Срок полезного использования компьютерных программ

В данной инструкции разберем учет программного обеспечения, купленного с приобретением исключительных прав на него по договору отчуждения.

При покупке компьютерной программы по договору отчуждения с правообладателем организация становится единственной, кто может распоряжаться и использовать программное обеспечение.

Компьютерную программу с приобретением исключительных прав в регламентированном учете надо отразить в составе нематериальных активов. Такой же учет установлен не только при приобретении. В составе НМА надо учитывать программы, которые организация разрабатывает собственными силами или заказывает сторонним подрядчикам.

Программное обеспечение относится к нематериальным активам при выполнении следующих условий:

• документально подтверждено право организации на программу;
• документально подтвержден факт существования программы;
• в течение 12 месяцев права остаются за организацией;
• программное обеспечение приносит выгоды и используется в производственных или управленческих процессах;
• срок использования программы превышает 12 месяцев;
• определена первоначальная стоимость программы;
• программа учитывается отдельно от других активов.

В бухгалтерском учете для признания компьютерного обеспечения в составе нематериальных активов нет ограничений по стоимости.

Изменение срока полезного использования основных средств

Важно

С 2024 года исключительные права на компьютерные программы, которые признаются НМА, надо учитывать по ФСБУ 14/2022

ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы» можно применять с 2023 года досрочно, а с 2024 года он станет обязательным.

До принятия к учету программы надо определить два параметра:

• срок использования;
• стоимость.

Срок использования

При признании компьютерной программы нематериальным активом, то срок ее полезного использования определяется по следующим правилам.

Когда организации принадлежит исключительное право на компьютерную программу, то срок ее действия не ограничен во времени. Даже если организация получила свидетельство о регистрации компьютерной программы в Роспатенте, в котором указан срок. Срок использования для целей бухучета определяется исходя из периода, в течение которого организация планирует использовать программу.

Когда срок использования компьютерной программы определить невозможно и он не указан в регистрационных документах, то срок считается неопределенным. Амортизация по такому объекту не начисляется (п. 23, 25 ПБУ 14/2007).

Срок полезного использования компьютерной программы надо утвердить приказом руководителя организации.

Рекомендация

Установите срок полезного использования компьютерной программы одинаковым для бухгалтерского и налогового учета, чтобы избежать возникновения временных разниц.

Срок использования

Первоначальная стоимость при принятии на учет равна сумме всех затрат на приобретение или разработку компьютерной программы:

Срок полезного использования основных средств

• расходы на приобретение исключительных прав на программу;
• расходы на улучшение программы и настройку работоспособности (тестирование, консультирование и т.п.);
• при раздельном учете НДС суммы входящего НДС (при условии использования программы в деятельности, не облагаемой НДС);
• прочие расходы (пошлина и т.п).

Пошаговая инструкция отражения в программе 1С ERP приобретения у поставщика и постановки на учет компьютерной программы.

Приобретение программного обеспечения

В разделе Внеоборотные активы заходим в Документы НМА и расходы на НИОКР. Нажимаем Cоздать и выбираем Закупка у поставщика.

Рисунок 1 — Выбор документа приобретения нематериального актива у поставщика

В созданном документе указываем поставщика, договор на приобретение программы.

Затраты организации на имущество, которое впоследствии будет принято в качестве нематериального актива, учитываются на счете 08.05 Приобретение нематериальных активов.

На закладке Расходы и прочие активы отражаются данные по приобретаемой компьютерной программе.

Рисунок 2 — Отражение данных в документе приобретения НМА

В документе настраиваем счет учета. Выбираем статью Нематериальные активы и НИОКР. Счет учета 08.05. Из справочника выбираем материальный актив или создаем новый. После проведения и отражения данных в регламентированном учете должны появиться проводки. Документ формирует проводки:

• Дт 08.05 Кт 60.01 — оприходование НМА;
• Дт 19.02 Кт 60.01 — принятие к учету НДС.

Рисунок 3 — Проводки документа принятия к учету нематериального актива

Регистрируем счет-фактуру поставщика.

Принятие к учету

В разделе Внеоборотные активы заходим в Документы НМА и расходы на НИОКР. Нажимаем создать и выбираем Принятие к учету НМА.

Рисунок 4 — Выбор документа для принятия к учету НМА

Создаем новый документ. Указываем параметры НМА. Нематериальные активы, используемые в организации, учитываются в дебете счета 04 Нематериальные активы. Амортизация на счете 05.

Счета прописываются в Группе финансового учета.

Рисунок 5 — Счета учета нематериальных активов

После принятия к учету компьютерной программы регламентная операция Закрытие месяца будет начислять амортизацию с месяца, следующего за тем, в котором приняли НМА.

В том случае, когда организации переданы права на компьютерную программу по лицензионному договору, она признается нематериальным активом, которое получено в пользование. Такие активы надо учитывать на забалансовом счете.

План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Можно самостоятельно добавить забалансовый счет и закрепить это в учетной политике. Например, это может быть счет «014 Нематериальные активы в пользовании».

По дебету счета 014 Нематериальные активы в пользовании отразите стоимость стоимость прав на компьютерную программу, полученных в пользование (на основании лицензионного договора).

Использование компьютерной программы без договора отчуждения или лицензии влечет гражданскую, материальную, административную или уголовную ответственность.

Источник: efsol.ru

Как определить срок полезного использования программы, если он не указан в договоре

Организация приобрела неисключительные права на программное обеспечение по лицензионному договору. Срок полезного использования программного обеспечения в договоре не указан. Как правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на приобретение программы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Указанные в вопросе затраты организации (в совокупности на приобретение программы по лицензионному договору и ее установку на ЭВМ по этому же договору) целесообразнее (в том числе и с позиции избежания возникновения временных разниц) равномерно признать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на протяжении предполагаемого срока использования компьютерной программы.

В бухгалтерском учете данные расходы сначала отражаются в качестве расходов будущих периодов, а затем в течение установленного организацией срока учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Сама программа одновременно с этим учитывается за балансом.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

Программное обеспечение (ПО) в целях бухгалтерского учета признается нематериальным активом (НМА) только в том случае, если предприятие получает исключительные права на него (п.п. 3, 4 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», далее — ПБУ 14/2007).

Приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности объектами НМА не признаются, то есть затраты на приобретение неисключительных прав подлежат включению в состав расходов (смотрите также п.п. 7.2 и 8.6 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Министерстве финансов Российской Федерации, Президентским советом Института профессиональных бухгалтеров 29.12.1997).

Если программа будет использоваться в производстве или продаже продукции (товаров), для оказания услуг, выполнения работ, или для управленческих нужд предприятия, то затраты на ее приобретение по лицензионному договору признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности (п.п. 2, 4, 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», далее — ПБУ 10/99).

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы должны признаваться в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их фактической оплаты.

С учетом п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и п. 39 ПБУ 14/2007 НМА, полученные в пользование (по лицензионному договору), учитываются лицензиатом на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (например, по дебету забалансового счета 012 «НМА, полученные в пользование на основании лицензионного договора»).

Платежи за предоставленное право пользования объектами интеллектуальной собственности, производимые в виде фиксированного разового платежа (как в рассматриваемой ситуации), отражаются в бухгалтерском учете лицензиатом как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

На наш взгляд, при приятии к учету расходов по лицензионному договору, в соответствии с условиями которого производится установка ПО, стоимость установки не обособляется, поскольку без нее приобретенная программа не может быть использована.

Таким образом, если приобретенные неисключительные права на ПО используются по назначению в течение нескольких отчетных периодов (месяцев), совокупные затраты на приобретение таких прав, оплаченные разовым платежом, первоначально отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» с последующим их списанием в дебет счетов учета производственных затрат (расходов на продажу, общехозяйственных расходов) в течение срока действия договора.

В бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 012
— права, приобретенные по лицензионному договору, поставлены на учет на забалансовый счет в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре;

Дебет 97 Кредит 60 (76)
— отражены в составе расходов будущих периодов затраты, связанные с приобретением прав на использование дополнительных модулей.

По мере признания расходов:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 97
— списана часть расходов, приходящаяся на отчетный период.

Налог на прибыль организаций

Поскольку в рассматриваемом случае организация не получает исключительных прав на ПО, понесенные затраты нельзя отнести к расходам на приобретение НМА (п. 3 ст. 257 НК РФ, письма Минфина России от 05.05.2012 N 07-02-06/128, от 13.02.2012 N 03-03-06/2/19, от 24.11.2011 N 03-03-06/2/181). В данном случае расходы на приобретение прав на использование программ для ЭВМ принимаются к учету в соответствии с пп. 26 п. 1 ст.

264 НК РФ — в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4386, от 12.02.2016 N 07-01-09/7509). Также в составе прочих расходов налогоплательщик вправе учесть затраты, связанные с подготовкой программного обеспечения к использованию, в том числе по адаптации программного обеспечения, настройке программы, при условии, что эти расходы соответствуют критериям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 22.08.2007 N 20-12/079908).

Согласно п. 1 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они возникают исходя из условий договора, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений ст.ст. 318-320 НК РФ.

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. Если же сделка не содержит условий о периоде возникновения расходов и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

Таким образом, организация самостоятельно устанавливает срок, в течение которого расходы на приобретение прав на использование программ и баз данных (и сопутствующие непосредственно приобретению затраты по установке ПО) будут равномерно учитываться для целей налогообложения прибыли, если в лицензионном договоре срок использования программы не определен (письма Минфина России от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743, от 16.01.2012 N 03-03-06/1/15, от 02.02.2011 N 03-03-06/1/52, от 20.04.2009 N 03-03-06/2/88, от 19.02.2009 N 03-03-06/2/25, письмо ФНС России от 19.01.2009 N 3-2-13/9 и др.). С позиции Минфина России, при установлении срока необходимо учитывать положения ГК РФ (письмо Минфина России от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14039).

Не можем не отметить, что существуют и разъяснения с иной точкой зрения (письма Минфина России от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14039, от 02.02.2011 N 03-03-06/1/52, от 29.01.2010 N 03-03-06/2/13, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/551, от 23.10.2009 N 03-03-06/1/681, от 20.04.2009 N 03-03-06/2/88, от 17.03.2009 N 03-03-06/2/48, от 19.02.2009 N 03-03-06/2/25).

Арбитражная практика показывает, что налогоплательщики успешно оспаривают требования налоговых органов о равномерном признании расходов на программы для ЭВМ (смотрите, например, постановления Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 N 04АП-4378/13, ФАС Московского округа от 18.03.2014 N Ф05-1208/14 по делу N А40-14277/2012, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2012 N 07АП-9152/12, ФАС Поволжского округа от 12.07.2012 N Ф06-5251/12 по делу N А65-20465/2011, ФАС Северо-Западного округа от 09.08.2011 N Ф07-7033/11 по делу N А56-52065/2010 и от 21.07.2011 N Ф07-12326/10 по делу N А56-48512/2009).

В то же время существуют примеры дел с иной позицией, когда решение принимается в пользу налоговых органов. Так, судьи сделали вывод, что если условиями лицензионного соглашения срок использования программы для ЭВМ не установлен, то расходы на приобретение неисключительных прав на данное программное обеспечение принимаются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций равномерно с учетом срока, установленного ГК РФ (5 лет), а не единовременно, как это сделано налогоплательщиком (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2016 N 11АП-2863/16).

Таким образом, вопрос учета в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение программы для ЭВМ является на данный момент неоднозначным, поскольку законодательство не содержит правил определения срока списания затрат в случае, когда в лицензионном договоре не указан срок использования программного обеспечения.

На наш взгляд, организация в целях налогообложения вправе признать расходы по лицензионному договору равномерно в течение определенного отрезка времени, что обусловит сближение налогового и бухгалтерского учета и не приведет к появлению временных разниц (п.п. 3, 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»).

Учетная политика

Выбранный порядок признания расходов в бухгалтерском учете и для целей налогообложения необходимо закрепить в соответствующих разделах учетной политики (смотрите также постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.08.2011 N Ф07-7033/11).

При формулировании соответствующих элементов учетной политики для целей бухгалтерского учета организации допустимо остановиться на одном из вариантов (п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», далее — ПБУ 1/2008):

1. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются в течение пятилетнего срока, установленного п. 4 ст. 1235 ГК РФ. Данный вариант предпочтителен с точки зрения минимизации налоговых рисков;

2. Расходы на приобретение неисключительных прав признаются в течение меньшего срока, установленного организацией самостоятельно.

На наш взгляд, при установлении срока налогоплательщику следует исходить из реального планируемого срока использования программного обеспечения в своей деятельности, а не из сроков, рекомендованных производителем. При этом планируемый срок может совпадать и со сроком, рекомендованным производителем программного обеспечения или иным уполномоченным лицом.

С учетом п.п. 8 и 10 ПБУ 1/2008 при отсутствии в учетной политике указанного порядка (в том числе и в части определения срока использования ПО) организация может дополнить ее соответствующими правилами.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Учет расходов, связанных с приобретением прав на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионным договорам;

— Энциклопедия решений. Налоговый учет расходов, связанных с использованием справочных правовых систем, бухгалтерских программ и т.д.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

2 октября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Источник: www.audit-it.ru

Программы для бухгалтера – внимание на условия договора

Именно от условий договора будет зависеть бухгалтерский и налоговый учет программного обеспечения. Изучите их внимательно: передается ли исключительное право, ограничен ли срок пользования программой, разделены ли стоимость самой программы и расходы на ее обновление.

Что за право?

Если у вас на руках договор купли-продажи программного продукта, то без сомнения авторское право на программу вам не передано.

Если у вас лицензионное соглашение, посмотрите на его условия: передается вам исключительное право (то есть право разрешать или запрещать другим использовать эту программу) или нет. Кстати говоря, чаще всего исключительное право на бухгалтерские программы как раз не передается. Обычно организация приобретает лишь право пользования программой.

Это означает, что нематериальный актив в организации не появляется. В соответствии с пунктом 26 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» приобретение неисключительных прав на программы отражается на забалансовом счете. Например, по дебету самостоятельно заведенного забалансового счета 012 «Компьютерные программы».

Соответственно если организация получает исключительное право на программу, то она ее учитывает как нематериальный актив на счете 04. Кстати, программы для ЭВМ без исключительного права, приобретенные до 1 января 2001 года (даты введения в действие ПБУ 14/2000), можно продолжать учитывать на счете 04 «Нематериальные активы» до полного погашения их стоимости (см., например, письмо Минфина России от 29.05.01 № 04-02-05/2/74).

Аналогичная ситуация и с налоговым учетом программ. В соответствии с главой 25 НК РФ права пользования программами (без приобретения исключительных прав) к нематериальным активам никакого отношения не имеют.

Далее нужно определиться со сроком списания программы в бухгалтерском и налоговом учете. Он в свою очередь зависит от того, указан ли в договоре период использования программы.

Срок программы не ограничен

Обычно в бессрочное пользование передаются специализированные бухгалтерские или иные учетные программы (например, складские). Это же относится и к правовым базам данных. Чаще всего при заключении договора на установку таких баз срок пользования ими не ограничен.

Хотя сейчас некоторые фирмы-производители выдают справку о том, что срок полезного использования приобретенной программы составляет ограниченное количество лет (например, два года).

Однако наличие подобной справки не означает, что по окончании данного срока организация – покупатель программы теряет права на ее использование: если программа устраивает организацию, она может пользоваться ею на протяжении неограниченного времени.

Когда такой справки нет, то непонятно, в течение какого срока списывать расходы на приобретение программного продукта или базы данных в бухгалтерском учете.

Этот срок устанавливает руководитель приказом. Конечно, предварительно расходы отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов». Списываются они равномерно в течение срока предполагаемого использования программы на расходы по обычным видам деятельности (п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Установленный для целей бухучета срок полезного использования не влияет на налоговый учет. В нем расходы на программу нужно списать единовременно. Объясняется это тем, что условиями сделки период использования программы или базы данных не определен (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Данные затраты учитываются в качестве прочих расходов, которые относятся к косвенным расходам на производство и реализацию (подп. 26 п. 1 ст. 264, ст. 318 НК РФ).

В этом случае в бухгалтерском учете возникают налогооблагаемые разницы и соответственно отложенные налоговые обязательства (отражаются по кредиту счета 77 «Отложенные налоговые обязательства»). В дальнейшем – при списании в бухучете части стоимости программы – будут погашаться часть налогооблагаемой временной разницы и соответствующая часть отложенного налогового обязательства.

Пример.

В начале марта 2004 года организация приобрела в одной из консультационных фирм бухгалтерскую программу. Стоимость программы – 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.). Срок использования программы не ограничен, но представитель фирмы получил после приобретения программы справку у организации – разработчика программы о том, что рекомендуемый срок использования программы составляет два года. С учетом данной справки директор издал приказ, в котором закреплен рекомендованный срок использования бухгалтерской программы.

В налоговом учете (поскольку срок полезного использования программы не установлен условиями сделки) стоимость программы списывается сразу после начала ее фактического использования.

В начале марта в бухучете сделаны следующие проводки:

Дебет 012 «Компьютерные программы» – 3000 руб. (3540 – 540) – отражена стоимость компьютерной программы (в оценке, принятой в договоре);

Дебет 97 Кредит 60 – 3000 руб. – приобретено право на использование программы;

Дебет 19 Кредит 60 – 540 руб. – выделен НДС по приобретенной программе;

Дебет 60 Кредит 51 – 3540 руб. – программа оплачена.

Внимание на НДС! Несмотря на то что расходы на программы и базы данных в бухгалтерском учете списываются постепенно, налог на добавленную стоимость, уплаченный при их приобретении, организация может зачесть единовременно в момент их постановки на учет, то есть на счет 97 (п. 1 ст. 172 НК РФ). Разумеется, для вычета необходимы счет-фактура и документы, подтверждающие оплату программы.

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 540 руб. – НДС принят к вычету;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77 – 720 руб. – отражено отложенное налоговое обязательство на сумму, соответствующую расходу в налоговом учете (3000 руб. x 24%).

Начиная с марта 2004 года ежемесячно будут сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 97 – 125 руб. (3000 руб. : 24 мес.) – часть стоимости программы учтена в составе расходов отчетного месяца;

Дебет 77 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 30 руб. (3000 руб. : 24 мес. x 24%) – погашена часть отложенного налогового обязательства.

Есть предел

Допустим, согласно условиям договора (лицензионного соглашения), срок пользования программой ограничен (например, составляет один год). Тогда в бухгалтерском и налоговом учете расходы, принимаемые в отчетном месяце, будут совпадать.

К примеру, антивирусные программы. Они требуют постоянного обновления, срок лицензии на данные программы нередко ограничен. Или же программы банковского обслуживания «клиент–банк». Срок использования подобных программ обычно ограничен договором между организацией и банком (например, заключается на год).

Обновление – сложности с учетом

Если в документах на приобретение программы ее стоимость и стоимость информационного обслуживания выделены отдельными позициями, все довольно-таки просто. Стоимость самой программы в бухучете списываем равномерно в течение самостоятельно установленного срока, в налоговом учете – сразу после начала использования (если в договоре срок использования самой программы не оговорен).

Расходы на информационное обслуживание приобретенных программ списываются в затраты того месяца, в котором эти услуги оказаны независимо от факта оплаты как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (если организация применяет для целей налогообложения метод начисления). Налог на добавленную стоимость по информационным услугам предъявляется к вычету после того, как данные услуги оказаны (то есть ежемесячно).

Но как быть, если в документах на приобретение программы ее непосредственная стоимость и стоимость ее периодичного обновления в течение определенного времени указаны общей суммой?

В этом случае организация может рассматривать всю уплаченную по договору сумму как стоимость самой программы. Соответственно и списывать вместе с самой программой.

Можно избрать и другой путь (он представляется наиболее безопасным): поскольку условиями договора определен срок обслуживания данной программы, то для целей налогового и бухгалтерского учета можно списывать ее стоимость равномерно в течение срока информационного обслуживания программы.

Безопасный путь можно избрать и в части зачета НДС. В нашей ситуации неизвестно, какая часть НДС относится к программе, а какая – к ее обновлению. Как известно, НДС по услугам можно зачесть только после их оказания. Услуги по обновлению программы будут оказываться, скажем, год. НДС же со стоимости самой программы можно зачесть, как мы уже сказали, сразу же.

Ну а поскольку неизвестно, какая часть НДС приходится на услуги, а какая на программу, то, если вы хотите избежать налоговых рисков, налог лучше предъявлять к зачету пропорционально стоимости программы, принимаемой в расходы отчетного месяца.

Понятно, что лучше избежать подобной неопределенности. Для этого попросите у продавца программы счет с расшифровкой стоимости отдельных позиций (программы и ее обновления).

К сведению

В упрощенной системе налогообложения расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных, учитываются при расчете единого налога. Также доходы в «упрощенке» можно уменьшить и на расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Источник: www.klerk.ru