Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм.
Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении.
Все программное обеспечение, используемое в службе кадров, можно разделить на две категории:
1. Базовое программное обеспечение (операционная система, офисный пакет, средства работы в Internet и с электронной почтой и т.п.)
2. Специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров.
Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных офисных задач:
— набора и редактирования текстов (текстовый редактор);
Что такое делопроизводство? Термины и определения | Альфия Левина. РУНО
— работы с электронными таблицами (табличный редактор);
— работы с электронными картотеками (система управления базами данных — СУБД);
— поиска и просмотра информации в Internet (браузер);
— работы с электронной почтой;
— антивирусной защиты компьютера.
В первой категории программного обеспечения (ПО) стандартом являются различные версии ПО от Microsoft – Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office в качестве пакета офисных приложений [26, С.252].
Сегодня на компьютерах пользователей можно встретить самые разные версии операционной системыWindows – от Windows 95 до Windows XP. Организуя работу подразделения, важно учитывать, что некоторые старые версии Windows – Windows 95, Windows 98, Windows 98SE, Windows ME – изначально создавались в расчете, в первую очередь, на персональное (домашнее) использование, а для организации работы офиса предназначены другие модификации операционной системы, такие как Windows NT, Windows 2000 Professional или устанавливаемая на современные компьютеры Windows ХР. При этом Windows ХР также имеет две модификации, Windows ХР Home Edition, ориентированная на использование дома и в малом офисе, и Windows ХР Professional, рассчитанная на организацию работы большой организации. Учитывая, что версия Windows ХР Professional в два раза дороже версии, предназначенной для малого офиса, к выбору операционной системы надо подходить очень внимательно. Фактически, с точки зрения обычного пользователя обе версии программы ничем не отличаются, и только в больших организациях, использующих централизованное управление компьютерами, использование именно версии Professional является наиболее эффективным и оправданным.
В то же время все чаще на компьютерах сегодня можно встретить и другую операционную систему – Linux. Ее популярность в последние годы связана с двумя факторами.
С одной стороны, быстро сокращается процент организации, использующих нелегально установленное, так называемое «пиратское» программное обеспечение. В то же время, при использовании «пиратского» ПО его стоимость фактически приближается к стоимости трудозатрат на его установку и сопровождение, а с переходом на лицензионное программное обеспечение от Microsoft затраты на ПО сразу начинают составлять значительную статью расходов в IT – бюджете организации.
Организация делопроизводства организации. Практический курс
С другой стороны, в последние годы корпорация Microsoft, став почти монополистом в области поставки операционных систем и офисных пакетов, существенно ухудшила условия поставки и техподдержки своих программ, одновременно подняв на них цену.
В этих условиях все больше организаций начинают искать альтернативу программам Microsoft, находя ее в системе Linux, предлагаемой на российский рынок несколькими поставщиками и отличающейся на порядок меньшей стоимостью при сходной функциональности. Наиболее заметный эффект переход на Linux дает в средних и крупных организациях, имеющих развитые IT-подразделения, способные обеспечить миграцию (переход) организации из среды Microsoft на Linux с одновременным переобучением и последующей поддержкой пользователей.
Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.
Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяет решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:
1) пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;
2) ставить письма «на контроль»;
3) отслеживать исполнение документов;
Вести иерархические «папки» для хранения документов;
4) сортировать документы в папках по различным критериям;
5) осуществлять контроль за работой исполнительной над документами и соблюдением ими временных графиков;
6) обеспечивать хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.
Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.
Основным пакетом предложений, обеспечивающим работу офисных сотрудников, сегодня является Microsoft Office. В состав Microsoft Office 2003, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:
Microsoft Word 2003 – универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;
Microsoft Excel 2003 – электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построение диаграмм, а также аналитическими функциями;
Microsoft PowerPoint 2003 – программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;
Microsoft Access 2003 – система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;
Microsoft Outlook 2003 – информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2003 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе [8, С.196].
Естественно, что при покупке нового компьютера на него обычно устанавливают новейшую версию Microsoft Office, однако в больших организациях, для удобства централизованного обслуживания компьютеров и после появления на рынке новой версии программы, на новые компьютеры продолжают устанавливать версию, принятую в качестве внутрикорпоративного стандарта, и переход на новую версию осуществляют только централизованно во всей организации. Иногда, если на данном компьютере будет использоваться только одно приложение, например MS Word, в целях экономии закупается именно эта программа. Но чаще закупается весь пакет MS Office.
Пакет Microsoft Office System может поставляться в нескольких вариантах комплектации.
К основным приложениям MS Office относятся:
— Microsoft Office Word 2003
— Microsoft Office Excel 2003
— Microsoft Office PowerPoint 2003
— Microsoft Office Access 2003
— Microsoft Office Outlook 2003
— Microsoft Office InfoPath 2003
Кроме того, в систему Microsoft Office System включены следующие компоненты:
— Microsoft Office FrontPage 2003
— Microsoft Office OneNote 2003
— Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager
— Microsoft Office Publisher 2003
— Microsoft Office Publisher 2003 с приложением Digital Image Pro
— Microsoft Office Visio Standard 2003
— Microsoft Office Visio Professional 2003
— Microsoft Office Project 2003 Standard
— Microsoft Office Project 2003 Professional
— Microsoft Office Project 2003 Server.
Практически все они в той или иной степени могут пригодиться в работе кадровой службы [26, С.254].
Некоторые из этих программ поставляются отдельно, например Microsoft Office Project, используемая чаще всего руководящими сотрудниками и предназначенная для управления проектами, решения коллективных задач, управления рабочим процессом и трудовыми ресурсами, или Microsoft Office Visio, служащая для построения всевозможных графиков и диаграмм, отражающих рабочие процессы, структуру организации, используемое оборудование и т.п. Рассмотрим несколько компонентовMicrosoft Office System, например:
Microsoft Office Publisher 2003 – программное обеспечение для настольного издания бюллетеней, брошюр, веб-узлов, объявлений, открыток, бланков и т.п.
Пакет Microsoft Office System поставляется в нескольких вариантах:
— Профессиональный выпуск Microsoft Office 2003
— Стандартный выпуск Microsoft Office 2003
— Выпуск для малого бизнеса Microsoft Office 2003
— Базовый выпуск Microsoft Office 2003
— Выпуск для учащихся и преподавателей Microsoft Office 2003
Из них для кадровой службы может представлять интерес базовый выпуск, включающий необходимый минимум для работы и обычно представляемый в так называемой ОЕМ-версии, то есть при покупке вместе с новым компьютером, стандартный выпуск, чаще всего закупаемый организациями при комплексной закупке лицензий, и профессиональный выпуск, включающий средство работы с базами данных MS Access, например, табл.1.2.
Таблица 1.2.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
5.5. Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов
Любой новый документ, создаваемый в текстовом редакторе типа MS Word, базируется на определённой основе – «шаблоне». Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим лишь некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию. Шаблоны также могут содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще всё, что часто встречается в документах. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит облегчить восприятие документов.
Использование шаблонов позволяет экономить время при подготовке документов. По умолчанию новый документ или шаблон создается на основе шаблона Обычный (Normal.dot), который доступен из любого документа.
Существует два основных видов шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов (письма и факсы, записки отчеты, публикации, Web-страницы). Выбрать необходимый шаблон можно: Файл – Создать – окно Создание документов – Создание с помощью шаблона — Выбрать необходимую вкладку.
5.6. Использование мастеров для оформления документов
Мастер представляет собой последовательность диалоговых окон, которая обеспечивает пошаговый ввод команд, необходимых для получения нужного документа. В процессе создания документа необходимо ответить на вопросы мастера. Полученные ответы автоматически вставляются в документ в нужном формате. Некоторые мастера упрощают подготовку простых документов типа деловых писем, служебных записок; а другие мастера гораздо сложнее и позволяют создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы со сложным форматированием.
Создание бланков писем при помощи мастера писем производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны — Вкладка Письма и факсы – значок Мастер писем – ОК — окно Мастер писем – параметр Создать одно письмо – ОК – окно Мастер писем с раскрытой вкладкой Формат письма – вкладка Получатель – Далее – вкладка Другое – определить дополнительные элементы письма – вкладка Отправитель – Готово. Мастер писем позволяет создать красиво оформленное письмо со всеми необходимыми атрибутами быстро и легко.
Создание конвертов и наклеек при помощи мастера конвертов и наклеек производится в следующей последовательности: Сервис – Письма и рассылки — Конверты и наклейки – Адрес получателя – Обратный адрес – кнопка Параметры – вставить бланк конверта в принтер и щелкнуть по кнопке Печать. Мастер конвертов и наклеек позволяет распечатывать адреса на конвертах, использовать функцию слияния сообщений для печати серии конвертов для различных получателей, создавать одну или несколько наклеек, указывая адреса получателей из различных источников.
Создание бланков служебных документов при помощи мастера записок производится в следующей последовательности: Файл – Создать – окно Создание документа – Создание с помощью шаблона – Общие шаблоны — вкладка Записки — дважды значок Мастер записок – далее следовать указаниям мастера. Мастер записок помогает создавать служебные записки на основе шаблонов, а также помогает отправлять записку по электронной почте или факсу, для чего соответствующие службы должны поддерживаться компьютером.
Источник: studfile.net
Применение стандартного программного обеспечения
Для автоматизации делопроизводства с помощью компьютера в первую очередь применяется офисное приложение (или программа) Microsoft Word из пакета Microsoft Office (или аналогичное приложение других фирм). Коротко говоря, это — текстовый редактор (или даже процессор), с помощью которого вы можете создавать формы, трафареты и шаблоны документов и сохранять их в отдельных электронных папках в соответствии с их назначением (видом) на жестком диске компьютера или объединять в соответствующей базе данных. Затем вы можете набирать новые и/или редактировать трафаретные (шаблонные) тексты, интегрировать (объединять, внедрять) документы друг с другом. Нужные тексты писем или других документов распечатываются на принтере, соответствующим образом оформляются и отправляются по обычной почте. Однако с использованием компьютера и сети Интернет вы можете воспользоваться электронной почтой и отправлять документы адресату прямо из компьютера, минуя процесс их распечатки (хотя в некоторых случаях вам, все же, придется распечатывать документ, например, для его подписания или сохранения в деле).
Кроме того, с использованием программы Word появляется возможность легко архивировать все документы фирмы, а также создавать из них базы данных и справочные системы, позволяющие легко отыскивать документы с нужными характеристиками (см. главу 10). Имеется множество других полезных для вас функций этой программы — построение графических объектов (графиков), орфография и грамматика (проверка правописания), тезаурус (использование словарей синонимов), автотекст и автозамена и т. д. С этой точки зрения Word — это не просто редактор текста, а настоящий комбайн для реализации всех достижений информатики. Создаваемые им интегрированные документы могут включать данные, получаемые из других различных приложений. Именно поэтому такие программы сегодня часто называют текстовыми или даже информационными процессорами. Подробно об этой программе и работе с ней мы поговорим в главах 6 и 8 книги.
Другим приложением, с которым вам часто придется работать в процессе делопроизводства, является табличный процессор Microsoft Excel — программа создания, обработки и анализа электронных таблиц. Долгое время и до недавних пор табличные документы специальных делопроиз-водств во многом представляли собой ряды и столбцы цифр и других данных в различных ведомостях, формах, бланках, отчетах и т. п. Хотя сведение данных в такие таблицы и расчеты вручную требуют многих часов кропотливого труда, этот способ нагляден и доступен любому работнику даже без специальной подготовки. Однако по современным представлениям это — непроизводительный и архаичный метод.
Сегодня электронная таблица — это диалоговая система обработки данных. Из таких таблиц вы сможете создавать соответствующие базы данных, которые позволят вам предоставлять нужную вашему руководителю производственную, техническую и иную информацию в том составе и виде, в каком она требуется ему в определенный момент времени.
Программа Excel позволяет выполнять широкий диапазон расчетных и аналитических процедур, добавлять графические изображения и диаграммы различного вида, что облегчает восприятие табличных данных. Кроме выполнения вычислительных процедур, табличный процессор Excel вы можете применять для решения различных задач моделирования, анализа данных, работать с базами данных. Документы такой программы могут содержать не только таблицы цифр, но и любую другую информацию, включая объекты мультимедиа (музыкальные, фотографические, видеоматериалы). Работа с приложением Excel более подробно описана в главе 11 книги.
Еще одной полезной программой будет для вас программа FineReader распознавания и обработки сканированных документов. Это так называемая OCR-программа. Общий термин OCR (Optical Character Recognition — оптическое распознавание символов) означает распознавание символов (текста и графики) для преобразования документов на бумажной основе — рукописных, машинописных, типографских — в форму электронных документов, пригодную для обработки компьютером. Появление и совершенствование таких технологий открыли широкие возможности для реализации новых принципов автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
Действительно, графические образы бумажных документов, поступающих на фирму, содержат текстовую информацию, графические объекты и числовые данные. Чтобы сделать их доступными для понимания и обработки компьютером, их необходимо ввести в компьютер. Можно, конечно, просто заново вручную набрать эти тексты на клавиатуре, но сегодня проще и точнее будет просканировать их и распознать с помощью программы FineReader (см. параграф 13.3).
Современная OCR-программа FineReader — это не просто программа для оптического распознавания отдельных символов, а настоящий процессор, который в целях преобразования текста из графической в редактируемую на компьютере форму использует различные высокоинтеллекту альные алгоритмы оценки содержания текста, привлекают множество словарей и другие ресурсы. Особенностью FineReader является высокая точность распознавания и малая чувствительность к дефектам печати на оригинале. Программа обеспечивает высококачественное оптическое распознавание текстов, набранных практически любыми шрифтами, а также рукописных документов (омнифонтовое распознавание).
В пакете Microsoft Office имеется также много других программ, которые могли бы оказаться полезными для вашей работы. Это такие программы, как, например, Access для работы с реляционными базами данных, PowerPoint — для создания и демонстрации презентаций, и многие другие. Однако их описание выходит далеко за рамки нашей книги; с этими программами и работе с ними вы можете ознакомиться по литературе, список которой приведен в конце книги.
Источник: ozlib.com