В какой программе ведется электронная трудовая книжка

Образец заполнения электронной трудовой книжки пригодится в 2020 году каждому хозяйствующему субъекту, заключившему трудовые договоры с физлицами. Практически везде сейчас проводятся мероприятия, направленные на внедрение электронных трудовых. Что это за мероприятия, какие программы понадобятся и как вести электронную трудовую книжку работодателю, чтобы не нарваться на штрафы от контролеров, расскажем в нашей публикации.

• Для чего нужна трудовая книжка
• Как перейти на электронные трудовые книжки
• Какие программы предусмотрены для ведения электронных трудовых книжек
• Как будут передаваться данные о трудовой деятельности в ПФР и застрахованным лицам

Для чего нужна трудовая книжка

Все события, связанные с трудовой деятельностью гражданина фиксируются в его трудовой книжке. По ней можно увидеть, на каком предприятии трудился человек, в течение какого времени, а также его должности, переводы, награждения и т. д. То есть в книжке собирается вся информация, необходимая для формирования трудового стажа.

Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?

Бланк трудовой неоднократно менялся Правительством РФ, при этом предшествующая форма не отменялась. Именно поэтому в настоящее время применяются все формы — и от 1975 года, и самая свежая от 2003 года. Порядок ведения книжек, внесения в них записей и исправлений регулируются постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

В 2020 году начался масштабный переход от бумажных носителей информации о трудовой деятельности к цифровым. На смену бумажной книжке приходит ее электронная версия, основу которой составляет передача работодателем необходимых сведений о сотруднике в органы ПФР.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Введение электронных трудовых книжек должно происходить поэтапно. Охарактеризуем каждый из этих этапов:

1. Уведомление рабочего коллектива о возможности перехода на электронную версию трудовых. Сделать это можно путем передачи уведомлений каждому сотруднику по отдельности либо путем издания одного общего сообщения для всех. Все заинтересованные лица ставят подписи в знак того, что ознакомлены с информацией.
2. Получение от работников заявления о принятом решении. Каждый член коллектива должен написать его, чтобы работодатель мог понять, кому необходимо вернуть трудовую книжку в случае выбора электронной версии, а чью необходимо будет продолжать вести в прежнем порядке. Причем выбор в пользу бумажной книжки вовсе не означает, что работодатель не будет подавать на такого сотрудника сведения в Пенсионный фонд. Данные сведения будут представляться туда независимо от выбора сотрудника.
3. Изменение положений внутренних нормативных актов и трудовых договоров, касающихся порядка ведения и хранения трудовых книжек. Все вносимые изменения затрагивают ведение не только бумажных книжек, но и электронных. В актах нужно предусмотреть общий порядок ведения электронных книжек, обеспечение сохранности конфиденциальной информации, невозможность получения несанкционированного доступа к ней и прочие моменты.
4. Обеспечить своевременную передачу данных о передвижениях сотрудников (приемах, переводах, увольнениях) в Пенсионный фонд.

Успешно пройдя первые три этапа, работодатель начинает формировать электронную версию трудовой книжки сотрудника. Все передаваемые им данные будут накапливаться и храниться в информационной базе ПФР.

Электронная трудовая книжка. Что делать работодателям?

Какие программы предусмотрены для ведения электронных трудовых книжек

Сведения о кадровых перемещениях в органы ПФР представляются по форме СЗВ-ТД. В ней предусмотрено отражение следующей информации:

1. По страхователю: наименование, регномер ПФР, ИНН, КПП (при наличии).
2. По работнику: Ф.И.О., СНИЛС, выбор, сделанный им и указанный в заявлении о продолжении ведения трудовой книжке или об отказе от нее.
3. По отчетному периоду: месяц, год.
4. По трудовой деятельности: вид кадрового передвижения сотрудника (прием, перевод или увольнение); даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу; должность, вид поручаемой работы; если происходит увольнение — ссылка на норму Трудового кодекса; основание проводимого мероприятия — вид и реквизиты распорядительного или иного документа.

В настоящий момент форма дорабатывается, возможно, она претерпит какие-либо изменения, после чего должна пройти процедура утверждения. Стоит надеяться, что это произойдет в ближайшее время. Поскольку первая дата сдачи отчета обозначена как 15 февраля 2020 года, однако с учетом переносов это будет, скорее всего, 17 февраля.

Как только форму утвердят, все программы по сдаче отчетов после необходимых обновлений должны будут включить ее в свою информационную базу.

Как будут передаваться данные о трудовой деятельности в ПФР и застрахованным лицам

На основании передаваемых отчетов СЗВ-ТД в базах Пенсионного фонда будет накапливаться информация по каждому человеку. Поэтому все данные должны передаваться своевременно.

В 2020 году отчитываться нужно до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло событие в трудовой деятельности (например, прием на работу или получение работодателем заявления от сотрудника, где определен способ ведения трудовой книжки). Если в течение 2020 году никаких кадровых перемещений по сотруднику не будет, то необходимость в представлении отчета отпадает до 15 февраля 2021 года. В подаваемой впервые форме нужно отразить сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года.

В 2021 году для случаев перевода и подачи сотрудником заявления работодателю срок для СЗВ-ТД останется прежним — 15-е число следующего месяца. А вот при приеме или увольнении представить форму нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Законодательство не предусматривает серьезного наказания за несвоевременную сдачу отчетной формы. Пока что всё ограничивается предупреждениями.

Застрахованное лицо сможет получать сведения о своей трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД у работодателя по последнему месту работы, а также в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги». Кроме того, данный документ можно заказать и получить в территориальных отделениях Пенсионного фонда или МФЦ.

В связи с постепенным отказом от бумажных трудовых книжек у работодателя возникает множество вопросов о том, как вести электронные трудовые книжки. Для их ведения покупать и устанавливать дополнительные программные продукты не придется, достаточно обновить имеющуюся программу по отправке отчетности в контролирующие органы. В утвержденные законодательством сроки нужно отправлять данные в ПФР о перемещениях работников, их приеме на работу, увольнениях, переводах. Так будут формироваться данные о трудовой деятельности по каждому застрахованному лицу.

Больше полезной информации — в рубрике «Трудовая книжка».

• Трудовой кодекс РФ
• федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ
• федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в федеральный закон „Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования“»
• федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Источник: nsovetnik.ru

Как начать вести электронную трудовую книжку сотрудника без стажа в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8», ред. 3

В 2021 году организации, принимающие на работу сотрудника без трудового стажа, должны формировать сведения о периодах его работы в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Рассказываем, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3 оформить прием и начать вести электронную трудовую сотрудника, устраивающегося на работу впервые.

Для трудоустройства сотрудника на первое место работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 при создании документа Прием на работу нужно установить флаг Начало трудовой деятельности (рис. 1). Он показывает, что сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен и не имеет возможности выбора способа ведения трудовой книжки, поэтому формировать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности дополнительно не нужно.

Для отражения сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и подачи сведений о его приеме в электронном виде необходимо установить флаг Отразить в трудовой книжке.

Рис. 1. Установка флагов Начало трудовой деятельности и Отразить в трудовой книжке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

После установки флага Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе (Мероприятия) попадут в отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД по кнопке Заполнить или Подбор (рис. 2).

Рис. 2. Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

В печатной форме СЗВ-ТД не должна быть указана Дата подачи заявления, если сотрудник ранее нигде не был трудоустроен (рис. 3).

Рис. 3. Печатная форма СЗВ-ТД сотрудника, устраивающегося на работу впервые, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю

Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде. Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р.

В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.

Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

В статье узнаете

• Что такое электронная трудовая книжка
• Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
• Бумажная и электронная. В чем разница
• Новые правила ведения трудовых книжек
• Как вести электронную трудовую книжку работодателю
• Что делать с бумажной трудовой
• Закон об электронной трудовой книжке

Что такое электронная трудовая книжка

Your browser does not support the video tag.

Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.

Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.

Тем, кто впервые начинает работать с 1 января 2021 года, оформляется только электронная трудовая книжка.

Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Для работодателя

Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд. У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул. Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.

Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.

Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.

Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ. Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных. А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.

Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.

Чтобы не хранить бумажную трудовую до пенсии, сведения о стаже до 2020 года можно перенести в электронную. Для этого работник несет в Пенсионный фонд бумажную трудовую, а фонд вносит данные о трудовой деятельности до 2020 года в ЭТК. Это право появилось у граждан с 7 марта 2021 года на основании п. 2 ст. 12 закона 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».

Бумажная и электронная: в чем разница

Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.

В ЭТК должны быть отражены следующие данные:

• ФИО, дата рождения сотрудника,
• СНИЛС,
• Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).

Новые правила ведения трудовых книжек

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:

• Код выполняемой функции.
  Должен быть указан обязательно, иначе отчет не примут. Он заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, соответствует занимаемой должности и состоит из 5 знаков. Как определить код ОКЗ для СЗВ-ТД, разобрали в статье.
• Информация о работе в районах Крайнего Севера и местности, приравненной к ним.
  Раньше этой графы в отчете не было.

СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• от 25 человек — отчет подается только в электронном виде,
• до 25 человек — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.

С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:

1. Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
2. Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
3. Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.

Как вести электронную трудовую книжку работодателю

СЗВ-ТД формируется для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. По специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ, сведения о трудовой деятельности не подаются.

Информация, которую нужно включить в отчет СЗВ-ТД:

• Данные о работодателе — регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП.
• Данные о работнике — ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Сведения о трудовой деятельности в отчетном периоде — данные о приеме на работу, увольнении, о переводах на другую постоянную работу или присвоении новой специальности/квалификации; о подаче заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на электронный формат.
• Информация о документе — основании для оформления кадрового события: название, номер и дата составления.

Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.

Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в СБИС. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.

Хочу сдавать отчет СЗВ-ТД с первого раза

Как действовать при приеме и увольнении

Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:

1. Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-ПФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
2. Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в ПФР сведения о трудовой деятельности.
3. Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.

При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и сроки выдачи СТД-Р:

• при увольнении — в день расторжения трудового договора;
• в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.

Электронный документооборот с работниками

Что делать с бумажной трудовой

Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой.

Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы. А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.

Закон об электронной трудовой книжке

Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:

• Законом 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года;
• Законом 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года;
• Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — утвержден бланк формы СЗВ-ТД;
• Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 — утверждены бланки форм СТД-Р и СТД-ПФР;
• Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.

Завести электронные трудовые

Источник: sbis.ru