В какой программе создать организационную структуру компании

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

• отдел;
• телефон;
• имя;
• должность;
• электронная почта

1. Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма.
2. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор).
3. Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.
4. Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчинённого лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.
5. Продолжите перетаскивание фигур подчинённых в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

2.2.2. Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

1. Откройте вкладку Файл, щелкните Создать, выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм.
2. На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера, а затем нажмите кнопку Далее.
3. Выберите вариант Excel или Текст с разделителями, введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.

1. В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные.

Примечание. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.

1. Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Источники данных, которые можно использовать:

• лист Microsoft Excel;
• текстовый файл;
• каталог Microsoft Exchange Server;
• источник данных, совместимый с ODBC.

Источник данных должен обязательно содержать столбцы с именем сотрудника, уникальным идентификатором и именем руководителя сотрудника. Названия столбцов в источнике данных не имеют значения, так как мастер автоматически определяет содержимое этих столбцов или полей (имя сотрудника или имя руководителя).

• Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.
• Уникальный идентификатор. Этот столбец может совпадать со столбцом имен сотрудников, если всех их зовут по-разному. В противном случае для каждого сотрудника необходимо задать значение, идентифицирующее его уникальным образом.
• Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

Пример. Способ создания организационной диаграммы с данными из файла Excel. Для построения диаграммы на листе Excel должны находится колонки, которые однозначно интерпретируют объекты организационной диаграммы и их подчиненность, например: Имя, Должность и подчиненность.

Для построения самой диаграммы необходимо выбрать в Visio соответствующий тип организационной диаграммы.Рис. 11 Дальше, с помощью мастера, выбрать месторасположение данных. Рис.12 Также можно указать папку с фотографиями и, если будет совпадение названия фотографии с полями подключаемого файла, Visio автоматически подтянет фотографии в диаграмму. Естественно, по желанию, имеется возможность настройки диаграммы, с помощью соответствующей вкладки. И получить, например, диаграмму с фото сотрудников (рис.13) Рис. 13. Варианты организационных структур

Организующая схема компании. Как создать оргсхему в компании. Александр Высоцкий

Какой должна быть структура небольшой компании (короткая версия)

Источник: studfile.net

Как выбрать и создать организационную структуру предприятия

Без четкого определения целей деятельности, формирования структурных отделов и грамотного распределения ответственности компания не станет эффективной на рынке. Все эти параметры относятся к организационной структуре управления на предприятии — сложной системе, которую разрабатывают по определенному алгоритму. В статье рассмотрим, что такое оргструктура, ее основные типы и ошибки при создании.

Что такое организационная структура предприятия

Организационная структура фирмы систематизирует деятельность всех подразделений, помогает эффективно контролировать бизнес-процессы, обеспечивает их результативность, а также делает работу персонала слаженной и продуктивной. Структура описывает иерархию ответственных лиц и сотрудников компании.

Функции

Грамотно построенная оргструктура:

• Собирает все процессы и их участников воедино.
• Формирует кратко- и долгосрочную стратегию развития компании.
• Обозначает прозрачность взаимодействия между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.
• Исключает дублирование выполнения обязанностей разными работниками.
• Определяет порядок принятия решений во избежании разногласий на уровне топ-менеджмента.

Основные элементы

Оргструктура зависит от задач и масштаба компании, а также от ее персонала. Количество элементов может меняться, но обязательно присутствуют три: управление, правила работы, распределение труда. За управление отвечает один человек или группа людей, которые принимают решения в фирме. Сюда же относят сотрудника, за кем остается последнее слово — элемент централизации власти.

Свод рабочих правил может быть гласным и негласным, но его неукоснительно нужно исполнять всем. Распределение труда помогает разделять производственные ресурсы и задачи по работникам в зависимости от их специализации.

Типы управления

В любой оргструктуре есть горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные строятся между отделами компании, которые не подчиняются друг другу. В вертикальных одно или несколько звеньев подчиняются другому.

Исходя из этого, в классификации организационных структур управления выделяют две группы:

• горизонтальный или органический тип управления;
• вертикальный или иерархический тип управления.

Для динамичного развития бизнеса эти два типа рекомендуют сочетать. Органический тип обеспечивает оперативность и гибкость реагирования на внешние изменения, а иерархический — логичное распределение труда и найм квалифицированных специалистов.

Типы организационных структур предприятия

Рассмотрим семь классических типов оргструктур — они основаны на функциональных подразделениях, отделах и их отношениях между собой.

Линейная

Самая простая и легко реализуемая, но подойдет небольшим компаниям, бухгалтерским и адвокатским конторам. Характеризуется определенной цепью инстанций, в которых решения спускаются сверху вниз.

Преимущества:

• прозрачная иерархия;
• хорошая дисциплина;
• оперативность принятия решений;
• перспективы карьерного роста.

• решения принимаются одним человеком, который может злоупотреблять служебным положением;
• слово руководителя не подлежит обсуждению;
• коммуникации только сверху вниз.

Линейно-штабная

Похожа на линейный тип, но дополнительно есть штаб. Он собирает, анализирует данные и не участвует в принятии решений, а только оказывает информационную поддержку руководителю. В линейно-штабной оргструктуре высокая скорость выполнения задач, благоприятные отношения в коллективе и отсутствие разногласий, где каждый сотрудник знает свою ценность. Любой работник может взять важную задачу под личную ответственность.

Недостатки: многоуровневая иерархия, медленное принятие решений, возможность параллельного выполнения одной и той же задачи разными работниками, что приводит к путанице.

Функциональная

В функциональном типе сотрудники классифицируются по своим профессиональным навыкам и должностным обязанностям. Это способствует понятной иерархии, высокой ответственности и оперативности выполнения задач различной сложности. Но автономность отделов усложняет командную работу и могут возникнуть барьеры в коммуникации. Чем масштабнее бизнес, тем сложнее его контролировать, а решения единоличного руководителя не всегда могут пойти на пользу компании.

Рыночная

Структура формируется в зависимости от количества рынков, на которых работает компания. При этом каждое структурное подразделение занимается своим рынком: если у фирмы три рынка, то и подразделений будет три.

Преимущества:

• высокая клиентоориентированность;
• эффективное решение проблем в рамках одного рыночного сегмента;
• профессионализм сотрудников в соответствии с потребностями конкретного рынка;
• оперативное выполнение задач.

• вероятность возникновения конкуренции внутри компании;
• сложно отслеживать производительность и эффективность;
• конфликты при принятии решений.

Товарная или продуктовая

Количество структурных подразделений пропорционально количеству реализуемых товаров. Такой тип подойдет компаниям, которые занимаются розничным сбытом широкого ассортимента продукции. Преимущества аналогичны рыночной оргструктуре, а к недостаткам относят: внутреннюю конкуренцию, разную стоимость маркетинга для различных продуктов, большое количество уровней организации, которые осложняют развитие бизнеса.

Матричная

Сочетает функциональную и продуктовую оргструктуры, а точнее их преимущества. Самая сложная из всех: сотрудники подчиняются двум и более руководителям одного иерархического уровня. Здесь есть менеджер по проекту, который взаимодействует с персоналом, и вникает в нюансы работы над проектом. Решение принимает руководитель подразделения и доносит его через менеджера.

Такая свобода действий может расхолаживать работников и приводить к снижению общего уровня производительности отделов. Проектный менеджер не уполномочен расставлять приоритеты, в то время как руководитель подразделения не всегда бывает на связи. Коллеги могут невзлюбить менеджера и конфликтовать с ним.

Географическая

Строится вокруг географии бизнеса и регионального охвата. Характеризуется слаженной работой внутри отдельного филиала, быстрой адаптацией на рынке, продажей продуктов, которые удовлетворяют потребностям определенной области страны. Но между филиалами может быть плохая коммуникация и конкуренция, а отслеживание их работы и прибыли у руководителя занимает много времени.

Как выбрать организационную структуру

Чем больше уровней управления, тем дольше принимаются решения. Также нужно разграничивать права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. Учитывайте это, выбирая оптимальную модель организационной структуры.

Факторы, которые нужно учесть при выборе

Чтобы выбрать тип оргструктуры, оцените:

• Оперативность решения производственных вопросов и реагирования на внутренние и внешние изменения.
• Стиль руководства и скоординированность работы структурных подразделений.
• Квалификацию и опыт штата. Если сотрудники находятся на должном уровне, вы получите возможность перераспределения обязанностей в границах оргструктуры.
• Обеспечение эффективного контроля подчиненных за счет качественной коммуникации.
• Масштабы и специфику бизнеса, а также особенности производства, организации сбыта и логистики.
• Географию и охват, количество подразделений, наличие дилерской сети.
• Используемые информационные и цифровые технологии, которые автоматизируют процессы и помогают персоналу.

Избавить сотрудников от рутинных отчетов, связать все задачи в проекты, сортировать их по срокам и дедлайнам можно в Битрикс24. В CRM каждая заявка с сайта, соцсетей, e-mail и мессенджеров сразу сохраняется в клиентскую базу и менеджеры могут быстро найти ее. При этом программа сама ведет клиента по воронке — от первого контакта до успешной сделки, а роботы отправляют письма и sms, автоматизируя продажи.

Алгоритм создания организационной структуры

Разработка оргструктуры — это серьезный творческо-научный процесс. Для каждой компании она создается индивидуально, но есть общие этапы. Рассмотрим алгоритм на примере компании, деятельность которой требует реорганизации.

1. Этап 1. Распишите стратегию развития фирмы на ближайшие пять лет. Составьте список обязательных к выполнению задач, определите инструменты и тактики, которые планируете использовать для достижения промежуточных и итоговых результатов.
2. Этап 2. Если у вас несколько направлений бизнеса, выполните сегментацию и определите структуру высшего руководства для каждого сегмента.
3. Этап 3. Предусмотрите отдельный структурный элемент для каждого сегмента — центр доходов. Он будет влиять на увеличение прибыли в рамках своего подразделения.
4. Этап 4. Для каждого центра доходов определите предмет управления в зависимости от ассортимента товаров и услуг, особенностей ЦА и географии.
5. Этап 5. Определите показатели эффективности для всех бизнес-процессов и необходимые ресурсы для их работы. Только после этого можно приступать к поиску исполнителей.
6. Этап 6. Назначьте ответственных за выполнение всех бизнес-процессов и укажите формат их взаимодействия с сотрудниками.
7. Этап 7. Разработайте перечень принципов управления в соответствии с пожеланиями и предложениями собственников бизнеса или акционеров.
8. Этап 8. Отразите функционал каждого подразделения и личную ответственность руководителей всех уровней в документе «Положение об организационной структуре».

Ошибки при создании структуры предприятия

10 типичных ошибок при формировании организационной структуры:

1. Использование неизменной оргструктуры в условиях роста компании. Что делать: совершенствуйте и актуализируйте структуру в соответствии с количественными и качественными изменениями, которые происходят в вашей компании.
2. Ориентация на людей, а не на обязанности. Что делать: по мере приема на работу новых людей, делегируйте им обязанности давно работающих сотрудников. Последних наделяйте полномочиями руководителей отделов, чтобы они отвечали за качество выполнения работы на своем участке.
3. Размытость границ между участками работы. Что делать: составьте понятные должностные инструкции, чтобы каждый сотрудник знал свои обязанности.
4. Полномочия персонала не эквивалентны функционалу. Что делать: приведите полномочия в соответствие с обязанностями работника и, если нужно, обучите его.
5. Отсутствие системы сбора и обмена данными, анализа эффективности и других показателей. Что делать: внедрите систему отслеживания и отчетности, KPI, определите реальный вклад каждого работника в общий доход компании.
6. Несогласованность структуры и стратегии компании. Что делать: внедрить современное ПО, которое согласует оргструктуру и стратегию — к примеру, Битрикс24. Разработать понятные инструкции и внедрить инициативы.
7. Игнорирование перемен на рынке. Что делать: структурируйте компанию вокруг рынка, чутко реагируйте на любые его колебания. Это позволит всегда оставаться в курсе всех изменений, вовремя адаптироваться и не терять лидирующие позиции.
8. Назревание конфликта между сотрудниками. Что делать: уделите отдельное внимание целям и делегируйте выполнение заведомо противоположных и взаимоисключающих задач разным исполнителям.
9. Монополия владельца на структурирование компании. Что делать: чтобы внедрение новой структуры прошло быстро, эффективно и без сопротивления коллектива, разрабатывайте ее совместно с группой ответственных и квалифицированных лиц.
10. Неграмотная иерархия сотрудников и отсутствие субординации. Что делать: организуйте адекватное распределение ответственности и четкий круг работников, за которыми всегда будет последнее слово. Это приведет к порядку и здоровому микроклимату в коллективе.

Что в итоге

Правильно составленная структура организации гарантирует развитие бизнеса. Она обеспечивает контроль всех процессов и регламентирует отношения между руководителями и подчиненными. При выборе типа оргструктуры ориентируйтесь на размеры компании, количество направлений, квалификацию персонала, географию и ситуацию на рынке.

Источник: www.bitrix24.ru

Как создать организационную схему в PowerPoint за 4 шага

Оргсхема в PowerPoint — это эффективный метод отображения отношений подчинения в организации или проекте. Умение создавать организационную схему, отображающую различные уровни иерархии, может быть ценным навыком для любой роли в компании. Развитие этого навыка может помочь вам улучшить качество ваших презентаций и повысить понимание иерархических отношений. В этой статье мы обсудим, что такое оргсхема, почему PowerPoint является подходящим средством для ее создания и как сделать ее в четыре шага, а также некоторые дополнительные советы по созданию оргсхемы в PowerPoint.

Что такое организационная структура?

Оргсхема, или организационная схема, — это визуальное представление внутренней иерархической структуры компании, учреждения или проекта. Его точный дизайн и расположение во многом зависят от того, как организована соответствующая группа, поскольку он может отображать такие элементы, как отделы компании, роли сотрудников и внешних партнеров, а также показывать взаимоотношения между ними. Основная роль оргсхемы — показать людям за пределами анализируемой группы, какова иерархическая структура и как функционирует процесс принятия решений.

Зачем использовать PowerPoint для создания оргсхемы?

Некоторые из основных преимуществ использования PowerPoint для создания оргсхемы включают:

• Относительно простой процесс: Интерфейс PowerPoint делает создание оргсхем доступной задачей для сотрудников, не имеющих опыта использования программного обеспечения Microsoft Office.
• Простота редактирования: Вы можете редактировать оргсхему, чтобы отразить различные изменения в организационной структуре.
• Возможность обмена и обновления: После создания оргсхемы вы можете поделиться ею с сотрудниками через внутреннюю сеть организации и периодически обновлять ее.

Как сделать оргсхему в PowerPoint

При создании организационной диаграммы в PowerPoint необходимо выполнить следующие четыре шага:

1. Добавление графики SmartArt

Графика SmartArt — это способ визуального представления различных концепций и идей. Чтобы использовать его специально для создания оргсхемы, запустите приложение PowerPoint, откройте панель инструментов Вставка выберите вкладку SmartArt опция из Иллюстрация раздел. Выбрав его, вы получаете доступ к различным визуальным представлениям для различных целей. Найти Иерархия категорию и выбрать из различных шаблонов оргсхем. Решите, какой вариант лучше всего подходит для вашей конкретной цели.

2. Добавить собственную информацию

После выбора подходящего шаблона можно начать вводить информацию, например, имена в иерархической структуре. В шаблоне может не быть точного количества ячеек для отображения каждого сотрудника или отдела, но вы можете добавить новые, выбрав только что созданный шаблон и воспользовавшись кнопкой Добавить форму вариант. Затем у вас есть возможность разместить новый блок в любом месте организационной структуры.

У вас также есть возможность добавить картинку к каждому имени, что может облегчить изучение организационной схемы для идентификации каждого члена команды. Некоторые шаблоны также имеют дополнительное пространство в каждой ячейке для описания должностей или другой информации.

3. Отформатируйте оргсхему

После вставки всей необходимой информации в оргсхему и размещения ее в выбранной вами иерархической структуре, вы можете отформатировать стиль и внешний вид схемы. Чтобы сделать это, вы можете обратиться к Дизайн и Отформатируйте вкладки. Некоторые из доступных опций включают изменение цветовой схемы, придание ячейкам трехмерного вида, редактирование стиля шрифта и размера букв, а также добавление цветных контуров для отличия одних ячеек от других.

4. Публикуйте и распространяйте свою оргсхему

После того как организационная схема будет готова, вы можете поделиться ею с теми, кому требуется доступ. Если вы знаете, что у всех, кто получит документ, есть приложение Microsoft PowerPoint, вы можете сохранить его в формате PowerPoint. Если вы собираетесь отправить файл людям, у которых может не быть приложения, вы можете сохранить его как PDF-файл, чтобы убедиться, что он правильно отображается на любом устройстве.

Советы по созданию оргсхемы в PowerPoint

Следуйте этим советам при создании оргсхемы для вашего отдела или организации с помощью PowerPoint:

• Используйте пунктирные линии, чтобы показать все иерархические отношения. Некоторые организации имеют более сложные структуры, в которых определенные сотрудники подчиняются нескольким людям. Вы можете проиллюстрировать это в вашей организационной схеме, вставив дополнительные пунктирные линии с помощью опции Вставка кнопки и связывающие поля соответственно.
• Назначьте кого-либо в организации для поддержания оргсхемы в актуальном состоянии. Использование программного приложения для создания оргсхемы и обмен ею через внутреннюю сеть организации может облегчить всем получение регулярных обновлений относительно различных организационных изменений. Для того чтобы все как можно быстрее узнали об изменениях, вы можете сами внести их и уведомить все соответствующие стороны или поручить это кому-то другому.
• Используйте оргсхемы для отображения ролей сотрудников. Помимо использования оргсхем для демонстрации иерархической структуры организации или отдела, вы также можете использовать их для демонстрации точных функций каждого ключевого сотрудника. Это может помочь стороннему наблюдателю понять, как каждая роль вписывается в общую структуру организации.
• Отформатируйте оргсхему так, чтобы она поместилась на одной странице. Просмотр организационной схемы на отдельных страницах может быть сложным для отслеживания и понимания. Используйте все возможности дизайна и формата для изменения размера и расположения каждого поля, чтобы вся структура поместилась на одной странице.
• При отображении иерархии организации помещайте название должности перед именем человека. При создании иерархической структуры вы можете сделать ее более понятной, поместив должность каждого сотрудника в организации над его именем. Это также может облегчить перестановку сотрудников внутри графика без изменения иерархической структуры.

Обратите внимание, что ни одна из вышеупомянутых компаний не связана с Indeed.

Ключевые слова:

• indeed.com

Источник: hr-portal.ru