Тезис программа электронного документооборота инструкция

Для автоматизации документооборота и передачи документов внутри компании используются системы электронного документооборота (СЭД). Они упрощают делопроизводство малых и крупных компаний, государственных учреждений и ведомств.

Некоторые из СЭД — например, ТЕЗИС — умеют интегрироваться с Диадоком. Благодаря этому пользователи могут как работать с внутренней документацией, так и обмениваться документами с контрагентами.

О системе электронного документооборота ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — это система для организации электронного документооборота внутри компании. Пользователи программы могут настроить обмен документами между отделами и филиалами, управлять всем жизненным циклом документа — регистрацией, обработкой, исполнением, хранением.

В числе функций СЭД ТЕЗИС:

• постановка задач конкретным работникам или отделам, в том числе на основании письма, договора, протокола;
• автоматическое создание отчетов по результатам выполнения задач;
• учет документов;
• предпросмотр, одновременная работа над документами, онлайн-редактирование, утверждение и согласование;
• сравнение бумажной и электронной версий документа, распознавание отсканированных вложений;
• отслеживание текущих бизнес-процессов в онлайн-режиме;
• создание единой архивной базы предприятия, подразделений холдинга;
• возможность работы через популярные браузеры и интеграция с учетными системами;
• поддержка квалифицированной электронной подписи (КЭП) и юридически значимого документооборота;
• регистрация и обработка обращений граждан.

Работать с документами в СЭД помогут шаблоны для автозаполнения, откат редакций файла, возврат на доработку, передача в архив и извлечение из него. Документы автоматически нумеруются и могут быть разделены на тома.

Система электронного документооборота ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС внедряют не только компании, но и бюджетные учреждения. В числе пользователей системы — правительство Ямало-Ненецкого автономного округа. С помощью подключения к СЭД ТЕЗИС правительство ЯНАО планирует автоматизировать делопроизводство:

• обеспечить безопасное получение, учет, хранение документов без бумаг;
• контролировать в режиме онлайн управленческие процессы;
• составлять консолидированную отчетность по разным направлениям работы.

Ценностью для властей ЯНАО стала адаптируемость программы под конкретные задачи и интегрируемость с другими системами.

Интеграция с Диадоком

Возможности СЭД ТЕЗИС расширились еще больше в 2018 году, когда появилась интеграция с системой внешнего электронного документооборота Контур.Диадок. С помощью этого интеграционного шлюза пользователь может настроить обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

• заверять документы КЭП;
• получать и отправлять оригиналы контрагентам, оставаясь в интерфейсе СЭД;
• проверять статус каждого документа в журнале действий в режиме онлайн;
• безопасно передавать и хранить файлы.

Кроме того, вложения в Диадоке автоматически выгружаются в отдельный архив. В него же добавляются новые события по документу.

Система электронного документооборота ТЕЗИС

Интеграция систем ТЕЗИС и Диадок экономит время на выполнении рутинных задач. Работникам не придется распечатывать документы, а работать с ними можно без переключений между программами:

• Для отправки документа внешнему получателю в момент создания файла в СЭД нужно поставить галочку у опции «Отправить в ЭДО».
• Здесь же можно отметить необходимость ответной подписи. В этом случае до ее получения документооборот завершен не будет.

Отметим, что отправка документов в Диадоке возможна только при подписании их КЭП.

Отправлять через Диадок можно как формализованные (акты, накладные, счета-фактуры, УПД), так и неформализованные (счета, письма, договоры) документы. Для того чтобы использовать в работе возможности Диадока, пользователям СЭД ТЕЗИС нужно установить специальный модуль для интеграции.

Проконсультируем, поможем разобраться с интеграцией и запустить ЭДО

Источник: www.diadoc.ru

Система электронного документо­оборота

СЭД ТЕЗИС — готовое решение для автоматизации документооборота и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. Подходит для компаний любых размеров и отраслей, государственных структур, научных, финансовых и медицинских учреждений.

• На рынке с 2010 г.
• 650+ клиентов
• Экономит до 25% времени
  пользователей
• в топ-3 самых популярных СЭД
  по версии Tadviser

Возможности СЭД ТЕЗИС

• Автоматизация документооборота
• Постановка задач и контроль их исполнения
• Согласование и утверждение документов
• Автоматизация канцелярии
• Организация совещаний
• Электронная подпись и ЮЗЭДО
• Сравнение и распознавание документов
• Интеграция с учетной системой
• Редактирование документов онлайн

В СЭД ТЕЗИС можно автоматизировать финансовые, кадровые или любые другие процессы.

Особенности СЭД ТЕЗИС

Современный интерфейс

Настоящая кроссплатформенность

Полнофункциональный веб-клиент

Передовое мобильное приложение

Интеграция с приложениями

Цифровизация для крупных компаний

Независимость от вендора

Импортозамещение

Сборка СЭД ТЕЗИС
для государственных структур

• Подходит для федеральных органов власти и субъектов РФ
• Учет обращений граждан
• Мобильное рабочее место руководителя
• Интеграции с государственными учетными системами: ФИАС, ССТУ, МЭДО, ПОС, ЕСИА и т.д.
• Сайт СЭД ТЕЗИС

Проекты внедрения СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС помогла повысить скорость и прозрачность документооборота во многих отраслях. Детали и результаты проектов — ниже.

Энергетика

На базе СЭД реализовано управление процессом техприсоединения, закупочной деятельностью и другими аспектами бизнеса. Система для 3000 активных пользователей ускоряет работу с документами на 20-50%.

Транспорт и логистика

Создание ERP-системы, автоматизация обработки заявок на освидетельствование судов и других уникальных процессов, интеграция с учетной системой. Решение успешно работает при высокой нагрузке в более чем 100 подразделениях в 36 странах мира.

Государственный сектор

Проект внедрения системы электронного документооборота в Ямало-Ненецком автономном округе охватывает Правительство региона, органы государственной власти и местного самоуправления, а также подведомственные государственные и муниципальные учреждения.

Производство и промышленность

Финский концерн Valio — один из крупнейших в мире производителей молочной продукции. Российское подразделение ООО «Валио» организовано в 1994 году. В его структуру входит собственный завод по производству плавленых и желтых сыров, расположенный в Подмосковье.

Финансы, банки и страхование

Банковская группа ТКБ («ТрансКапиталБанк», «Инвестторгбанк») входит в TOП-30 банков России, представлена в 31 регионе Российской Федерации с обслуживанием более 875 тыс. клиентов.

Производство и промышленность

СЭД ТЕЗИС автоматизировала работу с договорами всех видов, от поставки готовой продукции до перевозок, банковских услуг и маркетинга. За счет внедрения заметно ускорилась работа пользователей, улучшился контроль, оптимизированы хранение и поиск документов.

Наука и образование

СЭД ТЕЗИС помогла оптимизировать работу с договорами и запросами, сделать их более формализованными и контролируемыми. За счет автоматизации ускорение бизнес-процессов по отдельным типам документов достигает 60%.

Источник: www.haulmont.ru

Разработка системы электронного документооборота изнутри: Как мы готовим СЭД ТЕЗИС к релизу

Системы документооборота и автоматизации бизнес-процессов призваны наводить порядок в работе компании. Они систематизируют документационное обеспечение компании и прокладывают четкие, прямые, неизменные маршруты, по которым движется работа над документами. Таким образом, система документооборота упорядочивает хаос и анархию в повседневных делах фирмы, задает ей определенный темп и график деятельности.

Но для того чтобы создать инструмент, способный что-то систематизировать и упорядочивать, нужно для начала самим научиться систематизировать и упорядочивать свои дела. Для нас главное дело — разработка системы документооборота ТЕЗИС. Поэтому неудивительно, что работа над каждым новым релизом системы тоже движется по четкому маршруту — как работа над любым документом в нашей СЭД.

В этой статье мы хотим ненадолго пустить читателя на внутреннюю кухню разработки системы документооборота. Мы расскажем об этапах подготовки к релизу СЭД ТЕЗИС и покажем, как выстроена работа над новыми версиями. Возможно, наш организационный опыт окажется кому-то полезным.

Этапы разработки новой версии СЭД ТЕЗИС

Новая версия СЭД ТЕЗИС выходит раз в год. День рождения каждого нового релиза мы отмечаем осенью, как правило, в конце сентября-начале октября. Однако подготовка к выпуску новой версии системы начинается еще глубокой зимой, когда составляется план-график работы над релизом.

Каждый год для всего проекта ТЕЗИС формируется общедоступный документ — план-график релиза, в котором подробно расписываются этапы работы над новой версией системы. Их у нас четыре:

• Подготовка к разработке;
• Разработка новых возможностей системы;
• Подготовка к выпуску нового релиза;
• Выпуск релиза.

Как правило, подготовка к разработке идет в марте-апреле; на разработку отводится время с мая по август; подготовка к выпуску идет в августе- сентябре, и в октябре выходит релиз, после чего до ноября новая версия устанавливается у клиентов. К началу ноября также выходят свежие версии ТЕЗИС: Портала, модуля «Единый холдинг», Мобильной версии системы и других веток системы ТЕЗИС.

Подготовка к разработке СЭД: решето для идей

До начала марта вырабатывается общая концепция развития продукта на год релиза, проводится предварительный сбор идей, предложений и замечаний.

1 марта создается документ для сбора предложений по новому релизу и до середины марта сгенерированные за зиму идеи для разработки системы электронного документооборота вносятся в него. В документ вносят предложения следующие участники:

• Руководитель направления «Электронный документооборот».
• Менеджеры отдельных проектов внедрения ТЕЗИС. Они привносят в документ идеи и замечания, родившиеся в ходе реальной работы на проектах уже существующих клиентов.
• Директор по продажам. Он консолидирует идеи от всех сотрудников отдела продаж, появившиеся на основе требований клиентов, с которыми велись переговоры о внедрении системы.
• Руководитель отдела технической поддержки. Вносит в документ идеи, сформированные его отделом на основе пожеланий клиентов.
• Руководитель отдела тестирования. Вносит в документ замеченные ошибки системы, которые возникли в предыдущей версии.
• Руководитель отдела разработки. Вносит в документ предложения от разработчиков.
• Руководитель отдела маркетинга. Вносит в документ идеи, возникшие на основе актуальных трендов рынка СЭД, идеи по дизайну, usability интерфейса.
• Бизнес-аналитик. Вносит в документ идеи, возникшие на основе накопившейся за год информации о новых технологических возможностях, об изменениях у конкурентов, изменениях в законодательстве, касающихся требований к СЭД.

В экспертный совет входят руководитель направления «Электронный документооборот», директор по продажам, начальник отдела техподдержки, начальник отдела тестирования, руководитель отдела разработки, бизнес-аналитик и руководитель отдела маркетинга.

На первом экспертном совете формируется предварительный пул доработок. Экспертный совет обсуждает каждый пункт документа для сбора предложений: что-то сразу отбрасывается, что-то сразу принимается, что-то принимается с условием предварительного анализа — а нужно ли это и будет ли это работать?

Это совещание — настоящая война мнений. Cпоры ведутся жаркие, каждый участник, как адвокат, отстаивает изменения, которые предлагает его отдел. Разработчики воюют за то, что реально технически реализовать, руководители проектов — за интересы своих подопечных-клиентов, техподдержка — за те жалобы, которые больше всего ее достали, отдел продаж — за предложения, которыми их чаще всего закидывают потенциальные клиенты. Бывает, что обсуждение растягивается на целый день, который эксперты проводят, не выходя из переговорной.

“Бывает что ты вносишь изменения, а на экспертном совете их не удается отстоять. Я когда познакомилась системой, сразу предлагала названия “Папки приложения” и “Папки поиска” переименовать — непонятно это звучит. И каждый раз не удавалось отстоять свою точку зрения — вроде как мелочь такая, одной тебе не понятно. Только в этом году клиенты подтвердили мою точку зрения.

Мы провели конкурс среди сотрудников, были получены предложения по переименованию и “Папки приложения” наконец-то переименуются в “Папки действий”. Вроде бы ерунда, а на самом деле — важный момент в UI системы. Представьте теперь, какие баталии были когда мы обсуждали редизайн всей системы”, — рассказывает Людмила Князева, руководитель отдела маркетинга, член ежегодного экспертного совета.

Те самые «папки приложения». Пользователи видят их в последний раз.

До середины апреля необходимость всех спорных пунктов в списке выясняется. Бизнес-аналитик составляет аналитические записки, руководитель отдела техподдержки с сотрудниками проводит опрос заказчиков — нужны ли им такие возможности системы; руководитель отдела разработки проводит Research D) в поиске технических возможностей реализации спорных идей.

В середине апреля проходит второй экспертный совет. На нем обсуждаются результаты анализа, опросов клиентов и Rhttps://habr.com/ru/companies/haulmont/articles/310450/» target=»_blank»]habr.com[/mask_link]