для эффективной командной работы, которые позволяют решать задачи, не выходя из дома. Сервисы подходят как для IT-компаний, так и для команд, которые работают на удалёнке.
Инструменты управления проектами по Agile
Agile (от англ. «подвижный, проворный») первоначально использовался в IT, но его преимущества быстро оценили и в других областях. Стиль используют для новых сложных проектов, которые требуют быстрой реализации. Смысл Agile четко передан в манифесте: готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.
Упускаете лиды?
Уже сегодня ваш трафик может стать в разы полезнее — при малых затратах по сравнению с «большой» рекламной кампанией. Ведь в идеале вы хотите работать со всеми, кто вообще интересовался продуктом. А так можно было? Теперь можно →
Спецпроект
Чтобы начать работу на удалёнке «по эджайлу», нужна небольшая сплоченная команда, любой член которой готов к быстрым переменам и высокой самоорганизации. Долгосрочные планы не рассчитываются. Путь от принятия решения до его претворения в жизнь короткий. Каждый человек в команде обладает личностным и профессиональным бэкграундом. Важно проявлять здоровую инициативу, быть проактивным, коммуникабельным и умеющим работать в связке.
Jira Software
- для нетехнических команд интерфейс может показаться сложным;
- если подтягивать много задач, страницы могут зависать.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Бесплатно для команд до 10 человек. Стандартный тариф для команд с большим числом участников — 7 $ в месяц за пользователя.
Azure DevOps Server
Комплексное решение для планирования, сбора данных и генерации отчётов от компании Microsoft. Позволяет отслеживать статусы и изменения в проекте в режиме реального времени.
- у некоторых команд возникают сложности с архитектурой приложения.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
90-дневный бесплатный период. Использование для одного пользователя бесплатно, за каждого следующего — от 15 $ в месяц.
Version One
Сервис для планирования и отслеживания спринтов. Позволяет фиксировать и устранять баги. С его помощью можно планировать работу и расставлять приоритеты.
- команды отмечают недостаток визуального дизайна процессов, который есть в приложении Jira.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Бесплатная пробная версия и стоимость дальнейшего использования — по запросу.
Google Sheets, WPS Office Spreadsheets, OpenOffice Calc, Gnumeric, Spread32, SSuite Accel
6 бесплатных таблиц. Подходят для небольших мобильных команд и относительно простых процессов. Программа для работы с электронными таблицами не требует специальной подготовки. Интуитивно понятный интерфейс. Первоначально все эти сервисы и приложения внедрялись для управления процессами разработки программного обеспечения (ПО).
Но сегодня их всё чаще адаптируют под другие проекты — в сфере маркетинга и рекламы, для СМИ и научных исследований.
- не подходит для длительных проектов с большим количеством элементов.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Все программы для скачивания и использования бесплатны.
Инструменты управления проектами по Scrum
В Scrum есть чёткая система ролей и планов, разделение на небольшие команды. Каждая группа стремится сделать готовый продукт, который не нуждается в доработке. Итерации в Scrum — это спринты длиной в 1–2 недели, реже в месяц. За это время команда поставляет качественно протестированный продукт.
Работа над проектом по Scrum выглядит структурированной. Это движение по заданному маршруту, где необходимо:
- сформировать план задач;
- определить длину спринтов (окна выполнения задач);
- ежедневно проводить онлайн-коллы и обсуждать выполненные и текущие задачи, разбирать сложные моменты;
- получать обратную связь на демоверсию продукта или проекта;
- дорабатывать его до итоговой версии.
Чтобы процесс двигался, нужно ясно и чётко задавать дедлайны. Делать упор не на процессы, а на запуск — например, к 20 июня проект должен быть готов.
Trello
Облачная программа для управления проектами небольших групп. По сути это удобная доска, на которой видны текущие и выполненные задачи, их статус и прогресс проекта.
- чем больше проектов в работе, тем захламлённее выглядит интерфейс;
- нет возможности добавлять подробные описания проектов.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Стоимость бизнес тарифа — от 10 $ в месяц за пользователя.
Slack
Корпоративный мессенджер. Удобен для общей работы и обсуждения текущих задач. Это не просто чат, это экосистема с приложениями и полезными ботами.
- отсутствие звонков и ограничение на передачу больших файлов (более 5 Гб).
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Есть бесплатный тариф. Тарифы с расширенным функционалом — от 6,67 $ в месяц.
Asana
Удобный веб-инструмент для команд, с рабочими досками и хронологией задач. Хорош для управления отдельными задачами, которые изменяются мгновенно и не теряются в процессе.
- нельзя назначить задачи нескольким пользователям одновременно;
- при большом количестве задач интерфейс может подвисать.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Базовый тариф — бесплатно. Премиум тариф — от 10,99 $ в месяц за одного пользователя.
Miro
Платформа для удаленной работы команд и отдельных сотрудников. Онлайн-доска задач с планировщиком и возможностью подключения мессенджеров и других проектов. Подходит для образовательных целей.
- отсутствие русифицированной версии.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Базовый тариф — бесплатно. Тарифы для профессиональных команд — от 8 $ в месяц за одного пользователя.
Webinar и ZOOM
Для ежедневных онлайн-коллов и обсуждения текущих задач можно использовать Webinar (площадка для встреч, обучения и онлайн-конференций) и ZOOM (программа для видеозвонков и конференций). Программы позволяют проводить запись разговоров. ZOOM, по мнению многих команд, имеет более понятный интерфейс, и качество изображения во время встречи лучше.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Для команд до 5 человек — бесплатно. Для команд до 30 человек — 4796 ₽.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Базовый индивидуальный тариф — бесплатно. Лицензия на год для команд — от 149,90 $.
MeisterTask
Сервис для совместной работы и управления задачами. На платформе есть общие проекты, личная доска, возможность генерации отчётов. MeisterTask позволяет оценить состояние проекта. Приложения сервиса разработаны под iOS.
#f8f8f8; padding: 10px 25px; margin: 25px 0; font-size: 11pt;»>
Базовый тариф — бесплатно. Тариф Про — от 8,25 $ в месяц.
- 10 главных скиллов комьюнити-менеджера. Личный топ Екатерины Козыревой, Soyka Agency
- Инструменты для ИИ-трансформации бизнеса. Топ от команды Cleverbots
- Какими скиллами должен обладать digital-директор крупной компании. Личный топ Андрея Байкова, McDonald’s
- Phygital-инструменты руководителя. Личный топ Олега Юсупова, PHYGITALISM
- Топ сервисов/инструментов для настройки омниканальной коммуникации. Личный топ Юлии Герц, Callibri
- 7 главных инструментов руководителя. Личный топ Станислава Косарева, Синергия
- 7 сервисов для внутренних коммуникаций. Личный топ Екатерины Корчагиной, aim
- Всё в рубрике «Личный топ»
Источник: www.cossa.ru
Обзор Notion: как пользоваться и упорядочить работу
Специального приложения для фрилансеров еще нет. Приходится скачивать сразу несколько: Trello, CoinKeeper, Bear. Но есть приложение Notion: его разработчики обещают, что оно станет единым местом работы для каждого. В этой статье мы разберемся, насколько Notion подходит фрилансерам, и покажем его основные функции.
Что такое Notion
Notion – приложение для работы с информацией, организации личных и рабочих дел.
Уникальность Notion в том, что каждый сам решает, как будет выглядеть приложение и для чего его использовать. Вести проекты, использовать для учебы, хранить рецепты – все это можно делать в Notion.
Разработчики добавили необходимые инструменты: базы данных, редактор текста, математические формулы, списки, канбан-доски. Как в игре The Sims можно построить дом мечты, так в Notion — построить идеальное приложение.
Проблема Notion – интуитивно непонятно, что делать: обилие возможностей сбивает с толку новичков.
Базовые и расширенные функции Notion для специалиста
В приложении много возможностей — это плюс, но и минус: без обучающих статей и видео сложно разобраться в программе.
Если вам пока сложно, начните с базовых функций, используйте приложение как «продвинутый» блокнот. Notion станет для вас личной википедией. Когда станет все понятно – идите дальше.
Базовые функции Notion
Иерархия страниц
На панели слева – все страницы, которые есть у пользователя. Их можно удалять, создавать новые. Каждый сам продумывает темы.
Notion – конструктор страниц: главные блоки – слева на панели, в них можно создавать подстраницы. Это не монолитная конструкция: страницы можно перемещать, объединять, связывать между собой, удалять.
Блочная система
Если вы хотите создать папку на компьютере, то просто кликаете в любом нужном месте. В Notion так нельзя: вы работаете через блоки. Чтобы совершить действие на странице, нажмите на + и выберите действие из списка.
Текст можно набирать сразу, а не нажимать на +. Поначалу может быть не так удобно писать тексты, как в Google Docs, потому что в Notion каждый новый абзац – новый блок, а не единый текст. У вас не получится выделить часть одного абзаца и часть другого: в Notion блок – это самостоятельный элемент страницы. Зато блоки удобно двигать, переносить части текста вверх или вниз.
Создать таблицу в Ноушен
Сила Notion – базы данных. Но пользователь может работать в них, как в таблицах, если нет желания или времени.
Обычная таблица – набор строк и колонок. База данных – это много интерактивно расширяемых таблиц, которые связаны друг с другом.
В Notion каждый добавленный в базу данных элемент может быть отображен как отдельная страница. Еще можно связывать сущности различных баз данных между собой. В базе данных вы можете не только хранить информацию, но и отображать, группировать, анализировать, выводить, суммировать, применять к ним различные алгоритмы с помощью формул, схожих с формулами Excel.
Больше функций приложения Notion
Научитесь группировать и систематизировать свои данные, пользуйтесь расширениями и виджетами в Ноушене для большей кастомизации. Это все еще просто, но теперь Notion заменит таск-менеджеры, планеры, календари.
Освойте базы данных
Попробуйте заполнить поля со свойствами к вашей информации: расставьте теги, даты или числа.
В базе данных доступны свойства: текст, число, выбор, множественный выбор, дата, человек, файл, галочка, ссылка, электронная почта и номер телефона. Например, если в столбце будет информация про деньги, выберите «число».
Теперь меняйте формат вывода данных: из таблицы в канбан-доску, список или календарь. Сортируйте, устанавливайте фильтры.
Например, можно узнать доход за прошлый месяц, но не учитывать подаренные на день рождения деньги.
Через фильтр можно как вывести группу данных, так исключить. В левом окошке выберите свойство базы, а в левом укажите команду.
Дизайн
В Notion есть две темы: темная и светлая. Также на выбор три шрифта, размер и расположение на экране. Зайдите в настройки, чтобы изменить эти параметры.
По умолчанию иконки – обычные смайлики. Хотите стильные и минималистичные — можно взять свои, например, скачать на Tilda или с Notion.vip.
Продвинутые функции Ноушен
Advanced-функции Formula, Relation и Rollup нужны для работы с базами данных.
Математические формулы – это сложно. Но опыт в Excel и знание математических функций помогут разобраться. Фрилансер сможет и без них организовать работу. Но формулы частично автоматизируют Ноушен, как в примере:
Можно устанавливать зависимость между базами. Это позволяет в одной базе отображать данные из другой базы, а значит, экономить время на переписывании.
Роллап помогает сделать вычисления в базе данных на основе данных другой таблицы.
Подробный обзор функций Notion есть у популярного блогера Насти Кей:
Так выглядит разворот на одну неделю. Если в бумажном блокноте нужно чертить и заполнять развороты каждую неделю, то в Notion можно дублировать шаблон, просто изменить старые даты на актуальные. Хотя некоторым пользователям bullet-journal, наоборот, важен процесс оформления. Прорисовывать элементы, чертить, придумывать дизайн – это медитация и творчество, а не только планирование.
Заносите задачи в базу данных, укажите свойства, а потом выбирайте нужный формат.
В Notion есть шесть форматов вывода информации из базы данных: канбан-доски, календарь, список, галерея, диаграмма Ганта. Выберите Inline, чтобы вставить базу на страницу или создайте новую страницу Full page.
Эта функция помогает визуализировать информацию. Например, вы ведете канбан-доску задач на неделю. Но в этой базе не видно, какие дни заняты, какие свободны. Выведите данные в диаграмму Ганта, чтобы оценить вашу загруженность.
Как и простой блокнот, Notion удобно брать с собой: приложение синхронизируется на смартфоне и компьютере. Записывайте важное в любой момент, а не когда сядете за компьютер.
Вести рабочие проекты в Ноушен
Вносите каждого клиента в базу данных, описывайте подробно проекты, фиксируйте детали. Потратьте один раз пару минут, а потом вытаскивайте из таблицы нужную информацию даже по старым проектам.
Допустим, заказчик рассказал о своем бизнесе, скинул в чат файлы, описал задачи. Вы внесете всю информацию в базу данных, и когда он снова обратится к вам спустя время, будет польщен вашей внимательностью. Или его данные помогут в другом проекте.
Однако Notion не внесет информацию за вас, нужна привычка добавлять ее в приложение сразу.
Учет доходов в Ноушен
Когда работаешь по трудовому договору, знаешь, когда придет зарплата. На фрилансе деньги не приходят в один день, и их количество варьируется от месяца к месяцу.
Приходят деньги – вносите данные, кто и за что заплатил, в базу Notion. А спустя несколько месяцев с помощью фильтров и сортировки увидите наиболее выгодные проекты и успешные месяцы.
Учет доходов помогает фрилансеру снять напряжение по поводу нестабильности дохода и зарабатывать больше. Но придется вносить все данные вручную: нельзя связать Notion с приложением банка.
Образование
В Notion можно хранить ссылки на ресурсы, курсы, названия книг. Удобно проходить онлайн-курсы и параллельно писать заметки, добавлять ссылки от лекторов, сохранять скриншоты презентаций.
Представьте: вы изучили статью, но забыли какой-то момент. Заказчик ждет, но вы снова ищете эту статью в интернете и тормозите работу. Да, это нормально забывать и повторять. Но если сохранять полезные ссылки, записывать свои выводы и мысли, получится сэкономить время в будущем.
Можно хранить ссылки и списком в заметках на телефоне или в закладках браузера. Но в базе данных проще найти нужную
Фишки, чтобы упростить работу в Notion
Notion – это сложно. Но вот некоторые способы упростить работу в приложении:
Шаблоны
В Notion есть шаблоны страниц: они помогут начать или сэкономить время на настраивании приложения с нуля. В интернете пользователи делятся собственными шаблонами бесплатно или продают. На официальном сайте Notion есть разные шаблоны: их присылают сами пользователи, а модераторы размещают лучшие.
Виджеты и плагины в Ноушен
Дополняйте Notion виджетами и плагинами сторонних сервисов. Например, виджеты можно взять здесь.
Веб-клиппер
Установите расширение для Google Chrome или Mozilla Firefox и сохраняйте любую страницу из интернета в Notion: статьи, цитаты, исследования и изображения. Для Safari расширения нет.
На телефон устанавливать ничего не надо: сразу «делитесь» с приложением ссылкой.
Бэкап
Чтобы экспортировать рабочую область, найдите «Export All Workspace Content» в настройках.
Получить данные можно в Markdownhttps://digitalbroccoli.com/2021/03/03/notion/» target=»_blank»]digitalbroccoli.com[/mask_link]
Что такое дорожная карта проекта: разработка + 4 программы
Дорожная карта – термин, который означает наглядный пошаговый план достижения конечных целей компании.
Как правило, в ней указываются участники команды, внешние или внутренние клиенты, для которых карта создается, цели проекта и различные визуальные части — схемы, графики, таблицы и другие элементы.
Карта может быть простой в исполнении, например, в виде таблицы. Пример ниже — типичная дорожная карта, реализована под выпуск продукта.
А еще при создании карты можно дать волю фантазии и получить нечто вроде примера ниже. Это необычная дорожная карта перехода к цифровой экономике. Хотя и выглядит, как схема Московского метро :).
Кстати, дочитайте статью до конца, специально для читателей блога я приготовила шаблон простой дорожной карты. Скачивайте и пользуйтесь, как говорится. Но об этом позже. Сначала база знаний.
Когда нужна карта
Обычно, эксперты, делающие такие карты, говорят «Она нужна всем». Их понять можно, они болеют свои делом. НО я скажу иначе и приведу примеры, по реализации каких целей и задач дорожная карта должна внедряться в 9 из 10 случаев:
Продуктовые (новый продукт). Например, при выпуске новой кредитной карты в банке. В дорожной карте продукта будут описаны такие необходимые детали, как сроки запуска, обучение консультантов преимуществам продукта, рекламные кампании и акции, техническое обеспечение, тестирование и т.д.
Технологические. Используют для сравнений, когда нужно обойти конкурентов или показать разницу. Например, если Вы хотите закупить новые кофе-машины в кофейню, выбирайте поставщика, у которого в карте описаны действия при рисках, поэтапные сервисные проверки кофе-машин и все сроки.
Отраслевые. Это сложные схемы-стратегии развития больших секторов промышленности. Может использоваться для оценки влияния рынка. Например, если Вам нужно разработать стратегию предприятия, исходя из условий рынка.
Корпоративные. Используют, если нужна стратегия развития корпоративной культуры или когда в компании произошла реорганизация. Например, Вы продаете кроссовки в Азии. Новое руководство решает завоевать рынок Европы. В карте указывается, какой объем продаж, доход, охват есть сейчас, какие варианты и сколько времени и трудозатрат будет нужно и т.д.
Образовательные. Такие карты идеальны для составления сотрудниками отдела кадров системы мотивации или постановки индивидуальных планов развития и совершенствования личных качеств. Например, карта может пригодиться сотруднику, получившему глобальную задачу от руководителя.
Карта проекта. Может использоваться практически в любой области. Цель может быть как и личная (например, пробежать марафон — почему бы и нет?), так и от руководителя (который настаивает на том, что организация обязана обойти конкурента по объему продаж в этом месяце).
Про то, что карта должна быть визуально понятной, распинаться не буду. Вы это и так знаете. Но вот в ее наполнении, помимо общих элементов вроде контрольных дат и ответственных, есть и специфические.
Что показывать
Все зависит от аудитории, которой Вы ее покажете, поэтому привожу таблицу для сравнения (боссу ведь не интересно знать про мотивацию отдела кадров?).
2. Презентации
Подойдет любая программа для создания презентаций, например, Power Point или Google Презентации. Здесь визуализация целиком зависит от навыков автора.
Плюсы: простое использование всеми участниками
процесса, творческая работа.
Минусы: нет автоматического обновления и синхронизации между участниками.
3. Сервисы
Очевидно, что для работы понадобится, собственно, сервис и желание его освоить. А вообще, именно такой вид карт можно и нужно демонстрировать для удачной презентации своей стратегии.
Плюсы: возможности для создания интересной визуализации, экономия временных и человеко- ресурсов, синхронное обновление у участников (важное отличие от других способов!).
Минусы: денежные затраты на платные сервисы, время и мозговые ресурсы для изучения программы и всех ее преимуществ.
Спешу Вас обрадовать, ниже я составила список наиболее популярных и рекомендованных сервисов для создания дорожных карт. Какой выбрать, решать Вам.
| Сервис | Стоимость | Пробный период |
| GanttPRo | От $7,99/мес | Есть |
| Roadmunk | От $19/мес | Есть |
| Hugger | От $7/мес | Есть |
| Taskworld | $10,99/мес | Есть |
Как создать дорожную карту
Чтобы сделать дорожную карту, весь процесс по ее разработке важно разделить на несколько этапов и пошагово все распланировать. И, как обещала, привожу шаблон карты. Вы можете скачать и использовать мой и следовать инструкции ниже, либо придумать свой вариант карты проекта.
Шаг 1. Цели и задачи
Здесь Вы можете исходить из видов дорожных карт и определить соответствующие цели. А от их постановки уже будете «танцевать». То есть определите основные задачи и подзадачи на разных этапах реализации плана.
Шаг 2. Ответственные и сроки
Теперь выберите коллег/участников для взаимодействия, обсудите все этапы, расставьте приоритеты. Не забудьте согласовать нюансы, проговорить зоны ответственности, выявить белые пятна.
Установите контрольные даты и конкретные сроки исполнения. Они должны быть, непременно, с запасом, чтобы избежать срывов дедлайнов. Это идеальный вариант, так Вы ничего не упустите и не потеряете время.
Шаг 3. Выбор инструментов
Обсудите все с участниками процесса и определитесь с инструментами для исполнения Ваших задач. Сформулированный и согласованный список инструментов будет отвечать на следующие вопросы:
- За счет каких подходов будут достигнуты цели?
- Что сделать, чтобы выполнить подзадачу в срок?
- Что изменить/автоматизировать для ускорения процесса?
- Сколько трудозатрат и человеческих ресурсов нужно?
… и так до бесконечности, в зависимости от того, что Вы выявили на аудите. Таким образом, получится заполненная карта, с учетом всех нюансов. Останется только отмечать ход выполнения.
Коротко о главном
Дорожная карта проекта позволяет сэкономить время на исполнение действий и обдумывание следующих шагов. Вы можете использовать ее при запуске продукта или когда нужно донести до каждого сотрудника, что в этом месяце кровь из носу нужно обскакать конкурента.
Подводя итоги, хочу отметить сильные и слабые стороны такого метода как Roadmap или Дорожная карта:
- Применение. Карту можно использовать практически в любом процессе (но не во всех);
- Картина в целом. При взгляде на карту становится понятно все, что необходимо сделать;
- Распределение задач. Карта дает понимание, на каком этапе, кем и какие подзадачи будут решаться параллельно основной;
- Без упущений. При подготовке карты сразу видны белые пятна и риски процесса.
- Согласование. Необходимо по каждому процессу среди большого количества участников из разных сфер управления;
- Выбор. Если способ создания выбран неверно, Вы можете не добиться визуально понятного плана;
- Ответственность. Участники проекта должны двигаться строго по карте, иначе срывы сроков Вам гарантированы.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ В СОЦСЕТИ УЖЕ 40 000+ С НАМИ
Екатерина
Сергей
Иван
Елена
Екатерина
И, наконец, приятный бонус: несколько советов по составлению карты, чтобы не переделывать ее сотню раз впустую.
- Репетируйте. Перед созданием нарисуйте шаблон дорожной карты на стене кабинета, используя стикеры и маркеры;
- Упрощайте. Не усложняйте и не загромождайте карту, детализация не нужна;
- Контролируйте. Не ставьте сроком последний день сдачи проекта, назначьте дедлайн заранее;
- Страхуйтесь. Сотрудники уходят в отпуска и болеют, поэтому сразу продумайте запасных ответственных;
- Обновляйте. Раз в 3 мес (если карта, например, на год) посмотрите на карту свежим взглядом и адаптируйте.
Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter
Источник: in-scale.ru