Программное обеспечение для автоматизации управленческого учета знакомо строительным организациям. Многие строительные компании считают важным и нужным автоматизировать учет своей деятельности, другие же в пользу программного обеспечения не верят. Тем не менее, специализированные компьютерные решения есть.
Говорить о том, какие они, сколько стоят, что дают, можно долго. В рамках данного материала хочется коснуться весьма интересного вопроса: какие проблемы выявляет программа для учета в строительстве? То есть, по аналогии с походом к зубному врачу, например, – болит один зуб, а лечить, оказывается, надо три.
Об одном больном зубе человек догадывается, а о двух не совсем здоровых – нет. Так же и здесь. О каких-то проблемах строительная компания знает, какие-то ей пока не открыты. Утверждать, что все программы, которые позиционируются в качестве систем управленческого учета, выявляют некий общий перечень сложностей, не стоит. Эти программы по-своему отличаются.
Учет материалов в строительстве. Вебинар для бухгалтеров
Поговорим о том, какие проблемы одной из крупнейших строительных организаций России (пусть это будет компания «Н») удалось выявить с помощью программы «АЛТИУС – Управление строительством», разработчиком которой является московская компания «АЛТИУС СОФТ».
Разные принципы учета
Не один раз авторы компании «АЛТИУС СОФТ» писали в своих материалах, что учет в каждой строительной организации ведется по-своему. Единых стандартов в этой отрасли практически нет (за исключением сметных норм и некоторых, утвержденных законом, правил).
Определение управленческого учета настолько неоднородно, что рассуждать о том, как каждая строительная компания его понимает, очень непросто. Все равно, что спорить о вкусе кокосов. Но более всего интересно то, что отличаются не просто принципы ведения учета в разных строительных компаниях.
Даже в рамках одной организации сотрудники разных служб могут по-разному толковать те или иные значения, понимать на свое усмотрение «те строки», «эти цифры» и так далее. Например, в компании «Н» специалисты ПТО отслеживают, можно ли закрывать работы подрядчикам (подписывать акт выполненных работ).
Для этого данным специалистам нужно каждый раз вновь ознакамливаться со всем строительным проектом, чтобы понять, выполнены ли работы в нужном, утвержденном объеме. Так происходит из-за того, что проект представлен заказчиком и подрядчиком по-разному. С заказчиком составлена детальная смета, а с подрядчиком обошлись «укрупненными расценками».
Тогда возникает вопрос: на какую сумму можно закрывать работы подрядчику, если у него ведение работ собрано в одну строку и никакой детализации нет? Соответственно, в результате такой практики тратится масса времени на проверку. Причем выполняют ее высококвалифицированные специалисты, чье рабочее время стоит дорого.
Как вести учет товаров и материалов на складе или магазине. Складской учет в Гугл таблицах
В буквальном смысле сотрудников такого ранга на рынке единицы, так как компания «Н» является монополистом в занятой нише рынка. Только с внедрением программы удалось понять, в чем причина неточностей. В данном случае – в разных подходах к учету, в невнимательности и недостаточно ответственном подходе другой службы (СДО) при заключении договоров с заказчиками и подрядчиками. Нужно отметить и факт непонимания того, как полученные показатели и сведения далее будут обрабатываться другими службами.
«Текучка» кадров
Справедливости ради надо сказать, что в больших организациях «текучка» кадров – явление обычное. Сотрудники увольняются, на их место приходят другие, и к этому все относятся нормально. Это характерно и для компании «Н».
Однако масштабы этого явления удалось оценить лишь тогда, когда была собрана пилотная группа сотрудников, в чьи обязанности входил ввод данных в компьютерную программу. В состав первой пилотной группы вошло 20-25 человек. Им были выданы задания по вводу данных в программу. Через две недели трех-четырех человек в группе уже не было – они покинули компанию.
Причем в состав пилотной группы были включены ведущие сотрудники, заслужившие доверие и авторитет. Такое положение дел не сочли катастрофическим – ведь бывает всякое. В группу вошли новые специалисты, их научили вводить данные в программу. Однако через месяц большая часть сотрудников, которые были включены в состав пилотной группы, также покинули компанию.
На примере программы стало ясно, что обучать других специалистов придется заново. Обойти это задание нельзя, так как новые члены группы, не внеся данные самостоятельно, не поймут, откуда взялись уже имеющиеся сведения, и как они сочетаются друг с другом. А особенно следует отметить, что в дальнейшем на участников пилотной группы будут опираться другие специалисты отделов.
Всю критичность этой ситуации выявило внедрение программы. Следовательно, нетрудно догадаться, что пока программы не было, приходил новый сотрудник и разбирался с электронными таблицами, не понимая, что и почему в них зафиксировано. На изучение у него уходили недели, рано или поздно такая практика ему надоедала, он увольнялся, приходил другой сотрудник и так далее.
С началом изучения программы стало ясно, что «текучка» кадров – это катастрофа. Эффективность работы сотрудников низкая, ведь они должны тратить время на то, чтобы изучить что-либо. Заметим также, что в компании «Н» следят за тем, чтобы новый сотрудник плавно входил в рабочий коллектив.
Для этой цели предусмотрены должностные инструкции (регламенты), в рамках которых он должен действовать. Однако об их актуализации говорить не приходятся. Они были разработаны в тот момент, когда компания «Н» проходила сертификацию по стандартам качества ISO 9000. Естественно, жизнь не стоит на месте, меняется штатное расписание.
Следовательно, регламент работы тоже должен корректироваться в унисон с рыночной ситуацией. То, что написано три года назад, не всегда актуально и «сегодня». Важно заметить, что появляются также новые объекты, субподрядчики, заказчики, с которыми деловые отношения, документооборот и тому подобное строятся иначе.
Сказать нужно и о появлении новых каналов связи, использование которых в работе кардинально меняет принцип взаимодействия с контрагентами. Само собой, вновь пришедший человек не станет спорить с закрепленными регламентами. Ведь со «своим уставом в чужой монастырь не приходят».
Даже если сотрудник замечает, что регламент, в рамках которого он работает, нелогичен, то в 99 % случаев он промолчит. Приступив к внедрению программы, специалисты компании «АЛТИУС СОФТ» стали задавать вопросы относительно регламентов, начали уточнять, по какой причине следует выполнять работу так, а не иначе.
Выяснилось, что теперь уже и нельзя вспомнить суть, заложенную в регламенте, и работа ведется по привычке. Кроме того, программа выявила, что отчеты, которые подаются руководству, просто неактуальны, т.к. сотрудник уволился, новый пришел и входит в курс дела. Следовательно, запаздывание актуальности информации доходит до месяца.
Несколько слов нужно сказать и о работе секретариата. В компании «Н» секретарь вносит данные (о входящих и исходящих документах) в таблицу, но делает это по своему собственному усмотрению: какие-то поля заполняет сначала, другие оставляет на конец дня или вообще не заполняет. Когда же возник вопрос о том, что теперь в модуль документооборота, входящий в состав программы, данные нужно вносить все и сразу, то негодование секретаря было заметно невооруженным взглядом. Не указывать данные или откладывать их внесение на потом нельзя, так как по этой причине карточка документа будет просто-напросто пустой, и никто не поймет, к чему относится ранее внесенная информация. В этом случае внедрение программы вскрыло проблему, указывающую на то, что секретарь отклоняется от регламентов, приводя данные в актуальный вид лишь к моменту сдачи отчета руководителю.
Несвоевременность финансового планирования
Следующая проблема, которую удалось выявить с помощью программы, базировалась на том, что финансовые планы анализировались постфактум. Сами же финансовые показатели были составлены приблизительно. То есть, условно было известно, что на прокладку одного километра трубы уходило какое-то количество материалов.
Но могло быть и так, что в течение месяца не было положено ни одного километра трубы, так как велись подготовительные работы: выемка грунта, засыпка, укладка трубы, сварка швов, восстановление экологической обстановки. Иными словами, укладка трубы еще не произошла, а огромная часть работ уже была проведена.
Понять, превышены ли затраты на заработную плату и материалы нельзя, пока не окончены работы. При этом заработная плата платится вне зависимости от того, закрыт километр трубы или нет.
Программа выявила, что отсутствие планирования и учета в промежуточных точках проекта привело к тому, что организация «Н» регулярно отклонялась от заданных показателей, несла незапланированные затраты. А учитывая то, что данная компания желает быть конкурентоспособной и обязана каждый день в динамике отслеживать темпы работ и сопоставлять все показатели, несвоевременность и укрупненность ведения планирования губительны. В частности, именно поэтому программа «АЛТИУС – Управление строительством» была выбрана компанией «Н». Дело в том, что в данной программе все данные собраны в динамике, их актуальность можно отследить в любой момент времени. Говоря проще, программа не просто хранит данные, она показывает, какие показатели были рассчитаны на подготовительном этапе выполнения работ, почему они превысили заданное ранее значение, в чем причина нарушения планов и тому подобное.
Отношение к делу
Стоит заметить, что отношение многих сотрудников к программе таково: «Мы спокойно жили без программы, а теперь нам это не удается. Мы сидели спокойно на своих местах, а из-за программы нужно чему-то учиться и что-то менять». Как правило, такое мнение складывается у тех сотрудников, чья деятельность слабо контролируется руководством.
Эти специалисты как бы плывут по течению, хорошо себя чувствуют на рабочем месте, не желая нести обязательства, которые, по сути, на них и возложены. Справедливости ради надо сказать, что здесь программа тоже играет позитивную роль.
Дело в том, что в компании «Н» принято в письменном виде сообщать о своих проблемах, не молчать о них, а прямо говорить, что не устраивает, кто мешает выполнять работу надлежащим образом. Стоит признаться, что с внедрением программы «АЛТИУС – Управление строительством» служебных записок такого рода стало больше. И, в итоге, компании «Н» это сыграло на руку.
Удалось вскрыть проблемы, понять, какой отдел препятствует качественной работе, кто систематически совершает ошибки и многое другое. Конечно, люди тяжело перестраиваются. Учитывая, что программа уже установлена на 200 компьютеров сотрудников, понять это можно. Но постепенно переход к автоматизации происходит и управленческий учет в компании «Н» становится более открытым, понятным и полезным.
Слово внедренца
Масштабы компании «Н» обязывают к тому, что внедрение программы будет выявлять некие проблемы. Безусловно, и в некрупных строительных организациях программа помогает обратить внимание специалистов на какие-то сложности. Как правило, если компания готова к переменам (а внедрение программы напрямую об этом свидетельствует), то от проблем она скрыться не пытается. Во всяком случае, я могу сказать, что компания «Н» – это очень прогрессивная и современная бизнес-единица строительного комплекса России. Честно говоря, оценивая пропорции численности персонала, масштабы компании и скорость принятия управленческих решений, я всякий раз впечатляюсь стремлению компании «Н» стать лучше, работать эффективнее.
- учет в строительстве
- автоматизация учета
- управленческий учет
- строительные компании
Источник: www.klerk.ru
Интернет-бухгалтерия
Доверьтесь сервису «Моё дело», как доверяют уже 70 000 предпринимателей!
Оцените возможности Интернет-бухгалтерии:
Автоматический расчёт налогов
Сервис рассчитает налоги и взносы с учётом актуальных изменений законодательства
А налоговый календарь напомнит
об отчётных датах
Отчётность и её статус онлайн
Сервис сформирует отчёты, которые вы отправите в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР онлайн с помощью электронной подписи
Если их не примут, вы получите сообщение в сервисе, на почту и в СМС
Оцените риски работы с партнерами по 35 риск-факторам и получите рекомендации по дальнейшему взаимодействию
Работа с валютными счетами
Сервис рассчитает курсовую разницу для расчёта налога и разнесёт данные по типам операций
Для получения выручки вы сможете
выставить инвойс, а чтобы закрыть сделку — закрывающий документ
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Сервис подготовит трудовой договор, приказы, рассчитает зарплату, больничные, премии, отпускные и зарплатные налоги, сформирует отчётность
Также в сервисе есть зарплатный проект с
«Альфа-Банком», «СберБанком» и «Тинькофф Банком»
Мгновенное выставление счетов
Сервис готовит счета, договоры и закрывающие документы, а ваши клиенты могут оплатить их онлайн
Введите ИНН контрагентов, и реквизиты
подтянутся сами. Или подключите
выставление счетов по расписанию
Позволит обмениваться документами с поставщиками и клиентами без личного взаимодействия
Обмен данными с онлайн-кассами
Данные о продажах импортируются из онлайн- кассы в сервис. На их основе позже формируется отчётность
Автоматический аудит ошибок
Сервис покажет ошибки по зарплате, учёту и отчётности, а функция автозаполнения не даст ошибиться при заполнении документов
от 920 руб./месяц *
* При единовременной оплате за год.
Бухгалтерский аутсорсинг «Моё дело»
Ни один специалист не будет эффективнее целой команды.
- Всю работу за вас выполнит команда разнопрофильных специалистов.
- Закроем все бухгалтерские, кадровые и юридические вопросы
Персональная команда
Больше свободного времени
Лучше однажды увидеть
Хотите посмотреть, как работает сервис Интернет-бухгалтерии?
Запишитесь на бесплатную демонстрацию сервиса
- Вся отчётность и операции точно в срок
- Без поездок и очередей в налоговой
- Быстрая подготовка документов и счетов
- 2000+ шаблонов бланков с автозаполнением
- Бесплатные консультации бухгалтеров
Понимаем сложности учёта в строительных компаниях
Порядок бухучёта в строительных компаниях имеет свои особенности. Чтобы работать по нормам законодательства, важно:
- Без ошибок заполнять акты, справки, журналы, счета
- Вовремя сдавать квартальную и годовую отчётность
- Снижать налоги законными способами
- Корректно вести учёт затрат на строительство
- Отправлять отчетность в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР
- Правильно формировать отраслевые формы документов: КС-2, КС-3, М-19, М-29 и др.
- Вести кадровый учёт и выплачивать зарплату сотрудникам
- Оценивать риски работы с контрагентами
Всё это легко делать в сервисе, даже без специальных знаний!
С сервисом «Моё дело» вести бизнес проще и удобнее
- 100% соблюдение всех требований законодательства в учёте
- Интеграция с банками и онлайн-кассами: Эвотор, МТС касса, Кассатка, Мой кассир, ЕКАМ
- Первичная документация: счета, накладные, акты, УПД
- Автоматическое распознавание банковской выписки
- Электронный прием и отправка документов
- Консультации бухгалтеров
- Открытое API и готовые интеграции с сервисами для бизнеса
- Электронная отправка отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР
- Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей
Получить доступ Весь функционал 3 дня бесплатно
Наши успехи
- Разработали собственное программное обеспечение
для ведения учёта - Застраховали нашу ответственность перед вами на 100 000 000 рублей
- Создали API для обмена
данными с любым сервисом, которым вы пользуетесь - Разработали свой сервис для проверки контрагентов
- Защищаем данные шифрованием по протоколу уровня SSL, как в самых крупных банках РФ
- Создали сервис для
онлайн-регистрации ООО
и ИП
Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами и поможет подобрать выгодный тариф
Источник: www.moedelo.org
Управленческий учет в строительстве
Рынок строительных услуг — один из самых крупных, с высокой конкуренцией, и на нем представлены компании различных масштабов от частных мастеров до строительных холдингов. Собственникам и руководителям компаний для принятия решений по управлению бизнесом необходим огромный объем информации.
В качестве базы для формулирования управленческих решений может использоваться бухгалтерский учет, однако, часто необходимо анализировать данные с бо́льшим количеством сопутствующих аналитик, чем это возможно в «1С:Бухгалтерии». Например, если возникла необходимость проанализировать эффект от реализации различных проектов.
Чтобы повысить эффективность управления текущей деятельностью, строительные фирмы используют управленческий учет и бюджетирование. Использование программ для управленческого учета и бюджетирования в строительной организации обеспечивают руководителей и менеджеров компании необходимой информацией. Строительные организации являются наиболее специфическими, в которых классические принципы бюджетирования не всегда применимы, поэтому для получения качественных результатов при внедрении необходимо учитывать особенности строительной отрасли.
Особенности управленческого учета в строительной отрасли
Основной особенностью строительной деятельности является то, что подрядные фирмы реализуют несколько проектов одновременно. В такой ситуации необходимо собирать и сортировать большой объём финансовой информации по каждому проекту. Каждый строящийся объект является уникальным, необходимо рассчитывать маржинальную стоимость каждого объекта. На рынке есть ряд программ, предназначенных для ведения управленческого учета в строительстве.
В строительной организации бюджетирование по объекту определяется договором с Заказчиком, при этом затраты по проекту часто появляются еще до подписания договора. Дополнительной спецификой строительства как вида деятельности является:
- Обязательность смет. По строительно-монтажным работам для каждого объекта составляется финансовая смета. Все первичные документы отражения затрат и расходов привязаны к сметам. Планирование и расчет эффективности проекта происходит на основании стоимости первоначальной сметы.
- Длительность стройки. Проект может растянуться от месяца до нескольких лет.
- Поэтапное финансирование по договорам строительства. Взаиморасчеты в рамках каждого договора могут использовать различные способы оплаты за выполненные работы (авансирование, гарантийное удержание), а также иметь дополнительные финансовые обязательства (например, банковские гарантии).
Эти особенности обусловлены техническими особенностями строительного производства и организацией строительства, территориальной разрозненностью объектов строительства. Данные пункты характерны как для крупных строительных холдингов, так и для небольших подрядных организаций.
Автоматизация управленческого учета в строительной организации
Программа управленческого учёта в строительстве позволяет получать оперативную информацию в режиме реального времени по любому этапу работ. Многие небольшие компании для планирования своей деятельности используют Excel. Программа имеет весь необходимый функционал для формирования основных управленческих отчетов по анализу строительного бизнеса:
- Отчета по доходам и расходам;
- Отчета по движению денежных средств;
- Управленческого баланса.
Использование Excel для автоматизации оперативного учета в строительстве может быть оправдано для небольших компаний, где объем финансовых данных небольшой. Однако, по мере развития бизнеса, таблицы Excel увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета. Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах.
Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов, что может повлечь за собой реализацию неверных управленческих решений. Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса. Именно по этой причине наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов для автоматизации управленческого учета и бюджетирования в строительной организации.
Альтернативой Excel для автоматизации управленческого учета строительных компаний малого бизнеса являются готовые онлайн-сервисы, поддерживающие разделение учета по проектам.
Одним из таких решений является «Управленка» – уникальный сервис, который учитывает специфику строительной отрасли.