Если у вас возникает задача организовать персональную работу или работу небольшой команды без дополнительных усилий и за минимальное время, то обязательно посмотрите на Trello — это интересная система, построенная на карточках и наследующая принципы японской системы канбан.
Основным преимуществом Trello я бы назвал возможность видеть несколько одновременно запущенных проектов и их состояние в текущий момент времени. Если вы руководите группой разработчиков или иных исполнителей, работающих над проектами с конечной датой выполнения или фиксированной целью, то данная система может дать вам представление о ходе проектов в любой момент времени.
Trello — это пачки карточек. Каждая пачка показывает состояние любого проекта. Например, если вы отбираете кандидатов на работу, то в первой колонке будут карточки кандидатов, во второй — кандидаты, которых вы выбрали для собеседования, в третьей — с кем назначили встречи, в четвертой — с кем встретились, а в пятой — небольшой пул тех, о ком вы всерьез задумываетесь, как о своем будущем сотруднике.
Трелло – полная инструкция по работе
Карточки имеют множество возможностей. Вы в них можете проводить обсуждения, голосования, загружать файлы данных, задавать дедлайны, назначать текстовые и цветовые метки. Чтобы к любой задаче назначить исполнителя, нужно в карточку выбрать его из списка вашей рабочей команды или просто справа перетащить на задачу аватар коллеги.
Важно заметить, что все члены рабочей группы видят в реальном времени изменения, вносимые в проект, и могут наблюдать состояния друг друга так же в реальном времени — онлайн или офлайн, смотрит на проект или нет в настоящий момент.
Наверное, данная система не годится для масштабных проектов, но вот для стартапов, домашних проектов и просто наборов идей, которые требуют проверки — это идеальное на сегодня решение.
Trello доступно как на вебе, так и в виде приложения для iPhone. На iPad веб-сервис работает аналогично настольной реализации. Использование всех версий в настоящий момент бесплатное.
Источник: lifehacker.ru
Мой опыт внедрения Trello
Варвара Лялягина Автор проекта для творческих предпринимателей StartBlogUp (http://startblogup.com). Учит творческих людей с предпринимательской жилкой, как продвигать бизнес-проекты с помощью блога и коммуникаций. Журналист и автор лайфстайл блога «Дом, в который хочется приходить» (http://hometocome.com).
Говорили, что Трелло — прекрасный инструмент. Я попробовала, мне не понравилось, и я вернулась к бумажному ежедневнику. Только через два года мне удалось разобраться с системой и настроить большинство процессов в Трелло.
Почему многие так и не могут освоить программу, несмотря на миллион положительных отзывов, и как это удалось мне?
Трелло. Первый заход. Неудачный
«Это то, что мне нужно!» — подумала я, когда впервые услышала про Трелло два года назад. Тот самый аналог доски, только в электронном виде. Регистрация бесплатная. Я рассматривала скриншоты и радовалась.
На доске создаются колонки (в терминологии Трелло «списки») и карточки, которые можно перетаскивать из одной колонки в другую в зависимости от того, в каком статусе находится задача. Плюс, все эти карточки и списки можно скопировать и в следующий раз, когда перед вами стоит та же самая задача, например, организовать мероприятие, не решать её с нуля, а взять готовый чеклист и следовать проторенным путем.
Я тут же зарегистрировалась и бросилась составлять свои списки и карточки. Но энтузиазм вскоре начал угасать.
Три колонки — «Сделать», «В процессе» и «Сделано» — стали казаться слишком формальными и ограничивающими. Фразы других «я такое удовольствие получаю, перетаскивая в Трелло карточку из одного статуса в другой» звучали непонятно. Мне гораздо больше нравилось жирно зачёркивать пункты в списке дел.
Я вернулась к своему Молескину и BulletJournal.
Вторая попытка. Взгляд на ситуацию с высоты
Я только что вернулась из отпуска, моя почта была забита письмами от клиентов. Кроме почты они писали в WhatApp, мессенджер Фейсбука, сообщения в Контакте. Что-то было записано в ежедневники, какие-то заметки были в Evernote. И это был не стройный ряд непрочитанных писем, за которые нужно сесть, выделить время, всем ответить и перенести письма из непрочитанного в Архив.
Нет, это был хаос из заявок на совместную работу, заметок, что нужно напомнить про оплату, писем с выполненными домашними заданиями на проверку.
Я вспомнила про Трелло и снова села за доску. За вечер я разложила клиентов на карточки и списки. Каждому была присвоена карточка, колонки показывали статус: «Пришла заявка», «Назначена первая встреча», «Жду оплату», «Фокусная консультация», «Цикл консультаций», «Скорее всего “НЕТ”».
В результате я взглянула на Трелло доску и впервые увидела всех клиентов единовременно. Будто отошла от белой доски для маркеров и вот она вся ситуация — схематично, как на ладони. Сразу стало видно, сколько всего клиентов (сюрприз: их было в два раза больше, чем представлялось), кто в каком статусе прямо сейчас, кто «завис» и кому нужно напомнить о себе.
Табличка в Excel, которую я вела до этого, двухмерна: есть список, в ячейках статус, можно поставить фильтр по статусу. Трелло — будто Google карты в 3D. Когда нужно посмотреть, где вход на Почту в этом длиннющем доме, адрес и обычная карта не помогают.
Этап третий. Устойчивая модель управления процессами
Этой весной, когда я, впервые делегируя часть работы, полчаса рассказывала помощнице об одном их процессов — «Тут всё просто: сначала завести данные здесь, потом проверить в табличке, затем зайти на этот сайт, потом по шаблону выслать письмо» — пришло осознание, что в моей голове хранится слишком много. Это опасно не только для головы, но и для бизнеса. Когда все процессы только в уме, это не устойчивая бизнес-модель.
Я пошла глубоко разбираться с Трелло. Каждый раз, когда я слышала о том, что в программе тренинга или какой-то конференции заявлена работа с этим сервисом, я с нетерпением ждала, приходила и… неизменно разочаровывалась.
«Трелло —отличный инструмент». «Там всё интуитивно понятно». «Вот, смотрите, я сделал скриншот, как в Трелло проектом управляет команда в 20 человек». Из раза в раз я слышала эти фразы на вебинарах и выступлениях.
У меня не было двадцати человек. По мелькающим скриншотам было не разобраться, что к чему, и фразами «там всё интуитивно понятно» меня было уже не обмануть.
Пришлось искать зарубежные тренинги. После нескольких платных курсов, часов, проведённых за просмотрами видео, и нескольких дней за настройкой первых систем я, наконец, не только поняла, но и полюбила Трелло.
Сейчас у меня 12 досок, в которых расписаны основные процессы моего бизнес-проекта и домашние дела. Доски Трелло открыты у меня на компьютере постоянно, а когда я не за компьютером, я пользуюсь приложением на мобильном.
За что все так любят и нахваливают Трелло
Интуитивность. Тренеры не врут, инструмент действительно интуитивно понятный. Чтобы разобраться с базовым функционалом не нужно читать многостраничные инструкции.
Гибкость. Основатель Трелло Майкл Прайор говорит, что они старались сделать инструмент понятным, как Excel таблица, где пользователь может сам дать названия колонкам, рядам и наполнять ячейки любой информацией.
Интеграции. Инструмент интегрируется с огромным количеством систем (Evernote, Googledocs, Dropbox, Googlecalendar, Gmail). Сложнее найти программу, с которой Трелло не интегрирован.
Доступность. На компьютер не нужно устанавливать никакое программное обеспечение, доступ осуществляется через браузер. Он доступен из любой точки, с любого компьютера, подключенного к интернету.
Он бесплатный! Большинство функций доступны в бесплатной версии Трелло, так что платная может вам никогда не понадобиться.
Если всё так прекрасно, почему ещё не все используют этот инструмент?
Внедрение «с нуля». То, что инструмент гибкий и интуитивно понятный, не означает, что его можно внедрить «с нуля». Также как и в Excel, с колонками и ячейками, вроде, всё понятно, но пока вы не увидите примера ведения, скажем, бюджета и не научитесь использовать формулы, толку будет немного. С Трелло тоже самое.
Большая часть функций остаётся «за кадром». Из-за того, что многие осваивают Трелло по наитию, целый пласт функций остаётся за кадром. Именно поэтому мне и казалось в самом начале, что легче пункты из списка от руки вычёркивать. Так и есть, но ведь списки — лишь мизерная часть Трелло-функционала.
Внедрение «нахрапом». Важно понимать, что настройка доски в Трелло (та же доска с клиентами), это не просто красивое раскладывание карточек в эдаком бизнес-пасьянсе. Это настройка системы и процессов. Пытаясь настроить все системы одновременно, вы рискуете потерпеть неудачу.
Полный переход от бумажных носителей. Часто Трелло рассматривают как панацею и переход на электронную систему от бумажной. Всё, отныне никаких ежедневников и бумажек, всё только в электронном виде, только Трелло! Увы, максимализм редко срабатывает.
Трелло некрасивый. Да-да, вот так просто. Несмотря на то, что инструмент визуально очень приятный, девять «вырви глаз» фонов, входящих в стандартный пакет, отбивают желание часто туда заглядывать. На самом деле для досок можно настроить красивые и приятные фоны, но мало кто знает, как именно это делать.
Что же делать?
Относитесь к внедрению Трелло как к эксперименту. Не считайте Трелло волшебным инструментом, после которого жизнь никогда не будет прежней, а все задачи будут разрешаться сами собой. Не будут. Возможно для вас инструмент не подойдёт и вы решите вести все дела в BulletJournal. Это тоже нормально.
Подглядывайте за другими. Не старайтесь настроить «с нуля». Момент, когда у меня с Трелло «кликнуло» наступил тогда, когда я увидела реальные доски других пользователей, решающих аналогичные задачи. Не скриншоты, а именно доски в реальном времени. Множество примеров есть на сайте Трелло.
Я сама, освоив программу, организовала вебинар «Трелло для творческих бизнес-проектов», где три часа показывала свои доски, делилась лайфхаками и рассказывала о том, как строю процессы.
Для читателей «Жить интересно» я подготовила в подарок шаблон доски «Штаб-квартира». Вы можете скопировать её себе в три клика. Нажимайте Меню (в правом верхнем углу) —> Ещё —> Копировать доску. Не забудьте поставить галочку напротив пункта «Также копировать карточки».
Подстраивайте Трелло под себя. Копируя чужие идеи, старайтесь адаптировать их под свои процессы. Пока к скопированным доскам у меня было отношение как к священной корове (это же, ого-го, шаблон!) ничего не получалось. Как только я начала практиковать подход «что-то у меня так не работает, попробую-ка я по-другому», дело пошло.
Календарь встреч с клиентами, например, я до сих пор веду в ежедневнике и не собираюсь это менять. Мне так удобно. Не всё должно быть в электронном виде.
Дайте себе время. Внедрение доски — это внедрение нового процесса. Не старайтесь настроить всё за один присест. Моя рекомендация — минимум неделя на один процесс (=одна доска), иногда на внедрение и налаживание процесса может уйти месяц.
Насколько вам знакомы проблемы с внедрением Трелло? Сталкивались ли вы с какими-то из них? Если вы уже используете Трелло, напишите в комментариях, для каких процессов. А если ещё не используете этот инструмент, мне очень любопытно, удалось ли мне вас заинтриговать и уговорить попробовать его для себя?
Если нужна помощь с настройкой, вы всегда можете воспользоваться моим вебинаром по Трелло, или написать вопрос в комментариях к этой статье.
Источник: interesno.co
Trello 2023.7.1.5447
Trello — прост в использовании и бесконечно гибок в настройке. Вы будете точно знать, что нужно делать, кто собирается это сделать, и что будет в следующий раз. Кроме того, все, что вы запланировали можно синхронизировать и отправлять мгновенно в облако, так что все ваши устройства всегда будут в актуальном состоянии.
Подписывайтесь на наш Телеграм
С Trello вы можете создавать карточки с самой необходимой информацией. Используйте их в одиночку или пригласите коллег, друзей и семью, чтобы работать вместе.
Напишите ваши идеи на карточке Trello и организуйте их в списки для большего удобства. В карточки можно добавить следующую информацию:
- Списки дел
- Комментарии для обновления ваших коллег
- Фото и видео
- Людей, которые смогут работать с определёнными карточками
С приложением Trello в кармане вы можете создать список дел, список продуктов для похода в продуктовый магазин, назначать задачи для своих коллег в то время, как находитесь в поезде и едите домой. Приложение Trello для мобильных устройств такое же простое, как и официальный сайт сервиса. Попробуйте его и вы будете в восторге.
Источник: trashbox.ru