Технология организации компьютерных документов и программ

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Для наиболее распространенных компьютеров на основе микропроцессоров фирмы Intel (и совместимых с ними) разработаны и широко применяются различные программные системы подготовки документов.

Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты. Текстовые компоненты документов являются преобладающими в их составе и несут основную смысловую нагрузку. Для их подготовки могут быть использованы различающиеся по своим функциональным возможностям программы:

• • текстовые редакторы;
• • текстовые процессоры;
• • настольные издательские системы

Текстовые редакторы позволяют осуществлять набор текста и выполнять над ним основные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с документами, не требующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями (черновые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.).

Программа гос.гарантий на 2022г. Полный разбор документа, что нужно знать каждому.

Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но дополнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя шрифтовое оформление, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции оформления документов. Эти возможности текстовых процессоров позволяют готовить текстовые компоненты в соответствии с установленными требованиями, что и определяет их ориентацию на работу с документами, официально применяемыми в управленческой и офисной деятельности.

Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров добавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графических иллюстраций, что указывает их ориентацию на подготовку в основном многостраничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и рекламные материалы.

Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем очевидно следует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются Microsoft Word, Word Perfect, Word Pro и StarOffice Writer.

Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы:

• • текстовые процессоры;
• • универсальные табличные процессоры;
• • специализированные программы.

Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы в основном на простые по структуре и содержащие наряду с числовыми значениями большие по объему текстовые фрагменты таблицы.

Создание приказов по ЛС и ОД

Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выполнения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до решения задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных.

Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с об работкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государственными органами и т.п.).

Наибольшее распространение при подготовке табличных компонентов документов получили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессоры Microsoft Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 и StarOffice Calc.

Графические компоненты документов представлены рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстовых и табличных компонентах положений. Для их подготовки могут быть использованы:

• • текстовые процессоры;
• • табличные процессоры;
• • графические процессоры.

Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подготовки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы:

• • научной графики;
• • иллюстративной графики;
• • коммерческой графики.

Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, как Microsoft Equation и StarOffice Math.

Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде программ подготовки иллюстраций (Microsoft Photo Draw, Corel Draw) и презентаций (Microsoft Power Point, Corel Presentation, Lotus Freelance Graphics, StarOffice Impress).

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся в электронных таблицах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух- и трехмерных графиков различного типа. Они представлены программами Microsoft Graph и StarOffice Chart.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности. Наиболее распространенной офисной системой является Microsoft Office 2003, которая представлена ниже.

Приложения, входящие в состав офисной системы Microsoft Office 2003:

• обработка текста — Word 2003

• • обработка таблиц — Excel 2003
• • работа с базами данных — Access 2003
• • работа с презентациями — PowerPoint 2003
• • личный информационный менеджер — Outlook 2003
• • работа с графикой — Corel Draw 2003
• • создание и работа с Web-страницами — FrontPage 2003

Для эффективной работы по компьютерной подготовке документов рабочее место в офисе должно быть оснащено компьютером в следующей конфигурации:

• • микропроцессор класса не ниже Pentium III с тактовой частотой не менее 600 МГц;
• • оперативное запоминающее устройство объемом не менее 64 Мбайт;
• • накопитель на жестких магнитных дисках емкостью не менее 20 Гбайт;
• • накопитель на гибких магнитных дисках емкостью 1,44 Мбайт;
• • накопитель на оптических дисках (CD-ROM или CD-RW);
• • видеоподсистема с видеопамятью объемом не менее 32 Мбайт и видеомонитором с размером ио диагонали не менее 17″;
• • стандартная АТ-клавиатура со 102-104 клавишами;
• • устройство позиционирования курсора типа «мышь» или аналогичное по возможностям;
• • факсмодемная плата (при подключении к внешней сети через систему телефонной связи);
• • сетевая карта (при подключении к локальной вычислительной сети через коммуникационный кабель);
• • устройство печати;
• • сканер (при необходимости ввода большого количества данных на бумажных носителях).

Контрольные вопросы

• 1. Какие бывают средства хранения и поиска документов в зависимости от конструкции?
• 2. Что представляют собой плоские, вертикальные, вращающиеся, элеваторные, роторные конструкции для хранения различных карточек?
• 3. Что такое штемпелевальное устройство (нумератор) и для чего оно используется?
• 4. Какой минимальной конфигурации для эффективной работы по компьютерной подготовке документов должен быть компьютер на рабочем месте в офисе?

Источник: ozlib.com

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation). Широко известны ПК, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner. Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются ПК фирмы IBM и их аналоги других фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности второе место.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве представлены в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве

Помощь в создании документа

Конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, храпение и редактирование текста документов

Передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем

Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет

Заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа

Контроль над исполнением документа

В электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту

Перевод текста документа с одного языка на другой

Осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста

Защита от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита

Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактирование текста документов.

На практике используются множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. При использовании популярного текстового редактора Microsoft Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов.

Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т.п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т.д., и т.п. Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet.

Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях, что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске.

Многие пакеты имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Таким образом, использование современных ПК позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства в организации на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПК и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности.

Современные ПК и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

• — пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;
• — ставить письма «на контроль»;
• — отслеживать исполнение документов;
• — вести иерархические «папки» для хранения документов;
• — сортировать документы в папках по различным критериям;
• — автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;
• — осуществлять контроль над работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;
• — обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте.

Внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность груда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПК в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия — финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

К принципам внедрения электронного документооборота следует отнести:

• — постепенное увеличение удельного веса ПК при создании документов (особенно внутри организации);
• — своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• — первоочередное использование ПК для сокращения рутинных операций при создании документов;
• — предпочтительное использование ПК на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило — переписке);
• — ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.

Источник: studme.org

Информационные технологии в управлении организацией: роль, цель и общая характеристика управленческих ИТ

ИТ-отрасль активно развивается. С ней связывается все больше аспектов человеческой и общественной жизни. Менеджмент на предприятиях – не исключение. Бизнес использует большое количество решений при выполнении поставленных задач.

Информационные системы и технологии (ИТ) в сфере управления организацией – это методы, которые позволяют эффективно производить планирование, обмениваться данными, контролировать поставки, а также совершать другие действия, направленные на оптимизацию рабочих процессов и максимизации прибыли. Они выполняются на базе компьютеров или иной техники. В статье будет подробно разобран этот аспект руководства организацией, все его тонкости и разновидности.

Что это такое

Существуют различные определения понятия ИТ. Можно сказать, что это совокупность процессов создания, хранения, а также распространения информации. Традиционно принято отождествлять эту отрасль с использованием вычислительных машин. Это обусловлено тем, что с их внедрением эта сфера стала развиваться намного быстрее.

Однако нельзя ограничиваться только электронными устройствами. Инструменты для фиксации данных и их дальнейшего обмена известны еще со времен античности. Это знакомые каждому человеку книги и их ранние аналоги: папирусы и глиняные таблички. Целью использования информационных технологий (ИТ) на предприятии является решение задач в управлении объектами и процессами.

С помощью письменности удалось значительно расширить возможности для строительства, ремесел и земледелия. Записи помогали нашим предкам вести отчетность и делиться опытом между собой. В 19 веке произошел прорыв в этой сфере. Кроме уже указанных средств, стали появляться новые – печатные машинки, граммофоны и пластинки для них.

С начала 1940-х начали выпускать электронные инструменты – первые ЭВМ, электрические проигрыватели и диктофоны. Привычные нам методы стали применяться в 90-х годах. Сейчас задача у ИТ в глобальном смысле та же, только теперь делать это быстрее, удобнее и эффективнее.

Применение и значение

В наше время трудно переоценить роль использования информационных технологий в управлении предприятием, а также в других отраслях общественной жизни. Наблюдается тенденция к существенным переменам во всех областях, где присутствуют человеческие ресурсы. Руководители компаний стараются максимально оптимизировать все процессы и увеличить получаемую прибыль.

Источник: www.cleverence.ru