В какой программе оформить чек лист

Честно признаюсь, не очень понимаю, как можно научить писать гайды: это примерно то же самое, что и писать книги. Здесь фактически нет каких-то строгих правил, как, например, с написанием продающих текстов по формулам, но есть некоторые лайфхаки, которые могут здорово облегчить жизнь копирайтеру.
Всего за свою копирайтерскую карьеру я написала около 25 гайдов. Сколько чек-листов — не вспомню, гораздо больше.
Между двумя видами этих работ есть отличия. Гайд — это инфопродукт в текстовом формате PDF, объём которого — от 30 и более страниц А-4 (как правило, не менее 50).
Чек-лист — это инфопродукт в текстовом формате PDF, объём которого — менее 30 страниц А-4 (как правило, чек-листы создают для бесплатных вебинаров, и их размер не превышает 10 страниц).
И то, и другое — передача своих знаний посредством специального документа. Гайд более объёмный сам по себе, с наибольшим количеством информации без воды (это в идеале, разумеется). Чек-лист больше структурирован и написан, как правило, на одну тему. Например, если гайд — о фрилансе в целом, с подробностями о нескольких профессиях, о поиске работы на фрилансе, то чек-лист будет более тезисным: топ-5 способов поиска клиентов, 7 секретов успешных дизайнеров и так далее.

Как красиво оформить чек-лист в Figma

Мне проще объяснять именно на примерах удалённой работы, так как большинство гайдов, которые я написала, были связаны с этой тематикой.

Делюсь с вами секретами создания гайдов:
Структура

Это в первую очередь. С чего должен начинаться документ? Как сделать так, чтобы каждый последующий пункт плавно вытекал из предыдущего? Какое наполнение гайда заинтересует целевую аудиторию, которой будут его продавать? Очень важно на первом этапе работы продумать именно структуру, все главы, разделы.

Личность блогера

Если у человека, с которым вы сотрудничаете, есть определённые слова в лексиконе, то выпишите их себе, чтобы использовать в дальнейшем. Так аудитория не заподозрит, что гайд писал не блогер — плюсик вам в карму.

Поиск дополнительной информации

Посмотрите, что уже написано на конкретную тему в Интернете — это поможет не повторяться и углубиться в то, о чём вы пишете, подробнее. Если вы сделаете поверхностную работу, то людям это вряд ли понравится, и они начнут писать, что «это всё можно было бы найти в Интернете». Крайне рекомендую также использовать специализированную литературу по теме и черпать оттуда вдохновение и идеи.

Изучение конкурентов
Пометки для дизайнера внутри документа

Например, если вы считаете нужным где-то добавить таблицу, оформить список особенным способом, то обязательно пропишите это цветом. Например, «ЗДЕСЬ НУЖНА ТАБЛИЦА — ПОМЕТКА ДЛЯ ДИЗАЙНЕРА» и выделите это зелёным. Так как работа над гайдом — это командная работа, и будет здорово, если вы будете уважать своих коллег.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: у вашего клиента должен быть набросок плана гайда, когда он к вам обращается за его написанием. Ваша задача — структурировать этот план. Если же подобная работа проведена не была, а от вас требуют создание содержания целиком, то это уже работа методолога. Вы можете взяться за неё, но это совершенно другие деньги. Например, создание продающей структуры гайда может стоит 5-10 тысяч рублей.

Как сделать чек-лист в Фигме и экспортировать в PDF

Источник: verasneg.ru

Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-лист — это простой и удобный инструмент контроля сложных рабочих процессов. Современные производственные предприятия функционируют в режиме многозадачности. Руководителям подразделений трудно следить за своевременным и качественным выполнением всех операций, соблюдением норм и правил безопасности. Чек-листы помогают оптимизировать этот процесс.

Их грамотное использование экономит время сотрудников и повышает эффективность труда. Рассказываем, как сделать чек-лист, как его правильно применять и какие существуют способы автоматизации контроля.

Что такое чек-лист и для чего он работает

Термин «чек-лист» можно перевести как «контрольный список». И хотя это название для многих пока непривычно, с самим явлением наверняка сталкивался каждый — и на работе, и в повседневной жизни. Чек-лист — не что иное, как перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. По сути, даже обычный список покупок подходит под это определение. Но нас интересует система чек-листов на производственных предприятиях.

Производство — это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат: даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А несоблюдение техники безопасности и вовсе может стоить кому-то здоровья и жизни. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Но держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны, а подобные ситуации для производства типичны. Тогда-то и приходят на помощь контрольные списки.

Итак, для чего нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

• Не упускать из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен;
• Повысить качество выполнения работ. Чек-лист определяет четкие критерии оптимального результата по каждому пункту;
• Избегать повторяющихся ошибок. Постоянно практикуя применение чек-листов, руководители видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем;
• Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются;
• Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться;
• Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново;
• Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена и успешно функционирует система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на чем-то более существенном, например на изучении новых материалов, оборудования, методов работы.

Чек-листы могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают и организовывать работу, и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов на производстве очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать.

На заметку

Как использовать чек-лист, вполне очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все в порядке, руководитель подтверждает правильность выполнения работ и фиксирует результаты в системе учета.

Как создать чек-лист

Чек-листы разрабатывают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют исполнение пунктов списка.

Написание чек-листа — сложная и трудоемкая задача. Чтобы инструмент был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы лишь создают дополнительные проблемы, вместо того чтобы их решать.

Итак, как написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

• Разделить задачу на этапы — это будет своеобразный каркас списка. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и так далее.
• Детализировать каждый этап, разбить его на отдельные операции. Так, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
• Продумать, какие ошибки могут быть допущены работниками на любой из этих стадий, и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.
• Протестировать получившуюся пробную версию чек-листа.
• При необходимости внести исправления и дополнения.

Вот несколько простых советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих. В идеале в нем должно быть не больше 20 пунктов, а лучше шесть–восемь. Если задача слишком объемная, рекомендуется разбить ее на несколько этапов и для каждого сделать отдельный чек-лист.
• К объемным спискам применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки — структурированная информация легче воспринимается.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь объять необъятное: исполнителю будет трудно концентрироваться на составных задачах.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: к следующему действию можно переходить только после выполнения предыдущего.
• Используйте четкие и простые формулировки. Важно, чтобы пункты списка были понятны не только составителю чек-листа, но и исполнителю. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей — они отвлекают от главного.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
• Оставляйте место для правок. Вполне вероятно, что впоследствии в документ потребуется внести изменения и дополнения, так что лучше, если чек-лист будет иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них — по завершении исполнитель должен поставить в нем галочку. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для планирования повседневных дел такой способ вполне допустим, но для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Обработка большого количества бумажных документов не упростит, а, напротив, усложнит проверку.

Список не получится использовать повторно, для каждой задачи потребуется составлять новый. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам. Вариантов их составления несколько.

В программе Excel. Электронные таблицы лучше подходят для составления чек-листов, чем обычные текстовые файлы. В них можно не только вводить нужные данные, но и производить вычисления, использовать формулы для подсчета результатов. Однако это долго, сложно и утомительно. В производственном процессе часто важна оперативность, а чек-листы в виде электронных таблиц не позволяют получать результаты достаточно быстро.

В специальных приложениях — конструкторах чек-листов. Это самый современный и продвинутый способ создания контрольных списков. Приложение позволяет не только удобным способом — прямо на мобильном устройстве — составлять чек-листы любого типа под нужные требования, но и ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах в таких программах формируются мгновенно. Таким образом, достигается полная автоматизация чек-листов: процесс их создания и использования становится максимально простым, а эффективность работы повышается.

В какой программе сделать чек-лист, зависит от потребностей производства: приложения-конструкторы различаются функционалом. Там, где ежедневно решается множество сложных многоступенчатых задач, лучше использовать решения с наибольшим перечнем возможностей.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля. Но составление списков — процесс трудоемкий. Значительно упростить и ускорить работу с чек-листами позволяет автоматизация с помощью специальных приложений-конструкторов.

Источник: www.kp.ru

Что такое чек-лист, как его правильно составить и работать по нему

И в повседневной жизни, и в бизнесе, где приходится работать с десятками разных задач, важна эффективность. Чтобы было проще запоминать большой объем, систематизировать работу и контролировать результаты, придумали чек-листы. В чем преимущества этого инструмента, расскажем в статье.

Что такое чек-лист

Чек-лист — это список дел, в котором можно поставить отметку «сделано», когда задача решена.

Такие списки придумали в авиации. В 1934 году во время испытаний новая модель «Боинга» потерпела крушение. Стало понятно, что самолеты слишком сложны для управления, пилоты не могут запомнить и проконтролировать все процессы, которые происходят во время взлета, полета и посадки. Для них создали пошаговую инструкцию, включающую самые важные действия.

Так появился чек-лист или контрольный список. Сначала он помогал управлять технически сложными процессами, но постепенно перебрался во все сферы жизни.

Отличие от списка дел

Чек-лист и список дел похожи: они помогают держать дела в памяти и содержат инструкцию, как достигнуть цели. На этом сходства заканчиваются.

Чек-лист создают для контроля постоянных процессов. А список дел — для конкретной ситуации, его используют один раз. Еще одно отличие — задачи в списках дел можно отменить или перенести. В чек-листе нужно выполнять каждый пункт, причем часто важна последовательность действий.

К примеру, для праздничного ужина нужно купить продукты, выбрать подходящую посуду — это список дел. А рецепт какого-либо блюда — это чек-лист. Дела меняются в зависимости от условий, а чек-лист — нет.

Зачем нужны чек-листы

Чек-листы используют, чтобы организовать процессы. Их применяют для разных сотрудников, например, в ресторане есть контрольный список для официантов, администраторов, барменов и поваров. Это облегчает работу в команде: сотрудникам проводят короткий инструктаж и выдают чек-лист для самостоятельной работы.

Часто чек-листы — это не подробный перечень задач, а список пунктов, обязательных к проверке. Их используют для разных целей. Например, для проверки противопожарной безопасности или исправности сложной техники.

Сегодня чек-лист используют как самостоятельный инфопродукт. Его легко создать и передать аудитории в виде файла, но при этом формат сохраняет пользу и информативность. Чек-лист можно продавать, применять в качестве лид-магнита для вовлечения читателя в воронку продаж, на сайте для сбора контактов посетителей или предлагать клиентам в качестве бонуса.

Типы чек-листов

Выделяют два вида чек-листов:

• Read-Do (прочитай и сделай). Это чек-лист для новичков, незнакомых с процессом. Человек читает инструкцию и отмечает выполненные этапы.
• Do-Confirm (сделай и проверь). Подойдет для профи, которым нужен самоконтроль. В этом случае сначала выполняют задачи, а потом сверяются со списком.

Преимущества чек-листов

Чек-листы решают множество задач:

• Систематизируют процесс. Чек-лист разбивает сложную работу на части и помогает не упустить из внимания важные детали.
• Повышают производительность и исключают ошибки. План действий уже готов, можно сосредоточиться на главном.
• Облегчают делегирование. С помощью готовой инструкции сотрудникам проще разобраться в новой задаче без потери качества.
• Снижают необходимость в контроле. Руководитель может отследить ход работ и корректировать процесс на любом этапе. Четкий алгоритм облегчает проверку задач.

Чек-лист — это еще и инструмент личной эффективности: он дисциплинирует и мотивирует. Так вы понимаете, сколько сделано и сколько осталось. Это придает силы для новых достижений.

Как создать чек-лист

При написании инструкции постарайтесь соблюдать правила:

• Перед тем, как составить чек-лист, обозначьте цели: кто будет читать чек-лист, какие проблемы он решит.
• Привлеките к работе над контрольным списком сотрудника, знакомого со спецификой процессов.
• Дробите сложные задачи на тематические категории. Это упростит навигацию по списку.
• Пишите кратко и понятно. Один пункт — одна задача. Не надо указывать в чек-листе абсолютно все. Ограничитесь информацией, которая влияет на результат.
• Выдерживайте небольшой объем. Если пункты не помещаются на одном листе, то стоит разбить список на несколько.
• Оставляйте место для дополнительных записей. Это нужно, чтобы добавлять коррективы и уточнения.

В идеальный чек-лист важно включить то, что поможет сделать задачу:

• единицы, которые нужно измерить или проверить;
• критерии для самоконтроля, чтобы определить, что сделано верно, а где допущена ошибка;
• спецификации, нормы и стандарты для конкретной задачи;
• периодичность проверок;
• контакты ответственного за работу.

Как и другие нововведения, чек-лист нуждается в тестировании. Отследите, как работает инструкция на практике, чтобы внести правки.

Есть и другие способы повышения эффективности. Чтобы отладить сложные процессы, например, работу колл-центров, используйте аналитические инструменты. Бизнес-аналитика MANGO OFFICE дает оценку качества работы операторов по заданным параметрам, отслеживает количество пропущенных вызовов и генерирует отчеты. Руководитель сразу видит изменения в динамике и может быстро принимать решения, пользуясь комментариями и рекомендациями системы.

В повседневной жизни мы постоянно пользуемся чек-листами. Посмотрим, какие форматы используют чаще всего.

Трекер. Этот чек-лист помогает отслеживать частоту действий и выработать полезные привычки. Например, начать бегать по утрам или бросить курить. Можно указать в чек-листе вознаграждение: если человек каждый день в течение недели занимался спортом, то может купить себе что-то в подарок. Это придает сил и мотивирует не бросать начатое.

Лайфхаки и советы. Это рекомендации для улучшения процессов. Например, советы по правильному составлению резюме или лайфхаки для изучения иностранного языка.

Прочитай и сравни с собой. Эти списки содержат критерии, которые помогают распознать какие-либо явления. Например, понять, что у человека затяжная депрессия или пора увольняться с работы.

Бинго. Формат популярен в соцсетях. Это картинка, разделенная на несколько квадратных частей, в каждой находится фраза, характерная для определенной ситуации или группы людей. Если фраза подходит, напротив ставят галочку. Есть бинго на любые темы, например «Саморазрушение», «Плохая мать», «Бинго для рабочих совещаний».

Развлекательный чек-лист. Такая инструкция не решает сложные задачи, ее создают ради шутки. Например, «Чек-лист для создания осеннего настроения», «Как правильно сидеть дома в карантин». Формат часто используют в рекламе для вовлечения аудитории.

Где создать чек-лист

Раньше чек-листы составляли на бумаге. Сейчас создать чек-лист проще с помощью программ: в онлайн-календарях, таблицах в Word и Excel, заметках в телефоне.

Если планируете использовать чек-листы многократно, лучше использовать специальные сервисы EverNote, ToDo, Notion или приложения-планировщики. Программы помогают работать с большим объемом данных, систематизировать информацию, интегрировать ее с разными сервисами, делиться и обсуждать задачи с командой.

Если важно качество оформления, воспользуйтесь конструктором с готовыми шаблонами — Canva, 365done.ru.

Заключение

Чек-лист — инструмент, который помогает в быту и в бизнесе. Он упорядочивает процесс и упрощает работу. Но это работает только тогда, когда к составлению чек-листа подходят серьезно: соблюдают правила и рекомендации, советуются со специалистами и тестируют разные варианты. Чек-листы помогают не только управленцам, но и маркетологам: красиво оформленная и полезная инструкция привлечет внимание аудитории к вашему бренду.

Источник: www.mango-office.ru