В какой программе лучше сделать организационную структуру

Power Point Это один из наиболее часто используемых инструментов как отдельными людьми, так и дизайнерами.. Одна из самых распространенных задач — узнать, как сделать организационную диаграмму в Power Point. А вы знали, как это сделать?

Если у вас нет идеи, и она вам нужна, не волнуйтесь, потому что здесь мы собираемся помочь вам шаг за шагом построить ее легко и за очень короткое время. Когда вы изучите и освоите инструмент, вы сможете работать намного лучше, как с шаблонами, так и без них. Может начнем?

• 1 Для чего нужны организационные диаграммы?
• 2 Шаги, чтобы сделать организационную диаграмму в Power Point

• 2.1 открыть powerpoint
• 2.2 Откройте новый документ
• 2.3 Вставка/смарт-арт
• 2.4 Работа со смарт-артом
• 2.5 Заполнить организационную схему
• 2.6 Измените макет своей организационной диаграммы

Для чего нужны организационные диаграммы?

организационная структура это визуальный инструмент, который позволяет сразу увидеть всю структуру компании или из другой организации.

Visio — Иерархическая организационная диаграмма

Обычно это относится к структуре создания компании и очень похоже на генеалогическое древо. То есть наверху будет генеральный директор (глава семьи), а по мере того, как вы спускаетесь вниз, у вас есть разные отделы, их начальники, менеджеры и рабочие.

Цель организационной схемы — представить вам на бумаге или на слайде, как формируется эта компания. в качестве резюме, поскольку обычно больше нет данных, которые помогли бы прояснить каждого из тех, кто является его частью. Тем не менее, это позволяет вам увидеть, какой уровень контроля будет у каждого человека.

Шаги, чтобы сделать организационную диаграмму в Power Point

Организационные структуры предприятия

Организационная структура компании помогает увидеть «внутрянку» бизнеса: как в нем распределены роли и сферы ответственности, как протекают основные бизнес-процессы. Структура помогает выявить «слабые места» предприятия, эффективно планировать и сокращать расходы, выработать продуктивную управленческую стратегию.

В материале расскажем о популярных схемах организационной структуры предприятия и разберемся, как выстроить оптимальную концепцию бизнеса.

Раздел: текстовые процессоры. Заметка 16. Создание организационной схемы в MS Word

Оглавление Скрыть

• Что из себя представляет оргструктура организации?
• Принципы построения организационной структуры
• Типы организационных структур управления предприятия
• Заключение

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами

Что из себя представляет оргструктура организации?

Схема или модель, поясняющая взаимосвязи сотрудников или подразделений для достижения общих целей бизнеса, называется организационной структурой предприятия.

Она выстраивает иерархию внутри компании и схематично определяет направления действий при принятии и исполнении решений.

На основании организационной структуры устанавливаются права и обязанности руководителей и сотрудников, разрабатываются должностные инструкции и описания бизнес-процессов.

Таким образом, цель создания оргструктуры — настроить работу компании. Опираясь на эту схему, руководство сможет:

• определять зоны ответственности по каждому подразделению;
• распределять обязанности между исполнителями;
• устанавливать каналы коммуникаций и передачи документов;
• определять загруженность работников и формировать вакансии.

Структурная схема организации или ИП

Организационная структура не считается обязательным атрибутом деятельности коммерческой компании — её должны разрабатывать только государственные или муниципальные учреждения. Но рано или поздно схема взаимодействия подразделений сформируется стихийно, иначе бизнес просто умрёт.

Если заранее уделить этому внимание, можно будет избежать многих ошибок, связанных с неэффективным коммуникациями внутри компании.

Принципы построения организационной структуры

Прежде чем переходить к непосредственной разработке оргструктуры предприятия, собственники и руководитель должны определиться с основными факторами развития бизнеса, а именно:

• разработать стратегию развития на 3 и более года — объёмы инвестиций, виды продукции и услуг, масштабы и география расширения, пути продвижения;
• провести сегментацию — если предполагается несколько направлений бизнеса, их нужно чётко разграничить (сегментировать) и расписать систему управления и подотчётности;
• определить центры ответственности — проанализировать выполняемые задачи и распределить обязанности по подразделениям (департаментам, отделам, группам).

Уже после построения организационной структуры нужно будет:

1. подробно расписать все бизнес-процессы — регламентировать действия по достижению основных целей бизнеса, с разбивкой по типам и исполнителям;
2. настроить каналы коммуникаций — расписать схему взаимодействия и обмена данными, установить цепочки связей по управлению и контролю с указанием ответственных лиц;
3. сформировать корпоративный кодекс (политику) — правила этики, поведения, внутреннего распорядка в компании.

Типы организационных структур управления предприятия

Нет двух одинаковых фирм, каждый бизнес уникален — у них разные подходы к управлению, масштабы и виды деятельности, менталитеты исполнителей, клиентов, и.т.д. Единственное, что есть у всех компаний, это формальный и неформальный типы оргструктуры:

• формальный — установленная внутренними нормативными актами система управления, в которой расписаны права и обязанности работников, схемы взаимодействия между подразделениями, правила внутреннего распорядка;
• неформальный — устоявшаяся система взаимодействий, построенная на личных взаимоотношениях между сотрудниками. А они, в свою очередь, зависят от социального и психологического климата в компании.

При этом подходы к формированию этих двух типов оргструктур могут быть разными:

Подход Описание

Механистический	Жёсткая система разграничений обязанностей с прямым подчинением руководителям блоков. Система управления каждого блока замкнута. Схема взаимодействия работает как часовой механизм — стабильно и без изменений.
Органический	Гибкая система взаимоотношений. Нет центрального объекта управления, окончательные решения принимаются коллегиально. Подходит в условиях постоянно меняющихся реалий ведения бизнеса.
Традиционный	Самый распространённый подход для небольших компаний — управление идёт сверху вниз, чётких разграничений между блоками управления нет.

Подходы к схеме организации работ

Рассмотрим 8 основных видов оргструктур, которые применяются в управлении бизнесом. Никаких ограничений в их использовании нет — можно адаптировать структуру под себя, поменять, если не подойдёт, или совмещать виды при разных направлениях деятельности.

Линейная система

Самая распространённая структура, которая состоит из нескольких цепей звеньев. Главному руководителю подчиняются заместители — руководители блоков, а им, в свою очередь, начальники отделов и специалисты. Решения спускаются сверху вниз по цепочке. Схематично это выглядит так:

Для малого бизнеса подходит структура управления линейного типа

Положительные стороны такой оргструктуры заключаются в:

• простоте взаимодействия;
• чёткости разграничений прав и обязанностей;
• высоком уровне дисциплины и контроля;
• оперативном рассмотрении вопросов;
• возможностях карьерного роста исполнителей.

В то же время присутствуют и недостатки:

• руководители занимаются широким кругом вопросов, из-за чего может страдать качество работы;
• окончательные решения зависят от конкретных лиц, и если они неверные, то могут повлиять на всю компанию в целом;
• часто отсутствуют коммуникации между исполнителями и высшими уровнями управления;
• возможности для использования высокой должности для корыстных целей.

Линейная структура подходит ИП и юрлицам без филиалов, которые занимаются узкими направлениями деятельности (страховые компании, клининговые фирмы, микрофинансовые организации, и т.д.).

Линейно-штабная система

Расширенная версия линейной структуры — с добавлением штаба (мозгового центра), которому делегируются некоторые бизнес-процессы, преимущественно аналитического типа. Некоторые сотрудники выделяются в отдельную структуру (штаб), которая помогает руководству принимать управленческие решения. Штаб собирает и анализирует информацию, даёт рекомендации, но не имеет права выносить решения.

Сама структура будет выглядеть так:

Схема организации бизнеса по линейно-штабному типу

Плюсы линейно-штабной структуры:

• снижение нагрузки на руководителя;
• повышение качества принимаемых решений по итогам аналитической работы;
• более узкая и глубокая специализация сотрудников;
• большее влияние исполнителей на конечный результат.

• отсутствие чёткой иерархии при взаимодействии с сотрудниками штаба может вызвать снижение качества управления;
• распределение обязанностей более размыто, чем при линейной структуре;
• замедление процесса принятия решений из-за необходимости согласования решений между участниками процесса.

Такая структура часто носит временный характер — её создают в период выхода на новые рынки или продвижения нового продукта.

Функциональная система

Распределение обязанностей производится по горизонтали — согласно выполняемым функциям. Есть генеральный директор, и есть функциональные директора — по финансам, продажам, производству, и т.д. Каждый отвечает за своё направление деятельности. У каждого из них в подчинении службы и отделы, выполняющие задачи своего узкого направления для всего предприятия. Схема следующая:

Функциональная схема организации предприятия

Чем хороша система? В ней присутствуют:

• высокий профессионализм и специализация исполнителей;
• чёткая иерархия внутри направлений — исполнители знают с кем взаимодействовать и куда обращаться;
• высокое качество работы;
• равноценный вклад подразделений в конечный продукт. Не бывает особых “каст” и “любимчиков”.

В то же время есть и недостатки:

• замкнутость — отделы одного направления зациклены на себе, и мало взаимодействуют с другими службами;
• узко ориентированный сотрудник имеет меньше шансов получить более высокую должность;
• возможно дублирование функций — сотрудники разных направлений могут заниматься одними и теми же вопросами внутри своего блока;
• громоздкость системы и трудности с общим управлением.

Такую модель применяют холдинги — предприятия с множеством направлений деятельности и широкой линейкой продукции.

Линейно-функциональная система

Смешанная, линейно-функциональная структура, характеризуется ступенчатой системой управления. Сначала функциональны руководители доносят задачи до линейных руководителей (начальников отделов, цехов), а затем те распределяют их по исполнителям. В этой структуре линейные руководители не принимают самостоятельных решений, а обрабатывают запросы от функциональных управляющих.

Схема такая:

Организационная структура организации: линейно-функциональная схема

Достоинства структуры:

• чёткое распределение обязанностей;
• ответственность линейных руководителей за качественное управление своими службами, а функциональных директоров — за выполнение целей по направлению;
• высокая производительность и качество работы.

• большая нагрузка на главного руководителя — необходимость решения как функциональных так и линейных задач;
• одновременное взаимодействие по вертикали и горизонтали усложняет обмен информацией, продлевает сроки согласования вопросов;
• сложно оценить конкретный вклад служб в конечный результат или продукт бизнеса.

Дивизионная система

В этой структуре генеральный руководитель отвечает за стратегию и развитие компании, а руководители дивизионов (подразделений) — за оперативное управление ими. Дивизионы могут распределяться по:

1. видам продукции и услуг (дивизион продаж продуктов питания, дивизион аренды площадей, дивизион строительства, и т.д);
2. территориальному расположению (представительство в Казани, представительство в Самаре, и т.д.);
3. конечному потребителю (дивизион по работе с коммерческими структурами, дивизион по работе с государственными учреждениями, и т.д.).

Обязанности, ответственность и задачи каждого руководителя будут зависеть от специфики ведения соответствующего направления бизнеса.

Схематично это выглядит так:

Опорная схема коммерческих организаций по дивизионному типу

Чем хороша такая структура:

• делегирование большинства вопросов деятельности руководителям дивизионов;
• оперативность и качество принятия решений;
• высокая производительность;
• фокусировка на оперативном управлении, что позволяет гибко реагировать на рыночные изменения и внештатные ситуации.

Что негативно влияет на качество управления такой моделью:

• оторванность дивизиона от головной компании может усложнить взаимодействие при решении стратегических вопросов развития;
• дивизионы варятся в собственном соку и слабо взаимодействуют с соседями по компании. Это может снизить производительность и сказаться на общем результате;
• нездоровая конкуренция между дивизионами может породить приписки и искажения отчётности.

Проектная система

На время осуществления отдельных проектов (например, по строительству нового завода или запуска новой линии продукции), может внедряться проектная структура управления. Компания привлекает проектные группы для решения оперативных задач, а когда проект завершается, группы распускают.

Задача группы — довести проект до логического завершения (ввести завод в эксплуатацию, выпустить опытную партию продукции). Как правило, это сотрудники, работающие по договорам оказания услуг с ограниченными сроками действия.

Модель структуры будет такой:

Проектная система

Положительные стороны проектной схемы:

• гибкость и простота управления — главный руководитель ставит задачи, руководитель проекта их выполняет;
• привлечение высококвалифицированных специалистов для решения специфических задач;
• экономия средств за счёт временной загрузки исполнителей.

Отрицательные моменты:

• сильная зависимость от компетенций, возможностей руководителя и команды проекта;
• высокая цена ошибок уже на начальных этапах внедрения проектов;
• нет интереса проектной команды к развитию объекта после внедрения. Поэтому возможны ситуации выбора решений, имеющих краткосрочный эффект, без учёта влияния на дальнейшую эксплуатацию.

Матричная система

Сложная структура — она предполагает одновременную подчинённость исполнителя функциональному руководителю, а также руководителю проекта или дивизиона. Применяется в крупных компаниях, периодически реализующих инвестиционные и инновационные проекты. Узких специалистов в той или иной области могут временно подчинить руководителю конкретного проекта по его направлению. При этом он не освобождается от основной работы, но оказывает помощь в реализации проекта за отдельное вознаграждение.

Приходится выполнять поручения и работу по двум направлениям. Выглядит это так:

Матричная система

Она вобрала в себя преимущества функциональной и проектной структур — специализацию, профессионализм, гибкость и оперативность принятия решений. Но в то же время у этой системы есть большой минус — распределение приоритетности работ. Исполнитель будет в постоянном цейтноте, если два руководителя будут требовать первоочередного решения именно их задач. Тогда пострадают оба направления деятельности. Чтобы этого не допустить, нужен постоянный контроль загруженности и соблюдения графика труда и отдыха.

Бригадная или кросс-функциональная система

Применяется на предприятиях с бригадным типом производства. До каждой бригады доводится план выпуска продукции, работники обеспечиваются достаточным количеством сырья и комплектующих. Внутри бригады автономная система управления и распределения работ. Ключевые решения принимаются самостоятельно. Линейные и функциональные службы заняты обслуживанием производственных рабочих.

Бригадная или кросс-функциональная система

Преимущества указанной модели состоят в следующем:

• сокращение уровней управления;
• дисциплина и надёжность работы бригад;
• эффективное распределение нагрузки;
• относительная свобода действий исполнителей в рамках своих компетенций;
• прямая зависимость полученного дохода от фактической выработки.

Отрицательные моменты:

• сложности в координации действий бригад;
• жесткие требования к квалификации работников;
• текучка кадров из-за физически тяжёлой работы;
• трудности в коммуникации между бригадами и линейными службами.

Заключение

Организационная структура предприятия — это один из основных инструментов развития бизнеса. Но чтобы он был эффективнее, рекомендуем придерживаться золотой середины между жёсткой иерархией и гибким позиционированием. Излишне формализованная структура не даёт возможности фирме быстро адаптироваться под изменения на рынке, но, с другой стороны, рациональное разделение ответственности и налаженные управленческие связи помогут избежать хаоса.

Также очень важна цикличность и надёжность внутренних процессов — они должны оперативно реагировать на изменения, но без излишней перестройки и доработки.

Иначе это существенно замедлит работу и снизит производительность.

Чем проще и короче каналы связи между подразделениями, тем быстрее и эффективнее решаются вопросы. Аналогично, чем меньше структурных единиц и конкретнее их обязанности, тем проще ими управлять.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Источник: www.moedelo.org

Организационная структура: виды, модели и как сделать организационную диаграмму

Организационная диаграмма — это диаграмма, которая иерархически представляет части организации, которая может быть органом, ассоциацией или компанией.

Этот образ дает нам более общее представление о взаимосвязи между частями корпорации.

7 типов организационной структуры компании

Существует несколько моделей организационных схем, и каждая компания создает свои собственные в соответствии со своими потребностями. Даже малые и средние компании могут (и должны) иметь организационную структуру бизнеса.

Таким образом, прежде чем приступить к созданию организационной схемы, важно лучше понять каждую из них.

1. Вертикальная организационная диаграмма

Вертикальная организационная диаграмма, также называемая классической организационной диаграммой или иерархической организационной диаграммой, представляет собой классическую модель, которая больше используется компаниями с более традиционным уклоном.

Классический шаблон организационной диаграммы

Само название уже указывает на то, что в этой модели части, составляющие компанию, расположены вертикально, где тот, кто находится наверху, занимает высшую позицию в иерархии внутри компании.

2. Горизонтальная организационная схема

Горизонтальная организационная структура — это модель, используемая компаниями, которые считают, что иерархия должностей и подчиненность ролей не являются самыми важными.

В этой модели сотрудники обладают большей автономией, властью в принятии решений, а также могут выполнять другие функции. Таким образом, ни одна функция не является жесткой, что делает бизнес-среду более неформальной.

3. Круговая организационная схема

В круговой организационной схеме, также называемой радиальной организационной схемой, иерархия не выделяется. В центре этого круга находится место, обладающее большей властью принимать решения, то есть президент компании, а другие составляющие его части размещаются по бокам.

Идея этой организационной схемы состоит в том, чтобы уменьшить различия между должностями, чтобы подчеркнуть важность командной работы, когда все люди могут работать совместно.

4. Линейная организационная диаграмма

Линейная организационная диаграмма, также называемая линейной организационной диаграммой ответственности (OLR), фокусируется не на иерархии должностей компании, а на функциях, задачах и действиях, связанных с каждой частью.

Таким образом, цель этого типа организационной схемы — показать обязанности каждого сотрудника компании.

5. Функциональная организационная схема

Функциональная организационная диаграмма имеет ту же структуру, что и вертикальная организационная диаграмма, однако вместо того, чтобы сосредоточиться на иерархии должностей в организации, она фокусируется на функциях каждого компонента и, следовательно, на его названии.

Таким образом, выделяются виды деятельности каждого сектора, что упрощает визуализацию функциональных взаимоотношений и внутренней коммуникации внутри компании.

6. Гистограмма

Гистограмма — это еще одна модель, которая фокусируется на иерархии различных должностей, составляющих компанию.

Однако его изображение представлено несколькими вертикальными полосами, каждая из которых имеет размер в соответствии с уровнем полномочий каждого представителя компании. Итак, самая большая работа находится наверху, а размер планки больше.

7. Матричная организационная структура

Матричная организационная схема очень похожа на вертикальную или классическую с точки зрения своей структуры, однако она используется в некоторых случаях в компаниях, у которых не очень четко определены функции каждого сектора, и, следовательно, означает большую гибкость.

То есть представьте, что проект разрабатывается несколькими людьми с разными функциями, но у него есть определенная дата для завершения. В этом случае можно использовать матричную организационную схему.

Как составить организационную схему?

Чтобы составить организационную схему, мы должны сначала знать существующие типы, чтобы она была подготовлена ​​в соответствии с потребностями каждой организации.

Как правило, компании чаще всего используют классические организационные диаграммы. Таким образом, чтобы разработать организационную схему в этой модели, необходимо понять количество существующих отделов / секторов и вставить каждое из них в иерархическом порядке.

Вверху организационной структуры находится директор или президент, а по бокам и «внизу», соединенные линиями, находятся отделы, подразделения или даже должности, занимаемые сотрудниками.

Обратите внимание, что имена каждого члена не вставляются в организационную диаграмму, а только занимаемые должности, функции или должности. Это, конечно, если составленная организационная структура соответствует этой модели.

Чтобы лучше понять, см. Ниже пример вертикальной организационной структуры компании:

В этом примере вертикальной или классической организационной диаграммы мы имеем:

• Первое место — Президентство, то есть высшая и наиболее ответственная должность в иерархической цепочке, которую занимает Президент компании;
• Второе место — Менеджмент, состоящий из директоров из разных сфер: директор по персоналу и менеджменту, директор проекта, административный и финансовый директор и директор по маркетингу;
• Третье место — менеджер проекта и коммерческий руководитель, оба в проектной зоне;
• Четвертое место — аналитик, в состав которого входят аналитики по менеджменту, коммерческие, административные, финансовые и маркетинговые. Обратите внимание, что каждый из них связан с соответствующей областью.

В настоящее время существует несколько бесплатных онлайн-инструментов или даже программ для создания организационных диаграмм, таких как word и excel.

Функция: для чего нужна организационная структура?

Организационная схема служит для четкой организации структуры организации, будь то образовательная, деловая и т. Д.

Таким образом, функция организационной схемы в корпоративной среде заключается в том, чтобы лучше визуализировать иерархическую структуру организации и рабочие процессы, облегчая и делая работу каждого более понятной.

Наличие организационной схемы позволяет избежать, например, проблем с коммуникацией, а, с другой стороны, может служить поддержкой для новых членов, чтобы лучше понять организацию в целом.

Также читайте о:

Источник: ru.madskillsvocabulary.com