В какой программе рисуют схемы бизнес процессов

Подбирая себе облачное решение для моделирования бизнес-процессов на обучении, я наконец то нашел то что искал. Бесплатное средство моделирования, которое поддерживает возможности описания бизнес-процессов — Draw.io

Draw.io это инструмент для создания диаграмм и блок-схем онлайн. При этом огромное число шаблонов, которые позволяют нарисовать все что душе угодно. Инструментарий Draw.io очень напоминает MS Visio и возможно сделан под него, однако приложение от Microsoft программа платная, а онлайн сервис Draw.io — совершенно бесплатный, и главное не требует регистрации.

Подобный функционал уже есть в облачном исполнении — это система Gliffy.com, однако данная система платная, хотя подписка и стоит недорого, но против бесплатной тяжело соревноваться.

Мнение о Draw.io

И хотя в данном инструменте не все так хорошо с точки зрения методологии, рисовать можно, особенно предварительно задав соглашение по моделированию для слушателей учебного курса. И хотя инструмент не такой красивый как бесплатный ARIS Express, облачная реализация делает его конкурентным.

Как строить блок-схемы и рисовать бизнес-процессы [для начинающих]

Чтобы создать блок модель онлайн, нужно всего-то создать новый документ в инструментарии.

В панели объектов, как и в MS Visio нужно выбрать категорию и перенести объект на поле модели, курсором мыши. Объектов очень много, так что их вполне хватит для создания полноценной модели бизнес-процесса (в отличии от ARIS Cloud, в котором набор объектов и моделей серьёзно ограничен).

Чтобы соединить объекты модели друг с другом, требуется выделить объект и навести указателем мыши на другой, после чего появиться зеленый флажок, который нужно перетащить на объект.

Самое главное, что после создания модель бизнес-процесса возможно экспортировать на свой компьютер в формате изображение (PNG, GIF, JPG, PDF) через меню: Файл – Экспортировать.

Ну и конечно облачная фишка — сервис Draw.io синхронизируется с Google Диском, что дает возможность сохранять проект прямо на диск Google.

В целом инструмент мне понравился, похоже Draw.io вполне пригоден для отрисовки бизнес-процессов online. И хотя в больших проектах федерального уровня пока конкуренции ARIS почти нет, для небольших компаний, которые описывают свои бизнес-процессы — вполне пригодный инструмент.

Скачивайте и вперед — ссылка

Источник: koptelov.info

Управление процессами: Как описать бизнес-процесс силами сотрудников и развивать c помощью схемы в BPMN и регламента

Управленческий опыт: 18 лет
Консультировал в области регулярного менеджмента более 240 компаний, включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины.

Как быстро нарисовать блок-схемы бизнес-процессов для технического задания CRM

Автор книги «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков» https://50stories.ru/

генеральный директор и собственник агентства управленческого консалтинга «Открытая Студия»: http://openstud.ru и основатель «Школы регулярного менеджмента» (обучение для собственников и руководителей): https://regular-management.ru/

эксперт по системному управлению

«Три пути ведут к знанию: путь размышления — это путь самый благородный, путь подражания — это путь самый легкий и путь опыта — это путь самый горький»

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Попытки “управлять только по регламентам” зачастую терпят неудачу, а инструкции, вместо того чтобы помогать, опутывают компанию, словно спрут

Оглавление статьи

• Управление процессами через регламенты приводит к управлению «рукой через ногу»
• Почему регламентов недостаточно
• Введение в управление процессами: в каком виде лучше описать процесс?
• Ключевая фишка процессного управления — ответственный за весь процесс
• Алгоритм описания и развития бизнес-процесса с помощью схем и регламентов
• Этап 1. Нарисовать и согласовать схему процесса
• Этап 2. Написать регламент выполнения этапов процесса
• Этап 3. Запустить управление процессом
• Этап 4. Развивайте и оптимизируйте процесс с целью роста эффективности и качества
• Заключение, или Почему «всё и сразу» — это путь на кладбище проектов

Управление процессами через регламенты приводит к управлению «рукой через ногу»

Я уже неоднократно рассказывал о пользе регламентов, которые решают такие важные задачи для собственников бизнеса и руководителей, как:

• минимизация ошибок со стороны сотрудников;
• стандартизация качества работы;
• ликвидация персоналозависимости;
• возможность каждому сотруднику выполнять работу наиболее эффективным способом.

И редко встречал руководителя, который не считал бы регламенты полезными. Казалось бы, регламент это панацея от всех бед! Но. Попытки “управлять только по регламентам” зачастую терпят неудачу.

Почему? Сейчас попробую объяснить. Регламент — это описание какой-либо части рабочего процесса (последовательности действий), протекающего в компании: либо процесса целиком, либо нескольких процессов, либо части процесса.

Процесс (синоним “бизнес-процесс”) — это последовательность действий для решения какой-либо типовой задачи (нетиповые задачи относятся к проектам).

Процессами эффективно управлять напрямую, а для их формализации — чертить схемы

Процессы делятся на простые и составные. Составные — содержат в себе несколько простых процессов. Ещё бывают сквозные процессы. Так называют процессы, разные этапы которых проходят через несколько отделов компании. В этом обычно и заключается их сложность.

Если управлять сотрудниками в рамках регламента возможно, то управлять процессами через регламенты — всё-равно что пытаться управлять рукой через ногу. Тогда как гораздо эффективнее управлять рукой напрямую.

В управлении процессами напрямую помогает их графическое и схематичное представление (например, в нотации BPMN). Прежде чем приступить к изучению матчасти, предлагаю разобраться, почему регламентов недостаточно для управления процессами.

Почему регламентов недостаточно

• Далеко не все процессы линейные. Многие имеют множество условий “если…, то…”. Сложно быстро разобраться в “полотенце” текста регламента и понять, как этапы процесса связаны между собой. Например, регламент по подбору сотрудников изобилует подобными развилками почти на каждом этапе. В зависимости от должности соискателя собеседование может проходить удалённо или очно, с привлечением его непосредственного руководителя или без.
• Если процесс проходит через несколько звеньев, возникает проблема “кто ответственен за конечный результат”. В случае сбоев и косяков, сотрудники валят вину друг на друга и на обстоятельства, возникает круговая порука.
• Сотрудники не могут договориться между собой о том, кто выполняет какую работу.
• Из-за низкой наглядности (всё тот же гигантский объём текста регламента) крайне непросто заниматься оптимизацией и развитием процесса.
• Значительны затраты времени сотрудников на чтение, изучение, и понимание общей картины и всех взаимосвязей. Регламент редко описывает процесс целиком. Зачастую процессу, проходящему через несколько отделов, соответствуют разные регламенты.

Введение в управление процессами: в каком виде лучше описать процесс?

Управление процессами — целая наука. Но я буду целенаправленно упрощать многие вещи, чтобы было понятно, как это работает. Если кратко, то суть теории управления процессами в том, что вся деятельность компании может быть разбита на процессы (неожиданно, да?)

Для того чтобы понять, как устроен процесс, необходимо начертить схему, на которой будут показаны все взаимосвязи между действующими лицами (подразделениями, сотрудниками, выполняемыми ролями) и этапами процесса. Из схемы должно быть однозначно понятно, какой этап процесса каким подразделением должен выполняться, от кого должны быть получены входные данные для выполнения этапа и кому будет передан результат.

Не все схемы одинаково полезны. На мой взгляд, есть важные требования к схеме процесса (а значит, и к системе используемых обозначений, которую называют нотация):

• Однозначная трактовка схемы участниками процесса.
• Наличие достаточного количества обучающего видео-материала по данной системе обозначений (нотации).
• Перспективы нотации: быстро ли она развивается, насколько используется, будет ли использоваться в дальнейшем или уже “отмирает”

Всем этим критериям, по моему мнению, отвечает нотация BPMN (версия 2.0). Для отрисовки схем рекомендую использовать бесплатную программу Bizagi Modeler.

И ещё раз про упрощение. Начиная рисовать схемы, вам не обязательно соблюдать стандарт на все 100%, это только усложнит внедрение. На начальных этапах главное, чтобы схемы были понятны участникам и однозначно ими трактовались. Привести схемы в соответствие стандарту вы еще успеете.

Итого, схемы процессов решают следующие задачи:

• Прозрачность. Как исполнителям, так и руководителю понятны взаимосвязи между этапами процесса, а также в зоне ответственности какого сотрудника/подразделения находятся эти этапы.
• Возможность оптимизировать процесс за счёт обнаружения наиболее критичных и/или наименее эффективно выполняемых этапов.

Не забудьте задать цели оптимизации и подсчитать, насколько изменятся затрачиваемые ресурсы у новой версии процесса!

Мини-тренинг «Системное управление за 90 минут. Как получать результаты и выполнять задачи руками подчинённых без микро-контроля и нервотрёпки» (автор: Евгений Севастьянов)

Всего 90 минут и вы узнаете как руководителю с помощью приемов системного управления решить наболевшие проблемы:

1. как выйти из «беличьего колеса операционки», перестать делать работу за подчинённых и освободить время для развития своего подразделения, хобби и семьи.
2. как реагировать на некачественную работу, результаты и действия сотрудников, чтобы добиваться требуемых результатов «руками сотрудников».
3. как с помощью системного подхода к управлению делегировать задачи подчинённым и достигать целей подразделения.

Стоимость мини-тренинга: 4 900 руб.
Бесплатно для читателей моих статей до 12 июля 2023!

Ключевая фишка процессного управления — ответственный за весь процесс

Одна из самых существенных головных болей любого собственника и топ-менеджера — ситуация круговой поруки, когда никто в случившемся происшествии не виноват, а сотрудники и отделы сваливают вину друг на друга. Насколько замкнута круговая порука?

Ситуация круговой поруки — типичная головная боль собственников и топ-менеджеров, избавиться от которой бывает сложно

Выход есть. Когда вы видите, что у вас есть сквозной процесс (например, выполнение заказа клиента), подумайте: кто может быть ответственным за процесс, а кто за отдельную копию процесса.

Ответственный за весь процесс (иногда его называют “владелец процесса”) — это руководитель (или сотрудник), который отвечает за доработки и развитие бизнес-процесса; решение глобальных возникающих коллизий и анализ сбоев; помощь и обучение ответственных за копию процесса.

Копия процесса — это одна из реализаций бизнес-процесса на практике. Например, есть сквозной бизнес-процесс “изготовление кухни на заказ для клиента”. Копии процесса — это конкретные заказы. В данном случае за весь процесс может отвечать директор по розничным продажам, а за конкретную копию — менеджер салона, который курирует конкретную сделку.

Если менеджер сталкивается с проблемой своей копии процесса (заказом) и не может её решить, тогда он обращается к директору по розничным продажам.

За развитие процесса и выполнение всех его копий должен отвечать один человек

Таким образом, есть человек, который несёт ответственность за весь процесс (в том числе и за работу ответственных за копии), а есть люди, отвечающие за выполнение копий. В рамках процессного управления ответственные за копии процесса подчиняются “владельцу процесса”, а ответственным в свою очередь подчиняются участники процесса.

Чтобы “владелец процесса” и ответственные за его копии могли решать возникающие проблемы, позаботьтесь о наделении их полномочиями (например, запрашивать информацию о статусе заказа у смежных подразделений: службы доставки, сборщиков; принимать решения при возникновении проблем).

Алгоритм описания и развития бизнес-процесса с помощью схем и регламентов

Самое время перейти к практике. Думаю, что вы уже загорелись идеей нарисовать схемы ключевых процессов. О том, как это сделать, и пойдёт речь ниже.

Этап 1. Нарисовать и согласовать схему процесса

1. Начертите схему процесса совместно с ответственным за развитие процесса и экспертами из числа ответственных за исполнение конкретных копий процесса. Выделите наиболее критичные точки процесса. У каждого процесса и у каждого этапа на схеме есть “вход” и есть “выход”. При написании регламента учтите, что будет подаваться на вход, а что будет результатом работы.
2. Согласуйте схему со всеми участниками процесса или начальниками подразделений участников.

Пример №1. Схема процесса “Подбор сотрудников” в нотации BPMN

Часть схемы “Подбор нового сотрудника” (видны роли HR-менеджер, Руководитель подразделения и Соискатель) в нотации BPMN

Пример №2. Часть схемы “Подбор сотрудников” в нотации BPMN

Небольшая часть схемы “Подбор нового сотрудника” для роли HR-менеджер в нотации BPMN

Этап 2. Написать регламент выполнения этапов процесса

Для каждого этапа процесса, отображённого на схеме, необходимо создать отдельный регламент или подраздел какой-либо глобальной инструкции. В регламенте нужно подробно расписать все нюансы: в какой последовательности будет выполняться работа; из каких мелких шагов она состоит; какие предъявляются требования к качеству результата; по какой технологии выполнять работу.

Что касается разработки непосредственно регламентов, рекомендую пройти мой мини-курс «Мастер регламентов».

Пример описания в регламенте одного из этапов схемы процесса

Пример описания схемы процесса в регламенте этапа “Заочное собеседование”

Этап 3. Запустить управление процессом

Возникают вопросы: как увидеть текущий этап процесса, возникающие проблемы, и был ли он вообще завершён успешно, или завис навечно на каком-то из этапов? А может быть был завершён, да половина этапов выполнена с отклонениями и ошибками, а некоторые из них и вовсе были пропущены?

Есть громоздкие (и полезные для крупных компаний) программные решения, в которых можно не только рисовать схемы, но и запускать процессы на исполнение. Но на начальном этапе я бы скорее рекомендовал воздержаться от глобальных внедрений. Приучите для начала сотрудников к работе с процессами. Начните с чек-листов в Google Spreadsheet.

Пример чек-листа для бизнес-процесса “Выход на работу нового сотрудника”

Пример чек-листа для бизнес-процесса “Выход на работу нового сотрудника”

В дальнейшем перейдите на бизнес-процессы в Битрикс24 или 1С. Вполне возможно, что их будет более чем достаточно для вашей компании.

Этап 4. Развивайте и оптимизируйте процесс с целью роста эффективности и качества

Как я уже упоминал, за развитие процесса должен отвечать его “владелец” (обращаю внимание, что это не из разряда “хочу/не хочу”, а почётная обязанность сотрудника).

Любые корректировки логики (связей) процесса, добавление или удаление этапов — выполняйте вначале на схеме. После согласования планируемых изменений с ключевыми участниками процесса можно будет доработать регламент, чек-листы и внести изменения в настроенные бизнес-процессы.

Оптимизация бизнес-процессов — творческая работа. Даже если сам процесс достаточно рутинный, это запросто можно использовать в качестве мотивации

Здесь важно вести перечень схем, для которых настроены автоматизированные бизнес-процессы, сделаны чек-листы и есть регламенты (возможно для этого пригодится отдельная таблица или специальная область в начале регламента). Это поможет “владельцу процесса” синхронизировать изменения на всех уровнях, а также выполнять их без избыточных действий.

Например, при отсутствии автоматизированных бизнес-процессов, мелкие дополнения деталей для этапов можно вносить сразу же в регламент. Если конечно эти дополнения не затрагивают связи и этапы на схеме.

Важно также информировать обо всех изменениях процесса не только его непосредственных участников, но и всех заинтересованных лиц. Информирование об изменениях отличается тем, что люди будут видеть только изменения, и им не понадобится изучать весь регламент заново, чтобы найти дополнения.

Заключение, или Почему «всё и сразу» — это путь на кладбище проектов

Про процессы можно рассказывать много, хватит на целую книгу. Но… кладбища мёртвых проектов заполнены попытками внедрить “всё и сразу” и на самом дорогом и/или многофункциональном программном обеспечении. В лучшем случае сотрудники не использовали внедрённые технологии, или системы получались настолько громоздкими, что работать с ними было невозможно. В худшем — сложности при внедрении так и не позволили завершить работу до конца.

И ещё один важный момент. Если ваши подчиненные не выполняют договорённости, то вам не помогут ни регламенты, ни отрисовка схем процессов. Единственный вариант действий — создать зону “твёрдого” в виде соблюдения договорённостей и в дальнейшем расширять её. В этом поможет внедрение регулярного менеджмента.

Источник: openstud.ru

Построение блок-схем бизнес процессов

В данной статье кратко опишу, как построить карту процесса, и далее на основе её создать регламент.

Составление схемы процесса визуализирует все этапы и решения, задействованные в каком-то процессе.

Схема процесса (или блок-схема) изображает материальный и сопровождающий его информационный поток, показывает задачи, назначенные на конкретный процесс, а также уровни принятия решений, принимаемые между этапами процесса, и наиболее важные взаимосвязи.

Как могут выглядеть карты процессов, совсем простые, и ведение проектов, при помощи программ для составления схем по методу моделирования бизнес-процессов (BPMN).

На что похожа карта бизнес-процессов?

Карта бизнес-процессов напоминает технические схемы, в которых нарисованы связи между агрегатами и их функциональность. Пример, на рисунке 1.

С чего начинается разработка бизнес-процесса

Если процесс действующий, и его нужно только обозначить в схемах, тогда я, как правило, провожу собеседование с сотрудниками компании по вопросам — кто и чем занимается. Какие операции выполняют? И стараюсь нарисовать (записать) данное собеседование.

Когда процесса ещё нет, он планируется. Это характерно для стартапов, процесс похож. Происходит общение с потенциальными участниками организации данного процесса, производится запись и обрисовываются взаимосвязи.

Построение карты-процесса начинается с интервью с сотрудниками компании

Построение схемы начинается с разговора с руководителями и менеджерами в ключевых областях компании. Это касается людей на уровне директора, заместителя директора и начальника отдела. Цель этих интервью — понять процессы в каждом отделе компании компании, и на их стыке.

Чтобы собрать эту информацию, используйте следующую таблицу

При собеседовании с участниками бизнес-процесса делаю черновики происходящих процессов сейчас, и уточняю, что можно улучшить или передать другому отделу.

Готовая карта бизнес-процессов

Следующим этапом производится картографирование бизнес-процесса.

Это может, производиться в обычной офисной программе Word, или с применением специализированных программ, с помощью которых можно сформировать карту-процесса

• https://www.bpmn.org/
• https://www.lucidchart.com/

Нотации необходимы для того, чтобы каждый сотрудник компании мог понять, что изображено на карте процесса. Даже в том случае, когда человек видит ее впервые, он должны понять смоделированный в схеме процесс.

Придумано множество вариантов условных обозначений/нотаций. Они делятся на две основные категории:

1. Структурная. Структурная, которая относится к элементам процесса и отношениям между ними; стандартные нотации IDEF, такие как IDEF0, IDEF1x, IDEF4 и IDEF5.
2. Динамические. Указывают логику и порядок выполнения процесса и варианты его использования; такие нотации, как DFD, EPC и BPMN.

Нотация моделирования бизнес-процессов (Business Process Model and Notation) — это система, с помощью которой отображают бизнес-процессы, используя блок-схемы. Диаграмма BPMN показывает последовательность, в которой выполняются рабочие действия и движутся информационные потоки.

• BPMN (Business Process Modeling Notation) необходим для описания подробной логики бизнес-процесса, включая такие детали процесса, как события, кто выполняет каждое действие, используемые или создаваемые документы и другие объекты, используемые в качестве входных данных или создаваемые в результате действий.

Формирование регламента бизнес-процесса

Регламент состоит из карты процесса и описательной части к нему.

Карта показывает взаимосвязи и процессы, но для формирования полноценного регламента, необходимо сделать его описательную часть.

Источник: glx.su