В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментовТаблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица(PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.
Создание таблицы БД Access в режиме таблицы
Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:
- дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать командуОткрыть (Open).
В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Таблица «Клиенты», открытая в режиме Таблицы
В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна).
В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).
Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.
Создание таблицы в режиме конструктора
Команда меню
Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View)
Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.
Файл, Сохранить (File, Save)
Сохранение активной таблицы
Файл, Найти (File, Search)
Поиск документов по содержанию
Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать
Предварительный просмотр (Print Preview)
Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)
Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью
Сервис, Орфография (Tools, Spelling)
Проверка орфографии в текстовых полях таблицы
Правка, Вырезать (Edit, Cut)
Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows
Правка, Копировать (Edit, Copy)
Копирование выделенных объектов в буфер обмена
Правка, Вставить (Edit, Paste)
Вставка содержимого из буфера обмена
Формат по образцу (Format Painter)
Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Правка, Отменить (Edit, Undo)
Отмена последних действий
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink)
Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column)
Вставка поля типа «гиперссылка»
Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)
Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending
Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле
Сортировка по убыванию (Sort Descending)
Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending)
Сортировка записей по убыванию значений в активном поле
Фильтр по выделенному (Filter by selection)
Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection)
Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту
Изменить фильтр (Filter by form)
Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form)
Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей
Применение фильтра (Apply filter)
Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter)
Отображение отфильтрованных записей
Правка, Найти (Edit, Find)
Поиск записи по заданным критериям поиска
Новая запись (New Record)
Вставка, Новая запись (Insert, New Record)
Добавление новой записи в таблицу
Удалить запись (Delete Record)
Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record)
Удаление текущей записи из таблицы
Окно базы данных (Database Window)
Окно, 1 (Window, 1)
Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object)
Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)
Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)
Вызов помощника и получение справки по Access 2002
Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы
Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:
- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать командуКонструктор (Design).
После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Таблица «Клиенты», открытая в режиме Конструктора
Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.
- Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
- На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка(Lookup), а также область контекстной справки.
Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).
- Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
- Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
- Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
- Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
- Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
- Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.
Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).
Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.
Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.
Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы.
По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.
Источник: studfile.net
СХЕМА БАЗЫ ДАННЫХ В ACCESS
СУБД MS Access позволяет строить схему базы данных и автоматически поддерживает первичные и внешние ключи.
Схема базы данных (или просто схема данных) является графическим образом БД. В ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет Access автоматически использовать связи при конструировании форм, запросов, отчетов. Схема данных отображается в специальном окне Схема данных, где таблицы представлены списками полей, а связи — линиями между полями в связанных таблицах (рис. 3).
Рис. 3. Схема БД Студент
Создать схему данных можно двумя способами.
Первый способ предполагает наличие нормализованных таблиц, связывание которых осуществляется в окне Схема данных. Создание схемы данных начинается с размещения в окне всех таблиц, которые должны быть включены в схему. Далее можно приступать к определению попарных связей между ними.
Устанавливая связи между парой таблиц, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле (ПК в каждой таблице отображается жирным шрифтом), по которому устанавливается связь. Далее при нажатой левой кнопке мыши это поле перетаскивается на соответствующее поле подчиненной таблицы. Если устанавливается связь по составному ключу, то необходимо выделить все поля, входящие в составной ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице.
После установления связи открывается диалоговое окно Изменение связи, в котором для ключевого поля главной таблицы определяется поле связи подчиненной таблицы. Для каждого поля составного ключа главной таблицы связь с полем подчиненной таблицы должна быть установлена отдельной строкой. Кроме того, в окне Изменение связи для каждой связи можно задать параметр Обеспечение целостности данных, после чего устанавливаются опции Каскадное обновление связанных полейи Каскадное удаление связанных записей.При этом Access автоматически установит тип связи 1:М (в схеме обозначается как 1:∞). Если таблицы содержат данные, не отвечающие требованиям целостности, связь 1:М не будет установлена, и Access в этом случае выводит соответствующее сообщение.
Второй способ — получение схемы данных из одной ненормализованной таблицы с помощью Мастера анализа таблиц.
Ненормализованные таблицы содержат поля с повторяющимися значениями. Для таких таблиц расходуется дополнительная память, не может быть обеспечен однократный ввод и корректировка данных в полях с повторяющимися значениями, велика вероятность возникновения ошибок.
С помощью Мастера анализа таблиц Access позволяет автоматически или вручную выполнить анализ таблицы и разделить ее на несколько взаимосвязанных таблиц, в которых данные не будут дублироваться. Для полученных таблиц Мастер анализа таблиц создает схему данных, в которой устанавливаются связи 1:М и определяются параметры обеспечения целостности. После процедуры анализа для исходной таблицы будут получены нормализованные взаимосвязанные таблицы.
Однако Мастер анализа таблиц далеко не во всех случаях может правильно выделить повторяющиеся данные в отдельную таблицу. При работе с Мастером предусматривается интерактивное участие пользователя в корректировке предложений по разделению таблицы.
3. РАБОТА С ДАННЫМИ В ОДИНОЧНЫХ ТАБЛИЦАХ. КОНСТРУИРОВАНИЕ ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ
РЕЖИМЫ РАБОТЫ С ОДИНОЧНЫМИ ТАБЛИЦАМИ
В Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в одиночной таблице БД: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п.
В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, то есть задаются имена полей, их типы, описание, свойства и другие параметры.
В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления.
Существует также дополнительный режим — Предварительный просмотр, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
3.2 ПОНЯТИЕ ЗАПРОСА В СУБД.
ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ ЗАПРОСОВ
Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД являются запросы. Запросы позволяют выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результаты в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Последовательное выполнение ряда запросов дает возможность решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Рассмотрим порядок работы в Access
Запустите систему Access. Установите переключатель «Новая база данных» и нажмите “OK”. Введите имя новой БД и нажмите “Создать”. После этого БД будет создана и появится набор из следующих вкладок: таблицы; запросы; формы; отчеты; макросы; модули.
Этап 2. Создание таблицы.
При выборе вкладки Таблицы и нажатии “Создать” появляются возможные режимы создания таблицы. Различают 3 основных режима создания таблицы: режим таблицы; конструктор; мастер таблиц. Кратко рассмотрим реализацию каждого из этих режимов.
При запуске Режима таблицы на экране дисплея появится двумерная таблица (рис. 1).
Рис. 1. Вид пустой таблицы
Создание новой таблицы лучше начинать с указания полей данной таблицы. Для этого необходимо подвести указатель мыши к одному из полей, например, к полю 1. И когда указатель мыши изменит свой вид (стрелка, направленная вниз), следует вы-
звать контекстное меню (здесь и далее эта процедура выполняется нажатием на правую кнопку мыши при ориентации ее на правду) и выбрать пункт «Переименовать столбец».
Когда наименования всех полей будут введены, можно непосредственно осуществлять ввод информации в таблицу. При запуске режима Конструктор на экране дисплея появится основное окно Конструктора (рис. 2).
Рис. 2. Основное окно Конструктора таблицы
В этом режиме пользователь может сразу задать имена всех полей, а также указать тип данных, которые будут храниться в каждом из этих полей. Когда вся эта информация будет занесена, достаточно просто выйти из этого режима. При этом Access дополнительно спросит: как назвать данную таблицу и задать ли для нее ключевое поле (первичное).
При запуске режима Мастер таблиц на экране дисплея появится основное окно Мастера таблиц.
Этап 3. Создание и открытие запроса
Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде – набор данных, который задается в режиме Конструктора. Запросы могут быть созданы с помощью мастера, так и самостоятельно.
Для создания нового запроса в режиме Конструктора необходимо:
— В окне База данных выберите вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.
— Выберите режим Конструктор.
— В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.
— Нажмите кнопку Закрыть.
В результате появится следующее окно БД.
В режиме Конструктора, в специальном бланке запроса (рис. 3) указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения.
MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:
— запрос на выборку — является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении;
— перекрестный запрос — применяется в том случае, если необходимо объединить данные в формате строк-столбцов. В качестве заголовков для столбцов при проектировании таких запросов можно указать значения некоторых полей или выражений.
— параметрический запрос — как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора. В качестве параметра может быть текст, смысл которого определяет значение данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в специальном диалоговом окне.;
— запрос на создание таблицы;
— запрос на обновление;
— запрос на добавление записей;
— запрос на удаление записей — с помощью данного типа запросов можно обновлять, добавлять или удалить, из таблицы группу блоков данных, отобранных по определенным критериям. При этом следует тщательно проанализировать критерии отбора, поскольку эту операцию нельзя отменить.
Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме Конструктора. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в других же — изменяет список полей бланка запроса так, чтобы можно было задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.
Вычисляемые поля в запросах.
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса. После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.
1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо
арифметической или другой операции. (Например сумма:[цена]*[количество]).
2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», используемым в качестве имени вычисления выражения.
3. В режиме конструктора запроса измените «Выражение1» на более значимое.
Для того, чтобы ввести сложные вычисления, используйте Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню. Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.д.) при помощи кнопок и списков.
Этап 4. Создание формы.
Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для демонстрации данных в упорядоченном и привлекательном виде.
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое поле разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; помещать вычисляемые поля; намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с полосами прокрутки.
Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.
Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора, режим формы и режим таблицы. Для перехода из одного режима в другой используются команды меню Вид или кнопка Вид панели инструментов.
Microsoft Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Результатом диалога пользователя и Мастера форм является «готовая к работе» форма.
Для создания формы самостоятельно без помощи Мастера форм необходимо:
1. В окне База данных щелкните на вкладке Форма.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Новая форма.
3. Если форма создается на основе таблицы, то выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы.
5. Для индикации инструментального окна выберете команду Вид – Панель элементов.
Выберите команду Вид – Список полей для выбора полей, которые будут включены в форму. Разместите поля в области данных. Поля, добавляемые таким способом, состоят из надписи и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их в паре или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект Надпись и нажать клавишу .
Этап 5. Создание отчета
Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.
При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.
Далее отчеты создаются аналогично формам: с помощью М астера или К онструктора.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печати программа Access должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от ОС. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.
При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск – Настройка – Принтеры – Установка принтера, после чего установить драйвер любого принтера, доступного ОС.
Источник: studopedia.su