Хранение электронных документов и любого контента компании в одной системе. Быстрое комплектование архива, удобный поиск, загрузка и выгрузка файлов, организация использования архива с разграничением прав доступа. Соблюдение всех норм архивного хранения и учёта документов.
Компания накапливает большие объёмы документов, файлов, базу знаний. Но в архиве контент лежит «мёртвым грузом»: данные есть, но их сложно найти и быстрее создать документ заново. Проверка комплектности архива – трудоёмкая и долгая. Создать выборку по запросу регулятора – авральная работа.
Создание централизованной системы электронного архива. Настройка автоматического пополнения, интеграция с учётными системами и операторами ЭДО. Обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных. Выполнение требований регуляторов, быстрое реагирование на запросы.
Эффективные электронные архивы
Общий центр обслуживания (ОЦО)
Централизованно обрабатывает документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов. Извлекает данные и определяет их на хранение согласно построенным сценариям. Стандартизация всех этапов бизнес-процесса. Контроль и быстрый доступ к информации, необходимой для принятия операционных и стратегических решений.
Хранение файлов в программе «Документ Плюс». Сайт https://info.documentplus.ru/
Архив бухгалтерских документов
Хранит «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в учётной системе предприятия или поступившие от контрагентов в электронном/бумажном виде. Быстрый поиск и выгрузка документов по запросам ФНС. Снижает риски «опережающей» уплаты НДС. Многократно снижает затраты на хранение документов.
Архив кадровых документов
Хранит все документы по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, приём на работу, увольнение) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, защищённой согласно требованиями ФЗ-152.
Архив конструкторской документации
Хранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.
Архив технической документации
Хранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испы-таний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.
Архив документов компании (ECM)
Хранит любой контент предприятия, превращая весь накопленный опыт в «цифровые активы», с которыми удобно работать всем сотрудникам. Обеспечивает долгосрочную сохранность контента, исключает хищения и утечки данных. Быстрый поиск и управление доступом.
наполнение электронного архива
Автоматизируем и ускоряем наполнение архива
Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). Решение Docsvision задействует различные способы и их комбинации для наполнения базы в автоматическом режиме.
Автозаполнение Формуляров и Документов на основе Excel
Потоковый ввод бумажных документов
Потоковое сканирование, распознава-ние содержания документа и настроен-ные правила каталогизации позволяют быстро обрабатывать пачки бумажных экземпляров. Скан-копии автоматичес-ки загружаются в архив и размещаются в правильных директориях.
Загрузка электронных документов из ЭДО
Дополнительный модуль интеграции позволяет загружать документы из личного кабинета одного или несколь-ких операторов ЭДО. И обратно – по запросу контрагента выгрузить из архива и передать через через ЭДО юридически значимые документы.
Синхронизация данных с учётными системами
Если настроить интеграцию с учётными системами (доступны шлюз к 1С, к SAP и др.), то в учётной системе появятся ссылки на документы в архиве: сами файлы хранятся в Docsvision, а открыть их можно из 1C или SAP.
Сохранение всех версий файлов
При редактировании из системы можно автоматически создавать новую версию файла, оставляя возможность вернуться к предыдущему варианту и отследить изменения. Количество файлов любого формата и размера неограничено.
работа с электронным архивом
Используем архивные данные
Комфортно и быстро в режиме «одного окна»: найти нужный файл, просмотреть и изменить его в интерфейсе системы.
Адаптивность и мобильность: гибкий поиск и доступ через браузер.
Весь архив – в браузере
Web-клиент платформы Docsvision позволяет подключиться к электронному архиву из любой точки мира, где есть доступ в интернет: через компьютер, планшет или смартфон.
Предпросмотр файлов
Просматривайте файлы прямо в интерфейсе системы электронного архива. Функция поддерживает форматы doc, docx, xls, xlsx, txt, odt, ods, pdf, png, jpg, tiff, bmp, gif.
Поиск в архиве по реквизитам
Различные формы атрибутивного поиска архивного контента. Часть поисковых полей заполнается пользователем, а другие – подтягиваются из справочников системы.
Поиск по тексту документов
Текстовые файлы можно найти по их содержимому: достаточно ввести какое-либо слово или фразу, и система отобразит список документов, в которых они встречаются.
История работы с документами
В карточке документа фиксируется история: кто её открывал, какие изменения вносил, какие файлы смотрел. Можно посмотреть эти данные, сформировать отчёты по действиям пользователей в архиве.
Иерархическое хранение данных
Можно создать сложную иерархическую структуру из физических и виртуальных папок для хранения данных, настроить связи между файлами в архиве. Например, связать с карточкой проекта все документы по нему.
Источник: docsvision.com
Хранение документов в облаке: как организовать своё облачное хранилище
Облачное хранилище – сервис, который позволяет загружать и хранить данные – например, фотографии, видео, сканы документов, текстовые документы, таблицы, презентации и аудиофайлы.
Что такое облачное хранилище?
Облачное хранилище можно использовать не только в личных целях – для хранения памятных снимков или документов. Сотрудники компаний часто используют облачные хранилища для обмена объемными файлами – чертежами, базами данных и другими рабочими документами. А фирмам зачастую выгоднее купить место для хранения информации в облаке, чем поднимать и обслуживать собственный сервер данных.
Как работает облачное хранилище?
Компания, которая предоставляет услуги облачного хранилища, создает пул собственных серверов хранения данных и набирает команду профессионалов для их обслуживания. На сервера загружаются все файлы пользователей, которые хранятся в Облаке. После того как пользователь загрузил информацию в Облако через интернет, файлы появляются на удаленном сервере компании.
Даже когда вы удалите данные со своего компьютера, они останутся в Облаке, так как уже продублированы на сервере. В любой момент пользователь может просмотреть или скачать сохраненный в облаке файл, а также поделиться им через ссылку.
С помощью ссылки вы можете давать пользователям просматривать и скачивать ваши файлы. Это удобно для обмена семейными фотографиями или рабочими документами. Если во время загрузки файла вы потеряли соединение с интернетом, не переживайте – как только соединение будет восстановлено, и вы сможете продолжить загружать файлы на Облако с сохранением прогресса. Для этого зайдите в «Загрузки» и нажмите «Продолжить».
Насколько надежно хранить данные в облаке?
Как правило, данные дублируются на нескольких серверах, которые размещают в разных местах на случай природной или техногенной катастрофы: при физической гибели одного сервера данные будут сохранены на другом.
Помимо физической гибели серверам могут грозить хакерские атаки – над обеспечением безопасности данных Облака Mail.ru работают высококвалифицированные специалисты.
Кроме того, если вы потеряете свой гаджет, через облако можно будет стереть загруженные на него данные, и злоумышленники не смогут украсть ваши данные – личные фото, видео, документы и пароли. Чтобы быть уверенными в надежности хранения данных, при выборе облачного хранилища обратите внимание на его репутацию. Так, в Облаке Mail.ru не было ни одного случая технического сбоя с удалением файлов пользователей.
Какие данные можно хранить в облаке?
- личные фотографии, аудио и видео. Это поможет сохранить важные воспоминания о лучших моментах. Кстати, в интерфейсе Облака Mail.ru предусмотрены Истории, в которых вы сможете пересматривать снимки разных лет;
- рабочие файлы. Вы можете залить на облако исходные файлы любых программ, например – AutoCAD или Photoshop*, или поделиться архивом.
- документы. Если вы переживаете за сохранность важных документов, которые не используете ежедневно – например, заграничных паспортов, дипломов, свидетельства о рождении, их можно сдать в банковскую ячейку. А чтобы все данные были под рукой, отсканируйте их и загрузите на Облако Mail.ru.
Кстати, Облако Mail.ru обладает интеллектуальной системой распознавания документов, что поможет быстро найти нужные файлы, даже если вы не задумывались о том, чтобы упорядочить систему хранения информации.
Как долго хранятся файлы?
Файлы будут храниться все время, пока вы используете Облако. Если вы регулярно заходите в него, беспокоиться не о чем. Но если аккаунт будет неактивен больше года, он может быть удален. Перед этим мы обязательно пришлем письмо с уведомлением, чтобы вы смогли войти в аккаунт и сохранить свои данные.
Если вы случайно удалили нужный файл, его можно найти в «Корзине» – информация хранится 14 дней после удаления.
Какой объем файлов можно хранить в облаке?
Базовый объем облака для каждого пользователя составляет 8 гигабайт – пространство предоставляется бесплатно. Максимальный размер файла при этом составляет 2 гигабайта. Если этого хранилища для вас недостаточно либо вы хотите загрузить файл большего размера, рассмотрите платные тарифы.
Мобильные тарифы
Дают возможность приобрести от 32 Гб до 1 Тб на год или на месяц. Приобретенный объем будет добавлен к текущему бесплатному объему хранилища.
Размер загружаемых файлов не должен превышать 32 Гб. Такой тариф можно подключить через iOS- и Android-приложение Облака.
Веб-тарифы
Дают возможность приобрести от 128 Гб до 4 Тб дополнительного пространства на 1 месяц или год. Приобретенный объем будет добавлен к текущему бесплатному объему хранилища.
Дополнительное удобство для бизнеса – гибкий объем хранилища. В любой момент тариф можно изменить под ваши нужды: увеличить пространство для дополнительных данных или, наоборот, сэкономить, если необходимости в хранении больших объемов данных сейчас нет. Юридические лица могут запросить индивидуальный размер хранилища объемом от 2 Тб.
Размер загружаемых файлов не должен превышать 32 Гб. Такой тариф можно подключить через веб-версию Облака.
PRO-тарифы
Дают возможность загружать от 512 Гб до 4 Тб дополнительно, подписку можно оформить на 6 месяцев или год. Приобретенный объем будет добавлен к текущему бесплатному объему хранилища.
Также в стоимость входят дополнительные возможности:
- подписка на VK Combo;
- отключение рекламы на облаке;
- полная версия приложения Диск-О:. Эта программа позволяет объединить в одном месте данные из 13 облачных хранилищ, включая такие популярные, как Облако Mail.ru, Яндекс Диск, Dropbox, Google Диск и другие;
- 60 дней истории изменения файлов;
- возможность назначать дату для автоматического удаления совместных папок;
- скидка 20% на аренду оборудования для фото- и видеосъемок у партнера Облака Rentaphoto.
Размер загружаемых файлов не должен превышать 100 Гб.
Источник: www.klerk.ru
Служба файловых хранилищ
Система хранения документов в электронном виде Directum File Storage Services, которая обеспечивает:
- надежность хранения документов;
- конфиденциальность и разграничение прав доступа;
- отслеживание истории использования документа;
- удобство и скорость поиска.
Обычно электронный архив работает с неструктурированными документами, у которых есть структурированное описание (карточка документа). Например, текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы.
Архив документов и отлаженная работа с ним являются залогом здорового документооборота в любой организации. Система Directum решает широкий круг задач, связанных с организацией электронного документооборота.
Особенности и преимущества системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum:
- Размещение всего электронного архива документов в едином информационном пространстве базы данных и файловых хранилищ;
- Организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ;
- Использование любых программ для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, AutoCad, CorelDraw, Visio и др.);
- Автоматическое создание документов, имеющих определенный заданный вид на основе заранее составленных шаблонов («Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение»);
- Сортировка архива документов по степени актуальности (в разработке, действующий или устаревший документ), с возможностью визуального отображения каждой из категорий;
- Работа с документами в различных режимах: на рабочем месте; экспорт документа из системы и импорт в систему;
- Реализация в системе управления архивом документов механизма, предотвращающего проблемы при одновременном доступе нескольких пользователей к одному документу;
И, наконец, важнейшим преимуществом программы для работы с электронными архивами документов является защита информации от несанкционированного доступа, которая обеспечивается: контролем и настройкой прав доступа; шифрованием электронных документов; протоколированием всех действий пользователей; наличием электронной подписи (ЭП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ и ФСТЭК.
Подходы Directum к организации хранилищ
Существует два подхода к хранению документов: в базе данных SQL-сервера и непосредственно в файлах. Directum предлагает комбинированный вариант, который сочетает преимущества обоих подходов: простоту администрирования и высокую производительность хранилищ SQL-сервера и практически неограниченный объем данных при низкой стоимости хранения с возможностью потокового доступа к документам в файловых хранилищах.
Известно, что после 2-3 лет работы в системе документооборота около 50% документов перестают использоваться или используются реже одного раза в год, а с течением времени доля редко используемых документов постоянно увеличивается.
В Directum документы, находящиеся в оперативном обороте, могут располагаться в хранилище SQL-сервера, а для редко используемых документов и документов большого объема предусмотрена организация распределенных файловых хранилищ.
При этом пользователь может работать со всеми документами из одной среды.
Время восстановления системы
Обеспечение непрерывности бизнеса — важная задача всех систем управления. Выход из строя корпоративной системы даже на несколько часов может привести к огромным убыткам.
Благодаря использованию нескольких хранилищ разных типов уменьшается вероятность выхода из строя всей системы одновременно, резко снижаются косвенные и прямые затраты. Снижение прямых затрат связано, в первую очередь, с возможностью использования более дешевого оборудования для архивных данных. Снижение косвенных затрат объясняется меньшим временем восстановления системы после сбоя — за счет вынесения архивных данных из хранилища SQL-сервера увеличивается скорость ее восстановления и скорость включения пользователей в работу. Восстановление остальных частей системы может производиться уже в фоновом режиме. После накопления критической массы документов полное восстановление при использовании нескольких хранилищ происходит быстрее, чем при использовании одного хранилища за счет малой вероятности их одновременного отказа и возможности параллельного восстановления.
Источник: www.directum.ru