Топ программ для тайм менеджмента

Тайм-менеджмент – одна из тех техник, которая важна для каждого, кто хочет успеть выполнить все дела и сделать день наиболее продуктивным. Она помогает тем, у кого завал на работе и страдает правильная расстановка приоритетов.

Сегодня рассмотрим лучшие сервисы для эффективного тайм-менеджмента. Они помогут выполнить максимальное количество задач и провести все встречи, что были запланированы.

Toggl

Первый сервис в нашем списке – Toggl. Это отличный рабочий трекер. Его можно использовать для командных случаев, например, когда нужно отследить эффективность сотрудников. Дополнительно к этому можно формировать отчеты и настроить их автоматическую отправку.

Лучшие приложения для ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТА

Другие возможности:

• таймер можно синхронизировать с прочими популярными инструментами: Asana, Todoist, Trello;
• есть расширение для Google Chrome;
• в специальной вкладке «Timeline» можно отслеживать, на какие дела уходят драгоценные минуты и часы, естественно, при условии, что трекер корректно настроен.

Стоимость: есть бесплатная версия

Официальная страница: Toggle

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

RescueTime

RescueTime – это профессиональный анализатор, который отслеживает, что пользователь делает в течение дня и на основе этого дает рекомендации – помогает распределить время наиболее эффективно. Если вы будете решать одну задачу чересчур долго, то приложение начнет присылать уведомления. Также RescueTime способен предоставлять детальные отчеты и выставлять оценки эффективности.

Другие возможности:

• есть встроенные инструменты для мотивации;
• синхронизация с такими сервисами, как Zapier и IFTTT;
• работает на всех популярных платформах: Android, Windows, Linux, macOS;
• есть челендж-тренинг для улучшения навыков конструктивного использования времени.

Стоимость: есть бесплатная пробная версия, платная – от $9 в месяц

Официальная страница: RescueTime

Asana

Если хотите организовать рабочее время или максимизировать успех завершения командного проекта, то воспользуйтесь данным сервисом. Внутри этой платформы объединено множество инструментов: канбан-доски, личные календари и календари проектов, списки задач, диаграммы. Участники проекта могут обмениваться файлами, передавать задачи друг другу, добавлять комментарии. Сервис поддерживает интеграцию многих популярных инструментов.

КАК Я ПОЛЬЗУЮСЬ NOTION? ЗАБУДЬТЕ ПРО ВСЕ ОСТАЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Другие особенности:

• можно использовать API для создания собственной интеграции;
• легко создавать повторяющиеся задачи;
• есть удобный календарь, который синхронизируется со всеми задачами;
• организацию процессов сильно облегчает возможность редактирования отдельных рабочих пространств, проектов, секций, задач и подзадач.

Стоимость: есть бесплатная версия, премиум-пакеты для коллективов начинаются от $10.99

Официальная страница: Asana

Lovi.link

Lovi.link – еще не покоривший сердца сервис, но уже тот, который должен быть у каждого, кто регулярно ходит на встречи или созванивается с клиентами в Zoom. Пока он доступен только по предзаказу, но я уже успел им воспользоваться в бета-режиме.

Сначала стоит рассказать о работе с ним. Тут все предельно просто: достаточно настроить календарь под себя – отметить свободные даты для встреч. Когда календарь будет создан, им можно поделиться в виде ссылки либо разместить на сайте. В последующем пользователи, с которыми вы сотрудничаете, смогут выбрать дату для встречи – она тут же появится в календаре.

Сами встречи в календаре адаптируются под часовой пояс, например, если вы свободны в 12 часов по Москве, то у пользователей из других регионов будет отображаться корректное для них время.

Другие возможности:

• есть синхронизация с календарем Google;
• можно подключить уведомления о новых встречах в WhatsApp или Telegram;
• можно принимать оплату в Stripe;
• интеграция сервиса с помощью API;
• автоматическое создание комнаты в Zoom и встречи в Google Meet.

Стоимость: сервис доступен по предзаказу – для всех пользователей, оформивших предзаказ, будет доступен премиум-аккаунт на 6 месяцев бесплатно

Официальная страница: Lovi.link

Trello

Trello – пожалуй, один из самых популярных сервисов для работы над проектами. Его основная цель – создать наиболее благоприятную среду для участников одной команды. Работает он следующим образом: создается задача, например «Разработка приложения». В ней для каждого из участников ставятся цели, которые он должен достичь. После выполнения участник помечает задачу выполненной.

Также Trello может подойти и для личного использования благодаря особому функционалу в виде канбан-доски с карточками. Карточки можно перетаскивать, менять приоритеты и исполнителей, если речь идет о команде. Дополнительно есть возможность комментирования, добавления описаний и вложений.

Другие возможности:

• можно приглашать незарегистрированных пользователей и создавать закрытые доски;
• доступна интеграция Slack, GitHub и Salesforce (только при подписке);
• загрузка неограниченного количества вложений;
• есть настройка параметров уведомлений;
• доступна возможность архивировать свои карты и доски.

Стоимость: есть бесплатная версия, расширенная версия – от $5

Официальная страница: Trello

Jira

Еще один сервис для организации работы – Jira. Это довольно известный инструмент в компаниях, которые занимаются разработкой ПО. В то же время это одних из самых мощных инструментов, хоть и не самый простой в освоении.

С помощью Jira команды могут планировать, назначать и отслеживать работу, создавать отчеты. Сервис также позволяет объединяться для любой работы: от agile-разработки ПО и поддержки клиентов до организации стартапов и крупных предприятий.

Другие особенности:

• Jira – популярный продукт, потому многие сервисы хорошо работают с ним;
• удобно создавать и модифицировать рабочие процессы любой величины;
• можно включить уведомления по электронной почте;
• есть бэклоги проектов;
• разграниченные права доступа пользователей.

Стоимость: бесплатно для команды до 10 пользователей, для больших команд – от $7.50

Официальная страница: Jira

Notion

Когда нужно быстро накидать заметку или законспектировать выводы встречи, воспользуйтесь этим сервисом. С его помощью можно хранить практически любую информацию: тексты, картинки, ссылки, видео, аудио, коды и даже таблицы. При этом данные можно структурировать, а работать с текстами разрешено напрямую через сервис. При создании базы данных можно открыть доступ для других пользователей.

Другие возможности:

• можно создать собственную маленькую Википедию с удобными фильтрами и навигацией – это может быть полезно для студентов, которые хотят быстро получать доступ к информации по каждому предмету;
• можно вносить правки в режиме реального времени с помощью комментариев;
• разрешено прикреплять доступы к Figma, Google Drive, GitHub, Latex и другим сервисам;
• есть 20 готовых шаблонов – доски, журналы, чек-листы, галереи, из которых можно собрать свой проект с нужными инструментами;
• легко переносить данные из Trello, Evernote, Google Docs.

Стоимость: есть бесплатная версия, про-аккаунт можно приобрести от $4 и выше

Официальная страница: Notion

Другие особенности:

• сервис оптимизирует работу с отвлекающими факторами;
• есть более чем 50 различных каналов для продуктивной работы;
• каналы включают в себя акустику, эмбиент, скрипки, альфа-чилл, фокус спа, старинное пианино, электро-бах и другие – в их службу встроены трекер производительности и таймер, который позволяет отслеживать, насколько пользователь был сосредоточен во время сеанса фокусировки.

Стоимость: от $7.49 в месяц

Basecamp

Basecamp – отличный инструмент для небольших команд. Он содержит несколько инструментов: панель сообщений, общий чат, планировщик и календарь, библиотеку документов и файлов. В отличие от Asana и Trello, Basecamp уделяет внимание командной коммуникации.

Работа в Basecamp проходит в едином пространстве, где размещены общие задачи и чат компании, команды и проекты. Во вкладке компании размещены общие элементы, относящиеся ко всей команде, а вкладка «Команды» содержит элементы, относящиеся к работе определенного отдела.

Другие возможности:

• удобно отслеживать процесс работы благодаря автоматическим чек-инам, которые работают с помощью наводящих вопросов – можно узнать, насколько эффективно провели день сотрудники компании;
• назначение сотрудников на задачи, установка дедлайнов, комментирование;
• есть лента новостей, которая помогает держать сотрудников в курсе дел компании, проекта или команды.

Стоимость: есть бесплатная 30-дневная версия, платная начинается от $99 в месяц

Официальная страница: Basecamp

Freedom

Приложения для тайм-менеджмента

Управление временем — сложный процесс, особенно для людей творческих профессий, фрилансеров, самозанятых и бизнесменов. Однако данный навык является первым признаком успешного и продуктивного человека, который умеет правильно распределять цели, проводить анализ рабочего графика и корректировать его.

Не каждый обладает способностью правильно планировать время дня, но на помощь приходят современные приложения для тайм-менеджмента. Они делают цели и сроки наглядными, позволяют помнить о важном и вовремя решать проблемы, проводят аналитику, формируют отчеты и отправляют уведомления, напоминания о встречах, событиях, мероприятиях.

Предельно удобный российский сервис, подходящий для личного и командного использования. Внешне представляет собой органайзер для ведения деловой активности. Автоматически увеличивает производительность, помогает бороться с прокрастинацией, упорядочивает время, обладает интуитивно понятным интерфейсом.

Инструменты:

• ежедневные списки дел с формированием подзадач;
• встроенный календарь для свободного переключения между задачами на определенный день, неделю или месяц;
• ежедневник с почасовым расписанием;
• уведомления, оповещения, напоминания о предстоящих встречах и задачах;
• делегирование проектов сотрудникам, коллегам, команде;
• возможность обмена вложенными изображениями и иными файлами, а также голосовыми сообщениями;
• корпоративный чат, статистика эффективности;
• визуализация целей по технологии Канбан;
• возможность зашифрованного хранения личных данных, резервное копирование;
• возможность проверки почты прямо из окна приложения;
• онлайн- и оффлайн-доступ.

Платформы:

• Windows, MacOs;
• Android;
• iOS.

Тарифы:

• бесплатный — для начинающих;
• премиум — для профессионалов, от 217 рублей за 1 пользователя в месяц;
• бизнес — для команд, от 331 рубля за 1 пользователя в месяц.

2. Rescue Time

Компания-разработчик была основана в 2007 году. Тогда она и создала данный сервис для мониторинга экранного времени, проведенного в телефоне или за экраном компьютера. За него получила поддержку от венчурного фонда YCombinator, ранее спонсировавшего создание Dropbox, Airbnb и Reddit.

Инструменты:

• полная статистика с детальным отчетом о посещенных сайтах и используемых приложениях и разбивкой данных сервисов по категориям (общение, шоппинг, развлечения, обучение, новости и т.д.);
• анализ дня и проведенного времени, статистика по неделям и месяцам;
• напоминания, уведомления, оповещения о слишком долгом решении задач, истекшем сроке для решения текущих дел;
• возможность ставить оценки эффективности;
• ранжировка заданий по продуктивности;
• установка временных планок и ограничений;
• блокировка отвлекающих сайтов;
• возможность изучения продуктивности лучших и худших работников в команде и использования индивидуальных рекомендаций, советов для повышения эффективности трудовой деятельности всего коллектива.

Платформы:

• ПК (Linux, Mac, Windows);
• iOS;
• Android.

Тарифы:

• free — первые две недели пользования приложением;
• базовый — 6.50 долларов за участника в месяц.

3. Sectorgraph

Оригинальный виджет разработан в 2012 году в Комсомольске-на-Амуре стартапом Laboratory-27. Приложение наглядно визуализирует дневное расписание пользователя в виде диаграммы на циферблате часов. Отличается оригинальным исполнением, быстрым доступом к задачам и поддержкой тайм-менеджмента по системе GTD (Getting Things Done).

Инструменты:

• перенесение целей и планов из Google Календаря на 12-часовой циферблат;
• выделение интересных или особенных задач различным цветом;
• бегущая стрелка с наглядной демонстрацией оставшегося времени на задачу или проект;
• добавление часов на главный экран мобильного устройства.

Платформы:

• операционная система Android.

Тарифы:

• бесплатный;
• встроенные покупки — от 1.99 до 99.99 долларов.

4. Toggl

Очень простое и удобное дополнение к Google Календарю с небольшим количеством функций, существующее с 2013 года. Помогает повысить продуктивность каждого пользователя. Представляет собой приложение-планер для заметок в свободной форме.

Инструменты:

• составление списков, рукописных заметок в виде цветных стикеров, записей с картинками или граффити, голосовых заметок;
• сортировка заметок по степени важности. принципов с помощью меток;
• использование флажков для списков;
• настройка временных и территориальных напоминаний, присваивание ярлыков;
• добавление сканированных документов, распознавание рукописных текстов;
• возможность легко делиться заметками с семьей или рабочим коллективом;
• синхронизация между устройствами и учетной записью Google.

Платформы:

• популярные браузеры;
• расширение Chrome;
• iOS;
• Android.

Тарифы:

• бесплатный.

7. Notion

Инструменты:

• создание todo-листов и базы данных;
• формирование, структурирование и сохранение заметок, работа с текстами;
• возможность открытия доступа для других пользователей (даже удаленно);
• ведение проектов;
• организация задач;
• множество шаблонов для самых распространенных дел;
• интеграция с приложениями — Google Drive, Twitter, Slack и т.д.

Платформы:

• веб-версия на ПК;
• iOS;
• Android.

Тарифы:

• бесплатный — для физических лиц;
• профессиональный — для опытных пользователей от 4 долларов в месяц;
• командный — для совместной работы, от 8 долларов в месяц за участника;
• корпоративный — для контроля, поддержки и управления компанией, стоимость оговаривается индивидуально.

8. EverNote

Инструменты:

• готовые шаблоны для упрощения написания заметок;
• фиксирование задач и сортировка их по уровню важности;
• возможность делиться записями даже с теми, кто не зарегистрирован в приложении;
• возможность регулировки оповещений;
• сохранение полезных веб-страниц или их составляющих для удобства поиска;
• распознавание и осуществление поиска по тексту, написанному от руки;
• сканирование документов и визиток;
• интеграция приложений — Gmail, Slack, Google Drive, Google Календарь и т.д.;
• мгновенная синхронизация между всеми возможными устройствами.

Платформы:

• веб-версии для браузеров;
• Windows, Mac и Linux;
• iOS;
• Android.

Тарифы:

• free — бесплатный;
• personal — для личных целей и семейных дел, 219 рублей в месяц;
• professional — для работы и выполнения проектов, 299 рублей в месяц;
• teams — для совместного выполнения проектов, 360 рублей в месяц за 1 участника.

9. Trello

Инструменты:

• виртуальная доска с карточками, добавление к ней участников, изменение приоритетов;
• метки, чек-лист;
• возможность менять сроки исполнения;
• возможность комментировать, добавлять описания, прикреплять вложения, менять обложку;
• интеграция с дополнительными инструментами — Evernote, Gmail, Google Drive, Outlook, Twitter, Dropbox и т.д.;

Платформы:

• iOS;
• Android;
• популярные браузеры в веб-версии.

Тарифы:

• free — бесплатно;
• standard — от 5 долларов за участника в месяц при годовой оплате;
• premium — от 10 долларов за участника в месяц при годовой оплате;
• enterprise — от 17.50 долларов за участника в месяц при годовой оплате (при единоразовой оплате за 25 пользователей).

10. Todoist

Инструментарий:

• оформление и ведение проектов, подпроектов, задач с различными метками и фильтрами;
• шаблоны для списков целей, планирования покупок, создания контент-плана для соцсетей и организации иных списков;
• расстановка и сортировка проектов и дел по уровню важности с помощью фильтров, ярлыков и голосовых оповещений;
• регулирование и добавление тэгов;
• визуализация продуктивности действий, возможность менять темы, вставлять комментарии, прикреплять вложения, осуществлять совместные проекты;
• трекинг продуктивности, Todoist-карма на основе визуального изучения личной производительности;
• уведомления, делегирование, добавление задач по e-mail;
• интеграция с Gmail и иными сервисами;
• доступ по API.

Платформы:

Стоимость:

• бесплатный — для новичков, 0 рублей;
• профессиональный — для активных пользователей, 229 рублей за участника в месяц при ежегодной оплате, 299 рублей — при ежемесячной;
• бизнес — для команд, 329 рублей за участника в месяц при ежегодной оплате, 399 рублей — при ежемесячной.

Заключение

Современный time managemet заключается в гибком планировании дня и возможности переиграть собственное расписание в зависимости от обстоятельств. Кроме того, тайм-менеджмент представляет собой навык элементарного и удобного управления делами, временем, деньгами и даже информацией.

Поэтому программы для управления временем, перечисленные в статье, позволят вам не только организовать жизнь, перестать забывать о важных событиях, но также просто стать продуктивнее в личном и профессиональном плане. Большинство из них имеют бесплатную или пробную версию, что дает возможность перед скачиванием оценить их действенность на практике. Поэтому смело пробуйте, внедряйте и пользуйтесь! Вы все сможете и успеете! Удачи!

Последняя версия:	15.4.6
Лицензия:	Бесплатно
Платформы:	Windows, Android, iOS
Язык:	Русский

LeaderTask — Таск-менеджер для работы в команде и CRM-система ОС Windows, Mac OS, Android, iOS КАТЕГОРИЯ: Офис и бизнес РЕЙТИНГ:

Источник: www.leadertask.ru

Топ программ для тайм менеджмента

Они же ментальные или мыслительные карты. Эта методика была придумана в 60-х годах психологом Тони Бьюзеном. Mind maps помогают структурировать данные, используя креатив и визуализацию. Такой метод полезен при проведении презентаций, совещаний, «мозгового штурма» и самообучения.

Центральная фигура в такой карте — базовая идея или проблема, от которой «исходят» ключевые слова и мысли, а дальше прочие подразделы и пункты. В Mind maps используется не только текст, но и графика, изображения, таблицы — все это способствует лучшему восприятию информации.

Больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале «Библиотека программиста»

Матрица Эйзенхауэра

Один из самых известных методов тайм-менеджмента был придуман Дуайтом Эйзенхауэром и позволяет сортировать задачи по срочности и важности. Когда перед человеком стоит выбор из двух задач, а выполнить он может только одну из них — на помощь приходит матрица американского генерала.

СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	Критические ситуации; Неотложные проблемы; Проекты с горящим сроком исполнения.	Система работы; Профилактика; Развитие.
НЕ ВАЖНО	Простые дела; Короткие задачи; Просьбы.	Второстепенная информация; Поглотители времени.

Важность оказывает прямое влияние на результат работы, а срочность на привязку дела к дедлайну. В первую очередь нужно выполнять задачи первого типа (срочные, важные) и уделять время второму типу (важные, не срочные). Срочные, но не важные дела можно отложить на небольшой срок.

Метод АБВГД

Метод помогает расставить приоритеты и определить, какие задачи из списка нужно сделать первыми, а какие в конце рабочего дня. Суть очень проста: формируете список дел на сегодня и к каждому подставляете букву А, Б, В, Г или Д.

• А — самое важное дело, требует вашего внимания здесь и сейчас. Это может быть крайний срок написания отчета или встреча с работодателем/клиентом. Если задач типа А несколько — назовите их А1, А2 и т.д. Начинайте с А1 и двигайтесь вниз.
• Б — важные задачи, но если их не выполнить «сию минуту» — необратимых последствий не будет. Это может быть звонок коллеге/руководителю или проверка навалившейся почты. Не отвлекайтесь на дела типа Б, пока не закончите все задачи А.
• В — дела типа «можно делать, а можно и нет». Не оказывают прямого влияния на вашу работу.
• Г — такие дела можно делегировать. Передавайте посильные дела другим сотрудникам, сосредотачивайтесь на А.
• Д — это могут быть задачи, которые были важными, но уже не являются таковыми сейчас, либо просто привычные несущественные обязанности.

Пирамида Франклина

Метод придуман политиком Бенджамином Франклином, когда ему было лишь 20 лет. Всю свою жизнь он действовал согласно своей пирамиде.

1. Глобальные жизненные ценности. Задайте себе вопросы о том, для чего вы живете, чего хотите достичь (по годам) и что оставить в качестве наследия.
2. Главная жизненная цель. Кем вы хотите быть или стать, а также каких результатов добиться?
3. Долгосрочный план. Планирование задач на год, три или пять. Важны сроки достижения целей.
4. Краткосрочный план на месяц или неделю, подлежит корректировке на протяжении всего срока.
5. План на день — тут все понятно 🙂

Принцип Парето

Принцип «20% усилий дают 80% результатов» представил экономист Вильфредо Парето еще в 1897 году. Чтобы рассчитать необходимые усилия, представьте поиск ответа на вопрос в книге или журнале — 80% необходимого вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что ищете — сэкономите 80% времени.

Сначала съешьте лягушку

Метод перехода от трудного к легкому, а еще «разбивке» большого дела на маленькие задачи. Начинайте день с самой трудного задания и делайте его максимально быстро — ведь впереди, после «лягушки», еще много маленьких «головастиков».

Осознание того, что большая трудность преодолена — дает чувство эйфории и заряд бодрости на выполнение остальных задач.

Топ приложений и расширений

Если раньше для планирования мы использовали ежедневники и другие бумажные «носители», то сегодня такие «блокнотики» для тайм-менеджмента можно скачать на телефон или установить в любимом браузере.

Рассмотрим популярные приложения, которые можно установить на смартфон с Андроид и iOS.

• TickTick : работает на системе Getting Things Done, имеет множество персональных настроек и функций. Можно делать напоминалки, писать комментарии, прикреплять файлы, выбирать приоритетность задач и даже использовать голосовой ввод;
• MindMeister : сервис с интеллект-картами в кармане. Большие карты удобнее составить на ПК или планшете, а функция синхронизации данных позволит открыть их на телефоне. Также можно делиться ссылками на готовые (или в работе) карты с коллегами;
• Хаос-контроль : говорящее название для системы организации и планирования. Все задачи в приложении структурируются по цепи «сфера-цель-проект-действие»;
• MyLifeOrganized : широкий функционал — от простого списка, иерархии заданий и контекста до календаря, напоминаний, заметок и системы фильтрации.

И в конце немного о полезных расширениях для популярных браузеров Chrome и Firefox.

• Clockify Time Tracker : расширение для Хром для расчета времени на определенное дело. При выполнении задачи расширение запускает таймер и запоминает, сколько времени потратиться. Это полезно для подведения итогов и эффективности вашего тайм-менеджмента;
• Diigo Web Collector : не только сохраняет нужную информацию, но и позволяет ее комментировать и обсуждать, а также делать «скрины», заметки и выделять основное (для Хром);
• StayFocusd : расширение для Хром, которое напомнит вам, что «сиеста» окончена и нужно продолжить работу. Кроме этого, можно ограничить себе доступ к развлекательному контенту и социальным сетям, чтобы не отвлекаться от важных дел;
• LeechBlock : расширение, аналогичное StayFocusd, но для пользователей Мазилы;
• RescueTime : предоставляет аналитику по просмотрам сайтов за определенное время для наглядности — чему вы уделяете свое внимание. Кроме этого, позволяет ставить повседневные цели и контролирует их выполнение (для Firefox);
• EverSync : синхронизирует закладки в Фаерфокс на разных устройствах. Удобно для восстановления истории, ранее закрытых сайтов и переключения между ПК и мобильным телефоном.

Делитесь в комментариях, какие методы, приложения и расширения для эффективного управления временем используете вы 🙂

Материалы по теме

• Как прокачать навыки аргументации и побеждать во всех спорах
• ✔️ Что такое методология Scrum простыми словами и как она работает
• Взять отпуск или уволиться: как вернуть мотивацию к работе

Источник: proglib.io