Проектная документация делает процесс согласований проще для обеих сторон. Вы сэкономите свое время на объяснении терминов, а клиенту не нужно будет вычитывать десятки страниц ТЗ. Визуализация на этапе согласования помогает:
- cнизить риски в ходе самого проекта. Когда веб-разработка уже будет в активной стадии, вам нужно будет пройти еще несколько этапов утверждения. Если на стадии обсуждения вы придете с заказчиком к консенсусу, то вероятность того, что все придется переделывать в середине работы будет сведена к минимуму;
- упростить и декомпозировать комплексные задачи. Управление проектом с помощью фасилитации — одно из ключевых преимуществ проектной документации. Результат становится наглядным, поэтому и согласование с клиентом проходит легче и команда более четко понимает стоящие перед ней задачи и ожидаемый итог работы;
- выстроить нормальные отношения с клиентом. Уровень взаимопонимания с заказчиком напрямую влияет на успешность вашего проекта, скорость и качество его реализации. Общение на равных за счет упрощения и визуализации поможет вам на следующих этапах разработки быть более мобильными в принятии решений и одновременно даст больше возможностей для дополнительных продаж, так как вы будете лучше понимать, что именно необходимо для функционирования ресурса.
С чего начать составление проектной документации
Перед тем как приступать к созданию проектной документации и разработке первых вайрфреймов, изучите рынок. Даже если это напрямую не прописано в договоре с клиентом, сделайте базовый ресерч по основным конкурентам: как работает интерфейс, какие страницы есть, как расположено меню. Выпишите опции и функционал, которого нет у вашего заказчика. Обсудите их вместе, акцентируя внимание на следующих аспектах:
Проектная документация. Рабочая документация. Отличия проектной и рабочей документации.
1. Хочет ли клиент добавить на сайт такую же функцию?
Всегда помните, что заказчик не должен быть силен в технических терминах. Ваша задача на данном этапе — объяснить ему, какую задачу с точки зрения бизнеса решает каждый функциональный модуль, который есть на сайте у конкурентов.
2. Нужна ли бизнесу клиента данная функция?
Поговорите с клиентом о его ожиданиях от изменений сайта: нужен ли этот функциональный модуль с точки зрения продаж, улучшит ли он качество сервиса, соответствует ли набору доступных услуг? Например, если у вашего заказчика интернет-магазин, где доставка осуществляется только через курьерскую службу, то ему точно не нужен модуль с вариантами выбора пунктов самовывоза на карте. Даже если он есть у всех конкурентов.
3. Насколько сильно добавление этой функции повлияет на смету и сроки проекта?
Еще на этапе обсуждения дополнительного функционала расскажите клиенту о том, как это может повлиять на ход проекта. Например, если заказчик хочет сделать личный кабинет, как у конкурентов, объясните, что бюджет на реализацию этого блока может быть больше, чем сумма всего проекта на текущий момент, а сроки увеличатся в несколько раз.
ВСЕ разделы проектной документации в строительстве| От идеи до экспертизы
Не забудьте проверить на прочность и текущий сайт вашего заказчика. Мы для этого часто привлекаем асессоров, то есть людей, которые тестируют сайт по нашей просьбе. Если будете делать такой вариант аудита, внимательно отнеситесь к подбору людей. Если это интернет-магазин женской косметики, нужно искать именно тех, кто будет его целевой аудиторией.
Разработайте для них анкету или опросник, которую они должны будут заполнить после использования ресурса. Это позволит выявить баги, слабые стороны, недостающие функциональные модули. Проанализируйте полученные данные и сформируйте из них интуитивно понятную схему, которая станет частью проектной документации.
Схематичная визуализация результатов асессорского аудита
Кто входит в команду разработки проектной документации
За разработку проектной документации отвечает проектный менеджер. Он есть на любом проекте вне зависимости от специализации продукта клиента или масштаба задачи. Проектный менеджер выступает как контролирующий орган, а именно:
- Ведет всю коммуникацию с клиентом. Даже если вы привлекаете других специалистов для разработки проектной документации, постарайтесь сделать так, чтобы напрямую с заказчиком общался только кто-то один. Так клиенту не придется запоминать несколько имен, дублировать информацию и объяснять свои пожелания по нескольку раз. Проектный менеджер коммуницирует с клиентом, записывает ключевые идеи и передает их своей команде.
- Контролирует деятельность сотрудников, работающих над проектом.Проектный менеджер отвечает за то, чтобы все было сделано в срок, все комментарии отработаны, а обратная связь отправлена. В его задачи входит и мониторинг деятельности команды: он выстраивает коммуникацию между специалистами, следит за всеми чатами, отвечает на любые вопросы.
- Согласовывает все этапы работ. Все специалисты отправляют свои наработки сначала проектному менеджеру, он вносит правки и только после этого отправляет макеты на согласование клиенту.
На сложных проектах еще на этапе первичных согласований к проектному менеджеру подключаются бизнес-аналитик и дизайнер. Бизнес-аналитики начинают свою работу с изучения рынка и анализа текущей ситуации по проекту.
Имейте в виду, что если для визуализации вам нужны только схемы, то не обязательно привлекать дизайнера. Достаточно выбрать интуитивно понятное приложение, где сам аналитик сможет отрисовать простейшие макеты и указать взаимосвязи между объектами. Мы пользуемся общеизвестной платформой Figma для комплексных проектов и Miro, если основная часть работ — простые схематичные изображения.
Например, на этапе разработки проектной документации всегда создается структура сайта — это ключевой момент при согласовании с клиентом. По факту это выглядит как детализированная схема с комментариями или прототипами отдельных элементов. С таким вариантом обычно может справиться бизнес-аналитик самостоятельно.
Визуализация структуры сайта
Подключите дизайнера, если вы планируете разработать прототипы или визуальную концепцию. В таком случае важно будет не только показать взаимосвязи, но и определить общую дизайн-концепцию, показать, как будет выглядеть проект в итоге. Мы мыслим образами, поэтому здесь внешний вид будет играть ключевую роль. Даже если вы не сразу согласуете функциональные модули с красивыми и аккуратно оформленными прототипами, процесс обсуждения будет идти легче и комфортнее.
За время своей работы с таким подходом, мы поняли, что клиент больше всего ценит, когда уважают его время и ресурсы. Он делает свое дело: развивает бизнес, занимается предпринимательством. И ему просто нужен качественный ресурс для реализации своих идей.
Ваша задача — помочь ему в достижении его цели, а не продемонстрировать экспертизу по всем аспектам веб-разработки. Постарайтесь понять глубинную боль заказчика, будь то нелояльные клиенты, низкая конверсия или непрогнозируемые риски. Если вы увидите и предложите решения этих проблем, то в скором времени заказчик станет вашим союзником и партнером.
Фото на обложке: CoffeeMate/Depositphotos.com
Источник: rb.ru
RealDocQR — – автоматизация организационной работы при создании проектной документации
Полнофункциональный бесплатный продукт без ограничения на использование по времени.
Подойдет для организации работы 1-2 специалистов (например, для ведения архива Главного Инженера Проектов или ведения архива организации отдельным специалистом). Может использоваться как в проектных компаниях, выполняющих определенный вид проектных работ (например, по разработке архитектурных решений), так и в организациях, осуществляющих комплексное проектирование объектов строительства.
— ведение электронного архива разрабатываемой и выданной документации (вся электронная документация хранится в системе папок, для каждого выпуска альбома – собственная папка, при создании следующего выпуска в альбоме все файлы автоматически копируются в новую папку),
— автоматизированное формирование печатных материалов по выпуску (титульных листов, общих данных и т.д). При создании следующего выпуска в альбоме все данные также автоматически копируются.
— автоматизированное формирование комплекта документации по выпуску (например, накладная, обложка, титульный лист, общие данные и это все, например, в 3 экземплярах + еще архивный)
— Самоорганизация (можно по каждому выпуску вести перечень планируемых работ или ошибок со сроками исполнения, причем система будет Вам напоминать о них)
Установка крайне проста, дополнительного ПО не требуется, работает под Windows XP, Windows 7. Сделана по принципу «установи и работай».
Также в комплекте дистрибутива идет руководство пользователя, а на сайте разработчика в разделе «Описание и видео» есть бесплатные видеоинструкции.
Текущая версия 2.1.36
Для владельцев предыдущих версий: продукт при первом запуске производит автоматическое самообновление.
Комментарии
Комментарии могут оставлять только зарегистрированные участники
Авторизоваться
Комментарии 1-8 из 8
Kaha251184 , 17 января 2014 в 00:10
realdoc , 17 января 2014 в 10:32
Пожалуйста. Где-то раз в месяц обновления выходят, будем и сюда выкладывать, так что заглядывайте.
subaru713 , 20 января 2014 в 13:13
Прога хорошая, есть только пару вопросов. Во первых хочу начать все с чистого листа в ней, тоесть удалить все проекты которые Вами заложены в нее, дабы навести свою базу, как это сделать? вопрос номер два: часто для раздела КМ(П) или КМ (Р) необходимо создавать дополнительные проекты с расчетами и другой информацией, не предпологается включить дополнительные разделы? дабы возможно было структурировать проекты полностью? но что бы эта инфа не отображалась в спецификации? ну и вопрос бэкапа?
realdoc , 20 января 2014 в 15:03
subaru713, спасибо за вопросы:
1. по очистке базы данных: удалите все альбомы, предварительно удалив файлы в папке каждого альбома. Папка альбома открывается в проводнике Windows двойным кликом по альбому. Строительные обьекты в базе удалять нельзя, но можно их переименовать (правой кнопкой по обьекту и Редактировать..). А можно еще перевести обьект в архив, а отображать только те что в работе (там в списке строительных обьектов внизу фильтр есть и он при выходе из программы запоминается).
2. по доп. разделам: возможно в будущем реализуем в альбомах признак «Учитывать в ведомостях». В рамках текущей функциональности это можно сделать либо создав в папке альбома подпапку Расчеты и туда размещать файлы с расчетными данными, либо создать у строительного обьекта еще одну очередь (можно назвать Расчеты) и там создавать какие угодно альбомы и в них складывать расчеты — эти альбомы не будут видны в спецификациях к альбомам из основной очереди.
3. по бэкапу: выполняется простой архивацией папки c:realdocqr (папка установки), только убедитесь что закрыли программу. Таким образом вы сделаете резервную копию и базы данных и электронного файлового архива. В качестве средств архивации можно использовать простое копирование или
любимую утилиту-архиватор (мне rar нравится 🙂 )
Tym , 22 января 2014 в 12:21
Вставлю свои 5 копеек:
+ Помогает разложить все по полочкам и систематизировать = перестал терять файлы и задания смежных разделов;
+ назначать ошибки и общаться онлайн со специалистами разрабатывающими тот или иной раздел;
+ вести учет времени;
+ титульники, общие данные, накладные и т.п. очень помогаю человеку ответсвенному за печать документации.
— при работе через интернет требует бесперебойного соединения с сервером (файлзилла помогает при синхронизации больших файлов), хотя этот вопрос постепенно дорабатывается
Программа очень нужная и удобная!
Спасибо Авторам.
realdoc , 18 марта 2014 в 11:14
Вышла новая версия 2.1.35
Как и прежде установка не требует специальных навыков.
Если вы уже пользуетесь нашей системой, то после установки при первом запуске программа предложит обновить уже существующую базу данных (резервная копия вашей базы создается автоматически).
Если будут вопросы, пишите в тех поддержку [email protected]
Новое:
1. Функциональный модуль «Рабочее время».
Модуль предназначен для учета рабочего времени затраченного сотрудниками на выполнение проектной документации в системе RealDoc и позволяет выполнить операции ввода задач по выпуску, над которым работает сотрудник; ввода трудозатрат в часах по каждой задаче. Для детального анализа затраченного специалистами рабочего времени на выполнение различных проектных работ в системе RealDoc предусмотрено окно с отображением многомерного куба данных, позволяющее получить произвольный набор данных для их последующего анализа (OLAP-куб).
Более подробно с операциями модуля можно ознакомится в Руководстве пользователя.
2. Новая операция обновления базы данных.
3. В операцию «Создать объект» добавлены функции автоматического создания одной очереди и одного здания.
4. Для фрагментов «Общих указаний» предусмотрено редактирование шрифта.
5. Добавлено поле Альбом на панель Ошибкипоручения по проектной документации»
поле является составным из краткого наименования альбома, порядкового и инвентарного номера выпуска
6. Добавлена верхняя панель доступных операций в модуль «Ошибки документации».
realdoc , 18 марта 2014 в 11:44
В дополнении к новой версии сообщаем о ближайших планах команды разработчиков по развитию системы:
— Развитие подсистемы учета пользователей в части организационной структуры предприятия (ведение отделов и подразделений, указание руководителей отделов и подразделений)
— Расширение инструментария по оформлению общих данных (в частности планируется значительно расширить возможности системы по редактированию текстовых фрагментов)
— Повышение информационной безопасности в части доступа пользователей к электронному архиву проектной документации
realdoc , 07 мая 2014 в 13:51
Вышла новая версия 2.1.36
Как и прежде установка не требует специальных навыков.
Если вы уже пользуетесь нашей системой, то после установки при первом запуске программа предложит обновить уже существующую базу данных (резервная копия вашей базы создается автоматически).
Если будут вопросы, пишите в тех поддержку [email protected]
Новое:
1. В функциональный модуль «Проектная документация» добавлена возможность
просмотра альбомов и выпусков по стадиям и разделам.
2. В операцию «Создание объекта» и «Редактирование объекта» внесено дополнительное поле «Заказчик», содержимое которого отображается на титульном листе комплекта документации альбома (по форме 12 Приложения Н ГОСТ 21.1101-2013).
Аналогичное поле добавлено в операции «Создание альбома» и «Редактирование альбома», которое позволяет по конкретному альбому переопределить ранее введенное значение по объекту.
3. В операцию «Создание организации» и «Редактирование организации» добавлено поле «Номер допуска СРО», содержимое которого отображается на титульном листе комплекта документации альбома (по форме 12 приложения Н ГОСТ 21.1101-2013).
Аналогичное поле добавлено в операции «Создание альбома» и «Редактирование альбома», которое позволяет по конкретному альбому переопределить ранее введенное значение по организации.
4. Полностью переработана операция редактирования текстовых фрагментов в общих указаниях
в модуле «Общие данные». Теперь операция вместе с вставкой форматируемого текста допускает вставку и правильное отображение таблиц и картинок, а также существенно расширился список возможного форматирования текста.
5. Переработан: отчет «Общие данные Проектной документации» — добавлена страница «Разрешение на внесение изменений» по формам 9, 9а Приложения Л ГОСТ 21.1101-2013,
а также внесены изменения в вид разделов отчета «Содержание тома» и «Состав проектной документации».
Источник: dwg.ru
Выпуск проектной документации: автоматизация процесса
В настоящей статье мы рассмотрим способы, позволяющие заметно сократить время и количество ошибок при выпуске проектной документации с помощью системы технического документооборота Vitro-CAD. Процесс выпуска проектной документации – это один из этапов проектной деятельности и занимает среди них определенное место:
- Запуск нового проекта – описание проекта и создание структуры для хранения проектной документации
- Разработка и хранение проектных документов
- Внутреннее согласование
- Выпуск проектной документации
- Внешнее согласование документации с заказчиком и госорганами
- Закрытие и архивирование проекта
- Внесение изменений в документацию
Это значит, что результаты выпуска проектной документации напрямую зависят от качества выполненных работ, от соблюдения технологий и регламентов на предыдущих этапах проектирования. В то же время выпуск проектной документации — один из довольно трудоемких и ресурсоемких процессов и его оптимизация может ощутимо сократить сроки проектирования.
Выпуск проектной документации. Как это устроено?
В современной проектной организации выпуск проектной документации состоит из следующих операций:
- Подготовка к выпуску проектной документации:
- заполнение обязательных атрибутов листов
- формирование томов, альбомов, книг ПСД
- заполнение обязательных атрибутов томов, альбомов, книг ПСД
- Формирование электронного экземпляра выпуска проектной документации
- Печать бумажного экземпляра выпуска проектной документации
- Сбор подписей
- Передача бумажного и/или электронного экземпляров заказчикам/госорганам
Продуманная автоматизация и регламентная дисциплина проектирования позволяет существенно сократить время выполнения этих операций. В данной статье мы расскажем об оптимизации первых двух операций при помощи системы технического документооборота Vitro-CAD.
Разберем, каким образом можно оптимизировать выпуск проектной документации:
Система технического документооборота. Автоматическое заполнение штампов и других обязательных атрибутов документов
Это одна из стандартных функций системы технического документооборота Vitro-CAD.
Для этого нам нужно:
1. Регламентировать структуру хранения проектной документации. Поддержать этот регламент, сделать его исполнение обязательным и удобным поможет система технического документооборота Vitro-CAD за счет следующих возможностей:
- Система технического документооборота Vitro-CAD позволяет вести развитую структуру папок, документов, файлов, пакетов документов с возможностью присвоения им различных параметров. Т.е. для папки проекта будет вестись карточка или, если надо, несколько карточек, с параметрами проекта. Папки разделов и марок тоже будут описаны своими параметрами, а файлы чертежей будут описаны определенными признаками и т.д.
- В системе технического документооборота Vitro-CAD шифры и обозначения могут собираться автоматически по указанному заранее алгоритму. Эту возможность автоматического заполнения параметров папок и файлов обеспечивает функционал «Вычисляемые поля». Алгоритмы вычисления этих полей могут быть высокой степени сложности.
- Система технического документооборота Vitro-CAD позволяет значительно сократить количество рутинных операций при старте проекта помогает создание Шаблонов типовых проектов. Использование Шаблонов позволяет быстро создавать новые проекты со стандартными структурами и правами доступа к документам. При этом можно выбрать для нового проекта из шаблонной структуры только те папки или разделы, которые нужны на данном проекте. Теперь ГИПу не потребуется каждый раз заново описывать параметры проекта, его разделы и права доступа сотрудников.
2. В системе технического документооборота Vitro-CAD есть возможность унифицировать рамки со штампами и документы с регламентированными атрибутами. Ведь никакое автоматическое заполнение не возможно без унификации, без единых правил заполнения штампов и ведения обязательных атрибутов.
3. Автоматизировать заполнение штампов и регламентных атрибутов.
Использование системы технического документооборота Vitro-CAD позволяет автоматически заполнить штампы и титульные листы документов данными, которые уже заведены в систему. Такими данными могут быть: полное название или шифр проекта, шифр сооружения, заданная марка комплекта, полное обозначение раздела, документа и т.п. Причем, эти названия и шифры могут формироваться автоматически, с использованием функции «Вычисляемые поля», описанной выше. Сформированные параметры подставляются в нужное место штампа или титульного листа автоматически по команде проектировщика.
Время, затрачиваемое на выполнение рутинных работ, сократится еще больше, если использовать групповое заполнение атрибутов документов. Например, если необходимо исправить штампы и титульные листы сразу в десятках документов, можно это сделать, не открывая каждый документ в AutoCAD, Word или Excel.
Сделать формирование электронного экземпляра выпуска проектной документации автоматическим.
1. Первый способ автоматизации выпуска проектной документации – использование «Подшивок».
При работе с приложениями AutoCAD функционал «Подшивки» обеспечивает:
- Формирование комплекта файлов для передачи заказчику или в архив. В этот комплект файлов войдут как сами dwg файлы, так и принадлежащие им шаблоны, картинки, шрифты, штриховки, стандарты и т.д. Это специфика электронной формы чертежей, и ее тоже надо учитывать.
- Публикацию комплекта файлов в форматы dwf, pdf; установление параметров печати комплекта файлов и вывод на печать.
- Создание ведомости листов комплекта файлов.
- Хранение и раздачу общих параметров для всех листов, включенных в данную подшивку.
Система технического документооборота Vitro-CAD полностью поддерживает функциональность «Подшивок». Vitro-CAD, что очень важно, никак не ограничивает использование «Подшивок», но при этом позволяет автоматически заполнять параметры подшивки (по аналогии с прямым заполнением штампов), которые попадают в рамки и штампы всех файлов, включенных в Подшивку.
2. Второй способ – используем приложение Выпуск из поставки Vitro-CAD.
Система технического документооборота Vitro-CAD имеет в своем составе приложение «Выпуск ПСД», которое позволяет делать пакетную публикацию комплекта файлов формата dwg в выделенную для публикаций зону. При этом система Vitro-CAD обеспечивает:
- Автоматическое формирования папки текущего выпуска проектной документации. Название папки формируется по настраиваемой маске.
- Копирование в зону публикации файлов формата dwg. Очень важно, что при копировании система технического документооборота Vitro-CAD проводит анализ внешних ссылок. Если они есть, то система размещает файлы ссылок в отдельную папку, а в копии основного документа ссылки делает корректными.
- Конвертацию файлов формата dwg в форматы dwf и pdf. Выпускаемым файлам имена даются по настроенному алгоритму, а размещены они будут в папки по своим форматам.
Какой бы способ или вариант автоматизации операций процесса выпуска проектной документации вы для себя ни выбрали, автоматизация даст ощутимый эффект, поскольку массивы документов, проходящих через этот процесс, на проектном предприятии могут быть весьма значительны.
Автоматизация выпуска проектной документации – это лишь небольшая часть функциональных возможностей системы технического документооборота Vitro-CAD.
Источник: infars.ru