Trello что это за программа в школе

Как я использую Трело для работы и жизни: примеры досок

Покажу несколько примеров того, как я использую Трело в работе и в жизни, для того чтобы вы нашли свой шаблон.

Что будет в этой статье

Трело-классика — для управления небольшими проектами с небольшими командами

Все Трело-доски создаются по-умолчанию в три столбца. Этого достаточно для управления любым маленьким проектом. Планируйте от поездок за город с друзьями до запуска обучающей рассылки. Кроме того, этот формат доски хорошо ложится в идеологию скрама.

В первый столбец записывают все идеи, от «было бы неплохо сделать» до «без этого будет „капец“». Во второй те задачи, что решили делать, в идеологии скрама «в этом спринте». В третий столбец выкидывают всё, что было Сделано.

Эта система неплохо работает для творческих команд, с небольшими задачами. Ещё в ситуациях, когда трудно описать процессы и алгоритмы. Скажем, я хочу геймифицировать сообщество ВКонтакте. Это большой проект, с рандомными действиями. Я прочитал всяких кейсов и собираю идеи для реализации.

Обзор Trello — Лучший инструмент для планирования и продуктивности / Как использовать

Что именно нужно делать для этих идей — неизвестно, поэтому хватит названия «Делаю».

CRM-доска в Трело для фрилансеров и небольших компаний

Трехколончатая классическая доска Трело легко переделывается в простейшую CRM-доску. Первая колонка — «лид поступил». Вторая — «продавец Х взял его в РАБОТУ». Третья — «лид закрыт». Можно добавлять отдельные этапы и с ними работать.

Но CRM в Трело — для небольших команд. Когда у вас 1-2 продавца, особенно удалёнщика, и хочется быть прозрачнее. На мой вкус Трело выдерживает работу до 10 лидов в неделю, и до 3-х продавцов. Когда лидов становится больше или когда команда становится больше — хочется более глубокую аналитику.

Например, ко мне сыпятся до 3 лидов в неделю на консультации по контенту, смм и прочим профессиональным штукам. Я могу использовать Трело, чтобы не терять клиентов. Правда, после работы в Интерлогике, я бы предпочёл более автоматизированную систему, нежели карточки в Трело.

Управление «сложными» проектами в Трело

Я постоянно вижу, как различные редакции используют Трело. Кажется, это наследие Ильяхова и его статей и вебинаров про редакционную работу в Т — Ж.

Логика работы следующая:

• Карточка — это статья. Внутри карточки будет заявка на статью, контакты автора, ссылки. Каждый участник редакции может залезть внутрь карточки и что-то с ней сделать: редактор будет проверять, автор напишет ТЗ иллюстратору, иллюстратор отрисует и закинет картинки, а корректор вычитает статью.

• Столбцы — это каждый отдельный процесс рождения статьи. Колонка «Идеи» — автор приносит идею для редактора, а редактор принимает решение «вынашивать или нет», «Работа» — автор пишет статью, «Редактура» — автор и редактор, вместе допиливают статью, «Вёрстка» — статья готовится в публикацию. А так как на колонку можно подписаться, то это автоматизирует работу с отдельными людьми. Скажем, есть колонка «Иллюстрация». Автор закидывает карточку в эту колонку, художник получает уведомление о новых задачах.
• Есть столбец «База». Это пространство для «идей для статей», «методичка по SEO», «редполитике».

Доска желаний

Мне хочется думать, что это моё изобретение. Никогда не видел, чтобы кто-то делал подобное.

Трелло – полная инструкция по работе

У меня плохо с достижением различных целей, поэтому я много читал на эту тему. Где-то прочитал про виш-листы. Суть такая — напиши желание, подкрепи иллюстрациями и постоянно смотри на это. Если смотреть регулярно и представлять все это — достигнешь цели.

Я сделал виртуальную доску желаний в Трело. Колонки «Мечтаю» — всё, что мне в принципе интересно, колонка «Добиваюсь» — то, что я держу в фокусе внимания и направляю все свои силы на это, ну и колонка с названием года для ретроспективного анализа.

Доска Трело для саморазвития или учёбы

Очевидная же идея, что профессионал много учится и относится к учёбе, как к проекту? Я для этого использую метафору осьминожки навыков и делаю проектную доску для учёбы. Есть два типа досок: «хранилище знаний» и «программа».

Хранилище знаний — доска для командной работы, в ней карточки с хорошими материалами, которые надо изучить. Колонки — тематики материалов, сложность материалов, преподаватели дисциплин.

Программа — это классическая проектная доска, по которой я учусь. Обычно я выбираю «специальность» и создаю колонки по этапам освоения материала, например, по месяцам.

Чтобы учиться — недостаточно «много читать и потреблять контент». Нужно читать, потом делать, потом ошибаться и ещё раз читать, делать, ошибаться. Тогда в голове что-то отложится. Поэтому доску типа «программа» хорошо делится на: «теория», «практика», «разбор ошибок», «проверка знаний».

Я сделал доску «школа — профессия смм-менеджер». Каждая карточка — это студент. Колонки — этапы образовательной программы. Я могу следить за динамикой учёбы у студентов. Работает как CRM и годится для маленьких групп.

Для больших групп берём более специализированную систему.

Частный случай доски типа «хранилище» — командное хранилище для всех документов внутри команды. Работая в SMM-агентстве я собрал и прописал лучшие процессы, составил инструкции и чтобы их не потерять — засунул в Трело.

Трело для индивидуального планирования рабочего времени

Из советов Сергея Капличного и книги Девида Аллена «GTD» собрал доску из колонок на два дня «пн-вт», «ср-чт» и «пт-сб». Задачки закидываются в одну из двудневок. По ней видно у кого какая будет нагрузка на каждый день. Подобная система, как и помодоро-доска помогает не сдохнуть и работать каждый день. Смотрите, почти как курс «Как писать каждый день быстро, легко и не сдохнуть».

Источник: ilyaslusarev.ru

Trello что это за программа в школе

Найти контакт с ребенком бывает сложно. Особенно, когда тебе хочется нагрузить его какой-то важной работой. Он пинается, сопротивляется, а еще может наговорить много неприятных вещей. С подобными ситуациями мне приходится сталкиваться на регулярной основе.

Любое предложение, даже снижающее учебную нагрузку, вызывает у школьников критику – новые идеи нарушают отработанные алгоритмы действий. Сегодня немногие взрослые могут похвастаться мобильностью, чего тогда мы ждем от детей.

Как и в любой другой школе, мы столкнулись с проблемой систематического невыполнения домашнего задания. История банальна: ученик записывает уроки в тетрадь, которую теряет, потом ее грызет собака, а сам он – не при делах. Иногда школьники вообще не записывают задания. Многие классные руководители и родители создают бесконечное число чатов в мессенджерах, чтобы решить проблему. Если ты работаешь в школе, то знаешь, как этот метод всех раздражает, если нет – легко представить.

Что мы придумали

Мы обратили внимание на инструмент по планированию задач Trello. У сервиса понятный интерфейс, туда легко перенести привычное школьное расписание и быстро подключить весь класс. Еще удобно, что у Trello есть мобильная и десктопная версии.

Мы решили, что сервис подходит идеально, но дети не разделяли восторгов.

Представь себе, их смущало использование телефона на уроке, бессмысленность, отсутствие времени и т.д. В общем, уровень сопротивления был очень высоким, но нам удалось все преодолеть. Главное – настроить себя на результат, быть уверенным в своем решении, постоянно отвечать на вопросы школьников и акцентировать внимание на достоинствах нововведения.

Школьный класс отличается неоднородностью: некоторые дети начали использовать приложение раньше остальных, они на собственном примере показывали плюсы его использования. Обязательно будут ситуации, когда ребята потеряют тетрадь и не сделают домашнее задание. Тогда нужно влетать словно коршун и напоминать, что с Trello такого бы не случилось.

Как все изменилось

Справившись с сопротивлением, класс получает автоматизированную систему записи домашнего задания. Работает она достаточно просто: ответственный по предмету после прозвеневшего звонка заходит в приложение и заносит в расписание необходимую информацию. Все остальные участники класса автоматически получают обновление, также можно настроить уведомления. Учитель получает возможность в режиме реального времени отслеживать уровень заполняемости и незамедлительно реагировать в случаях промедлений.

Использование приложения способствует росту цифровой грамотности: дети учатся работать с инструментом, с которым большинство знакомится на втором курсе университета.

Стандартные отмазки не работают, что повышает уровень выполнения домашнего задания. Дети осознают персональную ответственность за публикацию информации – несовершенное действие может иметь негативные последствия для всех остальных. Как показала практика, родители, дети и учителя довольны, у всех участников процесса больше свободного времени.

Готов ли российский IT-рынок предоставить конкурентоспособную замену — разбираемся с МегаФоном и экспертами по ссылке

Сейчас 95% домашних заданий ребята выкладывают в Trello. Привычка начала вырабатываться – в половине случаев мне не приходится им напоминать. Сервис больше не вызывает отторжения, наоборот, ребята в нем даже общаются и шутят. Я начинаю все меньше их контролировать и передаю управление в руки учеников. Иногда оригинальные решения должны пройти проверку на стойкость, поэтому не бойтесь неприятия в начале, смело настаивайте на своем.

Источник: rb.ru

Объединили Trello и Scrum-подход — вот как эта компания смогла выполнять задачи вовремя

Ильдар Абдрашитов, ИТ-предприниматель, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс», делится опытом работы с популярной программой Trello (онлайн-доска для распределения и постановки задач, контроля их исполнения). Что придумала компания Ильдара, чтобы использовать Trello максимально эффективно? Читайте.

— На начальном этапе работы нашей компании я записывал свои задачи в ежедневник. Прошло немного времени, и я понял, что должен записывать туда не только свои, но и все задачи сотрудников.

Эта мера не дала результата: задачи закрывались с просрочками либо не выполнялись в принципе. На фоне такого беспорядка происходил разрыв в коммуникациях: все были недовольны, перекладывали ответственность за просрочки друг на друга.

Ситуация усложнилась, когда мы подключили проектную деятельность. На старте проекта активность всегда взлетает по экспонентам: количество задач, персонала, транзакций, переговоров и прочего увеличивается в десятки раз. Пока я обдумывал сложившуюся ситуацию, ко мне пришел инсайт: нам нужна эффективная система управления! Профессионализма и высокого уровня мотивации сотрудников уже недостаточно.

Сейчас, конечно, про это я вспоминаю с улыбкой.

Работа «на коленках»

Для первого проекта мы создали Google-таблицу, в которой отслеживали ход выполнения задач (нажмите, чтобы увеличить):

Но мы быстро поняли, что такая система работы нам перестала подходить:

• Во-первых, не позволяет ограничить права доступа. Необходимо создавать отдельные файлы для каждого сотрудника
• Во-вторых, она не предполагает уведомлений о просрочках.

Несмотря на это, мы не стали внедрять новые инструменты в текущий проект, а решили продолжить использование Google-таблиц, завершая работу «на коленках».

Параллельно запустили еще одно направление — продажу ИT-оборудования, для которого набрали новую команду. Вопрос о систематизации необходимо было решить незамедлительно.

Как мы начали работать с Trello

На одном из тренингов я узнал о замечательных программах, которые реализуют подход канбан. Это метод управления, реализующий принцип «точно в срок» и способствующий равномерному распределению нагрузки между работниками, потому что весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Этот принцип популяризировала Toyota в 1980-х для управления цепочками поставок.

Мы проанализировали существующие сервисы и выбрали для себя программу управления канбан-досками — Trello, которой остались довольны и используем ее до сих пор.

Преимущества этой программы:

1. Право создавать карточки (аналог офисной доски, на которую можно приклеивать разноцветные стикеры) (нажмите, чтобы увеличить):

Есть возможность создавать доски с различными правами для разных сотрудников.

2. Карточка позволяет делать описания, давать комментарии, составлять чек-листы и прикреплять различные файлы и ссылки:

3. Есть возможность объединения карточек в списки, группы:

Технология казалась удобной. Но я не понимал, как применить ее в нашей специфике ИТ-бизнеса. Мы попробовали разные системы досок и компоновки карточек внутри них, пока я не вспомнил о SCRUM — методе управления проектами, который используется для разработки программного обеспечения.

Именно этого пазла не хватало для того, чтобы картинка в моей голове сложилась.

Систематизация бизнес-процессов

Простой пример: по одному из проектов нам необходимо было распечатать на бумаге материал для заказчика на нескольких сотнях страниц. Я передал информацию о том, что нам нужен дополнительный картридж для принтера, своей помощнице, с просьбой заказать его и не уточнил при этом сроки.

В процессе печати документа выяснилось, что запасного картриджа нет, так как помощница заказала его со стандартной доставкой в течение нескольких дней.

Благодаря использованию программы Trello такая ситуация была бы невозможна, потому что под любое поручение в программе создается карточка «Задача», в которой необходимо установить срок исполнения. Если дедлайн не оговорили сразу, то при заполнении карточки перед специалистом встанет этот вопрос, и он вынужден будет уточнить недостающие данные. На сегодняшний момент все задачи, которые стоят перед сотрудниками нашей компании, выполняются точно в срок.

Важно акцентировать внимание сотрудников на том, что Trello — это в первую очередь инструмент для их работы, а уже потом средство контроля для руководителя.

Мы сделали электронную доску для каждого сотрудника. Карточки на доске собрали в такие списки:

«Задачи» — это список, к выполнению которого еще не приступили. Например: я хочу открыть в банке возобновляемую кредитную линию, но понимаю, что это не срочный вопрос:

• Я помещаю карточку в список «задачи», который является аналогом понятия «не забыть». В этом списке также находятся периодические задачи: проверка штрафов, отчеты для налоговой, оплата лизинга и прочее
• Прежде чем поставить задание в приоритетный список, необходимо проанализировать загрузку специалиста

«На неделю» — это задачи, необходимые к выполнению на этой неделе

«На сегодня» — задания к выполнению сегодня. Это что-то вроде спринта в SCRUM, то есть списка согласованных с командой работ

«Сделано» — список, который не требует объяснений.
Важно: задачу в этот список может переместить только руководитель

«Отменено» — список с наименьшим количеством карточек, так как сюда должны попадать отмененные задачи, находившиеся в процессе выполнения. Для того чтобы минимизировать их количество, необходимо тщательно взвешивать каждую задачу перед запуском ее в работу.

Что еще мы сделали?

Внедрение Trello в работу способствовало упорядочению бизнес-процессов. Но для повышения эффективности, уточнения задач нам необходимы были дополнительные инструменты.

Поэтому во время проекта или запуска нового направления мы вводим практику ежедневных брифов — по аналогии со SCRUM. Они представляют собой скайп-конференции с сотрудниками из разных городов. Совещания проходят исключительно по утрам и длятся не более 15 минут.

Важно: не растягивайте брифы по времени. Если вы не укладываетесь в тайминг, то слишком много внимания уделяете деталям.

На совещании вы должны говорить о задачах из списка, который обозначен в Trello «на сегодня»:

• Выполненные задачи переносятся в соответствующий раздел
• Для невыполненных выясняют причину, а затем производят управляющее воздействие.

Пройдитесь по списку «на неделю», возможно, там есть задачи, которые необходимо перенести «на сегодня». В качестве финального шага расставьте приоритеты в этом списке.

Еженедельные брифы. Если на текущий момент нет новых продуктов, то ежедневные брифы не нужны, проводите еженедельные. Такие конференции продолжаются от 30 до 60 минут, в зависимости от сложности проекта и количества участников. Если в брифе участвует более пяти сотрудников, то проводим его с руководителями направлений.

Все перемещения задач между списками должны происходить только на подобных совещаниях — для понимания текущей загрузки и расстановки приоритетов.

Выводы

На данный момент существует множество методологий и инструментов управления. Конечно, руководитель самостоятельно подбирает их исходя из задач, поставленных перед компанией.

Использование систем по методу управления канбан-досками эффективно для организаций, персонал которых не превышает ста человек.

Если же вы управляете крупной организацией, то, возможно, должны использовать более глубокую систему управления бизнес-процессами.

Советы по работе с Trello:

• 8 простых инструментов для продвижения подкаста
• «Пока не „сольете бюджет“, результата не получите». Почему реклама работает не так, как мы хотим

Источник: probusiness.io

Обзор сервиса Trello: как пользоваться, особенности и различные факты

• История
• Японская философия Toyota
• Программа
• Все гениальное – просто
• Бесплатный
• Удобство

Если вы решили начать свой бизнес и даже успели завести свой штат, то вы столкнетесь с тем, что нужно будет упорядочивать работу. Так вот, для этого вам придется узнать, как пользоваться Trello. Эта программа может стать незаменимым помощником, который облегчит управление проектами и сделать работу легче, проще и веселее.

История

Впервые софт появился в 2011 году. Он был выпущен 13 сентября как бесплатное веб-приложение. Над ним работала компания Fog Creek Software.

Если в общей сложности, то программа помогает управлять проектами по определенной парадигме, которая называется канбан. Этот метод стал популярен благодаря компании Toyota, которая использовала его в качестве управленческой модели поставок.

Сейчас софт предлагает частичное бесплатное пользование с имеющимися платными дополнениями. В этом году приложение было куплено австралийской компанией Atlassian за полмиллиарда долларов.

Японская философия Toyota

Прежде чем понять, как пользоваться Trello, нужно разобраться с тем, что же значит парадигма канбан. С японского языка это слово переводится как «рекламный щит». Поэтому веб-приложение выполнено, как вывеска.

Канбан является системой организации бизнеса, которая помогает реализовывать принцип «точно в срок». Последнее понятие – это распространенная логистическая концепция.

Сам термин появился очень давно. Он связан с описанием действий, когда мастера участков указывали на листках перечень выполненных заданий и вывешивали такие списки рядом. Сама система была реализована компанией Toyota. Тогда еще никто не знал, что такое Trello, и как им пользоваться.

Уже к 60-м годам компания решила экспериментировать с такой системой, а через несколько лет перевела все производство на этот метод.

Суть этой парадигмы в том, что производитель создал годовой план по производству и продаже автомобилей, и на его основе начал формировать месячные под планы и среднесуточные. Каждый из них базировался на уже имеющемся покупательском спросе.

Суточные графики работали только на самый главный конвейер, а для остальных подразделов достаточно было ориентировочного месячного плана. Компания была уверена, что подобный способ ведения бизнеса «точно в срок» мог указать на дефекты, которые выявлялись за счет ежедневного контроля.

Программа

Итак, перед нами очень популярная система управления проектами — Trello. Как пользоваться этой программой, знают не все. Об этом мы поговорим дальше.

Софт пользуется популярностью у небольших компаний и организаций, которые только начинают свою деятельность. Он поможет организовать эффективную работу по примеру японской философии канбан.

Популярность свою приложение получило давно, поскольку работает с 2011 года. Большинство пользователей для себя выделили несколько положительных качеств, которые до сих пор привлекают новых поклонников к этому софту:

• простота интерфейса;
• возможность бесплатного пользования;
• удобная работа;
• взаимодействие с разными сервисами.

Дальше рассмотрим каждую из этих особенностей.

Все гениальное – просто

Как пользоваться Trello не сразу понятно. Но благодаря простому интерфейсу разобраться в этом очень просто. Под этим достоинством скрывается еще большее количество преимуществ. К примеру, вы можете просто внедрить этот сервис в вашу работу, при этом ваш персонал сможет быстро и без проблем обучиться ему.

Простоту можно заметить и глядя на подобные приложения. К примеру, все мы знаем «Битрикс24», но назвать его простым сервисом очень сложно. А вот то же самое сказать о «Трелло» легко.

Весь интерфейс базируется на канбан-досках. Все это выглядит так, если бы у вас в офисе стояла безграничная белая доска со стикерами. Подобный инструмент полезен для распределения задач по некоторым типам. Как правило, большинство из них классифицируются как:

• запланированные;
• текущие;
• выполненные.

Физические доски реально модернизировать, но все равно они не дают полной свободы. К тому же, чтобы оформлять подобную доску нужно обладать крутым воображением, а оно есть не у всех.

Структура виртуальной площадки более гибкая. Она также состоит из досок, которые имеют несколько столбиков со списками (карточками). Когда вы на чьем-то примере познакомитесь с «Трелло», как пользоваться программой поймете сразу.

Конечно, даже на виртуальной площадке вам понадобится воображение, чтобы удобно расставить задачи, статусы и комментарии.

К примеру, если у вас новостной сайт, вы можете создавать несколько досок, которые посвящены разным задачам. Одна предназначена для журналистов, вторая для редакторов, третья для фотографов, еще для дизайнеров, оптимизаторов и т.д.

Бесплатный

Еще одним преимуществом мы указали доступность. Она в нашем случае не условная, а полноценная. Приложение работает по freemium-модели для эффективного управления задачами. Trello всегда работает бесплатно, без пробных периодов.

Но функционал у сервиса немного ограничен: меньше интеграций, объем загружаемых документов, отсутствие кастомных обоев. Для большинства небольших стартапов, версия «Бизнес» окажется абсолютно бесполезной и лишней тратой денег.

Чтобы вместиться в бесплатную версию, достаточно не загружать файлы превышающие размер 10 Мб. Можно использовать для хранения фото облако, а в досках оставлять только ссылки.

Удобство

Доступность дополнена и тем, что вполне реально использовать программу на разных устройствах: смартфонах и планшетах. Причем удобство редактирования обеспечено абсолютно на любом аппарате.

Если грамотно разработать структуру, то более 50-ти человек смогут комфортно взаимодействовать через этот сервис, без какого-либо руководства по продуктивной работе в Trello. Все будет зависеть только от руководителя и его целей.

Программа помогает быстро оценить масштабы продвижения и успех процесса. Причем, все это происходит в режиме реального времени. Сейчас большое количество СМИ и небольших редакций пользуются этим приложений. Важно только на первом этапе качественно подумать над принципом оформления.

Использование

Как пользоваться trello.com в русской версии вопросов не возникнет. Тем не менее, кратко все-таки стоит дать некоторые рекомендации и объяснить принцип работы сервиса. Поскольку перед нами метод канбан, то все наши задачи должны быть выполнены точно в срок.

Чтобы это сделать, заполняем карточки с заданиями, вывешиваем на доску в определенный столбик. По мере выполнения задач, списки перемещаются.

Сервис условно можно поделить на три части: доска, список и карточка. Как вы уже поняли, доска – это рабочая поверхность, она поделена на столбики, которые реализованы списками, а в каждом списке есть карточки.

Карточка – это рабочий инструмент, в котором описывается задача. Её можно передвигать как между другими карточками, так и между списками, и даже досками. Для каждой задачи можно назначить ответственного.

Списки также копируются, перемещаются и архивируются. Само меню с доской легко зафиксировать, а рабочую поверхность добавить в избранное, чтобы не потерять наиболее важные события.

Для каждой доски есть несколько режимов доступа. Приватную можно просматривать только по приглашению владельца. Командная версия используется всеми участниками команды, а публичную можно пустить в мир.

Кому

Обзор способов применения сервиса Trello станет полезным для всех, кто случайно столкнется с этой статьей. Дело в том, что подобная доска задач нужна не только деловым людям, небольшим компаниям и стартапам.

«Трелло» помогает с огромным количеством необычных задач. Мы рассмотрим несколько наиболее распространенных способов применения этого сервиса:

Учеба. Если вы относительно недавно окончили университет или школу, то все еще помните, насколько трудно иногда запомнить все нужные задачи. Всю получаемую информацию нужно хотя бы как-то фиксировать и структурировать. Также можно использовать доску для изучения какого-то конкретного курса. В этом случае, в один список попадут обучающие ролики, во второй – книги, в третий статьи и т.д.

Работа. Да, мы уже рассмотрели, как использовать доску в своей профессии. А что если она нам нужна для поиска работы. Если вы устали быть безработным и серьезно хотите заняться этим делом, тогда «Трелло» обязательно вам поможет. Для каждого работодателя, с которым вы ведете переговоры, можно завести отдельную карточку.

Тогда вам будет проще следить за ответами и собеседованиями.

Желания. Сейчас стало популярным составлять карты желаний и целей. Чтобы перенести все в виртуальный мир, можно использовать обозреваемый сервис. Тут легко не просто записывать свои мечты, но и визуализировать их. Можно создать списки с путешествиями, обучением, событиями и т. д.

Ремонт. Если жизнь столкнула вас с ремонтом, то программа легко справится и с этой проблемой. Чтобы все упорядочить, разобрать по полочкам и создать этапы. Так, в один список можно поместить свои желания, во второй отправить реальные возможности, а в третьем назначить приоритетность действий.

Путешествия. Этот сервис также нужен для активных путешественников. Он однозначно не подойдет тем, кто едет полежать на солнышке. Но если вы планируете посетить в одной стране несколько городов за пару недель, то Trello легко справится с любой задачей. Вы не забудете купить билеты, забронировать гостиницу, указать нужные места посещения и питания.

Можно добавить карты и фото достопримечательностей.

Выводы

Trello – это действительно крутой и универсальный инструмент. Его можно использовать для любых целей. Может, вы хотите организовать крутой день рождение или просто распланировать будущий год. У вас есть куча возможностей визуализировать свои идеи и круто их оформить.

Для небольших компаний этот сервис — must have. Он помогает большой группе людей взаимодействовать. А руководителю следить за качественным и своевременным выполнением задач.

Источник: autogear.ru

Работаем с Wunderlist и Trello. Системы управления задачами и проектами

Как управлять задачами? Как разделить рабочие проекты и дела по дому? Различные методики GTD развёрнуто отвечают на ваши вопросы. Записывайте всё, выписывайте три важных дела на день, делите по срочности, дедлайнам. Мой опыт подсказывает, что всё это правильно, но не работает. Кнопки «Сделать всё хорошо» и здесь нет.

Мало выбрать и внедрить систему GTD, необходимо понять, где заканчиваются простые списки дел и начинаются проекты, для которых вам, возможно, придётся придумать свою собственную СRM.

Долгое время я вёл все свои задачи и рабочие проекты в Wunderlist. Замечательная программа, хорошо продуманная структура каталогов… В итоге я работал лишь с одним списком — входящими задачами. А между тем в других порой оказывались забытыми сохранённые ссылки, идеи для постов и многое другое. Осознав эту проблему, я оставил только INBOX.

Результат — всё перед глазами, но всё в кучу. Важные рабочие задачи смешивались с заметками типа «позвонить Саше» или «купить замок». Хранить десяток-другой ссылок-идей для блога в общем списке тоже оказалось плохой идеей и они перекочевали в одну задачу. Где и благополучно забывались .

Перепробовав ещё несколько программ и концепций GTD, я понял пора разделять задачи не только по категориям, но и даже по сервисам. Мухи — отдельно, котлеты — отдельно.

Задачи

Под мухами я тут понимаю небольшие задачи типа «Сходи туда», «Купи это», «Начни работать на тем-то», а так же заметки из разряда «Название книги/фильма/сериала». Всё это может комфортно храниться, например, в Wunderlist. Я взял за основу уже один раз описанную мною систему GTD и убрал из неё всё, что хоть как-то касалась работ и блогов. Получилось следующее:

1. ВХОДЯЩИЕ (INBOX). В этот список попадают все дела, заметки и идеи. Основной принцип — эти задачи или должны быстро решаться, или должны перейти в другой список . Например, если мне нужно написать огромный текст для Хабра, то я пишу «Начать писать… », а не просто тему. Сел работать — закрыл задачу. Казалось бы, что такие важные дела легко держать в голове, но это не так — всегда есть вероятность что-либо забыть.

1. POSTPONED. Некоторые задачи повторяются регулярно или требуют к себе внимания через месяц или даже год. Эта категория как раз создана, чтобы не захламлять общую ленту. Однако, надо не забывать ставить на каждую такую задачу напоминание.

1. HOTSPOT. Это не дела — это цели. На месяц, на год, на пять лет. Научиться чему-то новому, куда-то поехать… Полезно держать это перед глазами.

1. CONTENT. Если мне советуют фильмы, сериалы, книги, статьи, то я сохраняю названия в этой категории.

Была сохранена концепция ведения «все задачи перед глазами», но убран весь «шум». Дзен ведения задач достигнут, осталось разобраться с рабочими проектами.

Проекты

Да, теперь, собственно, котлеты. Под ними я понимаю все крупные проекты, которые я веду. Работа — это проект, блог — проект, хобби… Ну, вы поняли. Любое дело можно и нужно рассматривать как собственный проект. Конечно, тут важно не наплодить их с десяток, чтобы потом не безнадёжно запутаться. Например, у меня есть два основных направления работы:

1. Технический писатель. Постоянно обновляющиеся и поступающие задачи по технической документации на основной работе. Большой и, причём, командный проект.
2. Автор. Статьи для блога, Хабра, некоторых журналов и другие задачи на написание любых текстов.

Думаю, что моя логика тут ясна. Задачи, которые занимают много времени или просто схожи, должны быть объединены.

Осталось разобраться, как вести проекты. Для сервиса важны следующие параметры:

1. Простота. Если на создание задачи тратится больше минуты, но нафиг не нужна такая система.
2. Наглядность. Я должен всегда видеть к какому виду работ относится задача, этап исполнения и сроки дедлайнов.
3. Удобная кроссплатформенность. Если у сервиса отличный веб интерфейс и отвратительное приложение, то как с ним работать?
4. Интеграция с другими сервисами. Для меня важна интеграция с Google Drive.

Не буду вас утомлять подробностями выбора, а скажу сразу, что я остановился на уже знакомом мне сервисе Trello.

Trello

Trello — это виртуальная доска со списками карточек.

Каждая карточка — это задача. Карточки имеют множество возможностей. В них вы можете добавлять комментарии, загружать файлы, задавать дедлайны, назначать текстовые и цветовые метки.

Каждый список — состояние проекта. Например, вот рабочая доска Writing. Для неё есть 6 состояний проекта:

1. Themes.Идеи и темы для текстов.
2. To Do. Задачи, над которыми надо работать.
3. In progress. Задачи в работе.
4. Done. Готовые задачи.
5. Posted. Опубликованные.
6. Archive. Архив.

Последние два состояния сделаны для анализа собственной работы, а так же потому, что к некоторым темам я иногда возвращаюсь. Такой принцип работы с Trello далеко не нов, но не все его используют. Карточки здесь создаются в Themes или же сразу в To Do, когда задача поступает срочно. Затем они кочуют из списка в список, проходя все этапы работы с задачей.

В Trello замечательно реализованы все требования к системе управления проектами. Для каждой задачи я присваиваю цветовую метку и выставляю срок исполнения. Если работа командная, то ещё задаётся исполнитель. В описании указывается необходимая информация и ссылки. Не так давно Trello добавили функционал интеграции с различными сервисами.

В бесплатной версии можно подключить лишь один, но это мне как раз и нужно. Для больших текстов я прикрепляю документ в Google Drive. Если мне надо срочно сделать правки по тексту, то я сразу из приложения на смартфоне или с сайта перехожу к документу и начинаю с ним работать. Это ускорение на два-три шага.

Так же в Trello можно просто прикреплять файлы, создавать чек-листы, писать комментарии к задаче. Когда работаешь из разных мест и с различных устройств, такой функционал сильно упрощает жизнь. Конечно, можно хранить всё в папках любых облачных сервисов, но практика показывает, что при большой загруженности можно быстро вернуться к бардаку, от которого я так стараюсь избавиться.

Итого

Можно вполне легко прожить без всех этих сложностей с задачами и проектами. Записывать важные дела в ежедневник, не важные писать на стикерах и приклеивать к монитору. Что-то запоминать. Такая система опробована годами и отлично работает. Но если ваш список задач начнёт переваливать за одну страницу ежедневника и вы устанете переписывать их каждую неделю.

Если за ворохом важных дел вы начнёте забивать на второстепенные или, что хуже, забывать о хороших идеях. Вот тогда вам следует задуматься о правильной системе управления задачами и проектами. Вы переберёте множество методик и выберете что-то своё. Надеюсь, что мой опыт и моя система помогут вам в этом.

Ссылки:

Trello

Wunderlist

Читайте анонсы и посты целиком в ЖЖ, Medium, Голосе и Яндекс.Дзен!

Поддержите мой блог финансово. Все донаты пойдут на оплату хостинга и развитие сайта!

Источник: levashove.ru