Оргструктура компании помогает строить системный, управляемый бизнес. Такой, что не утонет в хаосе, сможет эффективно масштабироваться и не доведет собственника до нервного срыва. Как это выглядит и работает, рассказываем в статье.
Что такое оргструктура и какие задачи она решает
Оргструктура— это схема компании, которая отражает функции внутри бизнеса. Те, что уже есть, и те, что будут нужны в будущем для стабильной работы и развития. Именно функции, а не конкретных сотрудников.
Оргструктура решает несколько задач ↓
Оргструктура описывает функции. Функция — это некая область деятельности, которая обеспечивает работу компании. Например, наем персонала — это функция, а Игорь, наш эйчар, — это сотрудник. Сотрудники могут меняться, функции же чаще всего неизменны.
Глобально мы выделяем 7 важнейших областей деятельности компании — в том или ином виде они есть в любом бизнесе:
- Стратегия — это и о развитии компании, и о стратегическом маркетинге, и о технологиях. Эту функцию закрывает собственник бизнеса.
- Персонал — поиск сотрудников, их наем, введение в должность, адаптация, работа с продуктивностью. Обеспечение всем необходимым для работы, создание корпоративной культуры.
- Коммерция — это маркетинг и продажи. Иногда эту область называют дистрибуцией. Включает продвижение продукта, создание маркетинговых материалов, запуск рекламных кампаний, общение с клиентами, продажи, заключение договоров с клиентами.
- Финансы — финансовый и управленческий учет, бухучет, цифры, налоги и вот это всё.
- Производство — предоставление продукта. У одних компаний сюда относится производство напольной плитки, у других — услуга финансового директора на аутсорсе. Всё зависит от специфики бизнеса.
- Качество — контроль качества производимого продукта, опросы клиентов, улучшение продукта и усиление компетенций сотрудников по результатам опросов клиентов.
- PR — работа над репутацией, узнаваемостью компании. Отличается от маркетинга непрямым влиянием на продажи. Усиливает работу всех областей компании. Например, в более известную компанию проще нанять сотрудников; ее продукты чаще покупают; партнеры быстрее принимают решение о сотрудничестве с такой компаний и так далее.
Отражает иерархию. С оргструктурой сотрудники знают, кто их руководитель, в каком департаменте они работают, кто им подчиняется.
Построение и дизайн организационной структуры. Огструктура компании как описать. Оргструктура для HR
Определяет результат работы функции. Чтобы каждый в компании понимал, что он делает и чего от него ждут, в оргструктуре прописывают ценный конечный продукт (ЦКП) для каждой функции.
Например, для маркетинга конечным продуктом могут быть квалифицированные лиды — те заявки, что подходят под определенные критерии.
Конечный продукт помогает избежать споров между функциями. Например, когда отдел маркетинга говорит: вот у нас было 500 звонков, 1 000 заявок и 2 000 обращений из соцсетей! Мы хорошо работаем, это отдел продаж лажает. Отдел продаж валит всё на маркетинг. А руководитель мечется между ними и не получает прибыль.
Раздел: текстовые процессоры. Заметка 16. Создание организационной схемы в MS Word
С четкими ЦКП для каждой функции такого не будет. Руководитель сможет проверить, выполнил ли отдел маркетинга свой ЦКП. Например, если ЦКП маркетинга — своевременно переданные отделу продаж квалифицированные лиды в определенном объеме.
И всегда можно проверить: были ли переданы лиды? вовремя ли? в нужном ли объеме? и соответствовали ли они критериям квалификации?
Если ответ на все вопросы да, идем искать проблему в отделе продаж. Если на какой-то вопрос отвечаем нет, значит, что-то пошло не так в отделе маркетинга.
А еще — с оргструктурой сотрудники знают, к кому с какой задачей обращаться. И не используют своих руководителей в качестве Википедии: «А с этим вопросом мне к кому?»
Короче, оргструктура: описывает функции, необходимые бизнесу, иерархию внутри компании, конечный продукт каждой функции и показывает, кто из сотрудников к какой функции относится.
Но зачем всё это делать, если бизнес и так работает?
Оргструктура помогает управлять
Бизнес может работать и без оргструктуры — это факт. Но будет ли он при этом эффективен, будет ли управляем — это уже вопрос.
Часто видим такую ситуацию: вроде люди на местах хорошие, молодцы все, а бизнес почему-то работает не так, как хотелось бы собственнику.
Или есть какая-то структура, но сотрудники не берут на себя ответственность, перекидывают ее друг другу как горячую картошку. А собственник не понимает, кто на самом деле за что отвечает.
С оргструктурой же таких вопросов не возникает: открываете ее, смотрите функции каждого сотрудника, его конечный продукт, сверяете с тем что есть и понимаете, эффективен ли он.
С оргструктурой проще находить проблемы
Если сравнить компанию с организмом, то оргструктура — это анатомический атлас. Пока ничего не болит, атлас, может, и не нужен. Но если болезнь уже появилась, с атласом ее будет проще обнаружить.
Оргструктура позволяет проводить диагностику бизнеса: не ой-ой-ой, как всё плохо, ничего не работает. А последовательно, шаг за шагом идти по схеме и находить проблему.
Допустим, видим, что поступления снижаются. Почему? Смотрим производство — всё хорошо, смотрим персонал — всех хватает, смотрим продажи — оп, а мы, оказывается, просели на 40%. Углубляемся в отдел продаж и смотрим, что у нас тут: заявки есть, звонки по плану, а вот функция проведения встреч стала работать хуже. Ищем причину, устраняем ее и исправляем просадку по поступлениям.
Однажды мы работали с компанией, собственники которой уволили гендиректора за профнепригодность. У компании не было оргструктуры, а развивалась она бессистемно — как получится.
Там было много работы, но нас сейчас интересует оргструктура. Собственники не знали, какие функции есть в компании и кто за что отвечает. Валили всё на гендира и думали, что тот не справляется, потому что профнепригоден. Когда собрали структуру, оказалось, что гендиректор просто перегружен:
— он контролировал магазины, хотя это должен делать супервайзер;
— следил за бухгалтерией и тремя отделами, хотя это должен делать другой специалист;
— нанимал сотрудников, хотя… ну вы поняли.
Собственники не знали, как устроена их компания, и не понимали, что нужно спрашивать с гендиректора, а что — поручить другим сотрудникам. В результате уволили полезного в общем-то человека.
И пожалели об этом.
И нанимать людей
Если нам необходим новый сотрудник или мы запускаем департамент, то со структурой и пониманием ценного конечного продукта специалиста или отдела будет проще выяснить, кого мы ищем. И составить портрет идеального кандидата.
А еще — донести до кандидата, что мы от него ждем. Прямо на собеседовании показываем ему структуру, например, вот мы хотим создать департамент качества, вот такие в нем будут отделы. И нам нужно, чтобы в компании регулярно проводились опросы клиентов, совершенствовался продукт и повышалась квалификация сотрудников, участвующих в производстве. Можешь такое?
Оргструктура нужна, чтобы расти
Организационная структура — это крепкий скелет, фундамент, который позволяет наращивать мяско.
Например, бывает такое: производство выполняет функцию контроля качества. Сами произвели, сами себя проверили, поставили себе «отлично» и выписали премию. Звучит абсурдно, встречается регулярно. И, конечно, вредит качеству продукции.
Другой пример — за область производства и коммерции отвечает один человек. Будет ли он производить 100 пирожков, если умеет продавать только 50? Будет ли он продавать 150 пирожков под заказ, если умеет производить только 100? Ответ очевиден — нет. Никто не будет сам себе создавать проблемы.
Когда же функции контроля и производства или производства и продаж в компании разделяются, возникает мягкая конфронтация: продажи ставят планы, а производству нужно за ними поспевать. Или наоборот: производство выпускает больше и продажам приходится учиться продавать больше. Эта конфронтация подталкивает компанию к росту.
А еще оргструктура помогает выйти из операционки
Чтобы выйти из операционки, ее сначала нужно построить. Оргструктура помогает это сделать.
Если на старте собственник обычно сам выполняет все функции: разрабатывает стратегию, нанимает людей, производит услугу, контролирует качество и пиарит проект среди друзей, то со временем часть функций он передает другим людям. И оргструктура помогает сделать это без потери качества.
В какой-то момент собственнику нужно полностью выходить и передавать всю операционку генеральному директору. Потому что функция собственника — ставить бизнесу амбициозные задачи, думать о будущем. А делать это, когда с головой погружен в текучку, сложно.
Когда же есть четкая картинка, как работает бизнес с точки зрения функций, когда люди расставлены по местам, каждый знает свой ценный конечный продукт и общую цель бизнеса, намного проще выйти из текучки и заниматься только стратегией.
Поможем с оргструктурой
Вы можете разработать оргструктуру сами. Для этого нужно:
- забыть о людях и сфокусироваться на функциях без привязки к личностям;
- определить, какие функции есть в компании сейчас;
- какие функции понадобятся в будущем;
- прописать ЦКП для каждой функции;
- сформировать ключевые области деятельности и расставить функции внутри них согласно потоку — последовательности выполнения функций;
- привязать людей к функциям согласно структуре;
- презентовать структуру команде;
- сделать так, чтобы команда обращалась к этому инструменту;
- периодически пересматривать оргструктуру и менять ее, если это необходимо.
А можете разработать ее с нашей помощью за месяц. С нас — опрос по функциям, уточнение задач сотрудников, разработка структуры, обучение собственника и топов.
Объясняем, что такое оргструктура, зачем она нужна, какими бывают функции, что такое ценный конечный продукт и как определить его для каждого сотрудника.
От собственника понадобятся: вовлеченность в процесс и 8−10 онлайн-встреч по 2−3 часа с директором по развитию. Встречи проходят один-два раза в неделю, а весь процесс занимает около месяца.
Чтобы заказать разработку оргструктуры для своей компании, напишите нашему специалисту Константину в телеграм или позвоните +7 (926) 152-62-26
Источник: noboring-finance.ru
Как сделать организационную диаграмму в Google Таблицах
Организационная диаграмма довольно часто используется в презентациях и отчетах. это простая диаграмма, которая показывает иерархию того, кто кому подчиняется в организации.
Ниже приведен пример простой организационной диаграммы.
Если вы думаете, что создание этих текстовых полей и блок-схемы займет много времени, вот хорошие новости — это займет всего несколько щелчков мышью.
В Google Таблицах есть встроенный тип диаграммы, который называется организационной диаграммой . Все, что вам нужно сделать, это иметь данные в таблице, и Google Sheets сделает все построение организационной диаграммы.
В этом уроке я покажу вам, как быстро создать организационную диаграмму в Google Таблицах .
Сбор данных для организационной диаграммы
Первый шаг в создании организационной диаграммы — убедиться, что у вас есть данные в правильном формате в Google Таблицах.
Для начала все, что вам нужно, это два столбца: в одном указывается назначение, а в другом — перед кем отчитывается этот человек (обладающий назначением).
Ниже у меня есть таблица для небольшой организации, где в столбце A указано обозначение, а в столбце B указано, кому подчиняется человек из столбца A.
Например, генеральный директор никому не подчиняется, а вице-президент по маркетингу подчиняется генеральному директору и так далее. Теперь. мы создадим организационную диаграмму, используя эти данные.
Создание организационной диаграммы в Google Таблицах
Ниже приведены шаги по созданию организационной диаграммы с использованием созданной нами таблицы:
- Выбрать весь набор данных
- В меню выберите пункт «Вставить».
- Щелкните «Диаграмма». Это вставит пустую диаграмму, а также откроет панель редактора диаграмм справа.
- На панели редактора диаграмм на вкладке «Настройка» щелкните раскрывающееся меню «Тип диаграммы».
- Прокрутите вниз и выберите опцию «Организационная диаграмма».
- Установите флажок «Использовать строку 1 в качестве заголовков».
Вышеупомянутые шаги позволят вставить организационную диаграмму в Google Таблицы с использованием выбранных данных (как показано ниже).
Поскольку эта диаграмма связана с таблицей, если вы внесете какие-либо изменения в таблицу, они будут отражены в организационной диаграмме в режиме реального времени.
Добавление имен в организационную диаграмму
Если вы также хотите добавить имя человека, имеющего обозначение в организационной диаграмме, есть два способа сделать это в Google Таблицах.
- Отображать имя всякий раз, когда вы наводите курсор на поле, содержащее обозначение.
- Иметь имя как часть обозначения в самом поле
Давайте посмотрим, как это сделать.
Отображение имен в виде всплывающих подсказок
Для этого метода у вас может быть дополнительный столбец, в который вы добавляете имена людей, которые имеют определенное обозначение (как показано ниже).
Обратите внимание, что я добавил столбец имен справа от двух существующих столбцов. Это немного упрощает построение организационной схемы.
Если вы хотите, вы можете разместить столбец имен в начале (как крайний левый столбец), а затем настроить организационную диаграмму, чтобы получить правильные данные из правого столбца.
Ниже приведены шаги по созданию организационной диаграммы с именами в Google Таблицах:
- Выбрать весь набор данных
- Откройте меню «Вставка».
- Нажмите на графики
- В «Редакторе диаграмм» на вкладке «Настройка» щелкните раскрывающееся меню типа диаграммы.
- Выберите организационную схему
- Установите флажок «Использовать строку 1 в качестве заголовков».
Вышеупомянутые шаги будут вставлены в ту же организационную схему, что и та, которую мы вставили выше, без имен.
Но когда вы выбираете диаграмму и наводите курсор на любое из полей, она отображает имя человека, имеющего это обозначение.
Преимущество использования этого метода заключается в том, что он не занимает много места, но при этом дает нам дополнительную информацию об имени человека.
С другой стороны, недостатком является то, что если вы решите экспортировать эту диаграмму как файл PNG или файл PDF, вы потеряете возможность получать имя в качестве всплывающей подсказки при щелчке по полю.
Добавление имени как части набора данных
Этот метод точно такой же, как мы рассмотрели в начале. Единственное отличие состоит в том, что здесь, наряду с обозначением, мы также имеем имя человека, которому принадлежит эта должность.
Ниже представлен набор данных, который я собираюсь использовать для создания этой организационной схемы.
По косметическим причинам я добавил имя человека в следующей строке той же ячейки. Это гарантирует, что наша организационная структура не будет слишком широкой.
Ниже приведены шаги по созданию организационной диаграммы с использованием этих данных:
- Выбрать весь набор данных
- Откройте меню «Вставка».
- Нажмите на графики
- В «Редакторе диаграмм» на вкладке «Настройка» щелкните раскрывающееся меню типа диаграммы.
- Выберите организационную схему
- Установите флажок «Использовать строку 1 в качестве заголовков».
Это даст вам организационную диаграмму, как показано ниже:
Поскольку в каждом поле есть имена, этот тип организационной диаграммы может быть немного шире, чем диаграмма, содержащая только обозначения.
Настройка организационной диаграммы
Хотя в Google Таблицах мало что можно настроить в организационной диаграмме, есть две вещи, которые вы можете изменить:
- Размер организационной схемы (маленький, средний и большой)
- Цвет узла (это поле, содержащее обозначение и имена)
- Цвет любого выделенного блока / узла
Чтобы настроить эти параметры, выберите диаграмму и затем щелкните вкладку «Настройка» на панели «Редактор диаграмм».
Загрузка организационной диаграммы из Google Таблиц (в виде изображения или PDF)
Хотя здорово иметь возможность быстро создать организационную диаграмму в Google Таблицах, с большой вероятностью вы собираетесь использовать эту диаграмму в презентации PowerPoint или как часть отчета в Google Docs или Microsoft Word.
А благодаря великолепному Google Sheet вы можете легко экспортировать диаграмму в файл PNG или PDF одним щелчком мыши.
Ниже приведены инструкции по загрузке организационной схемы в виде файла PNG (или файла PDF).
- Выберите организационную диаграмму, которую вы уже создали
- Нажмите на три вертикальные точки, которые появляются в верхней правой части диаграммы.
- Перейдите к варианту загрузки и нажмите PNG или PDF.
Вышеупомянутые шаги мгновенно загрузят диаграмму в выбранном формате файла.
Итак, вот как вы можете легко создать и настроить организационную диаграмму в Google Таблицах . После создания вы можете экспортировать его как векторный файл PNG, PDF или SVG для дальнейшего использования.
Надеюсь, вы нашли этот урок полезным.
- Как сделать диаграмму Ганта в Google Таблицах
- Как сделать диаграмму Парето в Google Таблицах
- Как сделать круговую диаграмму в Google Таблицах (шаг за шагом)
- Как создать комбинированную диаграмму в Google Таблицах
- Как создать радарную диаграмму в Google Таблицах
- Как создать пузырьковую диаграмму в Google Таблицах
- Сохранить диаграмму как изображение в Google Таблицах (простой способ)
- Как создать точечную диаграмму в Google Таблицах (простые шаги)
- Как сделать гистограмму в Google Таблицах (простое руководство)
- Как сделать линейный график в Google Таблицах (простое пошаговое руководство)
Источник: topgoogle.ru
Как создать организационную схему в Google Таблицах
Организационная диаграмма — полезный инструмент для определения структуры вашей компании. Вы также можете использовать его для организации рабочих мест или даже для составления генеалогического дерева. Вот простой способ создать организационную диаграмму с помощью Google Таблиц.
Настройте свои данные
Google Sheets предлагает организационную диаграмму в качестве одной из встроенных опций. Однако, прежде чем вы сможете создать диаграмму, вам необходимо убедиться, что ваши данные настроены правильно.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Для диаграммы, использующей людей, вы должны установить имена следующим образом:
- В первом столбце введите имена всех, кого вы хотите видеть на диаграмме.
- Во втором столбце введите, кому подчиняются эти люди, например, их менеджерам.
Если вы настраиваете должности вместо людей, вы должны ввести каждую позицию в первом столбце и позицию над ней во втором столбце. Для генеалогического древа введите имя каждого члена семьи в первый столбец, а его родителя — во второй столбец.
В третий столбец можно вводить примечания, которые отображаются при наведении курсора на узел на диаграмме. В каждом ряду должен быть отдельный человек или должность.
Создайте организационную схему
После настройки данных создание диаграммы займет всего минуту. Выберите данные, которые нужно включить, и нажмите «Вставить»> «Диаграмма» в меню.
Отобразится тип диаграммы по умолчанию, и откроется боковая панель редактора диаграмм. В верхней части боковой панели щелкните стрелку раскрывающегося списка «Тип диаграммы», перейдите в нижнюю часть под «Другое» и выберите организационную диаграмму.
Организационная диаграмма появится на вашем листе. Оттуда вы можете подтвердить, что структура настроена правильно. Вы также можете перетащить угол или край, чтобы изменить размер диаграммы.
Настройте организационную схему
У вас есть несколько настроек, которые вы можете внести в свою организационную схему в Google Таблицах. Выберите диаграмму, щелкните три точки в правом верхнем углу и выберите «Редактировать диаграмму».
Когда появится боковая панель редактора диаграмм, выберите вкладку «Настроить». Разверните «Org», и вы увидите свои варианты.
Вы можете изменить размер, выбрав маленький, средний и большой. Вы также можете выбрать цвет для узлов вместе с цветом для выбранного узла.
Для других типов визуальных элементов в Google Таблицах посмотрите, как создать географическую карту с данными о местоположении или как сделать диаграмму Ганта для вашего следующего проекта.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Источник: cpab.ru