В каких программах работает секретарь делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице.В своей работе делопроизводители используют технические устройства организационной техники: телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, сканер и конечно=же компьютер.

Другие названия профессии по специальности делопроизводитель

В коммерческой среде: секретарь – делопроизводитель, секретарь офиса, офис – менеджер, помощник руководителя, специалист по документационному обеспечению управления, архивариус.
Где чаще всего востребованы делопроизводители Это, государственные и негосударственные учреждения, деятельность которых предполагает работу с документами, архивы, справочные службы, министерства, больницы, школы, офисы коммерческих структур.

Где можно пройти курсы по делопроизводству

Должностные обязанности делопроизводителя

• Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
• В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
• Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
• Отправляет исполненную документацию по адресатам;
• Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей

Требования работодателей для специалиста-делопроизводителя

Делопроизводитель должен знать

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению;
• делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
• структуру предприятия и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда; знание 1С Документооборот;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации делопроизводителя

По ЕКС и профессиональным стандартам: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы; Высшее профессиональное образование; Среднее специальное образование.

Дополнительные преимущества делопроизводителя при приеме на работу

• знание английского языка на разговорном или свободном уровне;
• знание делопроизводства;
• навыки работы – 1С Документооборот.

Направления повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Программы повышения квалификации:

• делопроизводство на компьютере;
• 1С: зарплата и управление персоналом;
• секретарь – делопроизводитель, Microsoft Excel (базовый и продвинутый уровни).

Оплата труда

• Уровень средней заработной платы по России составляет 15000 – 25000 руб;
• В Москве: 30000—40000 руб;
• В Санкт-Петербурге: 23000—31000 руб.

Перспективы роста

Повышение квалификации на специальных курсах поможет подняться вверх по служебной лестнице. Можно подняться вверх по служебной лестнице и занять должность руководителя канцелярии или отдела.
Комментарии к должности делопроизводителя.

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель»: должностные обязанности; требования к квалификации; должен знать, составлены на основании Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2017.

На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

Источник: doprof.ru

О роли секретарей при внедрении систем электронного документооборота

Интервью с Подкорытовой Г.В., опытным специалистом в области делопроизводства, автором методического пособия «Документационное обеспечение управления».

Подкорытова Галина Валентиновна, член Гильдии Управляющих Документацией, консультант и бизнес-тренер по делопроизводству, автор методического пособия «Документационное обеспечение управления», разработчик инструкции по делопроизводству; имеет опыт работы на крупных предприятиях Екатеринбурга, в данный момент работает заведующим сектором делопроизводства компании «ФИНЭКС Качество». В живой и интересной беседе Галина Валентиновна поделилась с читателями ECM-Journal своим мнением о роли секретаря во внедрении систем электронного документооборота.

ECM-Journal: Галина Валентиновна, как Вы считаете, что нужно нашим предприятиям, чтобы перейти на новый уровень работы с документами?

Галина Валентиновна: Я считаю очень важным, чтобы на предприятии была разработана политика в области управления документами, целью которой является управление аутентичными, достоверными документами, способными поддерживать управленческие функции.

ECM-J: А почему Вы считаете это важным?

Г.В.: Убеждена, что без предварительной тщательной подготовки к процессу управления документами никакая самая хорошая система электронного документооборота не поможет. Я весной принимала участие в обучении на семинаре ВНИИДАД по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. И было очень жаль, что лекции известных документоведов России по изучаемой тематике мне не удалось прослушать ранее – до внедрения СЭД.

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в этом документе, включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами.

Основными «задачами» предлагаемой методологии являются:

● предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;

● анализ ее деловой деятельности;

● определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;

● оценка систем управления документами, существующих на рынке;

● разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;

● проектирование системы управления документами;

● внедрение системы управления документами;

● обследование системы управления документами после внедрения.

Данная методология не является «линейкой». Эти задачи могут выполняться многократно, в том числе частично или постепенно.

ECM-J: Когда, по Вашему мнению, реально руководители начнут пользоваться системами электронного документооборота?

Г.В.: Начну с лирического отступления. В один из летних дней несколько лет назад мы увидели у соседа по даче электрический триммер. Оценив эффективность его использования, мы тут же купили аналогичный.

Примерно так же руководитель оценивает перспективность решения о переходе к системе электронного документооборота. Эффективность использования СЭД в работе предприятий, аналогичных по направлению деятельности, количественному составу работников, объему документооборота заставляет его задуматься. А современные требования, предъявляемые к работе с документами, несомненно, создают предпосылки к переходу на более современные технологии работы с документами.

Если говорить о работе в СЭД самих руководителей, то даже самые продвинутые пользователи из числа топ-менеджеров, к сожалению, далеко не всегда располагают временем для полноценной работы в СЭД и в большей мере используют ее как информационно-справочную базу. Здесь уже секретари вступают в их роль (на основе замещения).

ECM-J: Каков типичный портрет секретаря-референта сейчас? Чем он отличается от идеального секретаря современной компании?

Г.В.: Идеальные секретари, несомненно, существуют. Я бы отметила такие их отличительные черты, как хорошее знание основ делопроизводства, иностранных языков, делового протокола, а также, возможно, высшее образование по направлению деятельности предприятия.

К сожалению, в отдельных случаях мы имеем на практике две крайности.

Первая — это секретарь с многолетним опытом работы, великолепный помощник руководителя, но не использующий в своей работе требования последних нормативных актов, регулирующих работу с документами. В силу большой загрузки он зачастую не имеет возможности, а и иногда даже желания повышать квалификацию по принципу: «Мы всегда так работали». Такой тип секретаря консервативно относится к внедрению СЭД. А если и участвует в ее внедрении, то нагрузка на секретаря резко возрастает, поскольку в отдельных случаях приходится вести параллельно два потока – бумажный и электронный.

Второй тип – это молодые секретари-референты, очень позитивно настроенные на внедрение СЭД, но, к сожалению, не имеющие опыта работы и той интуиции, которая позволяет старому опытному работнику очень быстро ориентироваться и принимать решения в трудных ситуациях.

ECM-J: Достаточен ли уровень образования делопроизводителей сейчас? Каких знаний не хватает делопроизводителям?

Г.В.: Современные требования к делопроизводству, его сегодняшняя нормативно-правовая база, новейшие технологии, используемые в работе, — все это часто остается за бортом рабочего места делопроизводителя. Свои семинары я всегда начинаю со слов благодарности в адрес руководителей, которые не жалеют средств и реально готовы оценить эффект от повышения квалификации работников служб делопроизводства. Конечно, многое можно узнать из журналов, материалов сайтов, статей известных Российских документоведов, но это не заменяет в полной мере той атмосферы, которая присутствует на семинарах для работников служб делопроизводства, и того обмена опытом, которым они спешат поделиться с коллегами.

ECM-J: Как Вы считаете, какие факторы способствуют тому, что делопроизводители активно участвуют в процессе внедрения систем электронного документооборота?

Г.В.: Во-первых, наличие множества трудностей в организации делопроизводства до внедрения СЭД. Если система начинает помогать секретарю – то он становится на ее сторону. Во-вторых, важен уровень подготовленности секретаря в освоении компьютера. Если уровень хороший, то и секретарь будет активным при внедрении.

Кроме того, не последним фактором является личное общение с сотрудниками компании-внедренца. Если оно доверительное, то это помогает быстро решить все вопросы.

ECM-J: Были ли у Вас запоминающиеся случаи, после которых сотрудники, ранее настроенные против использования системы, становились ее активными пользователями и сторонниками?

Г.В.: Признаюсь, будучи назначенной руководителем проекта внедрения СЭД DIRECTUM, я сама поначалу была охвачена чувством: «Не понимаю, не справлюсь». А теперь говорю: «Внедрять СЭД на предприятии сегодня необходимо». Более того, для специалистов, участвующих во внедрении СЭД «с нуля», система становится любимым детищем. И такие сотрудники будут оказывать консультации по работе в системе, привлекать к ее работе новых специалистов и не откажутся от дальнейшего участия в работе по ее совершенствованию и продвижению. Электронный документооборот проникает во всю работу предприятия и становится его неотъемлемой частью.

ECM-J: Что бы вы пожелали читателями ECM-Journal и вообще специалистам по делопроизводству, которые только столкнулись с темой электронного документооборота?

Г.В.: Хочется пожелать всем участникам внедрения систем электронного документооборота успехов, терпения и взаимопонимания в процессе решения поставленных задач по оптимизации ДОУ предприятия.

ECM-J: Спасибо.

Источник: Эксклюзивно для ECM-Journal

Источник: ecm-journal.ru

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

• внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
• внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

• формирует и ведет документные базы данных
• решает проектные задачи
• регистрирует поступившую документацию
• принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
• ведет переговоры с клиентами
• контролирует исполнение официальных приказов
• организует совещания и приемы
• налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
• выполняет распоряжения начальства
• создает деловую атмосферу в фирме
• контролирует сроки хранения документов

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

• знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
• участвовать в проектной работе компании
• запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
• сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
• предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
• требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
• отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Ответственность

В должностной инструкции также есть параграф про ответственность делопроизводителя. Ответственность наступает в том случае, если секретарь делопроизводитель исполняет свои обязанности ненадлежащим образом. Ответственность также предусмотрена за материальный ущерб организации и за правонарушения, совершенные в ходе работы. В случае нарушения руководством принимаются ответные меры: выговоры, штрафные санкции или увольнение.

Ответственность работника регулируют Гражданский и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное. Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией. Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания. Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д. Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы. Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием. Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя – это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

К основным правилам этикета относятся:

• пунктуальность
• организованность
• презентабельный внешний вид
• вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
• обращение на «вы»
• соблюдение коммерческой тайны
• умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
• навык ведения деловых переговоров
• умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

1. Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
2. Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
3. Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
4. Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
5. Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
6. Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации. Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции.

В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю. Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Источник: pravodeneg.net