В какой программе лучше делать структуру организации

Что такое организационная структура предприятия (оргструктура)? Ценный инструмент или бесполезная бумажка? Как при помощи этого инструмента навести порядок в компании и вырасти?

Разбираем, зачем она нужна даже небольшим организациям, в чем преимущества, и как составить.

Во многих компаниях организационной структуры вообще нет. В некоторых это просто бумажка на стене, которая существует в отрыве от действительности. И висит, скорее, для пафоса, чтобы произвести впечатление, а не принести пользу.

Без функционирующей оргструктуры в компании царит хаос

Каждый сотрудник знает только свои функции и обязанности. Максимум — еще нескольких коллег, с которыми он тесно взаимодействует. Если возникают вопросы, которые к нему не относятся, он не знает, к кому обращаться.

Решения принимаются медленно. Чтобы что-то согласовать, нужно пройти цепочку от специалиста до гендиректора. Затягивание с решениями тормозит развитие компании.

Сотрудники не всегда знают конечный результат , который они производят. К примеру, менеджер по продажам думает, что результат его деятельности — проведенная презентация, а не продажа.

Структура организации (менеджмент)

Развитие организации хаотичное : непонятно, как масштабироваться, какая функция перегружена, где требуется больше людей. Действия предпринимаются только тогда, когда уже нужно «тушить пожары».

Частые конфликты в стиле «Кто виноват?» и «Это не входит в мои обязанности» .

Сделать из хаоса систему помогает оргструктура компании

Организационная структура — это инструмент управления компанией, который отображает ее деятельность. По ней наглядно видно все функции, ответственных и исполнителей.

Ключевой момент, который делает оргструктуру ценным инструментом, а не просто бумажкой — она должна функционировать.

Если схема предприятия работает, то:

1. Новым сотрудникам легче адаптироваться. Они видят свое место в общей схеме, понимают ожидаемый конечный результат, знают, кто руководитель, кто коллеги. Это сильно облегчает работу.
2. Становится понятно, за счет чего компания будет расти.
3. Сразу видно «бутылочное горлышко». То есть место, где произошел затор. Ограничивающий показатель, который не дает организации расти.
4. Каждый фокусируется на главной цели. Благодаря иерархии видно приоритетные направления, и нет «перетягивания одеяла».
5. Общая работа эффективнее. Проблемы «операционки» решаются на уровне сотрудников и руководителей, а предприниматель занимается стратегией.

Источник: rus-kvant.ru

Организация структуры компании – как и с помощью чего спланировать

Разберёмся во всех деталях организации структуры компании и подскажем, какие инструменты могут помочь.

Когда теория менеджмента говорит о том, что планирование является одной из важнейших функций любого руководителя, многие плохо представляют себе, о чём речь. Например, как управленец обдумывает детали какой-либо новой задачи и передаёт её на исполнение своим подчинённым. А что, если ещё нет никаких подчинённых? Вообще нет никакой компании и её ещё только предстоит спроектировать, спланировать, запустить?

Типы организационных структур

Это называется организационное планирование (построение структуры компании). Хорошо, если компания одна, а если компаний несколько? Организация структуры группы компаний будет значительно сложнее.

Разберёмся в деталях этого процесса и подскажем, какие инструменты могут помочь руководителю в этом вопросе.

Организация структуры компании – значение процесса

У каждого предприятия должны быть свои цели и задачи. Компания – это своего рода система, которая состоит из нематериальных (человеческих) и материальных (оборудование, помещения, денежные средства и т.п.) ресурсов.

И только правильное их распределение может привести к желаемому результату. Бизнес не терпит ошибок. Любое управленческое решение имеет значение, а если это решение касается структуры компании и организации работ, то оно имеет наивысший приоритет. От него будет зависеть развитие дальнейших событий.

Ключевое значение имеет не только наличие определённых должностей и описание их функций, но и описание связей между теми или иными сотрудниками:

• кто и кому, в каких вопросах подчиняется;
• с кем и по каким вопросам взаимодействует;
• кто за что отвечает;
• какие инструменты и ресурсы имеет в распоряжении;
• кем заменяется на случай отсутствия.

С помощью планирования структуры организации (компании) руководитель может построить работу всего предприятия и/или отдельных его структур в частности: отделов, служб, департаментов и т.п.

Чем яснее и правильнее будут определены состав структурных подразделений, распределены их обязанности, уровень вложенности и подчинения, решаемые задачи и др., тем эффективнее будет работать компания.

Какие типы организационных структур бывают

Теперь руководителю при создании новой компании достаточно выбрать одну из наиболее подходящих моделей за образец и адаптировать её под особенности своего бизнеса.

Итак, какими могут быть оргструктуры:

• линейными;
• функциональными;
• линейно-функциональными (как нечто среднее между первыми двумя);
• дивизиональными;
• гибкими (адаптивными).

При делении по степени централизации власти выделяют централизованные и децентрализованные.

Особенности линейных структур

Здесь всё просто – единоличный руководитель выстраивает прямую (линейную) вертикаль власти по нисходящей, такую структуру ещё называют «пирамидальной». Каждый уровень иерархии строго подчиняется вышестоящему руководству.

Это наиболее простая и логичная схема, которая легко масштабируется и не допускает «двойственных» решений. Последнее слово всегда есть кому сказать – тому, кто находится на вершине пирамиды («пищевой цепочки», как шутят некоторые менеджеры).

Плюсы линейных структур:

• Чёткие и понятные связи между всеми участниками системы. Сотрудник всегда знает, кому он подчиняется.
• Управленческие решение принимаются достаточно быстро, так как фактически за эту функцию отвечает один человек.
• Системы с чёткой иерархией оперативно реагируют на указания руководителей.
• У каждого из подчинённых строго оговоренная сфера ответственности.

• Чем больше уровней иерархии, тем сложнее управляющие решения доходят до конечного исполнителя, и тем большему числу руководителей подчиняется рядовой сотрудник.
• Стратегическим планированием обычно занимается только главный управленец, отсюда высокая нагрузка на него и повышенные требования к его знаниям и квалификации. Он буквально должен знать и уметь ВСЁ. Отсюда большая вероятность просчётов и неточностей в отдельных бизнес-процессах.
• Иерархические структуры слабо адаптируются к существенно изменившимся внешним условиям.

Особенности структур, близких к линейным

Линейные структуры могут прослеживаться на отдельных участках нелинейных, и это нормально, так как чёткая иерархия всегда выигрывает в оперативных задачах.

Подобные структуры называются «бюрократические», к ним, помимо линейных, можно отнести:

• Функциональные. Здесь предполагается деление руководящих органов по определённым функциям, например, начальник отдела производства, отдела сбыта, отдела маркетинга и т.п. Один и тот же сотрудник иногда может подчиняться разным руководителям просто по разным вопросам (функциям).
• Линейно-функциональные. По факту, смешанная структура, в которой есть участки линейного и функционального управления (подчинения).
• Дивизиональные. Здесь внутри одной организации выделяются автономные обособленные подразделения – дивизионы. Дивизионы могут создаваться по разным признакам: функции, выпускаемые продукты, географическое положение/выделенный рынок.

Юридические аспекты

Чисто юридически предприятия могут быть следующих видов (согласно делению по организационно-правовым формам):

• товарищества (хозяйственные, полные, на вере и т.д.);
• общества (акционерные публичные и непубличные, с ограниченной ответственностью);
• партнёрства;
• кооперативы (артели, колхозы);
• хозяйства (крестьянские/фермерские).

Но это только коммерческие организации. В специальном общероссийском классификаторе (ОКОПФ) предусмотрено деление коммерческих и некоммерческих унитарных предприятий, некоммерческих корпоративных организаций, форм для физических лиц (граждан) и для организаций, работающих без прав юридического лица (представительства, филиалы, обособленные подразделения и т.п.).

Ни одна организация не может вести свою деятельность на территории РФ без регистрации, вне зависимости от того, коммерческая она или некоммерческая.

Процесс организационного планирования обязательно должен учитывать все юридические аспекты: форма собственности, наличие, количество и связи филиалов, дочерних компаний, других аффилированных юрлиц.

Кто и как определяет оргструктуру фирмы/учреждения

При планировании доминирующим фактором, влияющим на необходимость введения новой должности в компании, является объём производимых работ. Конечно, с учётом соотнесения с квалификацией сотрудника.

Работы напрямую зависят от решаемых задач. Задачи могут быть эпизодическими (разовыми) или периодическими. В норме все задачи и функции сотрудника должны быть описаны в его должностной инструкции.

Определяет структуру компании её руководитель. Он в свою очередь может подчиняться решениям собственников. Иногда руководящий орган может быть коллективным. Тогда назначается ответственное лицо, и предложенный план уже согласовывается большинством членов правления (с оформлением соответствующих решений документально, например, по итогам очередного или внепланового собрания/заседания).

При этом на тип структуры никак не влияет деятельность компании. Чаще всего она зависит от размера организации.Например, структура организации строительной компании, а также страховой, юридической или логистической может быть и линейной, и функциональной, и дивизионной, и адаптивной. Даже структура организации управляющей компании (УК) может представлять собой чётко выраженную иерархию. Никаких жёстких критериев разбивки нет. Главное – описать разработанную структуру в приказах и других руководящих документах, в том числе в учредительных.

Какие инструменты можно использовать для построения организационной структуры компании

Для простых проектов может быть достаточно использования блокнота или любых других подручных средств (кому как удобно).

Но чем сложнее становится структура, тем хуже она визуализируется, а значит, какие-то детали планирования могут быть упущены.

Оргструктура предприятия или как правильно настроить механизмы управления

Когда распределяешь задачи и ответственность в команде наугад, получается чехарда — непонятно кто-что делает, кого и по какому поводу дёргать. Так не ок.

Чтобы было понятно, кому и что поручить, нужна организационная структура предприятия. Я разобрала примеры Microsoft и «Автоваза», у них там всё по учебнику. Рассказываю, что такое оргструктура, как её разработать и зачем это нужно.

А чтобы у вас в компании был порядок поручениях для сотрудников, ставьте задачи и следите за их выполнением в OkoCRM — там легко, просто и ничего не забывается.

Управляйте командой из OkoCRM

Таск-трекер для командной работы внутри CRM. Ставьте задачи, отслеживайте дедлайны и организуйте совместную работу над проектами.

Что из себя представляет оргструктура организации

Оргструктура — это схема, которая отображает работу компании: кто кому подчиняется.

Допустим, есть учредитель, замдиректора, 3 менеджера и другие сотрудники. Схема показывает, кому подчиняется бухгалтер, а кому продавец, кто руководит отделом продаж, а кто отделом маркетинга.

Схема нужна, чтобы руководители и сотрудники сами понимали, как работает компания и кому отчитываться о задачах. Иначе будет хаос.

Схема — не просто набор стрелочек от одного сотрудника к другому. За ней стоит намного больше. Она помогает визуализировать, как распределены обязанности в компании, какие функции выполняют сотрудники, кто за какой результат отвечает.

На бумаге и в головах схема обычно ровная и стройная. В реальности она напоминает лапки паука — когда всё запутано и сотрудники сами не знают, кто именно их руководитель. Например, часто бывает, что весь коллектив называет своим руководителем учредителя, а это не так.

Принципы построения организационной структуры

Чтобы создать организационную структуру, нужно придерживаться 3 принципов.

1. Учитывать особенности бизнеса. Примеры конкурентов или рандомные схемы из интернета не подойдут. Надо подумать и зарисовать:

• как работает или будет работать компания
• какие отделы будут созданы
• кто и чем будет управлять — с ролями и персоналиями

Если просто копировать чужое, точно где-то вылезет косяк — проверено.

2. Экономно распределять ресурсы. Сотрудники — тоже ресурс. Их должно быть ровно столько, сколько нужно для решения текущих задач. При составлении оргструктуры важно, чтобы она была не ровной и стройной, а именно экономной.

Не нужно выравнивать структуру за счёт дополнительных единиц сотрудников, лучше сделать криво, но экономно.

3. Быстро и скоординировано работать. Лишние согласования могут тормозить работу, так не ок. Цепочка принятия решений должна быть как можно короче, учитывайте это при составлении схемы взаимосвязей.

Декомпозиция целей: как вовремя выполнять все задачи

Как разработать схему оргструктуры

Вообще это тема, которая не поместится в одну статью, минимум в книгу. Но я попробую кратко описать, как построить организационную структуру предприятия.

1 шаг — опросить сотрудников. Сделайте опросник и отправьте каждому сотруднику. Надо уточнить 3 вопроса:

• какие он выполняет задачи
• какой главный результат его работы
• кому он подчиняется и отчитывается о результате

По ответам сотрудников легко оценить, насколько правильно они понимают схему работы компании. Возьмите это за основу — так проще построить оргструктуру, чем делать это с нуля.

2 шаг — нарисовать оргсхему. Нарисуйте отделы, управляющих, ключевых сотрудников, руководителя. Проставьте стрелочки, показывая взаимосвязи всех подчинённых — возьмите за пример опрос.

Как управлять сотрудниками с помощью задач в CRM-системе

3 шаг — проанализировать схему. Посмотрите, нет ли проблемных мест. Например, у руководителя один помощник и ему подчиняется 5 отделов. Оцените, насколько это влияет на работу компании. Вдруг из-за этого она замедляется и нужен как минимум ещё один помощник, который возьмёт на себя управление парой отделов.

4 шаг — нарисовать идеальную схему. После анализа проблем, нарисуйте как должно быть. Вот как составить организационную структуру предприятия — продумайте 4 момента:

• как распределяются обязанности в компании
• какие функции выполняют сотрудники
• кто за какой результат отвечает
• есть ли лишние должности, которые тормозят работу компании

5 шаг — составить инструкции. Теперь напишите инструкции для сотрудников, чтобы они тоже понимали, как работает компания и какую роль в ней играют они. Схему и инструкции должен знать весь коллектив, тогда получится навести порядок.

Как и зачем контролировать переписки менеджеров с клиентами

Типы организационных структур

Есть 5 основных типов оргструктур.

Линейная структура предприятия

Такой вариант подходит для маленьких компаний. Есть руководитель и ему подчиняются остальные сотрудники. Или у руководителя пара помощников, они взаимодействуют с коллективом. Но в любом случае здесь ключевая фигура именно руководитель. Он принимает решения, ставит цели и единолично всем управляет.

Если компания большая, то нагрузка на руководителя слишком велика. Поэтому такая организационная структура управления предприятием подходит только для небольших компаний, где руководитель сможет сам контролировать работу подчинённых.

Пример. По такой схеме работает команда OkoCRM. Ключевые решения принимает руководитель, ещё есть сотрудники, которые отвечают за разные направления работы. Допустим, за производство контента, продажи и разработку. Остальные сотрудники подчиняются им.

Например, есть главный редактор, у которого в подчинении другие редакторы. Каждый сотрудник понимает, какую часть задач выполняет, какая цель его работы, что отчитаться о задачах нужно перед главредом. Он же спускает задачи по цепочке вниз — от руководителя.

Управляйте бизнесом в OkoCRM

Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.

Функциональная структура предприятия

Такая структура подходит для малого и среднего бизнеса. Здесь есть несколько управляющих и подразделений, которые выполняют свои функции. Например, директор по маркетингу может отвечать за 2 отдела: онлайн и оффлайн маркетинг. У начальника производства в подчинении может быть несколько цехов или только один. При этом сотрудники из его цехов взаимодействуют с другими управленцами.

Здесь гендиректор или учредитель не принимает все решения сам, для этого есть руководители подразделений. Начальник производства координирует работу своих подчинённых и других отделов, например, вникает в работу отдела закупок. А на учредителе остаются важные задачи: стратегия развития, цели, миссия.

Чтобы выстроить такую структуры, нужны опытные управленцы. В линейной структуре большая часть ответственности на руководителе. В функциональной — на начальниках и директорах. Если у них недостаточно опыта — на выходе получите бракованную продукцию или срыв сроков.

Зачем нормальной компании нужна миссия

Пример. Пример оргструктуры предприятия — «Автоваз». Здесь есть главный президент и вице-президенты, которые отвечают за несколько отделов и управлений. При этом вице-президенты координируют работу не только своих отделов, но и смежных.

Линейно-функциональная структура предприятия

Такая структура объединяет 2 предыдущих варианта. Спасибо, кэп. В компании с линейно-функциональной структурой тоже есть самый-главный-начальник, а ещё руководители и отделы, только схема подчинения отличается. Есть функциональные руководители и есть линейные. Первые руководят вторыми, а вторые — сотрудниками.

Например, директор по производству руководит начальником цехов, а тот — цехами. Директор по производству строит стратегию развития и ставит результаты, доносит это до начальника цеха. Тот раздаёт задачи сотрудникам цеха, чтобы в итоге прийти к результатам, которые поставил директор.

Пример. Такая структура обычно у крупных предприятий и госслужб. Например, по такой схеме работает ФМС. У центрального аппарата есть директор и несколько заместителей, каждому из них подчиняется несколько управлений.

Здесь есть гендиректор, который отвечает за стратегические функции, и управленцы, которые контролируют дивизионы. Дивизионы — подразделения компании, которые выделяют по каким-то схожим признакам: по территориальному, по виду выпущенного товара, по потребителю. У каждого подразделения свои функции, схемы работы, результаты. Они автономны, но подчиняются гендиректору или отделу директоров.

Это сложный вариант оргструктуры, подходит тем компаниям, которые выпускают много видов продукции. Или у них много филиалов в разных городах, но по своей структуре и работе эти филиалы не совпадают.

Какой стиль управления компанией самый правильный

Пример. Так работает компания Microsoft. Есть несколько подразделений, каждое отвечает за свой продукт и обслуживание отдельной категории покупателей. Если высшее руководство будет координировать работу всех команд, которые делают разные продукты, будет путаница. Подразделения нужны для того, чтобы управлять работой конкретной команды.

Например, Microsoft выпускает умные браслеты, очки, планшеты, приставки и смартфоны, а ещё разнообразное ПО. Если руководство будет координировать работу всех отделов, будет хаос. Поэтому для одного вида ПО создают подразделение, для второго ПО — ещё одно подразделение, для приставок — третье подразделение, для смартфонов — четвёртое.

Матричная структура предприятия

Этот вариант часто выбирают в IT-компаниях. Такая оргструктура гибкая, но сложная, совмещает в себе функциональную и дивизионную. Здесь добавляется новая должность — руководитель проекта. Над сотрудниками стоят директор и руководитель.

Руководители создают несколько команд, каждая из которых работает над своим проектом. У команды не один, а несколько руководителей. Команды взаимодействуют друг с другом, обмениваются информацией. Часто в таких компаниях есть координатор проектов, который курирует работу руководителей.

Пример. Компания Yota использует матричную оргструктуру в IT-департаменте. Здесь есть несколько команд, в каждой из которых специалисты разных областей. Не только разработчики и тестировщики, ещё аналитики, архитекторы, инженеры. Каждая команда делает свою часть задач, за этим следят чаптеры — группа специалистов, например, backend-разработчики.

Команды подчиняются чаптерам и руководителям.

Как выбрать подходящую организационную структуру предприятия

Прежде всего — оценить, на что хватит ресурса. Бывает, руководитель хочет дивизиональную оргструктуру, но в команде всего 10 человек. Как выстроить эту структуру и главное зачем, неясно. Поэтому лучше исходить из того, на что хватит ресурса. Если сейчас компания маленькая или вообще на стадии запуска и на большую команду пока нет ресурсов, скорее всего, нужно выбрать линейную структуру.

Вот вам простой алгоритм.

1. Посчитайте сколько сотрудников в компании, выпишите отделы, руководителей
2. Постройте схему подчинения, которая есть сейчас
3. Посмотрите, нет ли лишних должностей, особенно среди управленцев — обычно это замедляет работу компании

И не усложняйте.

Как выбрать правильную CRM для своего бизнеса

Зачем нужна разработка организационной структуры

1. Чтобы в компании был порядок. Когда сотрудники отдела продаж считают, что со своими проблемами нужно идти к Глебу — руководителю бизнеса, они отнимают его драгоценное время. В этот момент Глеб должен заниматься стратегическими задачами. А директор по работе с клиентами Миша не так занят и именно к нему должны идти продавцы со своими вопросами.

Но продавцам нравится ходить к Глебу, он приятный и всегда готов помочь. Вот чтобы такой путаницы не было, нужна оргструктура.

2. Чтобы не было текучки кадров. Продавцы приходят к Глебу, тот вечно занят. Они не идут к Мише, так как думают, что их вопросы решает Глеб. Проблемы копятся, сотрудники нервничают и косячат.

Всё это можно предотвратить, когда продавцы чётко знают — вот эти вопросы решает Миша, надо идти к нему.

3. Чтобы компания росла и развивалась. Если в компании неправильно выстроен процесс работы, достигать поставленных целей сложно. Например, много директоров и руководителей → они долго принимают решения, компания не успевает перестраиваться и вовремя реагировать на изменения рынка.

Как контролировать менеджеров без кнута и прослушки

Подытожим

1. Организационная структура — это схема, которая отображает работу компании: кто кому подчиняется. Она является визуализацией того, как распределены обязанности в компании, какие функции выполняют сотрудники, кто за какой результат отвечает
2. Чтобы создать организационную структуру, нужно придерживаться 3 принципов: учитывать особенности бизнеса, экономно распределять ресурсы, быстро и скоординировано работать
3. Есть несколько типов оргструктур. Линейная подходит совсем маленьким компаниям, функциональная — тем кто побольше, например, заводам. Их симбиоз, линейно-функциональная, — крупным предприятиям и госслужбам. Дивизиональная — тем, кто выпускает много разнообразных продуктов или у кого много подразделений в разных городах, но по своей структуре и работе они не совпадают. Матричную часто используют в IT

Попробуйте OkoCRM бесплатно

CRM-система, управление проектами и задачами, общение с клиентами и каналы продаж — всё внутри OkoCRM. 7 дней бесплатно.

Источник: okocrm.com