Требования к программе управления проектами

Содержание

Оказывается, у бизнесменов и программистов есть один общий профессиональный инструмент, содержащий набор опций, подстраиваемых под любые задачи, — фреймворк. Это особый, содержащий комплексный свод информации, «конструктор», используемый для качественного описания и эффективной систематизации крупных проектов!

Можно поступить, конечно, проще: например, применить CMS-систему для запуска нового сайта или просто ориентироваться по готовому сценарию приобретенной франшизы. Но типовой план управления требованиями из готового движка или кем-то когда-то составленной инструкции по франшизе — не универсальное решение, особенно если речь заходит об индивидуальных и/или особо масштабных проектах, требующих вдумчивого подхода и нестандартных приемов. В таких случаях и приходят на помощь «каркасные» фреймворки, прекрасно адаптирующиеся под клиентские запросы.

Как органично настраиваемый «конструктор» справляется с управленческой ролью? Рассмотрим на примере PMBoK — международном документе, практическом руководстве, позволяющем запускать проекты любой сложности!

Управление проектами — требования и решения

Знакомимся с PMBoK

Англоязычная аббревиатура PMBoK зашифровала четыре слова, отражающих суть этого фреймворка:

Project;
Management;
Body;
Knowledge.

Дословный перевод оригинала понятен даже тем, кто плохо знает иностранный язык: «Свод знаний для управления проектом».

Любопытно, что автором и куратором этого подспорья для бизнеса выступает PMI — некоммерческий институт, специализирующийся на управленческих проектах в принципе.

Целевая аудитория может получить «Свод» на почти всех языках (в том числе на русском) и в двух версиях:

обычной печатной;
электронной.

На сегодня актуально седьмое издание.

Важные нюансы

Объем PMBoK составляет более 600 страниц на английском, что превышает разработанный Американским национальным институтом стандартов объем отраслевого стандарта управления проектами! При этом оба руководства — от Project Management Institute и от ANSI — взаимно согласованны в том, что касается управления проектами.

Еще одна особенность фреймворка в том, что он не является стандартом. PMBoK — это объемный, дешевый, доступный к пониманию неспециалистами и весьма детализированный документ, составленный из рекомендуемых, а не общеобязательных правил грамотного поведения.

Оригинал распространяется платно в книжных магазинах и на официальном сайте проекта PMI.

Наконец, рассчитанный на форсированное использование «Свод» не носит методологического характера. Однако на основе этого документа разрабатываются готовые к применению бизнес-решения, в том числе подходящие для Agile-команд.

План управления требованиями PMBoK: что же это такое

Это одна из структурных частей фреймворка, а точнее — второй раздел плана управления проектом! Тематически Requirements Management Plan (т. е. план управления требованиями) относится к группе процессов планирования, содержащихся в многостраничном руководстве PMBoK.

JIRA. Управление IT-проектом с Дорожной Картой, Беклогом, Спринтами и Канбаном

Сам план управления требованиями содержит общую информацию, касающуюся таких вопросов контроля исполнения проекта, как анализ и документирование, авторство и порядок разработки требований, их согласование и утверждение, а также сопоставление с цикличностью проекта и своевременность корректировки требований в связи с изменяющейся действительностью.

Принципы формирования требований планирования

О главной цели планирования проекта догадаться несложно, как и о значении соблюдения требований реализации плана. Если на стадии его составления допускаются ошибки — они могут стать причиной неэффективности проекта, даже если для него были задействованы все возможные ресурсы.

Не меньшей фатальностью станет для проекта и неподходящий для его разработки коллектив, а также субъективный подход всех лиц, оказывающих прямое или косвенное влияние. «Целого видения» ситуации не получится: каждый участник будет смотреть на будущий проект «со своей колокольни». Вот почему для гарантирующего однородность и адекватность реальности консенсуса необходимо до планирования определить не только ответственных за него исполнителей, но и распределить между ними роли. Еще одно обязательное требование к процессу — не просто найти максимум требований, но и обработать их:

распределить по категориям;
выявить первостепенные и вторичные, третичные и прочие по степени важности;
подвергнуть анализу и т. д.

Разумеется, подготовленный материал придется проверить на «жизнеспособность», а затем уже разрабатывать на его основе пакет документов.

Основные виды требований к плану

Как правило, требования озвучиваются заказчиком бизнес-проекта, и они могут быть всего двух видов:

функциональные (направлены на жизнеспособность проекта);
остальные (факультативные).

К первым (и самым существенным!) относятся требования, регламентирующие конкретные опции бизнеса и его продукта. Ко вторым — видение результата с позиций его эффективности, эстетичности и других качественных признаков.

Не являются требованиями любые детали реализации проекта и его архитектуры, сведения о тестировании и планировании, а также информация, касающаяся самого процесса реализации плана и разрабатывающей его команды.

Кстати, фактическое исполнение зафиксированных планом требований к проекту может не устроить заказчика, не понимающего всех тонкостей реализации и не умеющего донести до ответственных специалистов суть своих пожеланий. Во избежание такой ситуации, к организации диалога между обеими сторонами следует подходить с максимальным вниманием, не допуская двусмысленности, неясностей.

Сбор и обработка требований

Сначала определяют круг участников, которых группируют по приоритетности. Понятно, что требования владельца будущего бизнеса важнее пожеланий от наемных специалистов. При этом заказчик не всегда является пользователем продукта!

Определение требований и ограничений

Как и любая другая подсистема управления, корпоративная система управления проектами (КСУП) может быть реализована множеством способов. При этом определяющим фактором является то, насколько тот или иной способ подходит конкретной организации.

Одним из первых шагов создания КСУП является определение требований к ней и ограничений.

Начнем с того, что КСУП может управлять разными типами и количествами объектов управления. Минимальной «сферой управления» КСУП является:

Управление отдельным проектом.
Мониторинг состояния портфеля проектов компании, т. е. предоставление руководству регулярной отчетности о состоянии каждого проекта.

Для многих компаний этого функционала вполне достаточно. Именно с него и рекомендуется начинать, если компания ранее не использовала КСУП.

Далее, по мере «расширения сферы управления», КСУП может выполнять или не выполнять следующие функции управления портфелем проектов:

Оптимизация загрузки ресурсов.
Распределение ресурсов организации между проектами.
Анализ оперативных данных с целью выявления проблемных проектов, прогнозирования рисковых ситуаций и иных интересующих характеристик.
Анализ сбалансированности портфеля по определенному набору критериев.
Выработка решений в отношении отдельных проектов с учетом состояния портфеля и/или иных ограничений (запуск, откладывание, приостановка, снятие или выделение дополнительных ресурсов и т. д.).

Пример двух последних функций показывает, как может смещаться граница между КСУП и системой стратегического управления.

Другим типом требований к системе управления проектами является степень интеграции с другими управленческими и техническими подсистемами (интерфейсы). Так, КСУП может быть:

самостоятельной подсистемой управления;
может требоваться интеграция с отдельными подсистемами (например, с системой документооборота, учетной системой, системой мотивации, системой менеджмента качества, системой стратегического управления в части управления портфелем проектов и т. д.);
может требоваться полная интеграция КСУП в существующую автоматизированную систему управления предприятием (или создание КСУП уже в рамках такой системы);
могут возникать экзотические требования на манер того, чтобы в информационную систему КСУП транслировалась информация с веб-камер, установленных на объектах, в цехах, помещениях и т. д.

Установление этих требований помогает выбрать соответствующее программное обеспечение.

Чтобы сделать первый шаг, напишите вопрос в форме обратной связи, щелкнув по виджету справа внизу страницы или через меню «О компании – Контакты – Задать вопрос».

Это бесплатно и ни к чему не обязывает.

Для принятия решений:

Опыт ABS Group в области разработки оргмеханизмов

Политика ABS Group при проведении консультационных проектов

Для сведения:

Что такое Корпоративная система управления проектами (КСУП)
Что дает КСУП
Определение требований и ограничений
Что такое методология управления проектами
Что такое методология управления проектами для конкретной организации
Что такое бизнес-процессы применительно к управлению проектами
Что такое структура и роли в системе управления проектами
Что такое регламентная база
Что такое ИТ-составляющая системы управления проектами (программное обеспечение)
Что такое архитектура системы управления проектами
Этапы построения КСУП

Источник: b-solutions.ru

Информационная система управления задачами и проектами

Система управления проектами – это набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в компании и помогают повысить эффективность их реализации. Часто термин «Система управления проектами в организации» трактуют более узко – как автоматизированную или информационную систему управления проектами (ИСУП), т.е. программу. Организационную и методическую составляющие при этом вкладывают в термин «Корпоративная система управления проектами». Далее будем придерживаться таких трактовок терминов проектного управления.

Цели системы управления проектами

Повышение эффективности сотрудников компании при работе над проектами
Улучшение качества управления проектами руководителями проектов
Повышение эффективности управления всем портфелем проектов компании – больше проектов в срок и в рамках бюджета с меньшими затратами

Задачи системы управления проектами

Для достижения указанных целей необходимы соответствующие инструменты. Если детально не описывать весь функционал, то системы управления проектами предназначены для решения следующих задач:

Обеспечить руководителя проекта инструментарием планирования проекта и контроля хода его реализации;
Предоставить участнику проекта понятный инструмент для выполнения задач и доступа ко всей необходимой для их выполнения информации;
Руководителю подразделения дать инструмент контроля загрузки сотрудников по проектным и непроектным задачам, предоставить информацию для принятия решения о назначении сотрудников на новые проекты, перераспределения нагрузки между ними;
Директору проектного офиса предоставить удобный инструмент, который позволит автоматизировать рутинные операции и установить полный прозрачный контроль за состоянием всего портфеля проектов и качеством работы конкретных руководителей проектов;
Руководителю компании обеспечить единую панель мониторинга всех проектов с возможностью оперативного анализа отклонений и принятия управленческих решений;
Акционерам компании важно видеть соответствие портфеля выполняемых проектов стратегическим целям компании.

Требования к функциональным возможностям информационных систем управления проектами вытекают из особенностей процессов управления проектами в каждой конкретной организации.

Области применения систем проектного управления

В зависимости от отраслевой принадлежности и специфики существуют различные области применения систем управления проектами, например:

Внутренние проекты развития
Инжиниринговые проекты
Создание новых продуктов
Решения для ДИТ
Девелопмент

Выгоды от использования системы управления проектами (ROI)

Система управления проектами может и должна окупаться за счет повышения эффективности проектной деятельности – деятельности, оперирующей финансами, ресурсами и сроками (которые, в свою очередь, хорошо пересчитываются в финансы). Для расчета возможного ROI (Return On Investment) необходимо взять финансовые и временные характеристики проектов компании и применить к ним ожидаемые бизнес-выгоды от внедрения системы.

Возможные бизнес-выгоды от информационной системы управления проектами (по версии Forrester Research):

Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании

Отказываясь от проектов, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно снизить затраты по всему портфелю проектов.

Повышение эффективности использования ресурсов

За счет улучшения распределения ресурсов между проектами, более четкого контроля загрузки сотрудников.

Снижение перерасходов бюджета

Можно достичь путем улучшения планирования и повышения контроля за расходованием.

Сокращение процента неудачных проектов

Благодаря эффективным средствам мониторинга проектов, внедрения методологии через информационную систему, проектный офис может существенно снизить процент проектов, неспособных достичь поставленных целей, уложиться в сроки и бюджет.

Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов

Сокращение времени на сбор данных и формирование вручную отчетов по статусу проекта высвобождает временные ресурсы для более приоритетных задач.

Как обосновать руководству необходимость информационной системы управления проектами (ИСУП)?

Этот вопрос, скорее, из области психологии, чем из области экономики. Совершенно ясно, что если руководитель организации (или хотя бы один из его заместителей) не будет заинтересован во внедрении системы управления проектами, то такой проект будет почти гарантированно неуспешен.

Про экономику с руководителем говорить обязательно нужно, как и про повышение эффективности управления проектами. Для этого подойдут статьи про окупаемость инвестиций в создание проектного офиса, информационные системы управления проектами, примеры улучшений у коллег из отрасли и простое объяснение выгод на кейсах ваших же не очень успешных проектов. Но без взятия на себя ответственности (хотя бы ограниченной) за результаты изменений ничего не получится. Так что дерзайте!

Разработка системы управления проектами

А нужно ли создавать системное управление проектами?

Сегодня на рынке присутствует большое количество современных систем для управления проектами, но далеко не все из них могут быть адаптированы под потребности компании без программирования. Примером именно такой системы является российская ИСУП ADVANTA. Прибегать к собственной разработке системы управления проектами стоит только в том случае, если отраслевая специфика и задачи организации по управлению проектами очень уникальны. Для решения задач отдела управления проектами можно адаптировать уже готовые инструменты.

Готовы ли вы инвестировать в разработку и поддержку?

Следует иметь ввиду, что собственная разработка, кроме значительных временных и финансовых затрат, таит в себе множество рисков, связанных с дальнейшим развитием и поддержкой системы. Также следует хорошо задуматься о рисках выбора коробочных средств управления проектами с ограничениями в настройке и возможностями программирования (например, 1С, Microsoft Project Server + Sharepoint). Такие проекты часто переходят в формат постоянных доработок и программирования, сроки их внедрения увеличиваются в разы, соответственно, в разы увеличивается бюджет, компания становится зависимой от работы достаточно уникальных программистов.

Виды информационных систем управления проектами

По техническим характеристикам системы управления проектами можно разделить на следующие виды:

Локальные/настольные (например, Microsoft Project);
Клиент-серверные, когда на сервере устанавливаются основные компоненты ПО, а на локальном компьютере – приложение «К лиент » (например, Microsoft Project Server, Oracle Primavera);
Веб-базированные – для использования таких приложений нужен лишь интернет-браузер (например, ADVANTA).

Современные информационные системы управления проектами все чаще создаются как веб-базированные интернет-приложения. В них можно выделить 2 отличительных признака:

по месту расположения ПО (системы, базирующиеся в облаке либо на сервере предприятия);
по модели ценообразования (системы покупаются один раз на весь период использования, либо взимается арендная плата за использование – SAAS).

Сейчас на рынке инструментов управления проектами очень много бесплатного или условно бесплатного (недорогого) ПО, продающегося по схеме SAAS. Как правило, недорогое ПО подходит для небольших команд и в основном обладает функционалом таск-менеджеров (систем управления задачами), ведения списка клиентов и т.д. Такие системы чаще всего ориентированы на малый бизнес.

Средний и крупный бизнес в России, как правило, предпочитает хранить основные данные по проектам у себя на серверах либо в арендуемом дата-центре (что также позволяет при необходимости быстро перенести данные на собственные ресурсы). Сервисным провайдерам ПО по схеме SAAS (как российским, так и западным) данные пока доверяет в основном малый бизнес из-за существующих рисков угрозы безопасности, утечки данных, которые уже не раз случались в России.

Поэтому сейчас самое оправданное решение – выбрать онлайн-систему управления проектами с возможностью хранения всей информации на своем либо арендуемом серверном оборудовании.

Выбор системы управления проектами

Если перед вами стоит задача выбрать информационную систему управления проектами для вашей организации, то вы можете, конечно, пойти стандартным путем и проанализировать большое количество сравнений, рейтингов и обзоров. Но никакие аналитические статьи не примут за вас решение о том, какое ПО для управления проектами лучше всего подойдет именно вашей компании.

Инструменты управления проектами

Планируя создание отдела управления проектами, нужно понимать, что само по себе наличие такой структуры не решит проблем с оптимизацией рабочих процессов на всех уровнях. Чтобы сотрудники нового подразделения смогли успешно выполнять свои обязанности, необходимо предоставить им в помощь удобные и функциональные средства управления проектами. Не следует думать, что это можно сделать позже, уже в процессе работы нового отдела. Без правильного инструментария невозможно получить аналитику по текущим проектам, запланировать комплекс мер для роста эффективности управления проектами и отслеживать их выполнение.

Сформулировать требования

В первую очередь, важно сформулировать требования к вашей будущей информационной системе. Не нужно бояться слов « Техническое задание » и тем более месяцами разрабатывать такие документы. Важно собрать цели, бизнес-требования основных руководителей и получателей выгод от системы в компании, обобщить их и начать внимательный выбор ИТ-решения.

Разработать контрольный пример

Очень грамотным подходом является разработка контрольного примера на основе вашего существующего процесса управления проектами (раз вы управляете проектами, то какой-то процесс у вас точно есть, пусть и не на бумаге). Напишите его просто текстом с нумерованным списком, отдельно укажите список общих требований и приложите перечень отчетов, которые вы хотели бы получить. Этот контрольный пример вы сможете использовать для просмотра и тестирования систем, между которыми будет проводиться выбор. А лучше всего выслать этот пример разработчику/поставщику системы и попросить смоделировать демопример/прототип для вас.

Скорость, простота настройки прототипа и готовность поставщика сделать это для вашей компании является отличной лакмусовой бумажкой. Это покажет вам простоту/сложность последующего внедрения системы, компетентность специалистов поставщика и готовность будущего партнера работать с вами на ваши результаты.

Выбрать партнера по внедрению

Кстати, качество взаимодействия с вами представителей компании-поставщика ПО и услуг на этапе обсуждения ваших задач, подготовки прототипа, тестирования системы является определяющим при выборе надежного партнера для такого важного проекта как внедрение ИСУП. Ни дополнительный функционал, ни низкая цена, ни известный бренд других систем и поставщиков не смогут вам компенсировать возможного экономического и репутационного ущерба от неуспешного проекта внедрения. Вы, конечно, можете снизить свою первоначальную ответственность, предложив руководству самые известные бренды ПО и предоставив возможность выбора, но при этом остаться в тени. Но даст ли это значимый результат вам и вашей компании?

Только активная, точнее, проактивная позиция инициатора выбора и внедрения системы, его неравнодушие к результатам позволит проекту стать успешным, вне зависимости от подводных камней, которые встретятся на вашем пути. Ведь вы будете делать осознанный выбор, и с вами будет надежный партнер.

Внедрение системы управления проектами

Внедрение российской системы управления проектами на практике – это большой самостоятельный организационный проект, которым нужно управлять по всем правилам проектного управления и управления изменениями в компании.

Грамотно инициировать проект

Для начала необходимо грамотно инициировать проект в компании. Нужно назначить руководителя проекта, сформировать рабочую группу и разработать свой внутренний план внедрения системы управления проектами. Необязательно делать детальный план: важно, чтобы вы четко определились с организационными (в каких подразделениях) и функциональными (какой функционал) рамками проекта и разделили весь проект на понятные и самодостаточные этапы.

План внедрения системы необходимо согласовать с вашим партнером по проекту внедрения (если вы планируете привлекать внешних специалистов). Опытный партнер, опираясь на свою практику, подскажет, как лучше построить проект внедрения системы, чтобы быстро получить результаты и не совершить типовых ошибок.

Быстро получить первые результаты

Очень важно быстро получить первые положительные результаты от проекта. Это позволит руководству компании убедиться в верности выбранного курса, а участникам проекта и пользователям системы вдохновиться и запастись дополнительной мотивацией на реализацию всего проекта.

Что включить в рамки пилотного проекта?

Необходимо дать пользователям и руководству удобный и простой единый инструмент управления проектами предприятия, не усложняя сами процессы управления.

Основные задачи пилотного проекта:

Создать единый реестр проектов, запустить процедуры его актуализации на верхнем уровне;
Создать единое хранилище проектной документации;
Автоматизировать проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов;
Предоставить всем участникам проектов единую рабочую среду для обсуждения проектных вопросов и обмена информацией.

По сути, на первом этапе важно получить проектный портал, который позволит всем заинтересованным лицам – от топ-менеджеров до участников проектов – покрыть свои базовые потребности в информации по ходу реализации проектов в компании.

Какая система позволит это сделать?

Именно поэтому важно выбрать такую систему управления проектами, которая позволит:

начать использовать базовый функционал с возможностью его поэтапного развития (нежесткая система, которую нужно сразу проектировать и программировать с учетом всех функций);
быстро (за 1-2 недели) запустить основные процессы в компании;
легко обучать пользователей в ходе внедрения (пользователь видит только нужный ему функционал);
получить не сопротивление сотрудников, а благодарность за упрощение работы (дружелюбный интерфейс, ориентированный на пользователя);
иметь запас широкого функционала и гибких возможностей по его настройке для автоматизации новых и корректировки уже внедренных процессов по мере повышения уровня зрелости компании.

Главная
Система
Система управления проектами

Протестируйте возможности системы

ADVANTA как аналог MS Project Server (Microsoft Project) + SharePoint + Power BI
Сценарии использования
Преимущества
Выгоды
Типы проектов
Вопросы и ответы
Техническое описание
Онлайн-курс
Функциональные возможности
Дашборды

Источник: www.advanta-group.ru