В каких программах работает менеджер по подбору персонала

Подбор, наем, онбординг, обучение персонала отнимают много сил и времени. HR-службы перегружены рутиной и большим объемом данных, из-за чего специалисты часто ошибаются в оценке, необъективны в отборе соискателей. Огромный объем работы отрицательно сказывается и на коммуникации HR-отдела с кандидатами. В результате наем занимает много времени и дорого обходится бизнесу.

CRM для управления персоналом, или HRM, упрощает работу рекрутеров и помогает отбирать лучшие кадры. Подробнее об этом инструменте и особенностях его внедрения читайте ниже.

Зачем нужна CRM-система в рекрутинге и HR

CRM для эйчаров автоматизирует высокочастотные однотипные задачи. Например:

• Собирает единую базу кандидатов. В CRM поступают и хранятся вакансии и резюме потенциальных сотрудников из разных каналов.
• Сохраняет всю коммуникацию с претендентами. В CRM попадает переписка и созвоны с кандидатами на разных этапах. Можно настроить автоматическую email-рассылку по шаблонам (например, с приглашением на собеседование или отказом). Кроме того, ПО можно интегрировать с мессенджерами и тогда общаться с претендентами можно в удобном для них формате.
• Строит и отслеживает воронку найма.
• Создает отчетность. В CRM можно проанализировать скорость закрытия вакансий, расходы, источники кандидатов, загрузку HR-менеджеров.

Без автоматизации рекрутеру приходится обрабатывать и держать в уме большой объем информации. Процесс отбора, коммуникации с претендентами, найма и управления персоналом замедляется — в результате компания упускает перспективных кандидатов, а новые сотрудники приступают к обязанностям позже. Это чревато дополнительными затратами на подбор персонала. CRM избавляет от этих проблем.

Специалист по подбору персонала: кто это?

Основные возможности

HR-службе потребуются следующие функции CRM:

• База кандидатов. Программа собирает данные о соискателях с сайтов вакансий и упорядочивает их. Сведения заносятся в карточку претендента и всегда находятся под рукой.
• Автоматическая воронка для соискателей. В системе можно менять статусы кандидатов по мере прохождения этапов найма.
• Оценка претендентов. Карточку кандидата можно дополнить комментариями о выполнении тестового задания и качестве портфолио или впечатлениями по итогам собеседования.
• Исключение дублей. Система оповестит о соискателях, информация о которых уже есть в базе данных.
• Мессенджер. Вы сможете связываться с кандидатами через привычный им канал, не выходя за пределы CRM.
• Шаблоны документов и писем. В CRM можно создавать и заполнять документы в несколько кликов. Система составит, например, персонализированный отказ кандидату — это снимает с рекрутера еще одну рутинную задачу. На основе шаблонов можно настроить приглашение на собеседование, рассылку тестовых заданий, отправку оффера.

Менеджер по персоналу. Кто это?

Как внедрить CRM-систему в рекрутинге и HR

Разработчики предлагают разные CRM: одни рассчитаны только на рекрутинг, другие — на последующее сопровождение кадров, включая онбординг сотрудников. Проанализируйте потребности вашей компании и выделите задачи, для решения которых необходима автоматизация. Посоветуйтесь с эйчарами и выбирайте CRM с учетом их пожеланий.

Оцените следующие параметры:

• ежегодный объем набора;
• возможность доступа к системе внутренних заказчиков (например, чтобы другие отделы могли заполнять заявки на подбор, согласовывать резюме, давать обратную связь по кандидату);
• гибкость системы — хорошо, если продукт можно настроить под задачи компании (например, совместить CRM с внутренней обучающей платформой). Также оцените возможности интеграции системы с популярными мессенджерами, IP-телефонией и другими полезными приложениями;
• объем автоматизации рутинных действий — чем больше типовых задач удастся снять с рекрутера, тем скорее CRM себя оправдает;
• стоимость CRM.

Дайте время HR-отделу на освоение системы. Изучить основные возможности CRM можно онлайн и самостоятельно, с помощью обучающих видео или статей. При необходимости воспользуйтесь услугами специалистов по внедрению CRM — они подключат, настроят программу и обучат сотрудников работе в ней.

Как оценить эффективность

Успех внедрения CRM для подбора персонала оценивают по повышению качества и темпов найма. Уменьшение рутины и автоматизация однотипных процессов позволяет сделать подбор и найм сотрудников более прозрачным, закрытие вакансий — более оперативным.

Если программа выбрана и настроена правильно, следующие метрики улучшатся:

• уровень соответствия кандидатов требованиям должности;
• средний срок и стоимость закрытия вакансии;
• удовлетворенность работой HR-отдела;
• скорость введения сотрудника в должность;
• стаж нанятых работников в вашей организации;
• финансовые результаты компании и другое.

Разумеется, успех найма во многом зависит от профессионализма эйчаров и условий работы. Однако правильно подобранное ПО улучшает и упрощает процесс подбора персонала.

Возможные проблемы

Основные сложности, с которыми вы можете столкнуться при выборе и внедрении системы:

• Неподходящая система. Необходимо отталкиваться от специфики и масштаба компании. Например, для предприятий-гигантов с постоянным потоком соискателей необходимо выбирать систему, которая содержит продуманные инструменты аналитики и настраиваемую воронку найма. Небольшой IT-компании подойдет CRM с возможностью сопровождения и адаптации кандидатов.
• Неудобный интерфейс. Если эйчару приходится тратить время, чтобы найти в CRM раздел с резюме или шаблон оффера, это говорит или о недостатке обучения, или о непродуманной организации инструмента. Во втором случае потребуется настроить расположение часто используемых блоков так, чтобы они всегда были под рукой.
• Технические проблемы. Важно, чтобы техподдержка оперативно реагировала на запросы компании, а разработчики своевременно выпускали обновления программы.

Пример использования

На производственном предприятии наймом сотрудников занимался небольшой HR-отдел. Вакансии размещали на популярных агрегаторах, специалисты отбирали кандидатов вручную, самостоятельно контролировали прохождение испытаний. Скорость закрытия вакансий была очень медленной, рабочие процессы часто простаивали, а предприятие из-за отсутствия нужных специалистов несло убытки.

Руководство компании решило найти и устранить слабые места в работе рекрутеров. Анализ показал следующие результаты:

• эйчары просматривали только 50% откликов;
• процесс отбора и найма специалиста занимал 2 месяца и больше;
• 40% кандидатов, которые подходили под требования вакансий и успешно выполняли тестовое задание, отказывались от собеседования;
• по итогу испытательного срока в штате оставались 60% работников.

На основе анализа сформулировали задачи:

• увеличить объем проверяемых резюме;
• рассматривать заявки специалистов, не соответствующих требованиям вакансии, и заносить их в отдельное хранилище;
• сократить сроки найма, чтобы избежать «переманивания» перспективных кандидатов и простоев в работе.

Решение этих задач оказалось невозможным без автоматизации, поэтому руководство внедрило CRM-систему. Программа отфильтровывала повторяющиеся заявки, создавала карточки соискателей с необходимыми данными и наглядно показывала степень соответствия кандидатов требованиям компании.

Автоматическая рассылка приглашений на собеседование и тестовых заданий освободила время специалистов на индивидуальный анализ резюме. В результате эйчары выбрали не только опытных кандидатов с профильным образованием, но и нескольких перспективных начинающих специалистов. Автоматизация рутины позволила ускорить процесс трудоустройства.

В итоге продолжительность найма сократилась до 15 дней, а испытательный срок смогли пройти 90% претендентов.

Коротко о главном

• CRM для рекрутинга и HR оптимизирует процессы подбора кадров и управления персоналом, снимает с эйчаров рутинные задачи и уменьшает число ошибок.
• Специализированная система позволяет настроить воронку найма и отслеживать прохождение соискателями этапов рекрутинга.
• CRM автоматизирует документооборот, сбор данных и запрашивает разрешение на обработку персональной информации.

Источник: www.bitrix24.ru

HR-менеджер: кто это и чем занимается

Кадровая политика, подбор персонала, организация и проведение собеседований, создание комфортных условий для развития сотрудников – все это функции HR-специалиста не только в крупных компаниях, но и на небольших предприятиях.

В этом материале мы предлагаем вам познакомиться с особенностями профессии менеджера по подбору персонала и разобраться, чем отличается HR-менеджер от других специалистов, работающих в сфере управления кадрами.

Наш эксперт:

Василиса Кулешова

• карьерный консультант, экс-HRBP туристического проекта в Крыму (MRIYA, Resort and spa), эксперт по вопросам управления персоналом

Кто такой HR-специалист

К основным задачам HR (англ. human resource – человеческий ресурс) относится управление сотрудниками компании, разработка корпоративных стандартов работы персонала и формирование кадрового резерва. Иными словами, это тот человек, который помогает компании решить задачу по организации рабочего процесса.

Менеджер по подбору персонала – это специалист, чья работа предполагает поиск новых кадров, их обучение и создание мотивации и комфортных условий для дальнейшей успешной работы и развития навыков, полезных компании.

HR-менеджер может быть как штатным сотрудником компании или кадрового агентства, так и фрилансером. В зависимости от вида занятости, список задач HR варьируется.

Требования к HR-менеджеру и что он должен знать

Как и в любой профессии, требования к сотруднику зависят от должности, на которую его нанимают.

Если компания находится в поисках сотрудника на позицию junior-HR, то от него будут ждать понимание основного функционала HR и знание трудового законодательства РФ. Полезным дополнением к навыкам начинающего HR-менеджера будет умение работать с документацией.

Говоря о наборе навыков опытного HR-специалиста, к минимально необходимым новичкам знаниям о функционале HR и законодательстве РФ добавляются hard skills в области обращения со специализированными утилитами (например, «1С »), организации корпоративных мероприятий и soft skills, связанные с умением общаться с людьми, находить выход из нестандартных ситуаций, решать конфликты.

Кроме профессиональных качеств, будущий работник должен обладать определенными личными характеристиками, такими как:

• адаптивность

• коммуникабельность

• аналитический склад ума

• стратегическое мышление

Чем отличается HR от кадровика?

Кадровик – сотрудник компании, занятый в основном документооборотом. Личные дела сотрудников, воинский учет, график отпусков и иные документы находятся в ведении кадрового специалиста. Также он отвечает за отчетность перед государственными органами.

В основе работы HR-менеджера лежит управление персоналом и создание своеобразной экосистемы предприятия в сфере работы с кадрами: от поиска работников до оценки их эффективности на рабочем месте. Нередко среди HR-сотрудников можно найти выпускников факультетов психологии или социологии.

Перечень задач HR-специалиста шире, чем у кадровика, что отражается на оплате труда.

HR-менеджер и рекрутер: в чем отличия

Рекрутер – сотрудник, чья основная задача заключается в поиске новых сотрудников в компанию.

Чем занимается рекрутер:

• анализирует рынок труда;
• размещает вакансии в доступных источниках;
• просматривает резюме кандидатов;
• проводит собеседования с соискателями;
• организует встречи кандидатов на должность с тем или иным отделом организации.

HR-менеджер – это, как мы и указывали ранее, специалист, ответственный за создание внутренней экосистемы предприятия. В следующем разделе мы подробнее рассмотрим, какие задачи стоят перед HR.

Задачи HR-менеджера

На рынке присутствует множество компаний, находящихся в поисках HR. В зависимости от размеров предприятия и обязанностей, которые хотят поручить сотруднику, перечень задач HR-менеджера может сильно различаться.

Предлагаем вам рассмотреть основные задачи, находящиеся в ведомости HR-специалиста (перечень задач сотрудника будет разница в зависимости от компании, которая его нанимает).

Подбор персонала

Поиск, найм и проверка сотрудников на благонадежность – часть деятельности HR, которую можно делегировать рекрутеру и службе безопасности. Если у компании нет возможности нанять дополнительного сотрудника или содержать СБ, HR-специалист для проверки уровня благонадежности кандидата может воспользоваться сервисом SpectrumData. Он поможет оптимизировать работу с кандидатами и упростит проверку их добросовестности.

Методы подбора персонала:

• классический хэдхантинг;
• агрессивный хэдхантинг;
• HR-брендинг;
• привлечение сотрудников через социальные сети и так далее.

Адаптация сотрудников

HR-менеджер отвечает за помощь в адаптации новых сотрудников в рабочих процессах и корпоративной культуре. Данная обязанность включает в себя создание коммуникативного поля между руководителем и специалистом для решения тех или иных вопросов, постановку цели перед новичком на заданный период и прикрепление к нему наставника (работника компании, находящегося на схожей должности).

Для успешной адаптации новичков могут использоваться следующие методы:

• экскурсия по предприятию, знакомство с персоналом;
• наставничество;
• геймифицированный процесс интерактивного обучения;
• мастер-классы, тренинги, корпоративные мероприятия и так далее.

«В компании может быть и отдельный специалист по адаптации, который совсем не занимается подбором – если это продиктовано масштабом компании и численностью сотрудников, – отмечает эксперт Василиса Кулешова. – Это человек, который отвечает за то, чтобы к приходу нового сотрудника было подготовлено рабочее место, забронировано место на корпоративной парковке, оформлен пропуск, заведены аккаунты, предоставлены все доступы в необходимые для работы чаты и так далее. Задача менеджера по адаптации, или же HR-специалиста на этом этапе, если эта функция закреплена за ним – создать все условия, чтобы новый сотрудник в течение трех месяцев смог успешно влиться в коллектив, адаптировался к требованиям компании».

Мотивация сотрудников

Речь идет не только о материальной мотивации, к которой относятся заработная плата, премии, надбавки и иные выплаты работнику, но и о нематериальной – поощрение деятельности сотрудника актуальными для него способами, например:

• участие в корпоративных мероприятиях;
• подарки;
• корпоративные обучения по профилю работы сотрудника.

«C

создание ассессмент-центра для проведения деловых игр и квестов;

тестирование и интервьюирование.

Обучение и развитие сотрудников

Нередко компании набирают junior-специалистов с целью улучшить их навыки и сделать их преданными сотрудниками компании. То же относится и к middle, и к senior-сотрудникам.

HR-менеджер оценивает исходные навыки работника и намечает индивидуальную траекторию развития. Далее HR оценивает полученные навыки и дает рекомендации руководству по кандидатам на те или иные должности.

Контроль увольнения сотрудников

На плечах HR-специалиста лежит не только необходимость в подборе персонала, но и корректное прекращение сотрудничества между работником и компанией. HR наблюдает за соблюдением трудового законодательства и контролирует получение всех необходимых по закону выплат.

Как может развиваться HR-специалист в профессии

Требования к менеджеру по подбору персонала

Одним из ключевых звеньев в успешной работе компании считается менеджер по подбору персонала. Ведь именно от этого работника зависят показатели развития и максимальной эффективности деятельности трудового коллектива. Если в штате собраны высококвалифицированные сотрудники, для них созданы комфортные условия, то и организация сможет все время развиваться и процветать.

Личные качества менеджера по подбору персонала