При количестве сотрудников до 10 человек всё это можно осуществлять вручную, однако на предприятиях, где работают 10-100 сотрудников, это будет уже сложно, а если в компании больше 100 человек, то автоматизация кадрового делопроизводства совершенно необходима.
Почему нужно автоматизировать кадровое делопроизводство
Все причины, по которым автоматизация кадрового отдела становится почти неизбежной, можно поделить на 2 группы:
- Повышение скорости
Задержки в выдаче справок сотрудникам и в обработке заявлений затягивают решение проблем, ухудшают репутацию отдела кадров и предприятия в целом. Если скорость работы отдела кадров не соответствует нагрузкам, то нерешённые проблемы накапливаются.
- Уменьшение количества ошибок
При работе по старым принципам проверять документы и данные тоже приходится вручную, поэтому неизбежны ошибки.
Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учёте рабочих часов, заработной платы, налоговых отчислений. Всё это может привести к потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны государственных органов.
Организация работы отдела кадров
«Чистота» документации и всего предприятия в целом в глазах государственных органов – одна из важнейших целей кадрового администрирования и проведения автоматизации.
Вторая не менее важная цель – повысить эффективность работы отдела кадров, от которой напрямую зависит эффективность предприятия в целом.
Преимущества автоматизации отдела кадров
Качественная автоматизация отдела кадров позволяет решить следующие задачи:
- Ускорение рутинных процессов (автоматическое формирование документов по шаблонам, учёт рабочего времени, начисление зарплаты);
- Упрощение процессов поиска и подбора сотрудников;
- Быстрый учёт и внедрение новых правил работы с документами, правил подачи документов, которые меняются каждый год;
- Появление системы учёта кадров и общей базы данных, куда заносится вся информация. Каждый сотрудник предприятия (соответственно своему уровню доступа) может эту информацию оперативно получить;
- Упрощение самого документооборота отдела кадров. Вместо бумажных документов или файлов Excel работа ведётся непосредственно через интерфейс системы автоматизации;
- Напоминание о приближении сроков подачи документов в налоговые и другие органы;
- Сокращение затрат времени на любые процессы;
- Уменьшение количества ошибок во всех процессах.
Исходя из этого, очевидно, что автоматизация кадров должна проводиться на каждом предприятии.
Причины по которым не все компании автоматизировали отдела кадров
Здесь есть несколько затруднений, с которыми желательно разобраться перед тем, как автоматизация учета кадров и документооборота отдела кадров будет запущена в действие.
- Сложности при внедрении автоматизации кадрового учёта
Одна из основных сложностей связана с тем, что автоматизация кадрового учета часто подразумевает
Первые шаги специалиста по кадрам в новой компании
иной подход к кадровой работе в целом и к отдельным процессам в частности. Чтобы получить желаемый результат, полезно принять во внимание следующее.
- Количество согласующих лиц
В идеале, их должно быть, как можно меньше. Если сотрудник обращается в кадровый отдел, то происходит контакт «сотрудник – работник отдела кадров». В особых случаях может потребоваться согласование с начальником кадрового отдела, либо с руководителем всего предприятия (или подразделения). Но чем больше в эту цепочку внедряется разных руководителей и заместителей (например, руководитель отдела, где работает сотрудник, причём таких руководителей может быть несколько на разных уровнях – бухгалтерия, директор; генеральный директор), тем сложнее и дольше становится путь решения каждой задачи.
- Формирование отчётов по шаблонам
Такой путь формирования позволяет уменьшить затраты времени, при этом шаблоны будут соответствовать требованиям законодательства. Но для этого придётся переучить персонал, чтобы все документы формировались единообразно.
- Разумная автоматизация
Под разумностью понимается необходимость добиться того, чтобы автоматизация кадрового делопроизводства затрагивала только те сферы, которые правда в ней нуждаются.
Поставив задачу «автоматизировать всё что можно», придётся потратить очень много усилий при внедрении, да и впоследствии автоматизация отдельных процессов может не упростить, а усложнить их.
Этапы автоматизации отдела кадров
Любая модернизация бизнес-процессов начинается с целей и задач. Поэтому важно чётко решить, какие трудности нужно преодолеть. Например, повысить скорость работы отдела кадров, избежать задержек в подаче налоговых документов.
- Подготовка персонала к внедрению системы автоматизации. Это касается как моральной подготовки, так и обучения;
- Выбор системы автоматизации;
- Внедрение системы;
- Тестирование;
- Доработка;
- Начало использования;
- Оценка эффективности автоматизации и внесение доработок.
Последний пункт требуется повторять регулярно, чтобы автоматизация кадровой службы действительно приносила нужный результат.
В заключение особо отметим, что автоматизация делопроизводства отдела кадров неотделима от автоматизации данного отдела в целом, которая также является частью комплексной автоматизации компании. По этой причине есть смысл с самого начала работать «на перспективу»: если идея автоматизации зародилась именно в отделе кадров, то впоследствии её полезно расширить на всю компанию. Если же другие отделы и бизнес-процессы уже автоматизированы, то автоматизация управления кадрами должна быть с ними интегрирована для достижения лучшего результата.
Также вы можете узнать больше об аудите в кадровом учете из нашей статьи – «Аудит в кадровом учете», а также в целом о кадровом учете – «Кадровый учет – что нужно знать»
Кроме того, вы можете почитать о системах автоматизации управления персоналом в нашей статье –«Типы систем автоматизации управления персоналом»
Источник: id.buhta.com
В каких программах работает отдел кадров
Глава 5. Компьютеризация работы кадровой службы
Компьютеризация – это процесс внедрения компьютерной технологии во все сферы человеческой деятельности, в том числе и деятельности, связанной с обеспечением заинтересованных лиц информационными ресурсами. Цель такой деятельности, в конечном счете, – облегчить доступ к информации и работу с ней.
5.1. Компьютер – помощник кадровика
Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации кадровой службы (отдела).
Кадровик сегодня должен быть не только квалифицированным работником, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.
В настоящее время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие функции:
1) составлять штатное расписание;
2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;
3) оформлять прием сотрудников;
4) вести Личные карточки;
5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);
6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);
7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);
8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;
9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;
10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;
11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);
12) вести учет листков нетрудоспособности;
13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;
14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;
15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;
16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);
18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);
19) формировать первичные учетные документы:
а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;
б) № Т-2 «Личная карточка работника»;
в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;
г) № Т-3 «Штатное расписание»;
д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
ж) № Т-5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
и) № Т-7 «График отпусков»;
к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;
л) № Т-8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;
м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;
н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;
о) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.
И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.
А насколько облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и все – данные перед вами и это занимает не более двух минут.
Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового работника.
5.2. Выбор программного обеспечения
Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.
Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.
Одной из самых популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.
Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс кадровой службы – «БОСС-кадровик».
Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.
«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.
Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система «Военно-учетный работник (орган) организации «Гран-ВУР».
Система позволяет:
1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);
2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.
Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.
Функциональные возможности системы:
1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;
2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;
3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;
4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);
5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);
6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);
7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;
8) автоматизированная генерация именного списка граждан, предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы работников, имеющих мобпредписание;
9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;
10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».
Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.
С помощью системы «Фараон» можно:
1) эффективно организовать свою работу;
2) развить целостное представление о своей компании;
3) оперативно решать поставленные задачи;
4) использовать современные компьютерные технологии;
5) легко получать любую информацию о персонале;
6) вести делопроизводство согласно законодательству;
7) построение организационной структуры.
Программный продукт «Документационное обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:
1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;
2) удобный поиск по базе документов;
3) печать документов;
4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.
Многообразие программ для кадровых служб просто удивляет. Часто они просто дублируют друг друга, поэтому необходимо тщательно подходит к выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к специфики вашей деятельности. При выборе программы не помешает обратиться к специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка, есть и в вашей организации.
Источник: www.xliby.ru
Кадровое делопроизводство – функции и виды
Любая организация, которая использует труд наемных работников, должна документально оформить с ними трудовые отношения. Это позволяет зафиксировать права и обязанности обеих сторон, определить степень ответственности, продолжительность сотрудничества, размер вознаграждения и возможные штрафные санкции, обозначить прочие условия взаимодействия. Документирование трудовых отношений – это не просто формальность, а возможность защитить интересы и работодателя, и работника, получить определенные гарантии в случае разногласий, регламентировать деятельность компании. Все эти и многие другие вопросы находятся в ведении специалистов по кадрам и составляют основу кадрового делопроизводства. Разберемся, что это такое и какие задачи позволяет решить.
Кадровое делопроизводство: что это и его особенности
Главный ресурс любой компании – это ее персонал, люди, которые создают продукты, оказывают услуги, обеспечивают эффективную работу всей организации, ее конкурентоспособность, устойчивость и как итог – финансовый результат. Отношения предприятия и его работников регулируются трудовым законодательством и должны быть задокументированы в строгом соответствии с действующими правилами и нормативами. Это упорядочивает и систематизирует трудовые отношения, дает определенные гарантии как предприятию, так и его служащим: компания стабильно работает и получает прибыль, люди выполняют свои обязанности и регулярно получают зарплату, а в будущем могут рассчитывать на пенсию, определенные льготы, пособия и прочие выплаты. Организация и документальное сопровождение взаимодействия предприятия и его персонала – это основные составляющие кадрового делопроизводства. Кадровая документация отражает все передвижения сотрудников внутри компании, прием новых и увольнение действующих работников, график отпусков и рабочего времени, зафиксированы все права и обязанности как персонала, так и работодателя.
При возникновении спорных моментов и в случае обращения в судебные инстанции от того, насколько правильно оформлена кадровая документация, будет зависеть очень многое. Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства имеет принципиальное значение, независимо от того, сколько человек трудится в компании.
Главная цель кадрового делопроизводства и его задачи
Выстроить стабильно функционирующую систему работы с кадровой документацией – вот основная цель организации и ведения кадрового делопроизводства. Его ключевая задача – обеспечить правильное оформление всех этапов взаимодействия, всех нюансов трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Для этого необходимо решить ряд подзадач:
- обеспечить документальное сопровождение трудовых отношений в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства;
- создать организационно-правовую базу для трудовых отношений компании-работодателя и персонала (например, в виде правильно оформленной документации: корректно составленный трудовой договор с четкими формулировками, не допускающими разночтений, в равной степени выгодны как руководителю компании, так и его сотрудникам);
- выстроить систему управления персоналом, которая будет максимально соответствовать стратегическим целям руководителя;
- упорядочить взаимоотношения работодателя и его сотрудников посредством документального закрепления их прав и обязанностей;
- участвовать в разрешении трудовых споров (кадровые документы могут стать одним из важных доказательств в случае разбирательств в суде).
Кадровая документация делает трудовые отношения более прозрачными, устанавливает правила игры для всех участников этих отношений и помогает избежать путаницы и недопонимания. Соблюдение этих правил делает взаимодействие работодателя и персонала комфортным: одна сторона получает чувство стабильности и защищенности, вторая – инструмент для эффективного управления процессами.
Ключевые функции кадрового делопроизводства
Итак, кадровое делопроизводство позволяет упорядочить трудовые отношения, обозначить права и обязанности и разграничить зоны ответственности все сторон этих отношений. Рассмотрим его основные функции:
- документальная фиксация любых изменений и передвижений в кадровом составе: прием новых сотрудников, повышение или перевод в другой отдел, на другую должность (в горизонтальной плоскости), обучение персонала, командировки, больничные, очередной отпуск или отпуск без сохранения содержания, дисциплинарные взыскания или премии, увольнение или сокращение;
- четкое регламентирование трудовых отношений;
- разработка внутренних организационных документов (например, графика отпусков, штатного расписания), проектов и форм документов, их согласование с руководством, актуализация;
- обеспечение максимальной прозрачности во взаимоотношениях работодателя и его наемных сотрудников;
- обеспечение сохранности кадровых документов и ведения архива;
- предоставление отчетов о сотрудниках компании в государственные фонды, надзорные органы;
- учет рабочего времени сотрудников и предоставление в бухгалтерию сведений, необходимых для расчета отпускных или компенсаций за неиспользованный отпуск;
- ведение кадрового учета и предоставление руководителю актуальной информации о персонале, которая необходима для выявления проблемных мест, оптимального использования имеющихся ресурсов, принятия важных управленческих решений и т. д.
Порядок ведения всего документооборота, связанного с персоналом, и полный перечень функций, которые ему отводятся, закреплены в инструкции по кадровому делопроизводству и зависят от конкретной организации.
Виды документов и основные направления кадрового делопроизводства
Все этапы взаимодействия работодателя и его сотрудников, все кадровые процедуры требуют документального сопровождения. Поэтому кадровое делопроизводство ведется в нескольких направлениях:
- подготовка пакета документов для трудоустройства новых работников (для этого разрабатывается трудовой договор, прописываются должностные инструкции, оформляются кадровые приказы, ведутся личные дела и трудовые книжки, заполняются личные карточки сотрудников);
- увольнение работников с соблюдением ТК РФ;
- разработка локальных нормативных документов, регламентов взаимодействия, положений, приказов, инструкций (это могут быть, например, положение о премировании сотрудников, о защите персональных данных, о командировках и отпусках, о материальной ответственности, соглашение о конфиденциальности или правила внутреннего трудового распорядка);
- разработка правил и инструкций по охране труда;
- консультирование персонала по вопросам, связанным с трудоустройством (например, в случае реорганизации предприятия или его ликвидации);
- подготовка отчетов для пенсионного фонда, военкомата, центров занятости и т. д.
Таким образом, в ведении специалиста по кадровому делопроизводству находятся:
- персональные документы (личная карточка сотрудника, его личное дело и трудовая книжка);
- документы организационно-правового характера (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и должностные инструкции);
- договорная документация (индивидуальные трудовые договоры или коллективное соглашение (договор));
- информационно-справочная документация (входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция);
- учетная кадровая документация (например, книги и журналы учета);
- распорядительная документация (приказы, касающиеся личного состава).
Стоит отметить, что документы могут быть обязательными для всех компаний (независимо от численности персонала, масштабов и форм организации предприятия), рекомендованными (решение об оформлении таких документов принимает работодатель) и обязательными для определенного вида работ (узкоспециализированными).
Кто должен вести кадровое делопроизводство в компании?
Документально оформлять все кадровые процедуры, вести кадровый учет обязаны все работодатели – и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Как организовать кадровое делопроизводство и кому поручить его ведение – решает работодатель. Как правило, это зависит от численности штата и финансовых возможностей предприятия. Рассмотрим основные варианты:
- Отдел кадров (или кадровая служба). Потребность в таком спецподразделении появляется у крупной компании с большим штатом сотрудников. В соответствии с рекомендациями на одного кадровика должно приходиться не более 200-250 человек. Зона ответственности отдела кадров – только кадровое делопроизводство и все, что с ним связано.
- Инспектор по кадрам (или менеджер по персоналу). Штатная единица специалиста по кадровому делопроизводству вводится на небольших предприятиях. Функции кадровика может выполнять и внешний специалист – по договору аутсорсинга.
- Внутренний совместитель. Если численность штата недостаточно велика или бюджет компании не позволяет содержать отдельного специалиста по кадрам, его функциональные обязанности может выполнять на условиях совмещения секретарь, офис-менеджер или бухгалтер. Согласно требованиям трудового законодательства, дополнительная нагрузка возможна только с согласия работника и за дополнительную плату. Причем совмещение должностей не должно сопровождаться увеличением продолжительности рабочего дня.
- Руководитель. Такое возможно, если компания создана недавно, а численность персонала не превышает 20 человек.
В любом случае специалист, которому предстоит вести кадровое делопроизводство, должен хорошо разбираться в трудовом законодательстве, владеть основами бухучета, ведения отчетности, уметь работать в специализированных программах и справочных системах, обеспечивающих правовую поддержку. За отсутствие кадрового учета и кадрового делопроизводства предусмотрены штрафные санкции.
Разобраться в тонкостях документационного обеспечения управления предприятием поможет один из курсов в нашей Академии.
Социальная реабилитация – виды и проблемы
Расскажем о том, что такое социальная реабилитация, кто в ней нуждается и по каким причинам. Поговорим об основных видах социальной реабилитации, о задачах, которые она помогает решить, обозначим ее уровни и этапы, а также обсудим проблемы, которые мешают ее реализации.
Детские страхи – причины, способы преодоления
Расскажем, откуда берутся страхи, нормально это явление или нет, разберемся, что могут сделать родители и психолог для преодоления детских страхов.
Кто такой конфликтолог и чем он занимается
Развернутое описание профессии конфликтолога, ее основных направлений, преимуществ и проблемных моментов. Предлагаем ознакомиться с основными задачами, которые решает специалист по урегулированию конфликтов и какие функциональные обязанности он выполняет, разобраться с тем, какие знания и личные качества нужны хорошему конфликтологу и где можно получить эту профессию.
Источник: nadpo.ru