Тип программ предназначенных для подготовки документов

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системахТребования к оформлению документов»:Название вида документа (приказ, распоряжение, справка) должно быть на каждом документе (за исключением письма).

Название вида документа набирается прописными буквами в пределах границ зон расположения реквизита.Дату документа оформляют восемью арабскими цифрами, например: 31.07.2003.При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 1 марта 2003 г.Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам. На документе указывается не более четырех адресатов.

2 — О регистрах сведений 1С (создание, вывод на форму с отбором)

Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается.Наименование организации указывается в именительном падеже. Должность лица указывается в дательном падеже, инициалы перед фамилией. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес.Подпись — обязательный реквизит документа.

В реквизит «Подпись» должны входить: наименование лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания.тверждаются, как правило, положения, планы, акты контрольно-ревизионного характера, инструкции.

Текст документа печатают через 1,5 межстрочного интервала. На документах формата А5 допускается набор через один интервал. Текст документа может быть набран различными шрифтами. Шрифты различают по гарнитуре — форме символов, начертанию — жирный, наклонный, курсив и размерам. Стандартный машинописный текст в нашей стране имеет размер 14 пунктов, европейский стандарт — 12 пунктов.

Книги обычно набираются шрифтами размером 10 пунктов.

Один миллиметр ~ равен 3 пунктам (точнее 72 пункта = 1 дюйм = 25,4 мм).

При наборе документов не следует злоупотреблять применением различных шрифтов. Заголовки можно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом, а важные моменты внутри текста — курсивом. Современные текстовые редакторы типа Word используют пропорциональные шрифты, в которых ширина каждого символа различна.

2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ОФИСНЫМИ ПРИЛОЖЕНИЯМИСовременные текстовые редакторы позволяют:набирать любой текст с отображением на экране;оперативно исправлять ошибочно введенные символы;вставлять и удалять блоки текста;Все приведенные программные продукты поддерживают выполнение процедур, написанных на алгоритмическом языке Visual Basic, что существенно расширяет возможности автоматизации подготовки и обработки документов.

[C++] Dynamic_cast Преобразование типов

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЭВМ. ПРАВИЛА НАБОРА ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ.

Основной структурной единицей текста документа является абзац. При компьютерном наборе документа процедура выделения абзацев несколько отличается от машинописного варианта. При машинописном наборе принято отступ первой строки делать равным ширине 5 букв.

Типографский же и компьютерный набор пропорциональными шрифтами предполагает фиксацию размера отступа в миллиметрах (дюймах). При компьютерном наборе окончание абзаца задается специальным неотображаемым символом, вводимым в текст при нажатии клавиши Enter.

Для подчеркивания значимости отдельных элементов текста применяют нестандартные абзацы (более узкие или с выступом первой строки).Для каждого абзаца могут быть установлены свои правила выравнивания границ текста: по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине. Возможность выравнивания текста является отличительной особенностьюкомпьютерного набора и тесно связана с наличием орфографических словарей, задающих правила переноса слов.

При задании выравнивания границ текста «по ширине» программа автоматически вставляет дополнительные пробелы между словами. Данные пробелы отличаются от тех, которые вводятся в текст при наборе пользователем. При необходимости в процессе правки документа программа может убрать выравнивающие пробелы. Пробелы, набранные пользователем, остаются.

Не выравнивайте текст путем набора пробелов.После обращений т., тов., тт. наличие пробела обязательно. Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть больше одного пробела и на этом пробеле недопустим перенос. Также правила запрещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого начинается предложение.

4. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМИ РЕДАКТОРАМИТекстовые редакторы занимают одно из главных мест в работе офисного служащего, в том числе и юриста. В большинстве случаев в организациях и на домашних компьютерах для подготовки текстовых документов используется редактор Word из пакета MS Office.

В последние годы с ужесточением законодательства, защищающего интеллектуальную собственность, начинает приобретать популярность и редактор Writer из пакета OpenOffice.Все программы, предназначенные для создания тех или иных документов, обладают схожими свойствами. Главное свойство этих программ — это наличие меню команд и справочника по функциональным возможностям программы.Это может быть не только текстовый редактор, но и табличный процессор или графический редактор. В некоторых случаях достаточно ограничиться простейшим текстовым редактором типа Блокнот.Большинство программ подготовки документов имеет не только главное меню, но и настраиваемые панели командных кнопок, а также настраиваемый вид отображения документа. Меню всех программ данного типа содержат разделы:для работы с файлами документов;для работы с блоками (частями) документа;для форматирования абзацев;для настройки программы (вид экрана, панели инструментов и т. д.);сервисные функции.

Форматирование текста

В отличие от пишущей машинки, текстовые редакторы позволяют производить автоматическое выравнивание абзацев текста по предварительно заданным границам. Способ задания границ абзацев от редактора к редактору может изменяться.Форматирование абзацев может производиться автоматически в процессе набора текста или вручную. Автоматическое форматирование абзацев производится в процессе набора при задании соответствующих режимов выравнивания и переноса .В редакторе Word имеется несколько способов автоматического выравнивания: прижать к одному из краев, выровнять по центру или выровнять по обоим краям.Для установки одного из данных режимов на панели инструментов Форматирование имеются управляющие кнопки с контурами абзацев соответствующей формы.Информация о параметрах форматирования абзаца записывается в документ совместно с признаком окончания абзаца.

Редактирование документа

Рассматриваемые программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами потому, что, в отличие от пишущей машинки, они позволяют проводить множество операций по обработке введенного текста. Самое простейшее — это удаление или вставка символа. Данная операция производится стандартно во всех редакторах при помощи клавиш Delete или Backspace.

Режимы вставки и замены переключаются клавишей Insert.Второй важной отличительной чертой текстовых процессоров является возможность осуществления контекстного поиска и замены. При помощи соответствующих команд меню вы можете глобально заменить во всем тексте одно слово на другое, например фамилию. Можно провести соответствующую замену от позиции курсора от конца, начала текста или до первого «вхождения».

Вставка объектов

Текстовые редакторы Word и Writer позволяют вставлять в документ таблицы, рисунки, диаграммы, листы MS Excel и объекты других приложений, установленных на вашем компьютере. Работе с таблицами посвящен целый раздел главного меню Таблица. Пункты этого меню позволяют вставлять таблицы, объединять и разделять ячейки, столбцы таблицы, вставлять и удалять строки и столбцы. Изменять форматирование таблицы можно также путем перетаскивания границ ячеек и столбцов.Для содержимого каждой ячейки таблицы можно задать свое форматирование абзацев, обрамление границ.

Источник: megapredmet.ru

Состав и назначение систем подготовки текстовых документов

Обработка текстов как направление развития техники возникла в первой декаде XX в. с появлением механической пишущей маши­ны. Затем более полувека пишущая машина оставалась единствен­ным общедоступным средством получения печатного текста на бу­маге. Очевидно, что при печатании на пишущей машине наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вари­ант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки зама­зываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыва­нием. Наибольшие усовершенствования пишущей машины, такие как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфо­рацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

С появлением микропроцессора и персональных компьютеров на их основе подготовка текстовых документов обрела принципиаль­но новую основу. В 1980-е гг. было разработано множество программ подготовки текстовых документов для различных персональных компьютеров, отличающихся как функциональными возможно­стями, так и организацией взаимодействия с пользователями (ин­терфейсом). В последние несколько лет получили распростране­ние программы с такими возможностями, что их можно считать на­стольными издательскими системами, позволяющими выполнять не только ввод и редактирование текста, но и верстку в интерак­тивном режиме сложного текста с иллюстрациями.

Существующие в настоящее время компьютерные системы под­готовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма от­ветственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбо­ра связан со многими факторами, но прежде всего необходимо ис­пользовать принцип разумной достаточности.

Наиболее важной для практического пользователя характерис­тикой программы этого класса могла бы выступить область про­фессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки тек­стовых документов используются для набора текстов программ, до­кументов различной степени сложности, научных статей, книг и т. д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользова­теля.

Наиболее актуальным в процессе подготовки текстового доку­мента является организация интерфейса пользователя, к которо­му в первую очередь относятся язык общения с программой, а также устройства ввода-вывода (клавиатура, манипулятор типа «мышь»,.экран видеотерминала и устройство печати). Современные систе­мы подготовки текстовых документов обладают в большинстве своем дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ подготовки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей — для другой являет­ся помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработ­чика документа выглядят те программные среды, в которых воз­можна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии (на бумажном носителе) образу документа на экра­не. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get — что вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе программы играют объем занимаемой памяти и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы под­готовки текстовых документов можно классифицировать по объе­му функциональных возможностей или по назначению для приме­нения (рис. 9.1).

Система подготовки текстовых документов
Текстовые редакторы	Форматеры	Текстовые процессоры	Конвертеры	Настольные издательские системы

Рис. 9.1. Классификация систем подготовки текстовых документов

Текстовый редактор (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в ос­новном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирова­ния, т. е. автоматического преобразования расположения элемен­тов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст истори­чески первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построч­ной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в ко­тором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31[5], а также символы новой строки. Та­кие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных воз­можностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

— набирать текст с отображением на экране видеомонитора, используя до 200 символов;

— исправлять ошибочные символы в режиме замены;

— вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево (вправо) целиком в режиме вставки;

— удалять одну или несколько строк, копировать их или пере­мещать в другое место текста;

— вставлять группы строк из других текстов;

— обнаруживать все вхождения определенной группы симво­лов (контекста);

— заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

— сохранять набранный текст для последующих корректировок;

— печатать текст на разных типах устройств печати (принте­ров) стандартными программами печати одним шрифтом в преде­лах документа.

Из множества имеющихся редакторов текста можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный мно­гооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.), редактор Notepad в составе ОС Windows. К этой же категории отно­сятся редакторы Турбосистем программирования. Разнообразные Турбосистемы представляют удобные интегрированные инструмен­тальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бей­сик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбосистем является редактор, обладающий широкими возможнос­тями по созданию и обновлению программных текстов. Команды ре­дакторов Турбосистем основаны на командах популярной программы Word Star и в высшей степени стандартизированы.

Когда основной задачей пользователя являются подготовка тек­стов на естественных языках для печати и печать этих документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество — систему под­готовки текстов — продукт, которому соответствует англоязычный термин word processor. Такие программы для обработки докумен­тов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках мож­но выделить три больших класса, но с достаточно размытыми гра­ницами: форматеры, текстовые процессоры и настольные изда­тельства.

Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого до­кумента, можно было бы предложить следующий подход к класси­фикации систем подготовки текстов.

Форматер — система подготовки текстов, которая не использу­ет для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы (по сути работает с ASCII-файлами).

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специаль­ными кодами — разметкой. В основном текстовые редакторы и тек­стовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые — предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить сле­дующие:

— ввод текста под контролем функций форматирования, обеспе­чивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

— возможность предварительного описания структуры буду­щего документа, в котором задаются такие параметры, как вели­чина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных эле­ментов текста, расположение заголовков, междустрочные рас­стояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. п.;

— возможность автоматической проверки орфографии и полу­чения подсказки при выборе синонимов;

— возможность ввода и редактирования таблиц и формул с ото­бражением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

— возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

— возможность автоматического составления оглавления и ал­фавитного справочника.

Большинство текстовых процессоров имеют средства настрой­ки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип графического адаптера и видеомонитора.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется не­обходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т. п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характе­ристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного тексто­вого процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отре­дактирован и напечатан.

В целях совместимости текстовых доку­ментов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — кон­вертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа. Программа-кон­вертер на входе получает информацию в одном формате, а как ре­зультат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем об­работки текстов привело к тому, что автономные программы-кон­вертеры практически прекратили свое существование и вошли со­ставной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддержива­ют популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры зна­чительно отличаются друг от друга характеристиками, возможно­стями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользо­вателем. Достаточно условно эти инструментальные средства мо­гут быть разделены на две категории.

К первой категории можно отнести текстовые процессоры, по­зволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объе­му документы, включая книги. К ним относятся WinWord, Word­Perfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, T 3 . Самым популяр­ным отечественным продуктом в этом классе, на наш взгляд, является текстовый процессор «Лексикон».

Текстовые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ни­же по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей сис­темы обработки текстов проще, и ими легче пользоваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам поли­графии и с типографским качеством. Подобно тому как текстовые процессоры не являются «развитием» форматеров, настольные из­дательства не являются более совершенным продолжением тек­стовых процессоров, так как у них совсем иное назначение.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути являются инструментом верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода по­лиграфических эффектов. То есть программа настольного изда­тельства позволяет легко манипулировать текстом, менять форма­ты страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос издания), так и всего издания.

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС анало­гичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее.

Но пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров еще дву­мя важными характеристиками. Во-первых, пакеты НИС имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во- вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изда­ниями высшего уровня качества, а не просто как изящные распе­чатки.

Все пакеты имеют характеристики, отсутствующие в абсолют­ном большинстве текстовых процессоров, например сжатие и рас­тяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т. д.

Внешний файл, подготовленный текстовым процессором, мож­но распечатать только этим же текстовым процессором. Как пра­вило, печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и на лазерном. Тексты, подготовленные настольными изда­тельствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Однако освоение дорогих и слож­ных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообраз­но использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить доку­ментацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно не предназначаются для полу­чения промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, приме­няют другие программы, а НИС используют эпизодически, напри­мер при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фир­ме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и поль­зователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

Предложенная классификация систем подготовки текстов являет­ся во многом условной, так как некоторые функции текстовых редак­торов различных классов перекрываются, постоянно появляются но­вые версии редакторов с более усовершенствованными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами.

Подготовка текстов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

— редактирование введенной информации;

— форматирование (оформление) отдельных структурных эле­ментов будущего документа;

— сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Источник: studopedia.ru

Современные программные средства, используемые в процессе создания документов

В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В какие-то периоды это развитие замедлялось и становилось практически незаметным. В какие-то периоды, напротив, происходил качественный скачок, и человечество начинало использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информации.

Глава 1. Системы подготовки текстовых документов……………………. ……5

Глава 2. Пакет прикладных программ Microsoft Office …………………..……17

2.1. Прикладные программы, входящие в Microsoft Office ………………17

2.2. Текстовый процессор Microsoft Word …………………. ……………35

2.3.Табличный процессор Microsoft Excel…………………………………28

Глава 3. Системы автоматизации документационного обеспечения

Список источников литературы …………………………………………………48

Работа содержит 1 файл

Негосударственное образовательное учреждение высшего

профессионального образовательного учреждения

МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЮРИСПРУДЕНЦИИ

Кафедра государственного муниципального управления и документоведения

по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

на тему: « Современные программные средства, используемые в процессе создания документов»

Глава 1. Системы подготовки текстовых документов……………………. ……5

Глава 2. Пакет прикладных программ Microsoft Office …………………..……17

2.1. Прикладные программы, входящие в Microsoft Office ………………17

2.2. Текстовый процессор Microsoft Word …………………. ……………35

2.3.Табличный процессор Microsoft Excel…………………………………28

Глава 3. Системы автоматизации документационного обеспечения

Список источников литературы …………………………………………………48

В течение многих и многих столетий информационные технологии находятся в процессе развития. В какие-то периоды это развитие замедлялось и становилось практически незаметным. В какие-то периоды, напротив, происходил качественный скачок, и человечество начинало использовать принципиально новые, доселе невиданные средства обработки, передачи и хранения информации. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов документов привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ различны — от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Тема курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

Цель курсовой работы рассмотреть наиболее популярные программы, которые используются для создания документов.

Выявить какие прикладные программы входят в Microsoft Office.

Определить и изучить системы автоматизации документационного обеспечения управления.

Задачи курсовой работы:

1.Рассмотреть основные системы подготовки текстовых документов, дать понятие текстовым редакторам, текстовым процессорам и настольным издательским системам.

2.Описать пакет прикладных программ Microsoft Office, программы, входящие в него, основные возможности текстового процессора Microsoft Word и табличного процессора Microsoft Excel.

3.Рассмотреть основные системы автоматизации документационного обеспечения управления.

Все программы для создания документов условно можно разделить на системы подготовки текстовых и табличных документов и на программы для автоматизации делопроизводства.

При написании курсовой работы использовались в основном периодические издания такие, как журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело». Также использовала автоматизированную систему по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации». Также использовалась информация из глобальной сети Internet.

Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, список использованных источников и приложения. В первой главе рассматриваются системы подготовки текстовых документов. Вторая глава рассказывает о пакете прикладных программ Microsoft Office. В третьей главе описываются автоматизированные системы управления.

Системы подготовки текстовых документов

Информация является одним из ценнейших ресурсов человеческой деятельности. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» записано: «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Своевременное получение и обработка полной, достоверной информации определяют эффективность управления предприятием, учреждением или организацией. Большая часть информации, используемой в управленческой деятельности, фиксируется в документах. «Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [2].

Современный уровень развития компьютерной техники обеспечивает существование и повсеместное распространение информационных технологий, позволяющих преобразовывать документную информацию в электронный вид. От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит эффективность работы организации в целом. В последнее время на смену бумажным документам стремительно приходит электронный документооборот и вводится понятие электронного документа как документа, «в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [3].

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. При этом наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

— настольные издательские системы.

Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.) [4].

Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, позволяют:

— набирать текст с отображением на экране дисплея, используя до 200 символов;

— исправлять ошибочные символы в режиме замены;

— вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

— удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

— вставлять группы строк из других текстов;

— обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

— заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

— сохранять набранный текст для последующих корректировок;

— печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы WordStar и в высшей степени стандартизированы [4].

В настоящее время текстовые редакторы уже мало используются, поскольку в них заложено намного меньше функций, чем в текстовых процессорах и настольных издательских системах, которые стали доступными для большинства пользователей.

Со стороны документоведения это связано еще и с тем, что в текстовых редакторах не предусмотрена функция создания шаблонов, которая намного облегчает и ускоряет работу по созданию документов.

Текстовый процессор — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов [4].

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:

— ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

— предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

— автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

— ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

— объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

— автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т.п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики [4].

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:

— текстовые процессоры начального уровня,

— мощные профессиональные текстовые процессоры;

— специализированные текстовые процессоры.

К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известны C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer и отечественная система «Байкал». Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа.

Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter и отечественный текстовый процессор Лексикон.

Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word — приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word — одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ — от простой записки до оригинал-макета сложного издания.

MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

— набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

— форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;

Источник: www.stud24.ru