Список программ для секретаря

Автообзвон, автопрозвон – программа менеджерам, агентам, всем! Программа для автоматического вызвания клиентов. Очень простая программа и большая помощница в делах!

• Главная
• Описание

• Общее описание
• Примеры

• Работа по долгам
• Реклама, опросы
• Электронный Секретарь
• Проверка активации стартовых пакетов симкарт

Электронный Секретарь

Вам необходимо обзвонить 20-30 (или сотню-другую) телефонов и при этом Вы работаете в офисе за компьютером. Любая работа требует определенной сосредоточенности и настроенности, а одновременно делать прозвон и заниматься чем-то еще довольно “затруднительно”.

Было бы хорошо кому-нибудь поручить дозваниваться и передавать Вам трубочку уже только тогда, когда клиент ждет ответа. Конечно возникает соблазн поручить это хорошенькой секретарше (или секретарю)… но, а если Вам по штату не положено? 🙂

Поэтому мы поручим это дело нашей программе. Вы даете программе список номеров – его можно внести вручную, а можно загрузить из обычного текстового файла. Затем нажимаете кнопку “Начать прозвон” и спокойно занимаетесь своими делами, а программа методично и трудолюбиво дозванивается до каждого номера.

Курс обучения «Секретарь-референт» — 10 советов от профессиональных секретарей

И может делать это часами без перерыва на перекур или обед, в цикле прокручивая номера. И как только программа дозванивается до кого-либо, она выводит на экран компьютера уведомление о том, что дозвонилась, может дополнительно оповестить вас голосом, и ждет вашей реакции – если будете общаться с абонентом, то поставите галочку “не разрывать связь” и поговорите. А если Вы в этот момент вышли из офиса, то программа автоматически разорвет связь через указанный заранее промежуток времени (например через 7 секунд).

Таким образом Вы избавлены от нудно-монотонного набирания номеров и “слушанья” гудков, и кроме своих нервов, вы экономите свое время – а время это деньги.

Можете посмотреть наш небольшой обучающий видеоролик, как настроить и как работает программы в роли помощника менеджера:

Предполагаем, что Вы уже настроили программу для работы с сотовым телефоном, хотя сейчас главное, это увидеть как довольно просто все происходит. После запуска программы видим следующее:

Теперь надо дать нашему электронному секретарю-телефонисту список телефонов, на которые он будет звонить. Это можно сделать элементарно загрузив в него текстовый файл с номерами телефонов:

Для этого наведите на пустое поле “Очередь дозвона” и нажмите на правую кнопку мыши – увидите контекстное меню, как на картинке выше. Выбирайте пункт “Добавить из файла“, и выберите заранее подготовленный текстовый файл с номерами телефонов (каждый телефон с новой строки). Вот пример такого файла:

Как вы видите из этого примера, каждой строчке вслед за номером телефона идет какой-то текст, отделенный от номера точкой с запятой “;“. Вы можете использовать это и указать какую-то информацию для себя, например фамилии клиентов. Эта дополнительная информация будет отображаться в окне разговора. Как только Вы выберите файл, программа загрузит из него телефонные номера в очередь дозвона.

А теперь разберемся с настройками программы, чтобы она работала в нужном нам режиме. Нужно будет отметить все галочки, как на картинке ниже:

Внимательно посмотрите на эту картинку. Вы видите возможность поставить несколько “галочек”. Нам надо отметить “начинать с выделенного”, “звонить по кругу”, “оставаться на линии и показать” и “удалять из очереди дозвона”. Больше никаких галочек не должно быть отмечено!

“Звонить по кругу” – программа будет переходить от номера к номеру в очереди дозвона, и дойдя до конца списка, начнет работу с начала этого списка. Это не означает, что вам придется разговаривать по несколько раз с одними и теми же клиентами. Номера клиентов, с кем вы поговорили, будут автоматически удаляться из очереди дозвона – за это отвечает галочка “удалять из очереди дозвона“.

“Оставаться на линии и показать” – это значит, что дозвонившись до очередного абонента, программа выведет вам на экран компьютера окно с информацией, что дозвонилась до такого-то клиента и будет ждать некоторое время Вашей реакции.

И чтобы все было четко и удобно, нужно настроить действия программы, когда она дозвониться до клиента. Для этого нажмите на кнопочку “Н” напротив галки “оставаться на линии и показать”. Откроется окно:

Здесь особые пояснения не нужны, в программе максимально подробно все описано. Если что-то вам сейчас непонятно, то задайте значения, как на картинке выше (за исключением пути к файлу звукового сообщения – у вас на компьютере он будет другой).

Итак, настройки произведены, номера телефонов в программу загружены. Нажимаем на кнопку Старт (синий треугольник). И как только программа дозвониться до очередного номера, вы увидите такое окно:

Программа показывает нам номер телефона и ту самую текстовую информацию, что мы задали в текстовом файле после точки с запятой. Если в настройках программы вы задали файл звукового сообщения, то программа воспроизведет его и привлечет ваше внимание к компьютеру (если вы отвлеклись или отошли).

Если Вы желаете разговаривать, то ставите галку “не разъединять” и берете в руки мобильный телефон (с которым работает программа) и общаетесь с клиентом. Чтобы завершить общение, либо нажимаете “отбой” на телефоне, либо нажимаете “Прекратить звонок”.

После состоявшегося разговора, программа, в соответствии с нашими настройками, даст вам перерыв на 3 минуты, чтобы вы записали какую-либо информацию о разговоре с клиентом (например, в блокнот или свою специальную программу учета).

Как видите на картинке выше, номер клиента, с которым состоялся разговор, удален из очереди дозвона. И после этой паузы, программа вновь продолжит работу – то есть дозваниваться до других номеров из списка.

Что произойдет когда программа пройдет по списку все номера? Она продолжит свою работу с начала списка – за это отвечает галочка “звонить по кругу”. И будет звонить до тех пор, пока не удалит все номера из очереди дозвона в случае состоявшихся разговоров.

Стоит отметить, что программа ведет журнал работы – посмотрите в нижнюю часть окна программы, увидите там “Журнал работы программы”, над ним показывается список неудачных попыток дозвона, а еще выше показывается список удачных дозвонов. И все эти три отчета-журнала записываются в текстовые файлы, которые Вы потом можете просмотреть – их местоположение и имена задаются в настройках программы .

Вот и весь рецепт экономии Вашего времени и нервов. Я думаю те люди, кому приходилось вызванивать сразу человек 10-50 в течении дня, уже облегченно вздохнут 🙂

Источник: autoringup.ru

Программа Для Секретаря (Делопроизводства) – Prostoy.ru

Сегодня работа секретарей, значительно упростилась за счет использования CRM. Системы автоматизации способны заметно упростить и ускорить документооборот.

КАК CRM УСКОРЯЕТ СЕРВИС И ДОКУМЕНТООБОРОТ

1. Шаблоны документов. Современные CRM повышают скорость подготовки документов за счет использования шаблонов и автоматической подстановки данных из клиентских баз.
2. Обработка звонков. CRM упрощает работу секретаря по приему телефонных звонков и обработке электронных писем за счет инструментов маршрутизации и сохранения истории коммуникаций.
3. Календарь дел и система напоминаний помогут секретарю ускорить процессы планирования и не забыть о важных задачах.
4. Удобный поиск в CRM-системах управления документами (с использованием фильтров) ускоряет доступ секретаря к договорам, письмам и счетам.

CRM «Простой бизнес» позволяет автоматизировать управление организацией, персоналом, проектами и документооборотом. Все файлы с документами хранятся в единой информационной системе, а настройки доступа позволяют обеспечить высокий уровень конфиденциальности данных. Программа также дает возможность смотреть историю изменений файлов и использовать Базу знаний, хранящую шаблоны документов.

Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры

Быстрая регистрация в бесплатной CRM

Возможности

• Учет клиентов (ЦРМ)
• Сквозная аналитика бизнеса
• Управление персоналом
• Управление проектами
• Документооборот
• Управление складом и бухгалтерия
• Встроенные коммуникации

Помощь

Онлайн-консультант
• Частые вопросы
• Руководство пользователя
• Видео-уроки
• Задать вопрос
• Поделиться идеей
• Защита данных
• Удаленный доступ
• Карта сайта

Версии программы

• Скачать CRM для Windows х64
• Скачать CRM для Windows х32
• CRM Онлайн
• Приложение CRM для Mac OS
• Приложение CRM для iOSПриложение CRM для Android
• История версий

Сотрудничество

• Стать партнером
• Стоимость CRM
• Способы оплаты
• Соглашение
• О нас
• Отзывы клиентовКонтакты и реквизиты
• Получать забавные письма

Свяжитесь с нами

г. Москва, ул. Большая Серпуховская, д. 44,
пом. I, ком. 20

Мы в соцсетях

Скачать CRM

Подписка на рассылку

Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой
Посмотрите примеры

Задать вопрос

Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.

АВТОРИЗАЦИЯ

или войти через соцсети

Согласие на обработку данных

Типовое согласие на обработку персональных данных

1. Данное Согласие дается на обработку персональных данных, как без использования средств автоматизации, так и с их использованием.
2. Согласие дается на обработку следующих персональных данных: фамилия, имя, отчество; номера контактных телефонов; адреса электронной почты.
3. Следующие персональные данные являются общедоступными: фамилия, имя, отчество; номера контактных телефонов; адреса электронной почты.
4. Цель обработки персональных данных: соблюдение требований Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативно-правовых актов, внутренних актов ООО «1Т».
5. Основанием для обработки персональных данных являются: Ст. 24 Конституции Российской Федерации; ст.6 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»; Устав ООО «1Т».
6. В ходе обработки с персональными данными будут совершены следующие действия: сбор и систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), удаление.
7. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется на основании законодательства Российской Федерации, договора с участием субъекта персональных данных или с согласия субъекта персональных данных.
8. Персональные данные обрабатываются до прекращения договорных отношений. Также обработка персональных данных может быть прекращена по запросу субъекта персональных данных. Хранение персональных данных, зафиксированных на бумажных носителях, осуществляется согласно Федеральному закону №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иным нормативно правовым актам в области архивного дела и архивного хранения.
9. Согласие дается, в том числе, на возможную трансграничную передачу персональных данных и информационные (рекламные) оповещения.
10. Согласие может быть отозвано субъектом персональных данных или его представителем путем направления письменного заявления ООО «1Т» или его представителю по адресу, указанному в начале данного Согласия.
11. В случае отзыва субъектом персональных данных или его представителем согласия на обработку персональных данных ООО «1Т» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 26.06.2006 г.
12. Настоящее согласие действует все время до момента прекращения обработки персональных данных, указанных в п.8 данного Согласия.

Сайт использует cookie с целью улучшения работы. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с условиями Политики.

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку персональных данных на условиях Политики.

Еще 4 человека за последний час решили попробовать CRM «Простой бизнес»

Источник: www.prostoy.ru

Программы для секретаря делопроизводителя

Программы для ведения кадрового делопроизводства

16, 56, 57, 67 ТК РФ Трудовые книжки сотрудников Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если такая работа является для сотрудника основной ч.

Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия.

1. повышается производительность труда и доходности бизнеса.
2. исключаются ошибки по причине «человеческого фактора»;
3. можно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве кадрового учета;
4. сокращаются штатные единицы и должности, в обязанности которых входит ведение кадрового делопроизводства;

Подавляющее большинство российских компаний уже отказались от ведения кадрового документооборота «вручную».

3 ст. 66 ТК РФ Личные карточки сотрудников Работодатели обязаны вести личные карточки на всех своих сотрудников п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 п.12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Программа «Секретарь-делопроизводитель»

Современный уровень развития средств информатизации и технологий предоставляет новые возможности организации секретарского дела, и предъявляет новые требования к специалистам данного профиля — умения организовать компьютерное делопроизводство.

Данная программа позволяет в соответствии с современным уровнем развития техники и информационных технологий подготовить квалифицированного специалиста. Программа рассчитана на 204 часа (3 часа в неделю, двухгодичное обучение в 8,9,10,11 классах), знание учащимися базового курса информатики и включает следующие предметы: 1) машинопись (русская и латинская клавиатура); 2) делопроизводство; 3) организационно-техническое обеспечение офиса; 4) культура делового общения Учащиеся, успешно освоившие программу, по окончанию второго года обучения должны в установленном порядке сдать квалификационные экзамены, получить квалификацию секретарь- машинистка, делопроизводитель свидетельство установленного образца.

скачать A.DOC Делопроизводство

Количество справочников неограниченно; — хранения любой важной для Вас дополнительной информации к файлу; — осуществление поиска по всем сведениям документа;- формирование заметок и напоминаний;- вывода реестра документов в электронном виде;- ведения истории работы с каждым из документом;- орагнизации взаимосвязи между документами различных типов и отображении их в виде организационной диаграммы.

Несколько примеров использования программы: — управление договорами (подготовка договорных документов, поиск и анализ комплектов договоров, общие шаблонные формы у всех ответственных лиц); — учет обращений граждан (ведение реестра граждан, регистрация обращений, контроль исполнения поручений, организация ответа, накопление историй взаимодействия); — общее делопроизводство (ведение дел, работа с внутренней/входящей/исходящей документацией); — кадровый документооборот (в настоящее время выпущена настройка программы под названием «Делопроизводство в службе кадров»).

Рекомендуем прочесть: Как получить первый кредит без кредитной истории без

Программа для секретаря: как легко составлять график встреч для руководителя и записывать все его поручения

Когда в расписание занесено много дел, возникает желание визуально выделить некоторые из них цветом.

Такая возможность присутствует в LeaderTask. В справочнике «Цвета» можно настроить цвета задач. В программе секретаре можно определить, для задач какого класса будет использоваться тот или иной цвет.

Например, для задач-звонков можно использовать жёлтый, для отправки документов – зелёный цвет.

В процессе работы секретаря за день некоторые задачи могут находиться в нескольких состояниях — от ожидания запуска в работу до их окончательного выполнения.

Для любой задачи в программе для секретаря можно установить статус, выбирая его из контекстного меню. Для особо важных дел и для задач, жёстко привязанных ко времени, например встреч,

Программный комплекс «Делопроизводство 0» предназначен для автоматизации стандартных процессов делопроизводства на предприятии в соответствии с гостом р 30-2003 «Унифицированные системы документации.

Обзор задач на день или неделю становится лёгким и удобным: по значкам статусов задач можно быстро определить, какие задачи на паузе, какие ещё не начались и т.д.

Требования к оформлению документов»

В поле адресат указывается не только адрес отправителя, но при необходимости, и лицо, подписавшее документ.

В программе предусмотрен учет Исполнителей и лиц, ознакомившихся с документом. После регистрации на подлиннике вх. документа можно напечатать типовой штамп секретариата (кнопка верхнего меню «печать штампа»). Предусмотрен вывод на печать самой карточки учета «вх. документа». Для контроля, входящий документ имеет 3 статуса: «новый», «на исполнении» и «исполнен».

К учетной электронной карточке могут быть прикреплены электронные файлы любого формата (закладка «Электронные документы»). Если этой информации о документе Вам недостаточно, можно добавить любые другие поля в закладке «Доп.

сведения» (поля формируются в справочнике «Настройки»).

Поиск документа можно будет вести и по новым полям. Учитывая, что в разных организациях существует свой шаблон регистрационного номера, мы предлагаем выполнить предварительную

Программа Делопроизводство

Перед тем как выбрать программное обеспечение делопроизводства и документооборота, обсудите с начальством возможность его установки на ПК, бюджет и другие вопросы.

Процесс внедрения некоторого ПО требует привлечения программистов, так как нужно соблюдать ряд требований. Когда согласуете детали, начинайте поиск подходящих программ.

№1 «Регистрация документов организации» Бесплатная программа для делопроизводства создана для учета исходящей и входящей корреспонденции, внутренних бумаг организации.

Приложение напоминает о сроках сдачи документов, поэтому позволяет избежать проблем с руководством, клиентами, поставщиками и т.д.

С помощью него вы наладите движение бумаг, создадите нужные отчеты. После сортировки файлов документы перемещаются в журнал, что облегчает процесс поиска. При необходимости вы сможете распечатать файлы в доступных форматах, например, Word/Writer, Excel/Calc, а также продолжить работать с ними в этих приложениях.

10 преимуществ программы делопроизводства «Регистрация документов»:

Книга: Делопроизводство для секретаря

Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса.

Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения.

Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Делопроизводство

Демо версия Русский язык: Да  аванСМЕТА 9.7 Программа аванСМЕТА позволяет составить и рассчитать смету работ и смету материалов на ремонтно-отделочные работы, распечатать смету работ, смету материалов и типовой договор подряда ремонта жилого помещения, рассчитать необходимые трудовые затраты. Условно бесплатная Русский язык: Нет  MasterStamp 1.1 MasterStamp — программа для создания печатей (круглой, треугольной и прямоугольной, т.е.

штампа). Вы можете изменить расположение, шрифт, цвет букв и фигур (окружностей и линий) буквально попиксельно. Когда вы нарисовали печать,. Условно бесплатная Русский язык: Да  АвтоДок 2.5 Среднестатистический менеджер тратит до 70% своего рабочего времени на заполнение типовых и стандартных документов, используя стандартные средства MS Office.

Зачастую менеджеру приходится несколько раз вбивать в разные формы одну и.

Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Секретарь как персонал офиса бывает: технический секретарь, офис-менеджер, секретарь, секретарь-референт, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя, опреатор на телефоне и др.).

Современный секретарь должен хорошо разбираться в информационных технологиях, психологии.

Секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом, так как высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.

К современному секретарю выдвигаются также высокие профессиональные требования, предусматривающие навыки офисной работы.

Делопроизводство и секретарское дело

1. разрабатывать номенклатуру дел организации;
2. организовывать мероприятия (прием посетителей, встречи с партнерами, клиентами, в т.ч. в рамках международного сотрудничества).
3. организовать систему документооборота в организации в соответствии с требованиями законодательства;
4. формировать архив документов организации;
5. соблюдать правила служебной субординации, делового общения;

ПРЕИМУЩЕСТВА ОБУЧЕНИЯ ПО ДАННОЙ ПРОГРАММЕ Организации и органы власти приобретают для себя квалифицированного специалиста в области практической деятельности по ведению документационного обеспечения деятельности, опытного организатора деловых встреч, приемов, соблюдающего нормы этики, этикета, принципов делового общения. ОСОБЕННОСТИ ПРОГРАММЫ

1. Программа предполагает обучение как в очном, так и в режиме с применением электронных информационно-образовательных ресурсов под руководством опытных организаторов, высокопрофессиональных преподавателей-тьюторов НИУ РАНХиГС, практических работников-представителей органов власти;

1. Запись разговора:

1. Виртуальный проигрыватель.
2. Поддержка записи разговора, в том числе – параллельного телефона;
3. Хранение записей в компактном формате с хорошим качеством (сжатие до 26:1), с возможностью экспортирования в .WAV;
4. Дублирование голосовых данных во время записи через звуковую карту;

1. Телефон (Спикерфон):

1. Поддержка IP-телефонии (“телефонные карты”);
2. Автоматический дозвон до абонента;
3. Набор номера программой;
4. Ручной набор номера online;
5. Поддержка двухуровневого выхода (код мини-АТС + межгород).

1. Интерфейс:

1. Интуитивно
2. Три различных интерфейса: классический телефон, облегченный и офисный;

Программа для секретаря делопроизводителя

Организация работы приемной офиса 11 1 Функции и задачи секретаря 1 2 Обязанности, права, профессиональные и личностные качества секретаря 1 3-4 Организация рабочего места секретаря.

2 5 Планирование рабочего времени.

1 6-8 Телефонное обслуживание 3 9 Оформление телефонограмм.

Важно Программа может напомнить о любом предстоящем событии с помощью звукового сигнала или текстового сообщения.

1. Заметки. Записная книжка для хранения текстовых фрагментов.

Другая не менее эффективная и полезная «примочка» для компьютера секретаря — Power Notes.

Вся прелесть этой программы в том, что она представляет собой электронный аналог стикеров, всем знакомых разноцветных липких «напоминательных» бумажек.

Созданная с помощью Power Notes запись выглядит именно как стикер, «приклеенный» к экрану монитора.

Источник: cppyurist.ru