Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих фирмах секретарь, на которого возложено делопроизводство, использует компьютер как пишущую машинку с памятью для набора и распечатки текстов. В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы, прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива.
Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. При этом перед сотрудниками компании встает задача выбора программного обеспечения из всего разнообразия программных продуктов, имеющихся на рынке. Это очень ответственная задача, так как от того, насколько выбранный аппаратно-программный комплекс будет отвечать задачам данной организации, учитывать ее специфику работы и потребности сотрудников, зависит успешность внедрения и эффективность использования выбранного программного комплекса.
Секретарь. Личный помощник. Бизнес-ассистент. Как грамотно построить карьеру?
Многие организации имеют свою компьютерную службу. В небольших организациях — это один-два специалиста, в средних и крупных — IT-отделы и департаменты, даже в самых маленьких фирмах есть хотя бы один сотрудник, на которого возложено обеспечение работы компьютерного парка организации.
Однако в IT-подразделениях работают специалисты именно по компьютерной технике: программисты, системные администраторы, инженеры технической поддержки. Это люди, которые прекрасно разбираются в компьютерной технике, могут установить и обеспечить работоспособность программного обеспечения. Но естественно, что они, как правило, не разбираются и не должны разбираться в технологиях документирования бизнес-процессов, в организации работы с документами, в документообороте компании и в делопроизводстве в целом. Поэтому определить требования, предъявляемые к программам автоматизации делопроизводства, могут только сами сотрудники делопроизводственной службы, в частности, секретари, секретари-референты и особенно секретари руководства организации, поскольку именно к ним чаще всего предъявляются самые высокие требования по оперативности и полноте поиска необходимой информации и документов.
Соответственно, как руководитель и сотрудники службы ДОУ организации, так и секретари-референты компании, секретари руководства и подразделений обязательно должны принимать самое активное участие, взаимодействуя с IT-службой, в определении требований при выборе как системы автоматизации делопроизводства в компании, так и других систем автоматизации работы с документами и управления бизнес-процессами.
Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей
Некоторые организации приходят к решению поручить создание (написание) программы своим штатным программистам, аргументируя это тем, что, с одной стороны, это будет дешевле, так как программисты выполнят эту работу в рабочее время в рамках зарплаты, а с другой — будет создана программа, полностью соответствующая требованиям сотрудников организации. Кроме того, программисты, написавшие программу, могут легко осуществлять ее поддержку, обеспечивать ее дальнейшее развитие и модификацию по мере появления новых требований к программе. Безусловно, такой подход также имеет право на существование, однако важно учитывать и проблемы («подводные камни») такого решения.
Во-первых, при разработке программы «на заказ» еще большее значение имеет тщательно и самым детальным образом составленное техническое задание. Как правило, мало в какой организации есть высококвалифицированные документоведы, способные самым детальным образом расписать все делопроизводственные технологии, учесть все нюансы работы с документами.
Из этого вытекает вторая проблема — сроки разработки и внедрения. Если массовый программный продукт в типовой организации настраивается за два-три месяца, то написание программы с «нуля» в среднем занимает порядка полугода.
Потом начинается процесс внедрения и отладки: программа ставится на рабочие места секретарей и других пользователей, которые пробуют с программой работать. Сразу выясняется, что какие-то операции не работают или работают неправильно. Дальше идет процесс доработки и исправления программы. Наконец программа полностью действует.
Секретари и сотрудники начинают вводить в нее документы. В этот период пробной эксплуатации, как правило, обязательно возникают новые, не учтенные в техническом задании требования к программе, так как сразу учесть все детали практически невозможно. Программа опять дорабатывается, модифицируется и заново настраивается.
Все это время секретари, делопроизводственный персонал продолжают выполнять свою обычную работу, плюс параллельно вносят документы, информацию в программу, тем самым, дублируя свою работу. Причем в ходе настройки периодически данные могут пропадать, и каждый раз все необходимо заносить заново. Таким образом, в период внедрения программы, а он обычно занимает несколько месяцев, иногда доходя до года, секретарям и другим сотрудникам службы ДОУ приходится выполнять двойную работу, нагрузка на сотрудников существенно возрастает, что может сформировать в коллективе негативное отношение к идее автоматизации в целом.
Преимуществом собственной разработки является то, что в организации остаются исходные коды. Кроме того, важно, чтобы программа была написана на распространенной платформе и на одном из широко известных языков программирования. Известны случаи, когда после увольнения программиста оказывалось, что найти другого, который смог бы продолжить работу, крайне сложно и дорого, и проще начать все сначала.
Резюмируя вышеизложенное, можно все-таки рекомендовать в первую очередь рассматривать уже существующие на рынке программные продукты, уже имеющие опыт внедрения в различных организациях. Выбор типовой программы, уже работающей в десятках, сотнях и даже тысячах организаций, гарантирует, что по мере изменения требований и законодательства будут выпускаться новые версии программы и будет осуществляться техническая поддержка. Важно также учитывать, что сегодня стандарты в области межведомственного документооборота и архивного хранения документов находятся в стадии разработки и обсуждения. После принятия соответствующих стандартов неизбежно встанет вопрос обеспечения совместимости имеющихся автоматизированных систем с федеральными и международными стандартами. Все крупные фирмы — разработчики программ обязательно выпустят соответствующие конвертеры, модули, обеспечивающие экспорт — импорт данных в стандартных форматах, а компании, использующие нестандартное программное обеспечение, окажутся перед лицом этой проблемы.
На что же, прежде всего, следует обратить внимание и что необходимо записать в техническом задании, списке требований секретарю организации:
1) Регистрация документов. Программа должна поддерживать не только регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов организации, но и регистрацию, и постановку на контроль поручений руководства.
2) Контроль исполнения. Каким именно образом будет осуществляться контроль. В простейшем случае это списки неисполненных документов, которые выводятся на экран по запросу пользователя. В более продвинутых системах оповещения о приближающемся сроке исполнения могут рассылаться по электронной почте или быть выполнены в виде автоматически всплывающих окон со списком неисполненных.
3) Адресная книга. Секретарь обязательно должен иметь доступ к справочнику — общей адресной книге, в которую канцелярия вносит все сведения по поступившему документу. Это позволяет секретарю быстро соединить руководителя с автором рассматриваемого руководителем документа.
4) Организация движения документов. Использование заранее заложенных в программу маршрутных схем позволяет кардинально ускорить процесс согласования даже самых сложных документов.
5) Использование шаблонов документов. Создание набора шаблонов для всех типовых управленческих ситуаций существенно ускоряет работу: не тратится время на продумывание, составление и оформление документа, достаточно выбрать нужный шаблон с уже заложенным в него оформлением и типовым трафаретным текстом и вставить переменную информацию.
6) Возможность интеграции с системой архивного хранения документов. Очень важно, чтобы документы, завершенные делопроизводством, могли легко передаваться в архив и, чтобы в то же время существовал единый интерфейс поиска и просмотра документов, как текущего делопроизводства, так и документов за прошлые годы.
7) Настройка пользовательского интерфейса. В зависимости от выполняемых обязанностей сотрудники организации могут нуждаться в разной функциональности и разной настройке программы. Важно, чтобы интерфейс рабочего места секретаря, секретаря-референта был максимально эргономичным, позволял быстро вводить запросы и получать на экран, распечатывать всю необходимую информацию по документам и сами документы.
8) Удаленный доступ. Если достаточно часты ситуации, когда секретарю, сопровождающему руководителя в служебной командировке, может потребоваться получить оперативный доступ к документам, найти нужную информацию в документах компании, то в этом случае надо обратить внимание на наличие возможностей для защищенного удаленного доступа к документам.
В целом, тщательно продумав требования, предъявляемые к программе, секретарь, секретарь-референт упростит себе дальнейшее освоение и использование нового программного обеспечения и сможет существенно повысить эффективность своей работы.
Источник: studbooks.net
Программное обеспечение секретаря-референта
Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю- референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:
— ввода, подготовки и редактирования документов;
— ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
— обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работ над документами;
— осуществления контроля исполнения документов;
— хранения и поиска документов (создания баз данных);
— приема и пересылки документов;
— систематизации документов, формирования папок (дел);
— подготовки к архивному хранению и их архивирования.
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.
Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.
Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются:
— Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;
— Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ “OPTIMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»;
— Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;
— Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемые компанией «ВестьМетатехнология».
Системы КонсультантПлюс стали неотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтеров и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы КонсультантПлюс позволяют специалистам успешно решать весь комплекс правовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.
Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как для предприятия в целом, так и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного пользователя.
При установке пакетов учитываются такие факторы, как сфера деятельности предприятия, его масштаб, структура, территориальное расположение, международные связи. Основой для формирования пакета являются системы по федеральному и региональному законодательству. Технология КонсультантПлюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любых компьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.
Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word и др.)
При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. программы включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.
Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК.
Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 97, Word 2000.
В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают создавать конкретный документ – стандартное, изысканное и современное письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа, подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2000 можно не только обнаружить ошибки, но и узнать, почему необходимо внести исправление. Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и пунктуации.
Созданные в текстовом редакторе документы запоминаются, хранятся и пересылаются в виде файлов или выводятся на печать на бумажный носитель.
Список литературы
1. Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.
3. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005.
4. Дейт К. Введение в системы баз данных. М.: Диалектика, 1998.
5. Дрогобыцкий И.Н. проектирование автоматизированных информационных систем: организация и управление. – М.: Финансы и статистика, 1992.
6. Елинова Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций.- Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004.
7. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Секретарь-референт
Область применения программы
Управление рабочим временем руководителя (Тайм-менеджмент), планирование и фиксация результатов совещаний, контроль исполнения решений и поручений. Организация делопроизводства, контроль исполнительской дисциплины, ведение электронного каталога документов и работа с ним, работа с архивами документов прошлых периодов. Программа может успешно использоваться аппаратом руководителя организации для управления работой по исполнению поручений приказов, указаний, распоряжений.
Характеристики
Разработчик: Софт Трейд
Тип: Офисные программы
Страна-производитель: Россия
Платформа: Microsoft Windows
Тип поставки: Электронная лицензия
Полное описание
Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 Express Edition и максимально задействует ее производительность и масштабирование.
Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.
Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.
Всем пользователям устанавливается единое клиентское приложение по количеству приобретенных клиентских лицензий. Приобретаемый базовый пакет программы изначально включает 3-х пользователей, из них 1 пользователь наделяется правами администратора БД. Права доступа пользователей, справочники, состав полей в карточках и Журналах, а также настройки определяются администратором БД. При необходимости можно приобрести любое число пользовательских лицензий.
Наряду с основной функцией по автоматизации работы секретаря-референта, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины.
Все уведомления Исполнителям формируются в программе «Секретарь-референт» и дублируются по имеющимся у организации почтовым системам.
В программном комплексе мы активно используем такую форму как «Поручение руководителя». Это значительно расширяет функциональность и эффективность программы и предоставляет руководителю и секретарю-референту широкие контрольные функции. В целом, получаем такой важный управленческий эффект от работы программы как эффективное использование рабочего времени и повышение исполнительской дисциплины на предприятии.
Основными объектами учета в программе являются:
•Расписание руководителя
•Приказы
•Поручения
•Совещания
•Задачи
Дополнительные (компонента «Учет корреспонденции»)
•Входящие документы;
•Исходящие документы;
Вспомогательные сервисы
•Печать конвертов;
•Формирование «Списка почтовых отправлений»
•Сканирование документов (поточное)
•Шаблоны и СТП;
Всего в системе 3 категории пользователей:
• Руководитель
• Секретарь-референт
• Исполнитель
Архитектура программного комплекса
«Секретарь-референт» — это три взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Руководитель, АРМ «Секретарь-референт» и АРМ «Исполнитель».
АРМ «Руководитель»
— Удобный просмотр Расписания (на день, неделю, месяц);
— Планировать совещания;
— Контроль исполнения решений и поручений;
— Просмотр Протокола любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
— Просмотр переписки.
— Формирование Поручений и Указаний.
АРМ «Секретарь-референт» (с правами администратора БД)
-Отслеживать ход исполнений поручений;
-Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;
-Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания.
-Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений.
-Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;
-Вести учет собственных задач.
АРМ «Исполнитель»
-Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения, участия в совещании;
-Просмотр своей корреспонденции и поручений;
-Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)
-Формирование отчетов по своим документам;
-Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия;
-Использование типовых бланков из раздела «Шаблоны и СТП» ;
-Доступ к актуальным документам (Инструкциям и Положениям, составляющих стандарты предприятия).
Преимущества
•Исключает двойное ведение Расписания руководителем и секретарем-референтом.
•Обеспечивает хранение материалов Совещаний;
•Укрепляет исполнительскую дисциплину.
•Исключает затраты на лицензии ПО третьих фирм. Весь функционал находиться в одной программе.
•Стоимость компоненты не зависит от количества рабочих мест.
•Низкая стоимость владения.
Источник: avis-media.com