Презентация на тему: » 1. Структура рабочей книги MS Exsel. 1. Структура рабочей книги MS Exsel. 2. Типы данных в MS Excel. 2. Типы данных в MS Excel. 3. Ввод формул. Вычисления.» — Транскрипт:
1 1. Структура рабочей книги MS Exsel. 1. Структура рабочей книги MS Exsel. 2. Типы данных в MS Excel. 2. Типы данных в MS Excel. 3. Ввод формул. Вычисления. 3. Ввод формул. Вычисления. 4. Функции. 4. Функции.
5. Построение диаграмм в среде MS Exsel. 5. Построение диаграмм в среде MS Exsel. 6. Операции с данными. 6. Операции с данными.
7 Установка способов адресации ячеек формат A1, формат R1C1 Сервис => Параметры => Общие
8 2. Типы данных в MS Excel. Текст Текст Число Число Формула Формула
9 Ввод текста При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( — ). Переносы в словах в документах Excel вообще недопустимы. Текст – любой набор символов. =, + заключается в
10 Ввод чисел При первоначальном вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться число из 11 цифр. При вводе большего числа происходит автоматическое форматирование ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3) Если же ширина столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой. Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами.
Группировка и структура данных в Excel
11 Форматы чисел Формат => Ячейки… => Число
12 Ввод дат и времени Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. (Отображение даты в строке формул) ДД.ММ.ГГГГ Разделители — точка (.), дефис (-), дробь (/). Точка после года не ставится. Например, 12 августа 1918 года : или или 12/8/1918 При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, для дат с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года: или или 12/4/61 Для дат текущего десятилетия ( ) год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года : или или 2/11/2
13 Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Разделитель — двоеточие (:). Точка после секунд (минут) не ставится. Например,14 часов 12 минут 00 секунд : 14:12
14 Автозаполнение календарных данных, времени, чисел, комбинаций текста и чисел календарных данных, времени, чисел, комбинаций текста и чисел можно создать собственный список автозаполнения можно создать собственный список автозаполнения Для автозаполнения ячеек необходимо в первую из заполняемых ячеек ввести начальное значение ряда. Затем следует выделить ячейку и при нажатой левой кнопке мыши перетаскивать маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки) в сторону изменения значений. Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид черного крестика При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться, При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться, при перетаскивании влево или вверх — уменьшаться при перетаскивании влево или вверх — уменьшаться используется для ввода:
Курс Excel_Базовый — Урок №19 Группировка данных в Excel. Промежуточные итоги
15 Формат => Ячейки… => Выравнивание
17 3. Ввод формул. Вычисления. Формулы — выражения, по которым выполняются вычисления. Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши. Формула всегда начинается со знака равно (=).
Формула может включать: функции, ссылки, адреса ячеек и диапазонов, операторы и константы.
18 Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.
19 Операторы Арифметические операторы (знаки действий) : сложение — клавиша клавиатуры + (плюс); вычитание — клавиша клавиатуры — (минус или дефис); умножение — клавиша клавиатуры * (звездочка); деление — клавиша клавиатуры / (дробь); возведение в степень — клавиша клавиатуры ^ (крышка). Операторы сравнения. Используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. = (знак равенства) Равно (A1=B1) > (знак больше) Больше (A1>B1) =B1)
20 Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются. =(D5-E5)*30 Функция — стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. =СУММ(F3:F12) Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями. =январь!F13+февраль!F13+март!F13
21 Отоброжение формул Сервис => Параметры => Вид Копирование формул. Автозаполнение. Адресация ячеек.
22 4. Функции Среднее — расчет среднего арифметического; Среднее — расчет среднего арифметического; Число — определение количества численных значений; Число — определение количества численных значений; Максимум — нахождение максимального значения; Максимум — нахождение максимального значения; Минимум — нахождение минимального значения. Минимум — нахождение минимального значения. КнопкаАвтосумма
Источник: www.myshared.ru
Структура проекта в MS Excel
Структура проекта в различных приложениях MS Office имеет свои особенности. При создании рабочей книги (объекта Workbook) в MS Excel одновременно создается и проект (объект VBA Project). Непосредственно после создания рабочей книги проект содержит модули для четырех объектов: собственно рабочей книги (объекта Workbook) и трех рабочих листов (объектов Worksheet). В дальнейшем в проект могут добавляться модули форм (объектов Form), модули листов диаграмм (объектов Chart), стандартные модули и модули классов.
Объектов, составляющих приложение MS Excel, очень много. Поэтому мы рассмотрим только основные объекты MS Excel, использование которых позволяет значительно расширить функциональные возможности создаваемых документов.
Сначала рассмотрим общую структуру объектов, изображенную на рис. 1. Ниже рассмотрены основные объекты.
Источник: www.taurion.ru
Общая характеристика табличного редактора Microsoft Excel
Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой книги.
Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Основной программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых данных.
В данной версии программы у этого модуля появилось множество интересных функций: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода существенно упрощают ввод и редактирование формул.
Имеются возможности для создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными.
В Excel можно создавать макросы и приложения с помощью Visual Basic for Applications (VBA). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что созданные средствами Excel VBA – макросы можно без особых проблем использовать в других программах фирмы Microsoft.
Excel располагает и мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде. Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц в документ, созданный средствами редактора Word. При использовании этой технологии между объектами устанавливается динамическая связь.
Основы работы в Excel
С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый многомерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью многомерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.
Имеются возможности настройки режима автосохранения файлов через определенные промежутки времени, режима резервного копирования и режима защиты данных (сохранение документа с паролем).
Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 и т.д.
Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:
— рабочие листы для создания таблиц;
— диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
— рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля;
— рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.
Коррекция высоты строк и ширины столбцов
Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня.
В подменю Столбец вызовите директиву Ширина, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Команда Автоподбор ширины из меню Столбец автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.
Ячейки таблицы и их свойства
Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.
В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.
Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол).
Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.
Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter.
Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка.
Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных.
Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог: Формат – Ячейки — и в верхнем поле этого окна выбрать закладку Выравнивание.
Установка шрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка.
Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.
В правом поле Размер устанавливается размер (кегль) шрифта. В списке шрифтовых стилей Начертание можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле Подчеркивание можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями) и т.д.
Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение), — (вычитание), * (умножение), / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.
Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать Enter.
Ввод формул можно существенно упростить, используя небольшой трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.
Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.
Информационные связи. В программе Excel довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.
Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Лист2 необходимо ввести формулу: =Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны латинскими буквами.
Построение и оформление диаграмм
Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы «презентационного качества».
Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel появился новый тип трехмерных диаграмм — так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.
Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (см. рис.11). Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма.
После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за четыре шага нужно построить диаграмму. Работа с Конструктором настолько интуитивно понятна, что не требует каких – либо пояснений.
Дополнительные объекты. В меню Вставка расположены директивы, которые позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открывается окно загрузки графического файла.
На диаграмме появляется выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер. Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода Enter. Тогда в центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.
Актуализация диаграмм. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму.
Для этого поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку, диаграмма будет изменена. Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag СУММ», за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel «угадала» правильно, щелкните по пиктограмме с «галочкой».
В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы. Адреса групп можно ввести с клавиатуры.
Дополнительные возможности Excel
Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.
Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.
Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.
В комплект поставки Excel входит программа обработки внешних баз данных MS Query. Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.
Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки. Например, каждый пользователь программы может создать пиктографическое меню, изменить вид основного окна, изменить вид рабочего листа, установить желаемые шрифты, создать шаблоны таблиц и т.д.
Примеры выполнения документов и графических представлений в MS Excel
Рассмотрим на примере списка фирм и производимых товаров. Наименования и адреса телефонов указаны в таблице №1. В таблице №2 — наименование, характеристики и цены реализуемого товара. Также построена произвольная диаграмма доли производимого товара соответствующих фирм.
Таблица 1 — Наименования и адреса телефонов
Источник: kazedu.com