5.3.1. Основные задачи и этапы процесса структуризации
Чтобы проектом управлять, его необходимо разбить на части, т.е. на иерархические подсистемы, между которыми устанавливаются многочисленные взаимосвязи.
Процесс разработки структуры проекта называется структуризацией проекта.
Основные задачи структуризации проекта:
Разделение проекта на блоки, которыми можно управлять;
Распределение ответственности за различные элементы проекта и согласование работ с структурой организации;
Точная оценка необходимых затрат – финансовых, материальных ресурсов;
Создание единой базы планирования, бюджета и контроля за затратами;
Переход от общих, не всегда конкретных целей к заданиям, которые должны быть выполнены подразделениями фирм, принимающих участие в реализации проекта.
Основные этапы процесса структуризации:
Финансирование проекта организовывается отдельно от финансирования остальной деятельности фирмы. Поэтому отдельным этапом структуризации является разработка плана бухгалтерских расчетов, систему кодов счетов и работ, позволяющих относить все расходы на отдельный субсчет проекта.
Проект. Структура проекта
5.3.2. Рабочая структура проекта
Рабочая структура проекта – это иерархическая структура, разработанная с целью логического распределения всех работ по выполнению проекта и представленная, как правило, в графическом виде.
В западной литературе рабочую структуру проекта называют деревом работ проекта – Work Breakdown Structure (WBS). Все работы, необходимые для выполнения проекта, группируются по функциональным признакам и выделяются в подпроекты. Последние разделяются на более мелкие работы и т.д. в зависимости от выбранного числа уровней детализации.
Формирование WBS может осуществляться не только по функциональному признаку, но и по продуктам или субпродуктам. Если проект предусматривает освоение выпуска нескольких товаров, можно формировать WBS по фазам проекта (проектирование-стротельство-монтаж-производство) или по локализации работ (механические работы — электрообеспечение-инженерные сети и т.д.). При структуризации проекта освоения выпуска новой продукции разработку WBS лучше и нагляднее по функциональному признаку, т.е. по центрам затрат – проектные работы, конструкторские, монтажные и т.д.
Рабочая структура проекта (дерево работ)
(Work Breakdown Structure)
Рис.5.4 Рабочая структура проекта освоения производства нового товара
После разработки рабочей структуры определяется организационная структура проекта (Organisation Breakdown Structure), сокращенно – OBS.
Рис. 5.5. Организационная структура проекта
Для удобства использования разрабатывается система кодирования документов проекта. Организационная структура должна учитывать все эти этапы и работы проекта, все структурные подразделения фирмы, принимающие участие в проекте.
Типовая структура проекта
Целью OBS является определение исполнителей работ, а также отделов и организаций, которые отвечают за выполнение конкретных работ. Далее необходимо совместить рабочую и организационную структуры в единый график.
Интеграция WBS и ОВС связывает все работы, необходимые для выполнения проекта с исполнителями.
График связывает между собой работы и исполнителей. На основании интеграции отдельно выделяют (разрабатывают) матрицу ответственности.
Интеграция рабочей и организационной структур позволяет перейти к построению сетевого графика выполнения работ. Сетевой график позволяет: определить критический путь; критические и некритические работы; начало и конец каждой работы; логические связи между работами; фактическое выполнение работ на конкретную дату.
Планирование и расчет бюджета проекта в данном курсе не рассматривается.
Рис. 5.6. Интеграция рабочей и организационной структур проекта
Построение матрицы ответственности
Источник: studfile.net
Как разработать структуру проекта: инструкция
Проекты в жизни любого человека существуют даже, если он не имеет причастия к менеджменту. Ведь проект, это прежде всего сам процесс получения конкретного нового результата. Например, это может быть поездка в другую страну, строительство бани, покупка нового платья или приготовление
Поэтому структурой проекта можно считать как инструмент, помогающий достигать реализации целей проекта и минимизировать финансовые затраты и время. Ранее мы уже писали подробно об управлении проектом в бизнесе, сегодня разберем его структуру.
Как создать структуру проекта: 3 главных этапа
Эксперты 7 основных этапов для формирования структуры проекта, где каждый этап — это ответ на вопрос. Ниже мы разберем 3 самых важных вопроса.
Этап 1. Что и зачем делать?
С этими вопросами поможет разобраться интеллект-карта «Дерево целей». В этой карте делают отметки, которые относятся к основной цели проекты и необходимым для выпадениям задач. Далее прописываю подзадачи, а к ним подзадачи 2-го уровня, 3-го и так далее. Таким образом в центре карты формируется общее значение проекта, а по краем — второстепенное или частное.
Например, если брат проект как приготовление праздничного ужина, то нем конечная цель — организовать праздничный ужин ужин, а к задачам относятся — приготовить несколько тематических блюд, навести порядок, и накрыть на стол с праздничной сервировкой. Следующий уровень задач — приготовить отдельные ингредиенты, помыть пол и вытереть пыль, подготовить скатерть, посуду.
Свое дерева целей необходимо создавать подобным образом. Это значительно упростит понимание задач и целей проекта для всех его участников, а вовлеченность и уровень мотивации увеличится.
Этап 2. Как это реализовать?
На втором этапе нужно провести анализ и распределить последовательность выполнения каждой задачи и ее подзадачи и их взаимодействие друг с другом.
Например, картофель сначала нужно помыть, потом почистить, далее нарезать, а после запечь в духовке. В этом поможет интеллект-карта.
Таким образом формируется сетевая модель проекта, которая помогает находить минимальные сроки реализации проекта и его этапов к завершению. Также эта модель может создать и кичинский путь —цепочку задач, без завершения которых невозможно закончить проект.
В итоге получится сетевая модель проекта. Она поможет найти минимальные сроки завершения проекта и его отдельных этапов. По этой же модели определяют критический путь — цепочку задач, без завершения которых невозможно закончить проект.
Этап 3. Когда это сделать?
На этом этапе нужно подготовить график выполнения работ со сроками. Это поможет сделать уже составленная сетевая модель.
Сначала длительность работ определяют на основе своего опыта или экспертного мнения коллег. Затем еще раз проверяют, насколько сроки реальны: для этого сопоставляют объёмы работ с числом участников и временем, которое они будут посвящать проекту.
Может оказаться, что один из этапов проекта займет больше времени, потому что в команде не хватает исполнителей. Лучше это выяснить в начале проекта, пока не поздно что-то предпринять: перебросить людей с одних задач на другие или договориться о сверхурочной работе.
Вернемся к нашему примеру: подготовка ужина займет больше времени, если всё делать самостоятельно. Если с приготовлением некоторых блюд поможет подруга, то можно закончить работу в два раза быстрее.
Подробная структура проекта нужна, чтобы после его запуска не нужно было размышлять, как действовать дальше. Команда будет просто выполнять задачи.
Если рассматривать управление проекта в бизнесе, оно затрагивает разные области бизнес-процессов на всех его этапах. При этом каждый из них требует к себе особого внимания. Для упрощения управления и реализации проектов отличным вариантом станет автоматизация бизнеса.
Как автоматизировать реализацию проекта?
В этом может помочь внедрение CRM-системы Bitrix24.
Bitrix24 — это CRM-программа, которая помогает в автоматизации бизнеса, коммуникации и взаимодействии с клиентами и командой, а также в управлении проектами и продажами. Она хранит данные о заказчиках и историю взаимодействия с ними, напоминает о необходимости выйти на связь и предложить дополнительные товары, а также позволяет анализировать работу менеджеров, каналов продаж и многое другое. Подробно мы писали в этой статье.
Наши специалисты могут быстро и качественно внедрить настройку CRM-системы Битрикс24 со скидкой в 15%. Успейте оставить заявку на нашем сайте.
Если же вы уже имеете встроенную CRM-систему, но она не приносит необходимого результата, наша команда проведет для вас бесплатный аудит вашей CRM и на основе анализа предоставить все рекомендации для ее улучшения. Не упустите возможность автоматизировать свой бизнес и увеличить эффективность деятельности!
Источник: vc.ru
Структура проекта
Понимание проекта как структурированного информационного объекта, подчиняющегося логическим суждениям и формальным правилам, является основой профессиональных методов управления проектом.
Структура проекта (англ. Project Structure) – это основные его части (элементы), необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом.
Построение структурных моделей проекта осуществляется по определенным принципам и методам. Для выявления и осознания целей, состава и содержания проекта, организации планирования и контроля процессов его осуществления необходимо определить и построить структуру работ проекта, используя методы декомпозиции.
Структура декомпозиции работ (англ. Work Breakdown Structure – WBS) является графическим представлением проекта, т. е. совокупностью взаимосвязанных элементов проекта различных степеней детализации. Количество уровней детализации зависит от класса и сложности проекта, а также от разработчиков и исполнителей.
Принятая структура проекта с выделенной в ней иерархией устойчивых элементов образует основу информационного языка проекта, на котором общаются все его участники и ведется документирование.
В зависимости от вида проекта разрабатываются и используются различные структурные модели. Наиболее существенные из них показаны на рисунке 1.
- Дерево целей и результатов (cтроится в соответствии с основным назначением проекта).
- Бюджет проекта (строится на основе расчета потребности в финансовых ресурсах).
- Матрица распределения работ во времени и по исполнителям (строится в соответствии с директивным временем реализации проекта и набором возможных исполнителей).
- Сетевая модель проекта (строится на основе логической очередности выполнения работ проекта и алгоритмов разработки сетевых моделей).
- Матрица распределения и минимизации рисков (указывает возможные риски и способы их минимизации).
- График обеспечения ресурсами (структурная модель ресурсов, требуемых для выполнения работ).
- График финансирования проекта (указывает сумму средств, необходимых для реализации проекта в определенный промежуток времени).
- Матрица распределения ответственности (строится на основе матрицы распределения работ по исполнителям).
- Структурная декомпозиция контрактов (строится на основе матрицы распределения работ по исполнителям).
- Структурная модель организации проекта (представляет декомпозицию организационной структуры проекта).
Каждую из функций управления проектом, представленных на рисунке 1, можно подвергнуть декомпозиции и внутренней структуризации. Примеры декомпозиции функций управления предметной областью ИСП, управления конфликтами, а также управления проектом по временным параметрам изображены на рисунке 2.
Можно осуществить декомпозицию любой функции управления проектом, а структура и уровни декомпозиции, степень детализации зависят от целей и задач реализуемого проекта. Например, вполне очевидно, что декомпозиция функции управления предметной областью ИСП в жилищном строительстве будет отличаться от декомпозиции той же функции для проекта организации производства новых материалов для авиакосмической промышленности.
К структуре проекта предъявляются следующие требования:
- Уровни декомпозиции должны различаться степенью детализации. Совокупность элементов каждого уровня должна представлять весь проект.
- Исходя из первого правила суммарные значения характеристик проекта (объемы работ, стоимость, потребляемые ресурсы и др.) на каждом уровне структуры проекта должны совпадать.
- Каждый уровень декомпозиции должен содержать такие элементы работ, на основе которых могут быть определены количественные значения характеристик работ, необходимые и достаточные для оперативного управления проектом на данном уровне.
Ответственность за структурирование и декомпозицию работ возлагается на заказчика, подрядные предприятия, консультантов и других участников проекта. Разделение работ на этапы является основой для управленческого контроля в процессе реализации проекта.
We are sorry that this post was not useful for you!
Let us improve this post!
Tell us how we can improve this post?
Источник: forpm.ru