Работая в программе MS Word, как во всех процессах и делах, важен результат, а чтобы его получить, нужно сохранить то, что создано. Прежде чем, мы перейдем уже непосредственно к формированию собственных документов, давайте научимся их сохранять. Сохранение документа Word — процедура, которую необходимо делать практически «с закрытыми глазами». Ведь неправильно или небрежно сохраненные документы теряются и выпадают из поля зрения пользователя, легко исчезают в массе существующих на компьютере файлов. Время, потерянное на поиск такого документа, несопоставимо с теми мгновениями, потраченными на правильное его сохранение. Как правильно сохранить документ Word существует несколько способов, как его открытие и создание, об этом мы говорили в предыдущей статье .
Способы сохранения документа в программе MS Word
Чтобы сохранить документ, воспользуйтесь одним из способов, представленных ниже:
1 способ: в окне открытого документа нажимаем клавишу F12 или же используем сочетание клавиш Shift+F12 (или другое сочетание клавиш Ctrl+S ). Это хорошо подходит при самом первом сохранении документа.
Панели инструментов Word
Сохранить как. документ word
2 способ: в окне открытого документа на панели быстрого доступа щелкаем оп кнопке «Сохранить» (если она туда предварительно помещена).
Панель быстрого доступа, сохранение документа
1. В верхнем левом углу окна открытого документа щелкаем по кнопке «Файл».
2. В меню типичных команд выбираем кнопку «Сохранить».
Какой бы способ ни был бы вами выбран, откроется окно «Сохранение документа»
Название файла и место хранения документа word
В окне «Сохранение документа» необходимо:
1. В поле «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нужное название сохраняемого документа, например, «Мой первый документ».
Примечание . Обычно программа Word сама предлагает в качестве названия первую строку документа или же, если страница еще пуста, условное имя «Doc N» (где N – порядковый номер документа с момента очередного запуска программы).
Далее необходимо выбрать папку, где вы будете хранить свои документы.
Важно ! Нежелательно идти на поводу у программы и самостоятельно и, самое главное, осмысленно присваивать имя своему документу. Ведь именно по данному имени впоследствии будет отыскиваться документ для его открытия. Имя документа может быть размером до 255 символов и не должно содержать символов: < >* ? ” / ; : |
2. После создания имени необходимо выбрать место размещение документа на компьютере. При первом сохранении Word автоматически предлагает поместить файл в папку «Документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения.
3. Если эти адреса сохранения для данного документа вас не устраивают, в строке «Путь к документу» ( см. Рис. Документы — Документы для обучения ) нужно включить структурное дерево (слева на рисунке представлено и выбрать нужную папку вместо Документы) и в списке папок выбрать нужный для сохранения.
Разметка документа в Word: профессиональное оформление, навигация, списки и ссылки
Примечание . Можно также воспользоваться левой панелью окна «Сохранение документа» и выбрать для сохранения «Рабочий стол», «Документы» или «Мой компьютер».
4. После выбора пути для сохранения файла открыть папку, где будет размещаться документ. Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкнуть по кнопке «Создать папку» на панели окна сохранения, например, как у нас на рисунке «Документы для обучения».
5. В окошке «Создание папки» набрать нужное название папки и щелкнуть по кнопке «ОК».
Создание новой папки для хранения документов
6. В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word, рекомендуется сохранить данное значение формата файла.
7. После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Примечание . В дальнейшем при использовании сочетания клавиш Shift+F12 или же кнопки «Сохранить» на панели быстрого доступа все последующие внесенные в данный документ изменения будут автоматически сохраняться по указанному вами в первый раз адресу сохранения.
Желательно сохранять документ как можно чаще – через каждые 10-15 строк с начала работы, не особенно надеясь на автосохранение, чтобы не потерять сделанную работу при сбоях в работе компьютера. Не откладывайте сохранение на самый последний момент работы с документом!
Все способы сохранить файл в Word
Работая в текстовом редакторе Word, нужно знать, как сохранить файл. Иначе пользователь рискует потерять данные при экстренном завершении работы операционной системы. Или в момент сбоев компьютера. Дополнительно рассмотрим решение ошибок при сохранении и открытии документов.
Быстрое сохранение документов Ворд
Каждая версия текстового процессора Word имеет виртуальную кнопку для быстрого сохранения документов. Она расположена в верхней части окна в виде дискеты. Во время работы в программе нужно нажать на неё один раз, и документ будет сохранён.
Текстовый файл можно найти на том месте, где он был создан. Статус сохранения на мгновение появляется в нижней части окна документа. Никаких других уведомлений в момент сохранения не появляется. Если кнопки на панели нет, её можно включить в параметрах. Необходимо открыть Панель быстрого доступа и добавить кнопку.
Как узнать версию Word
Инструкции в этой статье подойдут для программ с версией 2010, 2013 2016 и 2019. Чтобы узнать версию своего редактора Ворд:
- Выберите вкладку Файл.
- Слева в меню нажмите Учётная запись.
- В более ранних версиях эту информацию можно будет найти сразу на странице. Если здесь нет этих данных, нажмите на кнопку О программеWord.
Информация о версии также хранится в названии. Откройте список установленных на компьютере и найдите среди них текстовый редактор.
Настроить автоматическое сохранение документа в Word
Редактор Word по умолчанию сохраняет текст через определённый промежуток времени. Эти настройки можно изменить, чтобы снизить вероятность потери документа.
- Нажмите вкладку Файл.
- Выберите в меню пункт Параметры.
- Слева в новом окне выберите Автосохранение.
- Справа найдите текущее значение. По умолчанию установлено 10 минут. Другими словами каждые десять минут файл будет сохранён. Укажите нужное количество времени и проследите, чтобы на пункте Сохранить последнюю версию при закрытии была установлена галочка.
В этом окне можно настроить место, куда будут сохранены автоматические версия документа Word.
Как сохранить файл на рабочий стол
Пользователь может сам указывать место, куда будут записаны файлы прямо из окна программы Ворд. Чтобы сохранить файл на рабочем столе ноутбука или компьютера:
- Нажмите на вкладку Файл вверху.
- Выберите пункт Сохранить как.
- Если в этом окне не будет возможности сохранить сразу на рабочий стол, нажмите на кнопку Обзор.
- Откроется знакомый проводник Windows. Выберите слева в меню папку Рабочий стол.
- Подтвердите сохранение.
Файл Ворда появится на рабочем столе. Автоматически версии этого файла теперь будут сохраняться на рабочий стол. Пользователь может сразу создать его на рабочем столе. Нужно нажать ПКМ в любом месте и выбрать из контекстного меню Создать. Затем в списке — документ Microsoft Word.
Сохранить документ Word на клавиатуре
Удобно использовать горячие клавиши. Для сохранения документа нажмите Ctrl + S. Комбинацию можно изменить в параметрах.
- Выберите в программе вкладку Вставка.
- Справа найдите кнопку Символы и нажмите.
- Выберите кнопку Другие символы.
- Нажмите Сочетание клавиш.
Все горячие клавиши расположены в первом окне (где находится кнопка Сочетание клавиш) во вкладке Специальные знаки. Можно заменить любое сочетание на свои горячие клавиши.
Сохранение файла Word в PDF
Формат ПДФ существует для отображения документов в одном представлении. Часто начальники, заказчики и преподаватели требуют выполнить работу в этом виде. Разные версии Word могут по-своему отображать документы. Но сохранение файла в PDF даёт возможность сохранить его таким, каким он был задуман.
- Для сохранения Word в PDF, нажмите вкладку Файл.
- Выберите пункт Сохранить как.
- Выберите пункт Обзор или сразу место, куда нужно его сохранить.
- В окне Сохранение документа выберите из типов файлов строку с PDF.
Завершите сохранение документа. Теперь его можно будет просмотреть в любом веб-браузере. А также через специальные бесплатные утилиты LibreOffice, Foxit Reader, PDF24 Creator.
Ошибки при попытке открытия файла Word
- Выберите файл правой кнопкой мыши.
- Нажмите пункт Свойства.
- В нижней части окна будет кнопка Разблокировать. Нажмите её и подтвердите разблокировку.
Теперь снова попытайтесь открыть документ. На этот раз у вас должно получиться. В момент открытия незнакомых редактору Word документов срабатывает защита. Она необходима, так как пользователь может занести в компьютер вирусы, если будет беспечно открывать все скачиваемые файлы.
Если появляются ошибки другого рода, попробуйте сохранить файл Word в другом месте. Для компьютера с двумя жесткими дисками можно попробовать переместить файл с одного на другой.
Источник: nezlop.ru
Автоматическое сохранение документа в Microsoft Word
Автосохранение в Microsoft Word — это полезная функция, позволяющая создавать резервные копии документа, над которым вы работаете в настоящий момент, через заданный промежуток времени, а также сохранять его оригинальную версию. Именно благодаря ее корректной работе вы можете не беспокоиться о возможной потери набранного текста (по крайней мере, если говорить о больших объемах данных) в случае возникновения сбоев, ошибок или экстренного завершения работы. Сегодня расскажем о том, как работает автоматическое сохранение файлов и как его лучше настроить.
Автосохранение в Ворде
Рассматриваемая нами сегодня функция Word по умолчанию активирована (если только никто не изменял стандартные настройки программы без вашего ведома), вот только промежуток времени, через которое создаются резервные копии, слишком велик — это 10 и более минут. Согласитесь, за этот период можно проделать немалую часть работы, достаточную для того, чтобы ее потеря стала критической. К счастью активных пользователей тестового редактора от Microsoft, автосохранение можно настроить под свои нужды. Кроме того, в ряде случаев о необходимости сохранения файлов можно и вовсе забыть. Но обо всем по порядку.
Вариант 1: Настройка автосохранения
Как мы уже сказали выше, стандартный 10-минутный интервал автоматического сохранения текстовых документов и их резервных копий можно и нужно уменьшить. Для того чтобы это сделать, нам с вами потребуется обратиться к настройкам программы.
-
Открыв любой документа Microsoft Word, кликните по вкладке «Файл» (если вы используете версию программы 2007 года и младше, нажмите кнопку «MS Office») на ленте,
и перейдите в меню программы в раздел «Параметры» (ранее назывался «Параметры Word»). 
Примечание: В разделе параметров «Сохранение» вы можете также выбрать формат файла, в котором будет сохраняться резервная копия документа, и указать место, в которое он будет помещен. Дополнительно имеется возможность указания расположения для сохранения шаблонов, черновиков и временных данных.
Теперь, если в процессе работы с текстовым документом программа зависнет, случайно закроется или, к примеру, произойдет спонтанное выключение компьютера, вы можете не беспокоиться о сохранности содержимого. Сразу после того, как вы откроете Ворд, вам будет предложено просмотреть и повторно сохранить созданную им резервную копию.
Совет: Для подстраховки вы также можете сохранять документ в любое удобное для вас время, нажимая на кнопку «Сохранение», расположенную в верхнем левом углу программы, либо воспользовавшись комбинацией клавиш «CTRL+S».
Вариант 2: Постоянное сохранение в фоне
Рассмотренное выше решение существенно упрощает жизнь тем, кто часто и довольно активно работает с текстовыми документами. И все же идеальным его назвать нельзя – даже за одну минуту, которая является минимальным интервалом для автосохранения, можно написать немалый фрагмент текста и, если произойдет сбой, ошибка, аварийное закрытие или отключение питания, потерять его. К счастью, современные версии Microsoft Office позволяет навсегда забыть о такой функции, как сохранение документов, в любом из приложений, входящих в состав этого пакета.
Работает это и с Word, главное, авторизоваться в своей учетной записи Microsoft и перед началом работы с документом сохранить его в любую удобную папку в облачном хранилище OneDrive.
Примечание: Данный способ работает на лицензионных версиях приложений из пакета Офис, использование которых само собой подразумевает наличие учетной записи Майкрософт, обеспечивает и гарантирует синхронизацию между программами, документами и облачным хранилищем.
- Запустите Microsoft Word и кликните по надписи «Вход», расположенной на его верхней панели.
- Введите свою электронную почту, к которой привязана учетная запись Microsoft, и нажмите «Далее».
Если в Windows вы работаете под этим же аккаунтом и/или используете OneDrive, ввод пароля не потребуется. Но если окно с запросом появится, укажите его и нажмите «Вход».
- В открывшемся пустом документе Ворд потребуется выполнить вход еще раз, чтобы подтвердить то, что именно вы являетесь владельцем лицензии или подписки на Office 365 или 2019. Для этого нажмите по кнопке «Войти», расположенной в конце уведомления,
а затем по еще одной, но уже в появившемся всплывающем окне.
С этого момента Microsoft Word, как и все приложения офисного пакета, будет готов к нормальной работе и автоматическому, а точнее, постоянному (фоновому) сохранению документов в облако. Но данный процесс нужно настроить, а сделать это можно одним из двух способов.
Так, если вы хотите, чтобы все документы, с которыми вы работаете, сохранялись в стандартную папку «Документы» на OneDrive, выполните следующее:
-
Переведите в активное положение переключатель, расположенный на верхней панели между кнопкой сохранения и надписью «Автосохранение».
Это же потребуется делать с каждым последующим файлом. То есть для того, чтобы непрерывное сохранение осуществлялось в фоновом режиме, необходимо его включить, назвать документ и подтвердить это.
В случае если вы хотите хранить текстовые документы в папках, отличных от стандартной, но все же в пределах своего облачного хранилища OneDrive, действовать необходимо немного иначе.
-
Перейдите в меню «Файл» и выберите на боковой панели пункт «Сохранить как».
Для примера выберем первый вариант. «Обзор» открывает системный «Проводник», в котором нужно просто указать место для сохранения текстового документа. Но, так как нас интересует его постоянное сохранение в фоне, это должна быть папка в OneDrive. Определившись с расположением, задайте файлу желаемое имя и нажмите по кнопке «Сохранить».
Убедиться в том, что файл сохраняется, можно не только по значкам на ленте, но и по меню, вызываемом нажатием на иконку облачного хранилища OneDrive в системном трее – там вы увидите и текстовый документ, и время его последней синхронизации. 
Этот же документ можно найти в указанной вами папке облачного хранилища, 
а также в списке «Последние», который встречает вас при каждом запуске Microsoft Word.
Примечание: Если начав работать с текстовым документом, вы забудете указать место для его сохранения, а затем решите закрыть его, программа сама предложит сохранить изменения. Просто задайте имя файла и укажите место в облаке или на диске.
